Організація роботи з документами

ОРГАНІЗАЦІЯ РУХУ ДОКУМЕНТІВ

Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформа­ційно-пошукових систем з документами і контролю за їх вико­нанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.

Рух документів в організації з моменту їх створення або одер­жання до завершення виконання або відправлення створює до­кументообіг.

Порядок проходження документів здійснюється за схемами для відповідних документів (груп документів), які затверджують­ся керівником організації.

Організація руху документів та ведення діловодства здійснюється за напрямками:

- загальне діловодство;

- діловодство з документами обмеженого доступу. Документи, що надходять до організації, проходять первинну

обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, після чого ставляться на контроль і передаються виконавцям.

Виконані документи після їх надсилання відповідним адре­сатам разом із копіями документів-відповідей передаються ви­конавцями діловодам структурних підрозділів для здачі їх у вста­новленому порядку до архіву (додаток 15).

Організація руху документів повинна забезпечувати сумісність ручної обробки документів із застосуванням засобів обчислюваль­ної техніки.

ПРИЙМАННЯ ТА ПЕРВИННА ОБРОБКА ДОКУМЕНТІВ

Приймання і первинна обробка кореспонденції, що надходить до організації, здійснюється централізовано канцелярією і містить:

а) приймання кореспонденції вищих органів, яка доставляєть­ся кур´єрами протягом робочого дня;

б) приймання кореспонденції міністерств, відомств, підприємств, організацій, міської, міжміської, закордонної, яка до­ставляється працівниками міської служби пошти в абонентську скриньку організації;

в) приймання цінної кореспонденції (листи, бандеролі, посил­ки) працівником канцелярії в поштовому відділенні за дорученням;

г) приймання телеграм, які доставляються працівниками пош­тового відділення.

Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, опла­та за яку, здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати.

Кореспонденція, що надійшла після 18 години, а також у вихідні і святкові дні передається до канцелярії за реєстром за підписом особи, яка її прийняла, не пізніше 10 години першого робочого дня.

Документи, отримані працівниками організації на прийомі громадян або при виїзді в інші установи та на підприємства, пере­даються ними для реєстрації до канцелярії першого робочого дня з відміткою про час і місце отримання документа.

Проекти нормативних актів, а також проекти інших доку­ментів, що надходять на погодження, приймаються для реєстрації тільки з примірником робочої копії документа, яка після погод­ження залишається у справах організації.

Факси, що надходять на адресу організації, передаються пра­цівниками, які їх прийняли, для реєстрації до канцелярії негайно після отримання.

При надходженні машиночитаних документів канцелярія здійснює обробку супровідної документації, а машинні носії пе­редаються до Управління інформатики без зняття упаковки.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто" або адресовані громадським органі­заціям, а також надходження від закордонних кореспондентів, які передаються за призначенням у запечатаному вигляді під розпис. Якщо в конверті з поміткою, "особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання адресатом він підля­гає реєстрації у канцелярії.

Якщо при розкритті конвертів виявлено відсутність доку­мента або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, про це робиться відмітка зверху на першому аркуші документа, яка підписується і датується.

Запит про надсилання документів, яких не вистачає, при не­обхідності, робить виконавець, який отримав документ для ви­конання.

У разі необхідності канцелярія складає акт у двох примірни­ках: перший разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається у канцелярії (див. зразок).

При пошкодженні конверта робиться помітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих ви­падках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення і одержання або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність но­мерів документів номерам на конверті, коли лист носить особис­тий характер, а напису на конверті "особисто" немає, також до­даються до доплатної кореспонденції, усіх судових справ, пре­тензій, позовних заяв, відповідей на претензії, відзивів на позовні заяви, договорів, запитів і звернень депутатів, звернень грома­дян. Забороняється відривати марки від конвертів, які додають­ся до зазначеної кореспонденції.

Інші конверти після попереднього розгляду та реєстрації до­кументів знищуються.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), по­шкоджені, що унеможливлює їх виконання, або надіслані не за адресою документи повертаються канцелярії. Приймання та первинна обробка вхідної кореспонденції здійснюється канцелярією згідно з встановленим порядком (до­даток 15).

Зразок

Формат А4 ОРГАНІЗАЦІЯ АКТ

___ №__ (дата)

м. Київ

Про відсутність вкладень у конверті

Складений____________________________

(посада, прізвище, ініціали)

у присутності

(посада, прізвище, ініціали)

(назва організації)

про те, що "_____ " 2001 р. від...

надійшов пакет, в якому при розкритті не виявлено такі вкла­дення:

(назва або номери документів, яких не вистачає).

Акт надсилається відправникові для надіслання документі, яких не вистачає.

Найменування посади підпис, ініціали, прізвище

ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТІВ

Попередній розгляд документів провадиться з метою їх роз­поділу на ті, що потребують обов´язкового розгляду керівницт­вом згідно з розподілом обов´язків, визначення необхідності реєстрації кореспонденції, відбір документів для термінового роз­гляду і виконання, а також зазначення типових строків виконан­ня документів (додаток 9), які безпосередньо передаються на ви конання структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям (якщо у документі не вказані конкретні терміни виконання).

Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одер­жання або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Термінові доручення вищих органів, телегра­ми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно і передаються керівництву для прийняття рішення.

При попередньому розгляді документів для визначення кому необхідно надіслати документ, слід керуватися положеннями про структурні підрозділи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

При необхідності, для визначення кому слід передати доку­мент для розгляду, залучаються структурні підрозділи.

У канцелярії на кожний документ прикріпляється відповід­ний бланк для резолюції, на якому проставляється індекс і дата реєстрації документа кореспондентом, а також індекс і дата реєстрації.

Попередній розгляд здійснюється канцелярією згідно з вста­новленим порядком (додаток 6), результатом якого є передача отриманої кореспонденції, після її реєстрації, на розгляд керів­ництву або в структурні підрозділи.

Без попереднього розгляду передається за призначенням ко­респонденція, адресована безпосередньо структурним підрозді­лам, громадським організаціям та з поміткою "особисто".

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧІ ДОКУМЕНТІВ НА РОЗГЛЯД КЕРІВНИЦТВУ

На розгляд керівникові організації передаються такі доку­менти:

а) закони України, постанови Верховної Ради України;

б) укази, розпорядження Президента України;

в) постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України;

г) доручення вищих державних органів;

д) проекти нормативних документів центральних органів ви­конавчої влади;

є) протоколи засідань Кабінету Міністрів України, Президії Кабінету Міністрів України та матеріали до них;

є) запити та звернення народних депутатів України;

ж) документи нормативного характеру міністерств і відомств, а також зведення органів статистики;

з) документи, адресовані організації за підписом перших осіб (виконучих обов´язки перших осіб) міністерств, відомств, пра­воохоронних органів, а також місцевих органів виконавчої вла­ди, держадміністрацій;

и) звернення громадян;

і) повторні скарги громадян;

к) листи підприємств, організацій, установ, якщо в них ви­кладені факти неправильних дій посадових осіб організації;

л) міжнародна кореспонденція;

м) матеріали стосовно підпорядкованих керівникові підрозділів;

н) матеріали з окремих питань, вирішення яких знаходить­ся на контролі у керівника організації.

На розгляд заступникам керівника організації передаються:

а) документи, адресовані заступникам особисто;

б) кореспонденція міністерств і відомств України, а також місцевих органів виконавчої влади, держадміністрацій, крім тих, що підписані першими особами (виконуючими обов´язки пер­ших осіб);

в) кореспонденція установ, підприємств і організацій;

г) кореспонденція, що надходить від підвідомчих органів;

д) звернення громадян;

є) інші документи з питань, що віднесені до компетенції за­ступників згідно з розподілом обов´язків, а також за окремим рішенням керівника організації.

Якщо в цих документах є питання, які повинні бути вирі­шені керівником, заступники доповідають йому про це разом з необхідними матеріалами і пропозиціями.

У разі перебування керівника у відрядженні, відпустці або відсутності з інших поважних причин перелічені його докумен­ти розглядає особа, яка виконує його обов´язки.

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях. Резолюція повинна містити такі обов´язкові елемен­ти:

1) прізвище виконавця (виконавців);

2) зміст дій щодо виконання завдання, передбаченого доку­ментом;

3) строк виконання;

4) підпис;

5) дата.

Вся кореспонденція після розгляду керівництвом повер­тається відповідними службами керівників не пізніше 10 годи­ни наступного робочого дня до канцелярії для оформлення, а ту, що надійшла о 10 годині ранку — не пізніше 12 години.

Канцелярія за результатами розгляду кореспонденції керів­ництвом оформляє необхідну кількість примірників реєстра­ційно-контрольних карток і організовує доставку розглянутої кореспонденції до виконавців, зазначених у резолюціях. Отри­мання документів засвідчується підписом особи, яка отримала документ, з проставлянням дати та індексу (додаток 7) у відпо­відних реєстраційних формах.

Якщо в резолюції керівництва визначено виконавцями до­кумента два (або більше) структурні підрозділи (посадові осо­би), то документ направляється відповідальному виконавцю — структурному підрозділу (посадовій особі), що значиться у ре­золюції першим або відмічено словом "скликання". Відпові­дальний виконавець визначає порядок виконання доручення та передає документ через канцелярію для опрацювання співвиконавцями. В окремих випадках копія документа направляєть­ся одночасно всім виконавцям. Оригінал залишається у відпові­дального виконавця.

Передача документів від одного структурного підрозділу (по­садової особи) до іншого здійснюється відповідним виконавцем через канцелярію з відміткою про це у відповідних реєстрацій­них формах.

ПОРЯДОК ОТРИМАННЯ ТА РОЗГЛЯДУ

ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

СТРУКТУРНИМИ ПІДРОЗДІЛАМИ ОРГАНІЗАЦІЇ

Приймання й облік документів, що надходять до структур­них підрозділів, здійснюють діловоди цих структурних підрозділів.

Діловоди структурних підрозділів отримують вхідні докумен­ти в канцелярії. За отриману вхідну кореспонденцію діловоди розписуються в журналі розсилки документів.

Діловоди структурних підрозділів в день отримання здійсню­ють облік документів, що надійшли до структурних підрозділів, в журналі обліку вхідної кореспонденції (див. табл 1) і переда­ють її начальнику структурного підрозділу на розгляд.

Термінові доручення передаються керівникові негайно, а в разі його відсутності особі, що його заміщає.

Документи, що надійшли до структурних підрозділів, розгля­даються начальником структурного підрозділу і доводится до безпосередніх виконавців у день її надходження. Кореспонден­ція, крім термінової, що надійшла після 17 години, може бути розглянута наступного дня не пізніше 10 години.

Керівник структурного підрозділу визначає безпосередньо­го виконавця документа, в необхідних випадках дає додаткові вказівки, про що робить запис у контрольно-реєстраційній картці, що додається до документа.

У необхідних випадках передачі документів, розглянутих ке­рівництвом, від одного структурного підрозділу на виконання іншому не зазначеному в резолюції, це питання слід погодити з особою, яка розглядала документ. У разі зміни резолюції попе­редній виконавець повідомляє про це канцелярію із внесенням запису до відповідних реєстраційних форм.

Після розгляду кореспонденції начальником структурного підрозділу діловод переносить до журналу обліку вхідної корес­понденції резолюцію начальника і без затримки передає доку­менти за призначенням, при цьому картка вкладається в конт­рольно-облікову картотеку структурного підрозділу, яку веде

діловод або спеціально визначений для цього працівник підроз­ділу.

Після остаточного вирішення всіх питань, поставлених у до­кументі, виконавець зобов´язаний зробити на документі запис про результати розгляду, зазначити номер і дату документа-відповіді або іншого документа, вказати номер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і передати діло­воду для зняття доручення з контролю.

За вказівкою начальника структурного підрозділу з докумен­том, що надійшов для ознайомлення, повинні бути ознайомлені тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до ви­конання цих документів. Спеціалісти структурного підрозділу зобов´язані негайно ознайомитися з документом, уразі необхід­ності зробити виписки та повернути його діловоду.

Таблиця 1.

Індекс і дата	Індекс і дата	Кореспондент,	Короткий	Резолюція	Позначка
реєстрацій документа	одержаного документа	від кого надійшов документ	зміст (про що)	або кому направлений документ (виконавці, термін виконання)	про виконання документа (індекс і дата документа- відповіді)

Факт ознайомлення з документом засвідчується підписом начальника структурного підрозділу в картці ознайомлення з до­кументом. Після ознайомлення діловод структурного підрозді­лу повертає документ протягом дня до канцелярії.

Про документи, виконання яких поставлено керівництвом на контроль, діловоди структурних підрозділів регулярно з´ясо­вують стан їх виконання і щотижня інформують про це началь­ника структурного підрозділу та канцелярію за встановленою формою.

Кожен виконавець повинен мати такі папки: "Для підпису", "До виконання", "Матеріали, на які очікується відповідь", "Ви­конані документи". Виконані документи підшиваються до справ тільки після остаточного вирішення всіх поставлених питань. На першому аркуші цих документів виконавець на нижньому полі ліворуч робить напис: "До справи № ", ставить свій підпис і дату та передає діловоду для закриття картки і зняття з контро­лю.

Після закінчення робочого дня всі службові документи по­винні зберігатися у шафах або столах, які надійно зачиняються.

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про до­кумент.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання на­явної в них інформації.

Реєстрації підлягає вхідна, вихідна кореспонденції, а також внутрішні документи: машинописні, рукописні та створені за­собами обчислювальної техніки.

Реєстрація документів здійснюється централізовано канце­лярією крім господарських договорів, реєстрація яких здійснюється бухгалтерією в книзі реєстрації договорів. Книга зберігається у головного бухгалтера.

Документи реєструють один раз. При передачі зареєстрова­них документів від одного підрозділу до іншого вони повторно не реєструються.

Реєстрація документів здійснюється за кожною реєстрацій­ною групою кореспондентів, за видом документів тощо. Поряд­кові реєстраційні номери надаються документам у межах кож­ної реєстраційної групи з початку року. Перелік книг реєстрації погоджується на кожний рік разом із номенклатурою справ організації.

При необхідності, реєстрація документів може здійснюва­тись спільно для групи кореспондентів з розподілом за видами документів у кожній групі тощо. Така необхідність визначається доцільністю їх спільної реєстрації з урахуванням обсягів над­ходження кореспонденції від цих конкретних кореспондентів. Із вхідних документів обов´язковій реєстрації у канцелярії підлягають:

- документи, одержані від вищих органів;

- запити та звернення народних депутатів України;

- звернення громадян;

- документи від міністерств, відомств, підприємств, органі­зацій, установ або надіслані на їх адресу, якщо вони потребують відповіді або реагування.

Реєстрація звернень громадян здійснюється окремо за вста­новленою формою (табл. 2).

Вхідні документи, що підлягають реєстрації, реєструються в день їх одержання. Із внутрішніх документів обов´язковій централізованій реєстрації у канцелярії підлягають:

- накази та розпорядження з питань основної діяльності;

- протоколи засідання правління та ін.;

- протоколи нарад;

- доручення керівництва;

- інформаційні листи.

Реєстрація наказів, що стосуються особового складу (про прийняття на роботу, переведення, надання щорічних відпус­ток тощо) здійснюється відділом кадрів.

Окремо реєструються у відділі кадрів протоколи засідань конкурсної комісії щодо відбору працівників за конкурсом.

Реєстрація протоколів засідань колегій ведеться окремо і здійснюється відповідними секретарями цих колегій централі­зовано в канцелярії у справах.

Реєстрація доручень керівництва підпорядкованим струк­турними підрозділам здійснюється у відповідних групах спе­ціалістів.

Реєстрація доповідних і службових записок, а також вихід­ної кореспонденції за підписом керівника структурного підроз­ділу здійснюється діловодами відповідних підрозділів.

Реєстраційний штамп на документах ставиться на нижньо­му полі першої сторінки документа праворуч.

На постановах Верховної Ради України, указах та розпоряд­женнях Президента України, постановах та розпорядженнях Кабінету Міністрів України реєстраційний штамп ставиться на зворотному боці останньої сторінки документа внизу ліворуч.

При реєстрації документам надаються умовні позначення — реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів в межах кожної групи документів, що реєструються і доповнюють­ся індексами за номенклатурами справ, питань діяльності, ко­респондентів тощо.

Документи, що виконуються кількома підрозділами спільно, реєструються за індексом того підрозділу, який є відповідаль­ним за організацію виконання документа.

Для реєстрації документів може використовуватися обчис­лювальна техніка.

Автоматизована реєстрація документів проводиться центра­лізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

Запис здійснюється шляхом прямого вводу з документа вста­новленого обов´язкового складу реквізитів реєстрації або з ре­єстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов´язко­вих реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програм­них і технічних засобів.

Склад обов´язкових реквізитів при необхідності може бути доповнений: розписка виконавця в одержанні документа, хід ви­конання, додатки тощо.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстра­ційних даних, а при наявності мережі — Центральний банк реєстраційних даних.

Таблиця 2

Книга реєстрації звернень громадян (пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг)

№	Індекс і	Прізвищ	Вих. №	Короткий	Кільк.	Резолю-	Термін	Відмітка
п/п	Дата реєстрації	Є заявника та його адреса	звернення	зміст	арк.	ція керівни­ка	вико нання	про виконан­ня (доку­мент)

Формат A3 (297 х 420 мм)

Автоматизовані банки даних, при потребі, забезпечують інформацією про документи і місце їх знаходження працівників апарату організації за допомогою виводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації по­шукових операцій повинна додержуватись сумісність традицій­ної і автоматизованої системи реєстрації і пошуків.

Заповнення автоматизованого банку реєстраційних даних про документи здійснює канцелярія, підтримку і обслуговування об­ладнання та програмного забезпечення — відділ інформатики.

ІНДЕКСАЦІЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Реєстрації підлягає, як правило, вся кореспонденція, що надійшла до організації.

Реєстрація вхідних документів ведеться в книгах реєстрації вхідної кореспонденції окремо за кожною реєстраційною гру­пою кореспондентів.

Індекс вхідного документа при його реєстрації в канцелярії складається з двох груп арабських цифр, які проставляються че­рез косу риску. Перша група цифр містить індекс кореспонден­та, якому надсилається документ для розгляду; друга група — порядковий номер реєстрації вхідних документів з початку року. Наприклад, документ зареєстровано з індексом 6-02/293, де 6 — номер кореспондента згідно з Переліком кореспон­дентів;

02 — присвоєний індекс для першого заступника керівни­ка;

293 — порядковий номер за книгою реєстрації для даного виду документів з початку року.

Листи однієї і тієї ж установи, підприємства, організації, осо­би з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд (дублетні), обліковуються за реєстрацій­ними індексам першого листа з наданням порядкового номера, що проставляється в кінці зазначеного індексу через косу рис­ку.

Індекси присвоюються кожному структурному підрозділу.

Перелік вхідних документів, що не підлягають реєстрації в канцелярії:

1. Вітальні листи, телеграми.

2. Запрошення (крім урядових та закордонних).

3. Повідомлення про конференції, семінари, наради та про­грами до них.

4. Листи, що надійшли до відома (в копії).

5. Інформація, надіслана до відома.

6. Телеграми, листи, факси на дозвіл про відрядження і від­пустки.

7. Друковані видання (книги, газети, журнали, бюлетені).

8. Навчальні плани і програми.

9. Рекламні повідомлення, плакати тощо.

10. Прейскуранти цін.

11. Норми витрат матеріалів.

12. Наукові звіти.

13. Бухгалтерські документи; форми статистичної звітності тощо.

14. Кореспонденція з поміткою "особисто", а також адресо­вана громадським організаціям.

Перелічені документи підлягають обліку у відповідних струк­турних підрозділах.

РЕЄСТРАЦІЯ ТА ІНДЕКСАЦІЯ ВИХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

Усі вихідні документи, які відправляються з організації, реєструються в журналі реєстрації вихідних документів (табл. 3) за кожною із реєстраційних груп кореспондентів.

Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється централі­зовано канцелярією.

Індекс вихідного документа містить дві групи арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр — індекс структурного підрозділу та номер справи за номенкла­турою структурного підрозділу, який готував документ, друга — індекс посадової особи, яка підписала документ, і порядковий номер за книгою реєстрації з початку року.

Книга реєстрації вихідної кореспонденції

Дата	Індекс	Адресат	Короткий зміст	Хто готував	Позначка	№ реєстру
	документ-	(кому)	(про що)	(вико-	про вико-	відправ-
	та			навець)	нання до­кумента	лення

Формат A3 (297 х 420 мм)

Наприклад: якщо відправляється лист, індекс якого 23-15/ 10-1253, то:

23 — індекс структурного підрозділу;

15 — індекс справи за номенклатурою підрозділу (якому при­своєно індекс 23) із зазначеного питання (під номером 15 у но­менклатурі справ підрозділу);

10 — присвоєний індекс для керівництва;

1253 — порядковий номер за книгою реєстрації вихідної ко­респонденції з початку року.

У листах-відповідях на доручення вищих органів, листах-відповідях на запити і звернення народних делегатів України, міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств необхідне обов´язкове посилання на індекс і дату, вказані в документі кореспондента, що надіслав документ, на який дається відповідь.

РЕЄСТРАЦІЯ ТА ІНДЕКСАЦІЯ ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ

Індексами внутрішніх документів (наказів, постанов, розпо­ряджень, протоколів тощо) є їх реєстраційні порядкові номери, які присвоюються окремо кожному виду документа в межах ка­лендарного року.

За кожним видом документів нумерація ведеться арабськи­ми цифрами, починаючи з номера 1.

Накази, що видаються в організації, індексують за кожним видом окремо:

- накази про основну діяльність нумеруються арабськими цифрами і щороку починаються з № 1;

- до індексів наказів, що стосуються особового складу (про призначення, переведення, звільнення, відпустки тощо) дода­ються літери "ВК".

Постанови та розпорядження, що приймаються організа­цією, індексуються додаванням до порядкового номера відповід­ного виду документа з початку літери "п" -для постанов і літери "р" — для розпоряджень. Наприклад: постанова від 14.02.99 №1-п; розпорядження від 28.05.99 №18-р.

Індекс протоколу засідання правління, наради у керівника складається з арабських цифр порядкового номера з початку року.

Інструкції, методики, положення, заходи, що видаються без розпорядчого документа, але мають силу нормативного доку­мента і тривалий час дії, індексуються на однакових умовах із наказами про основну діяльність.

Оригінали цих документів зберігаються в канцелярії, а кон­трольні примірники — у справах структурних підрозділів, що їх розробляли.

Після підписання документів структурні підрозділи переда­ють перший і третій примірники до канцелярії для реєстрації,

тиражування, надсилання та зберігання. Завізовані другі при­мірники залишаються в справах структурних підрозділів — відповідальних виконавців.

Для визначення тиражу та забезпечення надсилання доку­ментів відповідним адресатам виконавці складають і подають до канцелярії при реєстрації розрахунок надсилання.

ПОРЯДОК ОБРОБКИ ТА ВІДПРАВЛЕННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Вихідна кореспонденція обробляється і відправляється централізовано канцелярією в день її одержання від структур­них підрозділів, але не пізніше наступного робочого дня.

Відправлення або передача працівникам установ документів без їх реєстрації в канцелярії не допускається.

Документи, призначені для відправлення, приймаються кан­целярією повністю оформленими, підписаними і зареєстрова­ними з позначкою про категорію відправлення (крім простих відправлень).

Первинне оформлення вихідної кореспонденції здійснюють виконавці:

- проставляють початкові цифри індексу вихідного докумен­та (індекс структурного підрозділу і справи за номенклатурою);

- зазначають на конверті поштову адресу (поштовий індекс, область, місто, вулиця, номер будинку) і передають у незапеча­таному вигляді до канцелярії на реєстрацію, обробку і відправ­лення.

Під час приймання від виконавців вихідних документів кан­целярія обов´язково перевіряє:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньо­му всіх реквізитів;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додат­ках до нього;

- наявність віз на копіях документів, що залишаються у спра­вах установи;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- повноту зазначення адреси кореспондента;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Канцелярія після реєстрації вихідної кореспонденції здійснює її обробку і відправлення. На рекомендовану корес­понденцію складається реєстр, в якому працівник канцелярії проставляє своє прізвище і дату відправки.

Внутрішнє надсилання документів посадовим особам та структурним підрозділам здійснюється за реєстром надсилання.

Працівник канцелярії здає рекомендовану кореспонденцію на пошту, отримає квитанцію з обов´язковим проставленням по­штового штемпеля на реєстрі і квитанції, слідкує за чіткістю його відтиску і правильністю зазначеної дати відправлення.

Якщо відправляється один конверт рекомендованої корес­понденції, реєстр не складається, а конверт відправляється за окремою поштовою квитанцією, яка зберігається в канцелярії і при потребі використовується як доказ відправки рекомендова­ної кореспонденції.

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставля­ються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в кон­верті.

Вихідні документи для групового надсилання передаються до канцелярії після їх підписання разом із примірником для ти­ражування (без підпису й віз) та розрахунком надсилання. Замість підпису проставляється печатка загального відділу, що означає, що документи підписані.

Телеграми і термінова кореспонденція факсом відправля­ються канцелярією протягом дня.

Документи на адресу Верховної Ради України, адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України доставляєть­ся кур´єром під розпис у розносній книзі або на картці-повідом-ленні про вручення.

З метою здійснення аналізу і контролю за виконанням до­ручень вищих органів, а також аналізу надсилання норматив­них і методичних документів структурні підрозділи разом з ори­гіналом для відправки адресату передають до канцелярії один примірник кожного документа, що надсилається.

Вихідна кореспонденція залежно від її важливості відправ­ляється:

1) цінними, рекомендованими, простими відправленнями;

2) простими, рекомендованими, цінними бандеролями;

3) електронною поштою або факсом.

Категорія поштового відправлення визначається виконав­цем документа.

Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію визначається за спеціальною таблицею і відображається (зазна­чається) на конверті наклеюванням необхідної кількості пошто­вих марок або відбивається на конверті маркувальною машиною.

При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найме­нування установи, посади та, при потребі, прізвища адресата, слід зазначити точну поштову адресу (поштовий індекс, область, місто, вулицю, номер будинку). Індекс має бути написаний на конверті стилізованим шрифтом (в разі використання стандарт­ного конверта).

У журналі або в реєстраційній картці зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

Оригінали розпорядчих документів, планів, звітів, прото­колів тощо залишаються в організації. В інші установи надсила­ються другі примірники.

Документи на магнітних носіях відправляються при наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв та записаної на них інформації. Копія супровід­ного листа підшивається до справи на загальних умовах. У разі необхідності слід зробити документ на папері, підписати і зареєструвати його додатком до документа на магнітному носії.

Всю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлен­ня, структурні підрозділи та інші виконавці зобов´язані переда­вати до канцелярії у конкретно визначені для цього години:

- до 10 години — для кореспонденції, що відправляється че­рез МСП;

- до 15 години — для кореспонденції, що адресована вищим органам і відправляється кур´єром.

Відправка кореспонденції, переданої до канцелярії після зазначеного часу, здійснюється наступного дня.

Надсилання кореспонденції, реєстрація якої ведеться у структурних підрозділах (доповідні, службові записки і відповіді на них тощо) здійснюється діловодами та особами, відповідаль­ними за діловодство у структурних підрозділах.

Кореспонденція, що відправляється за кордон, обов´язково візується та береться на облік у відділі міжнародних зв´язків.

ОБЛІКОВО-ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ

Обліково-довідковий апарат (ОДА) створюється для забез­печення ефективності пошуку документів, одержання інфор­мації, необхідної при виконанні доручень і при здійсненні конт­ролю за виконанням.

Обов´язковими елементами ОДА є описи і номенклатури справ, каталоги архіву, картотеки (див. додатки 13, 15, 16).

Основу ОДА складає довідкова та контрольна картотеки, які ведуться канцелярією. Для цього використовується єдина реєстраційно-контрольна картка (див. додатки 8, 10).

Довідкова картотека формується з реєстраційно-конт­рольних карток, які вміщуються до картотеки одразу ж після за­несення на картку необхідних реєстраційних даних про доку­мент, і систематизується за кореспондентською та хронологіч­ною ознаками.

Контрольна картотека забезпечує здійснення контролю за виконанням документів, доручень, забезпечення оперативною інформацією про стан їх виконання.

Картки контрольної картотеки систематизуються за термі­нами із кореспондентською ознакою. Додатковою пошуковою ознакою в ній є вид документа.

Картотеки структурних підрозділів є складовими частина­ми єдиної контрольно-довідкової картотеки і передаються до архіву разом з відповідними справами і документами. На них базуються каталоги архіву (див. додатки 11, 12, 13).

На базі комп´ютерної мережі організації створюється інформаційно-пошукова система (ІПС), як складова частина систе­ми документаційного забезпечення.

Пошук необхідної інформації здійснюється за видом доку­мента, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконан­ня, змістом (заголовком) тощо.

ІПС забезпечує:

- реєстрацію документів;

- здійснення контролю за виконанням документів;

- формування інформаційно-пошукових масивів;

- зберігання необхідної інформації про документи;

- видача необхідних довідок як довільної, так і встановленої форми тощо.

Інформаційно-пошукові масиви формуються на основі інформації про документи, яка записується за відповідними формами в процесі обробки, проходження та виконання доку­ментів.

ОБЛІК ОБСЯГУ РУХУ ДОКУМЕНТІВ

Усі вхідні, вихідні та внутрішні документи підлягають кількісному обліку з метою визначення обсягу документообігу. Показники обсягу документообігу є однією з найважливіших підстав для проведення заходів з удосконалення роботи з доку­ментами в апараті й скорочення листування.

Облік документів ведеться окремо для вхідної й вихідної ко­респонденції по структурних підрозділах і по кореспондентах (ад­ресатах).

Облік обсягів вхідних і вихідних документів здійснюється при їх первинній обробці або відправці документів.

Підрахунок внутрішніх документів здійснюється в місцях їх реєстрації так, щоб кожний документ враховувався тільки один раз.

Щомісяця діловоди структурних підрозділів подають до кан­целярії дані про документообіг станом на перше число.