Делегування обов´язків і повноважень

Основна складність оптимального розподілу функцій між менеджером і працівниками полягає у знаходженні найбільш до­цільної для даної організації межі централізації управління. Ця межа встановлюється під впливом багатьох факторів:

• розмір організації;
• рівень спеціалізації організації;
• особливості структури управління;
• конкретна виробнича ситуація;
• Рівень професійної підготовки персоналу.

На великих підприємствах з багаторівневою структурою управління централізація управління призводить до затримок у принятті рішень, зниженню їх якості і сили цілеспрямованого управлінського впливу. В цьому випадку на більш низькому рівні управління повинно бути направлено найбільша кількість пов­новажень керівника організації по оперативному управлінню виробництвом. Це означає, що менеджер нижчої ланки пови­нен одержувати від вищого керівництва всі необхідні йому пов­новаження.

Отже, процес передачі обов´язків і повноважень від вищого рівня управління до нижчого рівня, або навпаки, має назву де­легування (уповноваження).

В результаті делегування здійснюється розподіл праці у сис­темі управління. За кожним працівником закріплюється конкрет­на робота і визначається її зміст. Виконання цієї вимоги залежить від особистих якостей керівника організації, від його розуміння необхідності делегування обов´язків, а також від рівня про­фесіоналізму підлеглих.

Але делегування обов´язків не може бути ефективним, якщо воно не буде підкріплено делегуванням повноважень (прав і відповідальності). Надання працівникові повноважень необхід­но для якісного й ініціативного виконання обов´язків.

Делегування повноважень означає передачу підлеглим тих прав, які їм необхідні для прийняття рішень у процесі виконан­ня конкретної роботи. Разом з тим, делегування не означає, що вищий керівник зовсім відмовляється від прав і обов´язків вирі­шувати делеговані питання. Він несе повну відповідальність за всі дії підлеглих, яким він делегував свої повноваження. Підлеглий у свою чергу повністю відповідає перед керівником як за якість рішень, так і за затримки у рішенні делегованих йому питань.

Делегування повноважень в організації йде зверху вниз, і навпаки. Це, з одного боку, вимагає достатньої довіри до підлег­лих, а з іншого боку, суттєво підвищує відповідальність керів­ника за якість персоналу.

Менеджер фактично не втручається в окремі дії підлеглих, а несе відповідальність за кінцевий результат завдань, що вико­нуються.

Делегування повноважень може бути функціональним і фе­деративним.

При функціональному делегуванні підлеглим передаються повноваження, які відносяться до якоїсь окремої функції, а при федеративному делегуванні в усіх галузях його діяльності.

Практика роботи підприємств у ринкових умовах свідчить, що делегування повноважень діє завжди і на всіх рівнях управ­ління, особливо розвинута форма управління приватними підприємствами у формі доручень, уповноважених осіб. Так власники майна делегують свої повноваження найманим, упов­новаженим особам для участі в роботі зборів акціонерів, зборів товариства та ін.

Отже, делегування забезпечує кожному керівнику само­стійно вирішувати найбільш важливі проблеми своєї сфери діяльності й передавати повноваження на прийняття рішень іншим особам.

Раціональне делегування обов´язків і повноважень забезпе­чує:

• швидке і своєчасне прийняття рішень;
• скорочення витрат часу і засобів на інформаційне забез­печення рішень;
• розширення можливостей більш повного прояву праців­никами своїх здібностей, залучення в управління безпосередніх виконавців;
• звільнення керівника від необхідності витрачати час на рішення дрібних питань з ціллю збільшення можливостей для кваліфікованої розробки загальних проблем, що мають особли­во важливе значення для поточного і стратегічного розвитку організації;
• передачу тимчасових доручень підлеглим для виконання задачі, яка не передбачена його прямими обов´язками.

Таким чином, делегування підвищує результативність робо­ти підрозділу, мотивацію виконавця і керівника. Завдання не­обхідно делегувати, передбачаючи конкретні строки виконан­ня. В обов´язки менеджера входять як визначення цілі завдан­ня, так і контроль за його виконанням.

Делегувати необхідно операції, що повторюються й плану­ються, а виконання їх може забезпечити високу якість прийняття рішень.

Делегування направлено на підвищення ефективності управління, тоді менеджер звертає найбільшу увагу на найваж­ливіші завдання. Перевагу треба давати делегуванню тих питань, у яких підлеглі компетентні, а також завдань, виконання яких пов´язано зі значними витратами часу.

Мистецтво делегування полягає в умілому поєднанні специфічних методів і знань психології підлеглих, взаємної до­віри.

Процес делегування відповідальності показано на схемі.