Типы документов, разрабатываемых при проектировании и внедрении системы управления организацией

Стадия проектирования	Этап проектирования	Тип документа	Комплект проектной документации на:
систему управления в целом	подсистему линейного руководства	целевую подсистему	функциональную подсистему	подсистему обеспечения	производственную систему
Предпроектная подготовка	ТЭО	Приказ о проведении работ по проектированию системы управления	+
ТЭО, ЗО	Методика обследования и анализа производственно-хозяйственной деятельности						+
ТЭО	План-график обследования и анализа производственно-хозяйственной деятельности						+
ТЭО, ЗО	Отчет по обследованию и анализу производственно-хозяйственной деятельности						+
ТЭО, ЗО	Методика обследования и анализа системы управления	+	+	+	+	+
ТЭО	План-график обследования и анализа системы управления	+	+	+	+	+
ТЭО, ЗО	Отчет по обследованию и анализу системы управления	+	+	+	+	+
ТЭО	ТЭО целесообразности и необходимости совершенствования системы управления	+	+	+	+	+	+
ЗО	Задание на разработку проекта системы управления	+	+	+	+	+	+
Проектирование	ООП, ОРП	Пояснительная записка к проекту	+	+	+	+	+	+
ООП	Проект специализации производства						+
ООП	Схема производственной структуры						+
ООП	Описание схемы производственной структуры						+
ООП	Основной стандарт организации на систему управления	+
ООП	Основной стандарт организации на подсистему линейного руководства		+
ООП	Основной стандарт организации на целевую подсистему			+
ООП	Основной стандарт организации на функциональную систему				+
ООП	Основной стандарт организации на подсистему обеспечения управления					+
ООП	Перечень функций управления	+	+	+	+	+
ООП	Описание перечня функций управления	+	+	+	+	+
ООП	Положение о подразделении аппарата управления		+	+	+	+
ООП	Положение о должностном лице дирекции		+
ООП	Схема организационной структуры управления	+	+	+	+	+
ООП	Описание схемы организационной структуры управления	+	+	+	+	+
ООП	Схема функциональных взаимосвязей подразделения аппарата управления	+	+	+	+	+
Проектирование	ООП	Описание схемы функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления	+	+	+	+	+
ООП	Проект плана мероприятий по подготовке к внедрению проекта	+	+	+	+	+	+
ООП	Методика проектирования системы управления	+	+	+	+	+
ООП, ОРП	Ведомость документов проекта	+	+	+	+	+	+
ООП, ОРП	Расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта	+	+	+	+	+	+
ОРП	Специальные стандарты по общим вопросам управления		+	+	+	+
ОРП	Таблицы нормативов трудоемкости осуществляемых функций управления		+	+	+	+
ОРП	Должностные инструкции работникам аппарата управления		+	+	+	+
ОРП	Штатное расписание подразделений аппарата управления	+	+	+	+	+
ОРП	Распорядок дня руководителя или специалиста управления	+	+	+	+	+
ОРП	Оперограмма осуществления процедур функций управления		+	+	+	+
ОРП	Описание оперограммы осуществления процедур функций управления		+	+	+	+
ОРП	Логико-информационные схемы решения задач управления	+	+	+	+	+
ОРП	Описание логико-информационной схемы решения задач управления	+	+	+	+	+
Проектирование	ОРП	Схема документооборота в системе управления	+	+	+	+	+
	ОРП	Описание схемы документооборота в системе управления	+	+	+	+	+
	ОРП	Описание комплекса технических средств управления	+	+	+	+	+
	ОРП	Проект формы документа	+	+	+ +	+
ОРП	План размещения производственных подразделений						+
ОРП	План размещения функциональных подразделений		+	+	+	+
ОРП	Сводный план мероприятий по внедрению проекта	+	+	+	+	+	+
Внедрение	Внедрение	Программа обучения управленческого персонала	+	+	+	+	+
Внедрение	План социально-психологической подготовки работников к внедрению проекта	+	+	+	+	+	+
Внедрение	Положение о премировании за внедрение проекта	+	+	+	+	+	+
Внедрение	График хода внедрения проекта	+	+	+	+	+	+
Внедрение	Расчет фактической экономической эффективности внедрения проекта	+	+	+	. +	+	+
Внедрение	Акт о внедрении проекта	+	+	+	+	+	+
Внедрение	Протокол работы комиссии по приемке	+	+	+	+	+	+

и технико-экономической целесообразности совершенствования системы управления организацией.

ТЭО включает следующие разделы: введение, характеристика существующей производственной системы и системы управления, цели и критерии совершенствования системы управления, ожида-

емые технико-экономические результаты совершенствования системы управления, выводы и предложения.

Основным разделом ТЭО является «Характеристика существующей производственной системы и системы управления».

Сюда включаются:

• результаты анализа производственной системы и ее основных элементов;

• результаты анализа системы управления организацией и ее составных частей - подсистем линейного руководства, а также целевых, функциональных, обеспечивающих подсистем и их основных элементов;

• перечень и характеристика недостатков, резервов, узких мест в производственной системе и системе управления (в том числе по отдельным составляющим их элементам);

• оценка производственных потерь, возникающих из-за недостатков в производственной системе и системе управления в целом и по составляющим их элементам, а также степени ухудшения технико-экономических и социальных показателей деятельности.

Данный раздел включает результаты обследования существующей производственной системы и системы управления организацией.

Задание на оргпроектирование системы управления (30) является исходным документом для разработки проекта совершенствования системы управления организацией.

В состав 30 рекомендуется включать разделы, в которых раскрываются:

а) основание разработки проекта совершенствования системы управления;

б) цель разработки проекта; в) результаты анализа состояния производства и управления организацией;

г) требования к построению системы управления организацией;

д) предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления; е) технико-экономические результаты разработки и внедрения проекта совершенствования системы управления;

ж) состав, содержание и организация работы по разработке и внедрению проекта;

з) порядок приемки проекта совершенствования системы управления организацией; и) источники информации, используемые при разработке проекта;

к) сроки разработки проекта и источники финансирования.

Важнейшим разделом этапа ЗО являются «Требования к построению системы управления организацией», которые содержат формулировку требований к системе управления в целом, а также к подсистемам и элементам системы управления. Здесь излагаются важнейшие закономерности, принципы и методы построения системы управления и отдельных ее частей (подсистем, элементов). В разделе приводятся требования к качеству выполнения функций системы управления организацией.

Организационный общий проект системы управления организацией (ООП) разрабатывается на основе утвержденного ЗО на систему управления организацией.

Документация этого этапа проектирования должна состоять из пяти частей: общесистемной документации, документации подсистемы линейного руководства, целевых подсистем, функциональных подсистем и подсистем обеспечения.

К общесистемной документации относят: ведомость документов проекта; проект специализации организаций и цехов основного производства; схему проектируемой производственной структуры с описанием; схему организационной структуры управления с описанием; основной стандарт организации на систему управления; пояснительную записку к проекту; проект плана мероприятий по подготовке к внедрению проекта; расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта.

Основное содержание пояснительной записки составляют проектные решения, направленные на совершенствование специализации производства и производственной структуры организации. Особое внимание здесь отводится рассмотрению предложений по совершенствованию системы управления в целом, в том числе по совершенствованию управления функционированием отдельных подсистем. При этом предложения должны составляться с учетом направлений развития всех элементов каждой из подсистем.

Расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта включает следующие данные: исходные данные для расчета экономической эффективности; расчет единовременных затрат; расчет текущих затрат (носители информации и канцтовары, затраты на электроэнергию, амортизационные отчисления, текущий ремонт технических средств, основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, почтово-телеграфные и накладные расходы и т.п.).

Документация подсистем линейного руководства, функциональных, целевых подсистем и подсистем обеспечения управления включает основной стандарт организации на соответствующую подсистему, положения о должностных лицах дирекции и о подразделениях.

Организационный рабочий проект системы управления организацией (ОРП) разрабатывается на основе утвержденного ООП системы управления организацией. Цель рабочего проекта - разработка рабочей документации, необходимой для внедрения системы управления, проведения приемосдаточных работ, а также обеспечение нормального функционирования системы управления организацией.

Рабочая документация этапа рабочего проектирования должна состоять по аналогии с ООП из пяти частей: общесистемной документации, документации подсистемы линейного руководства, целевых, функциональных подсистем, подсистем обеспечения.

Содержание пояснительной записки к рабочему проекту отличается от содержания пояснительной записки к общему проекту более глубокой детализацией проектных решений по совершенствованию управления и дополнительными сведениями о составе проекта, отзывах на проект и источниках информации.

Этап внедрения проекта совершенствования системы управления включает в себя следующие стадии: материально-техническую подготовку, профессиональную подготовку управленческих работников, социально-психологическую подготовку работников организации, разработку системы стимулирования внедрения проекта, опытное внедрение и внедрение проекта, контроль за ходом внедрения, расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта, проведение приемосдаточных работ.

Материально-техническая подготовка к внедрению проекта начинается на этапе общего проектирования и заключается в подготовке к проведению работ по строительству или перестройке отдельных помещений, закупке, монтажу и наладке технических средств управления, предусмотренных проектом.

Профессиональная подготовка управленческих работников заключается в обучении, переподготовке и повышении квалификации работников аппарата управления для работ в новых условиях функционирования системы управления организацией.

Социально-психологическая подготовка работников управления состоит в проведении бесед и лекций среди управленческого и производственного персонала организации для разъяснения необходимости и эффективности намеченной перестройки производственной системы и системы управления.

Разработка системы стимулирования внедрения проекта заключается в подготовке на период внедрения специальных положений о материальном и моральном поощрении участников внедрения проекта. В качестве источника финансирования расходов по внедрению могут использоваться себестоимость продукции или прибыль.

Опытное внедрение и внедрение осуществляются в соответствии со сводным планом мероприятий по внедрению проекта, утвержденным на этапе разработки ОРП. Опытное внедрение отдельных мероприятий может начинаться на этапе ООП. Начало, сроки и состав комиссии по приемке результатов внедрения конкретного мероприятия определяются приказом, изданным заказчиком и согласованным с разработчиком.

Контроль за ходом внедрения осуществляют руководство организации, а также ответственные исполнители со стороны заказчика и исполнитель по отдельным подсистемам системы управления.

Расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта содержит уточняющие расчеты экономической эффективности, осуществляемые на стадии рабочего проектирования.

За проведение приемосдаточных работ отвечает заказчик. Приемку системы управления осуществляет приемочная комиссия, состоящая из представителей заказчика и исполнителя.

По окончании работы комиссии по приемке составляется акт о внедрении проекта, к которому прилагаются протоколы работы комиссии по приемке.