Тема 8. Использование документальных систем и баз данных в управлении

Идея использования компьютерных технологий для работы с правовой информацией возникла на заде во второй половине 1960-х гг. В России в 1975 г. по инициативе государства был создан Научный центр правовой информации, основной задачей которого была разработка справочных систем и государственный учет правовых актов. В настоящее время создана им система называется Эталон НЦПИ Минюста России. Достаточной полнотой обладает БД Федерального Собрания. Большинство же пользователей работает в негосударственными СПС, которые начали появляться в конце 1980-х гг.

1989 - Юсис,

1991 – Гарант,

1992 – Кодекс, КонсультантПлюс.

Первоначально они строились по принципу картотеки на основе стандартных СУБД и позволяли производить простейший поиск документов по отдельным реквизитам. По мере совершенствования в них стали включать полные тексты.

В настоящее время в нашей стране вокруг правовой информации сложилась целая индустрия. Одним из направлений деятельности в этой сфере стало создание компьютерных справочных правовых систем (СПС). Необходимо отметить, что тексты нормативных документов, включенные в информационные базы СПС, не являются объектом авторских прав и поэтому не могут быть предметом продажи. Приобретая правовую систему, потребитель платит за инструмент хранения, поиска и анализа необходимой ему информации, а также за сервис и услуги по обработке и передаче новых документов.

КонсультантПлюс.

Компьютерная справочная правовая система— это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации (производить поиск конкретных документов или их фрагментов, получать информацию по конкретному правовому вопросу, выводить информацию на печать и т.д.). При этом СПС неотделима от сервисных услуг компании-разработчика.

В частности, каждому пользователю КонсультантПлюс доступна и гарантирована надежная сервисная поддержка. Следует отметить, что в Сети КонсультантПлюс с 2002 года применяется единый стандарт качества сервисного обслуживания. В настоящее время сервисная поддержка КонсультантПлюс включает:

- выделение персонального специалиста для каждого пользователя;

- установку и настройку системы;

- актуализацию и пополнение информации на компьютере пользователя; установку новых версий системы;

- обучение пользователей в рамках специальной программы; консультации но Горячей линии;

- доставку Бюллетеня пользователя и других информационных материалов;

- поиск документов по индивидуальным заказам;

- техническую поддержку.

Все эти услуги бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям.

СПС КонсультантПлюс занимает лидирующее положение на рынке справочных правовых систем, которое она завоевала благодаря надежности во всем: в информации, технологиях, сервисе. Система содержит свыше 2 000 000 документов — это наиболее полный источник информации, доступный пользователям СПС. Распространяется через сеть региональных информационных центров (РИЦ), состоящую из 300 центров, расположенных в крупных городах, и более 400 сервисных подразделений в небольших населенных пунктах.

Информация, включённая в систему, структурирована по разделам; в настоящее время в СПС КонсультантПлюс существуют следующие разделы:

1. законодательство;

2. судебная практика;

3. финансовые и кадровые консультации;

4. консультации для бюджетных организаций;

5. комментарии законодательства;

6. формы документов;

7. законопроекты;

8. международные правовые акты;

9. правовые акты по здравоохранению;

10. технические нормы и правила.

В СПС КонсультантПлюс включаются документы следующих видов:

1. нормативные правовые акты РФ, её 83-х субъектов, основные международные правовые акты и законодательство СССР;

2. комментарии и разъяснения к нормативно-правовым актам и консультации по конкретным ситуациям из юридической и бухгалтерской практики;

3. книги и статьи из периодической печати и сборников, около 120 изданий бухгалтерской и кадровой прессы и 80 изданий юридической направленности;

4. схемы корреспонденции счетов;

5. формы документов, как официально утверждённые, так и примерные;

6. информация справочного характера (календарь бухгалтера, курсы валют, размер ставки рефинансирования и т. п.);

7. аналитические обзоры;

8. путеводители (особая форма аналитических материалов для разных специалистов).

Широкие поисковые возможности, которые предоставляет справочная правовая система «Консультант Плюс», обеспечивают быстрый поиск необходимого документа по всему массиву информации. В основу алгоритма поиска положен принцип построения «инвертированных данных», широко применяемый в полнотекстовых информационно-поисковых системах, дающий возможность независимо от объема информационной базы практически мгновенно осуществлять сложные поисковые операции.

Средства поиска:

1. Быстрый поиск

2. Карточка поиска

3. Правовой навигатор

4. Поиск по прессе и книгам

Быстрый поиск ищет по словам, фразам, по контексту, но он не самый быстрый, т.к.Консультант Плюс вынужден повторять поиск в каждом информационном банке по отдельности.

Сортировка списков Быстрого поиска отличается от основной сортировки Консультант Плюс (дерева документов). Кроме списка найденных документов, в результатах Быстрого поиска есть отдельная вкладка для путеводителей, а также подсказка Правового навигатора, по каким фразам еще можно поискать. И всё же нет сортировки по виду документов. Мы можем ее получить, нажав на кнопку Построить полный список. Тогда появится привычное дерево списков.

Карточка поиска - это поиск по реквизитам. Можно выбирать раздел для поиска, для каждого раздела будут свои собственные поля. Кстати, в этом плане есть недоработки:

1. в разделе Формы документов нет поиска по статусу (по актуальным или неактуальным формам),

2. в разделе Комментарии законодательства нельзя искать по виду документа (например, книга, статья, вопрос-ответ).

В этих случаях приходится пользоваться основной Карточкой поиска, по всем разделам.

В поиске по полям Название документа и Текст документа есть вкладка Расширенный поиск, в которой можно выбрать следующие параметры:

- Близость слов. Данный параметр позволяет уточнить, где встречаются искомые слова: в пределах словосочетания или абзаца, или в пределах указанного количества слов.

- Окончание. По умолчанию установлено значение с любым окончанием, но иногда нужно, чтобы находились точные слова, как в запросе, для чего есть соответствующая опция.

- Также предлагается использовать или отключить словарь синонимов и связь разных частей речи.

Правовой навигатор используется, если Вы не знаете, какими именно словами сделать правильный запрос, чтобы программа Вас поняла.

Пресса и книги - удобный поиск по изданиям, вводите интересующий Вас журнал и получаете архив его выпусков.

Что касается сортировки списка, то:

1. во-первых, можно сортировать список по дате принятия, по дате изменения и применять комплексную сортировку (по юридической силе и по дате).

2. Во-вторых, есть фильтр поиска Искать в найденном.

3. В-третьих, всегда есть сортировка по разделам и информационным банкам, которая достаточно подробна и указывает на количество документов в каждом.

4. В-четвертых, при переходе в раздел Вопросы-ответы мы сразу же видим, в чем суть вопроса, ведь сам вопрос уже написан в заголовке документа, и можно сразу понять, нужно открывать этот документ или нет. То же самое можно сказать и о судебной практике.

В справочной правовой системе «Консультант Плюс» реализованы процедуры поиска по следующим аспектам:

1) виду документа;

2) регистрационному номеру документа;

3) названию органа, принявшего документ;

4) названию документа;

5) ключевым словам;

6) рубрикам;

7) дате принятия;

8) дате и номеру регистрации в Минюсте;

9) статусу документа;

10) словам и словосочетаниям, встречающимся в тексте документа.

Использование логических условий при формировании поискового запроса позволяет:

- работать только с последними редакциями документов;

- отбирать документы, полученные с очередным пополнением;

- отбирать документы, поступившие в Информационный банк пользователя за определенный промежуток времени.

Для поиска документов внутри определенного раздела или информационного банка используется локальный поиск, а с помощью сквозного поиска осуществляется поиск по всему информационному массиву системы. Эта возможность обеспечивает значительное удобство при составлении подборки документов из разных разделов. Найденные документы наглядно представлены в виде списка, который отображает информацию о доступных разделах и количестве документов, найденных в разных информационных банках. При построении списка документов в окне системы появляются две колонки. В левой колонке пользователь видит список информационных банков, в которых найдены документы, а в правой - непосредственно список документов соответствующего информационного банка системы. Такое свойство системы «Консультант Плюс» значительно сокращает время пользователя при поиске и составлении подборки документов.

Большинство документов со сложной внутренней структурой, состоящих из частей, статей и глав, имеют в справочной правовой системе «Консультант Плюс» удобное иерархическое оглавление. Необходимый фрагмент текста легко найти с помощью оглавления, и, наоборот, из текста можно перейти в соответствующий пункт оглавления.

Помимо этого, система «Консультант Плюс» содержит ретроспективу редакций всех измененных документов и обеспечивает пользователя полной информацией о состоянии законодательства на конкретные моменты времени в прошлом.

Мощным инструментом, существенно ускоряющим процесс работы пользователя, является функция «Документы на контроле». Она обеспечивает автоматическую проверку изменений в важнейших для пользователя документах. Как показывает практика, каждый специалист выделяет для себя ряд документов, которые непосредственно влияют на деятельность его организации. Теперь, с вводом функции «Документы на контроле» система сама проверяет, произошли изменения в данных документах или нет, и информирует об этом пользователя, выдавая специальное сообщение. Для этого достаточно только поставить необходимые документы на контроль (нажав кнопку «Поставить на контроль»). Эти документы будут помещены системой в папку «Документы на контроле», и применительно к ним автоматически будут отслеживаться такие события, как появление новой редакции документа, вступление документа в силу и другие. После этого система «Консультант Плюс» будет сообщать пользователю об изменениях, которые произойдут в поставленных на контроль документах. Новая функция является эффективным инструментом контроля изменений в ключевых для пользователя документах и позволяет значительно сократить время при работе с системой.

Как правило, при анализе правовой проблемы специалист оценивает максимум возможных вариантов ее решения и изучает целый ряд соответствующих документов. Важную роль в принятии верного решения играет анализ взаимосвязей документов по изучаемой проблеме. Программная технология «Консультант Плюс» обеспечивает пользователю множество удобных инструментов, наглядно представляющих связи документа и всю дополнительную информацию, полученную в результате юридической обработки.

О наличии полезных связей к абзацу или статье, предоставляющих дополнительную информацию, сигнализируют специальные символы-кнопки на полях документа. При их нажатии открывается список связанных документов, структурированный по разделам и информационным банкам. С помощью кнопки «Связи» можно построить список всех документов, связанных с целым документов или выделенным фрагментом. Наконец, важнейшие связи документа указаны в виде примечаний непосредственно в тексте (есть возможность тут же перейти в упоминаемые документы).

Система «Консультант Плюс» обеспечивает удобную работу с подборкой документов - для этого в системе существуют папки и закладки пользователя. Так, в своей папке пользователь может сохранять документы из любых доступных информационных банков и в любой момент добавлять новые или удалять из этой папки ненужные документы.

С помощью закладок пользователь системы «Консультант Плюс» имеет возможность отмечать любые фрагменты текста документа и сохранять свои комментарии к нему. При этом, обратившись к папке или закладке, всегда можно быстро перейти в любой документ системы «Консультант Плюс».

Наличие такой функции, как экспорт/импорт папок и закладок, обеспечивает удобный обмен информацией - пользователи «Консультант Плюс» могут обмениваться друг с другом отмеченными фрагментами текста документа вместе с собственными комментариями к ним. Папки и закладки пользователя системы «Консультант Плюс» дают возможность не искать однажды найденные документы и надежно сохранять результаты проделанной работы.

В распоряжении пользователя - гибкие возможности подготовки собственных документов. Во-первых, пользователь может сохранять любые документы из системы «Консультант Плюс» в привычном формате Microsoft Word. Во-вторых, непосредственно во время работы можно перенести в Word текст изучаемого документа или его отмеченные фрагменты. Таким образом, легко готовить, например, текст договора, взяв за основу текст из системы «Консультант Плюс».

ИССАО

Информационный продукт «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО)является официальной базой данных Федерального архивного агентства (Соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и компанией "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.).

ИССАО является информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу архивного дела и документационного обеспечения управления (более 3000 документов). Информационную поддержку по комплектованию ИССАО оказывают Федеральное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Историко-архивный институт Российского государственного гуманитарного университета. Благодаря этому в ИССАО собраны все правовые акты, нормативные документы, стандарты и опубликованы уникальные методические рекомендации ВНИИДАД, регламентирующие технологии документирования информации, работы с документами и их хранения.

ИССАО состоит из шести разделов:

1.Раздел Правовые основы архивного дела и документационного обеспечения управлениявключает в себя правовые акты и нормативные документы, а именно:

- федеральные законы;

- нормативные правовые акты Президента и Правительства Российской Федерации;

- нормативные правовые акты, принятые совместно федеральными органами исполнительной власти и Росархивом;

- нормативные правовые акты Росархива;

- соглашения и договора, заключенные Росархивом;

- национальные стандарты и технические регламенты в области архивного дела и ДОУ;

- положения о Росархиве и подведомственных учреждениях.

2.Раздел Нормативно-методические основы архивного делаформируется из документов, посвященных следующим вопросам:

- учету и обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации;

- организации и фондированию документов Архивного фонда Российской Федерации;

- комплектованию архивов и экспертизе ценности документов Архивного фонда Российской Федерации;

- научно-справочному аппарату федеральных архивов;

- использованию документов Архивного фонда Российской Федерации;

- организации научно-исследовательской и методической работы;

- организации труда в архивных учреждениях;

- международному сотрудничеству;

- деятельности архивных учреждений в условиях чрезвычайных ситуаций

3.Раздел Нормативно-методические основы документационного обеспечения управлениясостоит из документов, раскрывающих следующие вопросы:

- документирование информации;

- программное обеспечение, базы данных, информационные системы и технологии, основы информатизации;

- связь, передача документной информации;

- защита информации, государственной и коммерческой тайны;

- правила подготовки правовых актов регионального, местного и ведомственного статусов;

- типовые формы управленческой и экономической документации;

- нормирование работ в области документационного обеспечения управления, организация служб документационного обеспечения управления и их кадровое обеспечение.

4.Раздел Советы, конференции, совещания, семинары, работа научно-методических советов (НМС)включает в себя тексты статей и докладов по тематике ДОУ и архивного дела, а также протоколы научно-методических советов архивных учреждений.

5.Раздел Список федеральных и региональных архивных органов и учрежденийсодержит справочную информацию об организациях.

6.Раздел Электронная библиотека архивистов и документоведоввключает следующие издания:

- полную электронную версию "Информационного бюллетеня Федеральной архивной службы России" (архив с 1992 по 2004 год);

- словарь терминов и определений, используемых в документационном обеспечении управления и архивном деле (более 650 терминов);

- сборники докладов и выступлений на конференциях ("Архивоведение и источниковедение отечественной истории", "Документация в информационном обществе" и т.д.).

В настоящее время ИССАО поставляется вместе с бесплатным приложением – Информационной системой архивистов России (ИСАР).

Для упорядочения и систематизации всех информационных материалов были выбраны программные продукты Кодекс, которые служат в качестве среды существования, функционирования и жизнедеятельности разделов ИССАО и ИСАР, предоставляя широкие возможности по оперированию имеющимися данными:

- мощные средства поиска (универсальный атрибутный, контекстный, интеллектуальный поиск);

- сортировка и фильтрация выборок, полученных в результате поиска;

- сохранение выборок и отдельных информационных материалов в пользовательские папки.

Благодаря программным продуктам Кодекс сохраняется полная аутентичность электронной копии документа и ее бумажного оригинала, в электронных документах присутствует вся графика, таблицы и формулы.

ИССАО регулярно обновляется (1 раз в в месяц).

Электронные документы из ИССАО и ИСАР можно распечатывать, а также копировать в текстовый процессор MS Word. В ИССАО и ИСАР реализованы разные средства поиска; сортировка и фильтрация выборок, полученных в результате поиска; возможность сохранять выборки и отдельные информационные материалы в пользовательских папках и делать закладки в текстах документов, что позволяет эффективно и творчески работать с документами в базах.