Образцы документов, необходимых при задержании

ü Заявление в РУВД.

ü Акт изъятия товара у задержанного.

ü Докладная записка задержавшего

ü Объяснения задержавшего и свидетелей.

ü Объяснение задержанного.

ü Справка магазина о стоимости похищенного (в ценах розницы и закупочных ценах)

ü Расписка директора (товароведа) о приеме и возврате в торговый зал похищенного товара.

ü Необходимо составить внутренний акт о задержании.

22.3 Предотвращение потерь:

Аналитическая работа – это одна из важнейших задач руководителя любого уровня. Необходимо ежедневно проводить анализ потерь, в этом Вам помогут следующие действия:

Анализ потерь после плановой инвентаризации

• Какие группы товаров провалились.
• Списание или хищения.
• Если преобладает списание, выявить причину (заказы, не корректная приемка, халатность со стороны сотрудников магазина).
• Если преобладает хищения, необходимо выявить внешнее или внутреннее

воровство.

· Если преобладает внешнее воровство необходимо составить план мероприятий направленных на предотвращение потерь.

· Если преобладает внутреннее воровство необходимо провести анализ

Позволяющий понять, кто или что является причиной потерь:

ü Приемка.

ü РКО.

ü Халатность сотрудников.

ü Не корректная работа в БД.

ü Сговор сотрудников.

ü Отсутствие контроля со стороны администрации магазина.

ü Или все вышеизложенные факторы в совокупности.

Анализ периодических пересчетов групп товаров, позволит Вам установить

слабые места магазина и грамотно скорректировать работу персонала по сохранности ТМЦ.

Отчеты, позволяющие проводить аналитическую работу.

ü Отчет по остаткам.

Отрицательные остатки:

Причины возникновения данных чеков:

• Пересортица при приемке.
• Неправильная предпродажная подготовка товара (маркировка).
• Неправильное пробитие товара по кассе (весовой товар).
• Неправильно заведенный штрих-код.
• Неправильное заведение накладной (по количеству).
• Незаведенная накладная.
• Незаведенная бонусная накладная.
• Отсутствие разруба.
• Отсутствие собственного производства.
• Предыдущая инвентаризация.

При ежедневной работе с данным отчетом Вы сможете минимизировать потери связанные с пересортицей, а также приблизитесь к корректным данным по остаткам.

ü Неликвидные товары ТБД.

Причины, по которым отсутствует движение товара:

• Товар не принят, но оприходован.
• Пересортица.
• Товар не выставлен в торговый зал.
• Отсутствует ценник.
• Не правильная выкладка товара.
• Не списан.
• Не осуществлен возврат товара поставщику.

При еженедельной работе с данным отчетом (воскресенье), Вы сможете

контролировать работу Товароведа и исключить не принятый товар (коллективная материальная ответственность применяется в случаях, когда в потерях не найден виновный).

Контроль за возвратом и списаниями.

Минимизировать пересортицу в Вашем магазине.

ü Отчет о расхождениях между накладными и заявками.

Ежедневная работа с данным отчетом позволит Вам избежать не заведенных накладных.

1. Журнал закрытия смены Товароведа.

дата	Количество принятых машин	Количество оприходованных накладных	Сумма списания по ф/о	Сумма списания по мол.	Сумма списания мясо	Возвраты на сумму	Ф.И.О. товароведа	Проверку осуществил
01.02.2013			3325,00	245,00	1365,00	10250,18	Пупкина М.А.	ЗУМ Григорьева.

Ежедневное ведение данного журнала позволит Вам контролировать работу товароведа и магазина в целом.

· Избежать не заведенных накладных.

· Корректные остатки за счет своевременного списания скоропортящегося товара.

· Своевременный возврат товара поставщикам.

ü Отчет по списанию товаров.

Еженедельное формирование данного отчета позволит Вам, контролировать списание, как по группам товаров, так и по конкретным поставщикам.

Зная процент, выделяемый на списание, Вы легко сможете контролировать свое списание. Также проводить еженедельный анализ, по каким причинам тот или иной товар попадает в списание (короткие сроки при приемке, не правильная ротация в подсобных помещениях, отсутствие ротации в торговом зале, не корректные заказы и.т.д.).

ü Отчет реестр документов.

Данный отчет позволяет просмотреть:

· Покупку

· Списание

· Возвраты

За определенный период и по определенному торговому залу.

ü Оборотная ведомость.

Данный отчет Вы можете запускать по мере необходимости.

Он позволяет Вам увидеть:

· Остаток на начало

· Расходные накладные

· Продажи

· Остаток на конец.

Формирование отчета возможно по разделам, группам и отдельным товарам.

Мероприятия, направленные на предотвращение потерь

Соблюдение норматива потерь является важной характеристикой управляющего состава магазина (УМ/ЗУМ), характеризует их как умелых руководителей, определяет уровень развития такой управленческой компетенции как организация работы.

Правильно организовать работу в магазине помогут стандартные мероприятия, направленные на предотвращение потерь. После проведенного анализа и определения характера потерь рекомендуется составить план мероприятий с обозначением периодичности выполнения и ответственных лиц. После внедрения необходимо проводить промежуточный анализ результатов с целью определения эффективности мероприятия и корректировки дальнейших действий.

Ниже приведен пример составления плана мероприятий.

Рекомендуемая форма Плана мероприятий по предотвращению потерь
№ пп	Мероприятие	Периодичность	Ответственный
	Выборочная проверка товара по срокам	2 раза в неделю	УМ/ЗУМ
	годности УМ/ЗУМ
	Проверка комнаты персонала (столовой) на предмет	Ежедневно	УМ
	наличия товара со стикером или чеком.

Включение в план конкретных мероприятий зависит от характера потерь в магазине. Но необходимо помнить, что большая часть мероприятий – это стандартные действия, определенные правилами работы в компании, которые должны выполняться вне зависимости от показателей магазина.

Список стандартных и рекомендуемых мероприятий приведен ниже. Если, Вы захотите использовать дополнительные мероприятия, которые, в свое время, использовали и получили желаемый результат - это возможно, но необходимо их предварительно согласовать с Вашим непосредственным руководителем. Вообще, любой план мероприятий внедряется в работу только после согласования с руководством.Также, все результаты промежуточного анализа и подведение итогов по результатам внедрения высылаются на Вашего руководителя.

Мероприятия по предотвращению потерь
В части списаний
Прием товара только Администрацией
Контроль качества приемки (сроки годности, приемка по кол-ву и качеству)
Соблюдение ротации товара в торговом зале (обучение персонала)
Работа с браком, возвратами, списанием товара
Своевременное оформление запросов на уценку
Порядок на складах, соблюдение ротации товарного запаса
Проведение промежточного анализа списаний
Закрепление зон ответственности
Своевременная обратная связь на руководителей и смежные службы
Еженедельная отправка файла по Акционным остаткам и большим остаткам товара
Запросы по распределению товара с подходящими сроками ( не менее 1 месяца)
Рекомендуемые мероприятия
Выборочная проверка товара по срокам годности УМ/ЗУМ
Ведение журнала учетов сроков годности по зонам ответственности
Контрольное принятие товара ЗУМ, после товароведа
Отработка проблемных групп и позиций по мин.остаткам ( УМ)
Запросы по изменению графиков поставок ( особенно скоропорт)

В части хищений со стороны покупателей и поставщиков
Контроль рабочего состояния шкафов для покупателей
Закрытие на замок подсобок и разгрузки
Разгрузка товара через одно окно ( исключение прием мяса)
Контроль работы контролера
Взаимодействие с СПП
Определение покупателей из группы риска, отслеживание данных покупателей в ТЗ (инструктаж, обучение контролеров и линейного персонала)
Контроль работы тревожных кнопок
Контроль работы кассиров (в отсутствии контролера) на предмет проверки.
покупательских тележек.

В части хищений со стороны сотрудников магазина
Нахождение УМ/ЗУМ в торговом зале с целью контроля работы персонала
Анализ отчета по отказу от чека, разбор причин
Контроль нахождения постороннего товара на кассе
Проверка шкафов для покупателей
Проверка кассира-операциониста, не менее 2-х раз в день, внезапное снятие.
Ведение журнала
Контрольные перевложения денег кассирам
Ведение журнала по отмене строк
Отмена строк в чеке осуществляется только УМ/ЗУМ
Сверка чеков с покупательской корзиной, ведение журнала
Недопущение обслуживания родственников и знакомых на кассе
Контроль кассиров на предмет наличия денежных средств, телефонов
Контроль наличия товара в комнате персонала( столовой) товар с чеками,
определено время пробития товара на кассе для сотрудников, с обязательным
присутствием ЗУМ
Проверка комнаты персонала (столовой) на предмет наличия товара со стикером
или чеком.
Проверка шкафов для одежды сотрудников магазина
Осуществление покупок сотрудниками в строго определенное время в
обязательном присутствии ЗУМ/УМ
Ведение журнала учета перекуров сотрудников
Допуск в подсобное помещение персонала только с разрешения УМ/ЗУМ или в их присутствии
Проверка личных вещей, покупок и одежды сотрудников при выходе из магазина.
Ведение журнала прихода/ухода сотрудников
Контрольные проверка открытия и закрытия магазина, посещение в выходные дни
(УМ, СПП, РД)
Контроль работы кассиров на предмет обслуживания родственников или знакомых.
Рекомендуемые мероприятия
Журнал учета выдачи сигарет на кассы, с проведением пересчета по каждой кассе
Проверка мусора
Ежедневный пересчет проблемных позиций ответственным по зоне.

Общие мероприятия
Проведение утренних собраний, постановка задач каждому сотруднику, контроль
выполнения. Предоставление обратной связи по факту выполнения задачи
Анализ ревизии, с определением мероприятий по проблемным группам
Пересчет проблемных групп еженедельно
Доведение информации по проблемным группам до персонала
Комлектация ЛП-100%
Аанализ отчета Товаров без движения
Аанализ отчета по отрицательным остаткам чекам

Тема № 23 Инвентаризация.

23.1. Виды инвентаризаций.

· Локальная инвентаризация – выборочная проверка фактических остатков товара выбранной группы с учетными данными.

ü Данный вид инвентаризации проводится на бумажных носителях и имеет характер аналитической работы.

ü Пересчет товара производится согласно графику, установленному РД.

ü В ближайшее время в Компании будет внедрена возможность отражать результаты пересчета в программе.

• Еженедельный пересчет производится по следующим группам товаров:

ü Мясо и мясные п/ф – результат пересчета передается главному технологу ОКК

ü Овощи/фрукты

ü Гастроном молочный

ü Алкоголь

ü Кофе

ü Шоколад

• Сплошная инвентаризация – пересчет всех групп товаров магазина сотрудниками КРО (контрольно ревизионный отдел), с целью привести учетные остатки к фактическим.

23.2. Подготовка магазина к сплошной инвентаризации:

За 1 день до начала инвентаризации:

ü Товар в подсобных помещениях должен быть расставлен строго по группам.

ü Не допустимо выставление в несколько рядов, закрывая таким образом доступ ревизоров к товару стоящему на втором плане.

ü Весь товар подлежащий возврату, находится в отведенном месте, переписан на отдельные бланки, закреплен подписью управляющего (или товароведа) с указанием сроков возврата. Количество бланков должно быть не более2-3 листов.

ü Не кондиционный товар, не подлежащий возврату, должен быть списан до начала инвентаризации, и утилизирован.

ü Качественный товар в коробках должен быть развернут ярлыками в одну сторону, удобную для прочтения.

ü Вскрытые, не полные коробки должны стоять снизу.

ü В холодильных камерах – товар должен быть расставлен по товарным группам.

ü Вход в камеры должен быть свободным.

ü Товар подлежащий нарезке и фасовке (сыр, колбаса),но не имеющий упаковки с информацией о нем, должен быть отстикирован.

ü Провести анализ по отчету «Отрицательные остатки», дабы до инвентаризации выявить не оприходованные накладные.

В день инвентаризации:

ü В торговом зале, товар должен быть расставлен согласно планограмме, необходимо избегать перемешивания товара в ряду, т.е. если стоит ряд чая индийского, на нем или за ним недолжно быть других сортов чая.

ü При подготовке торгового зала необходимо уделить особое внимание следующим группам товаров на предмет просрочки и качества выкладки:

o Детское питание – соблюдать рядность, избегать пересортицы в ряду.

o Стойка со снеками (рыба вяленная, сушеная) – сроки годности

o Сухофрукты – сроки годности

o Кондитерские изделия – сроки годности

o Замороженные продукты - избегать пересортицы в ряду, сроки годности, особенно на рыбу замороженную.

ü Запрещено обнулять товарный запас магазина пред инвентаризацией.

ü Осуществить все возвраты поставщикам запланированные на этот день.

ü До 18:00 оприходовать все поставки товара за сегодняшний день.

ü Произвести все списания.

ü Произвести в программе разруб и собственное производство.

ü Подготовить для КРО папки:

o Списание

o Списание питание

o Бонусные поставки

o Возвратные накладные (если будут выявлены возвраты поставщикам без надлежащего оформления документов - возврат считается недействительным), товар автоматически попадает в прямые потери.

ü В магазинах, где есть штатная единица повара, готовят обед на ночь для сотрудников КРО и персонала, который остается на инвентаризацию.

ü Ответственное лицо от магазина во время инвентаризации - УМ

ü От магазина выделяют сотрудников, для помощи КРО.

ü Количество сотрудников на инвентаризацию определяется согласно формату магазина, но не менее 1 специалиста – грузчика и 1 специалиста – кассира.

ü В ночь инвентаризации магазин закрывается на вход для покупателей в 23:00

ü Сотрудники отделов собственного производства – пересчитывают отдел вместе с КРО и только после этого покидают магазин, но не позднее 23:30.

23.3. Результат пересчета товара.

ü Пересчет товара производится при помощи сканеров.

ü Пересчет осуществляют сотрудники КРО.

ü Руководитель КРО, выгружает информацию в компьютер и формирует ведомость расхождений.

ü УМ – анализирует результаты пересчета и дает обратную связь Руководителю КРО с какими позициями не согласен.

ü Сотрудники КРО совместно с сотрудниками магазина проводят повторный пересчет позиций, по которым были разночтения, результат также отражается в компьютере.

ü После пересчета всех групп товаров – инвентаризация закрывается.

ü Руководитель КРО готовит аналитическую записку.

ü УМ – подписывает результаты инвентаризации

ü Апелляция подается в течение 3 – х. дней, только по расхождениям существенно повлиявшим на результат инвентаризации.

ü Сумма к удержанию может быть изменена после инвентаризации, в тех случаях, когда были выявлены не заведенные накладные в инвентаризационный период.

На следующий день после инвентаризации:

ü УМ – проводит собрание для сотрудников магазина по результатам инвентаризации.

ü УМ/ЗУМ - проводят анализ потерь и формируют план мероприятий для предотвращения потерь на следующий инвентаризационный период.

ü УМ/ЗУМ – отправляют информационное письмо РД по результатам инвентаризации (развернутое письмо, с пояснениями по недостаче и излишкам).

• Важно:

ü Руководитель КРО имеет право отменить инвентаризацию, если в магазине нет света, не работает оборудование, складские помещения не готовы к инвентаризации.