Підготовка наради
Безпосередній збір людей має сенс, коли є необхідність у:
· обміні інформацією;
· виявленні думок;
· аналізі важких ситуацій і проблем;
· прийнятті рішень по комплексних питаннях.
1. Подумайте, якими можуть бути альтернативи проведенню наради:
· рішення відповідального керівника;
· кілька телефонних дзвоників чи селекторна нарада;
· об'єднання з іншими нарадами.
2. Перевірте, чи треба Вам особисто брати участь у нараді:
· чи можете Ви просто відмовитися, нічого не втративши?
Таблиця 11
Типізація нарад за критерієм використання форм участі
керівника і учасників наради
| Тип наради | Зміст наради |
| Диктаторська | Право проведення і голосу є лише у керівника. Інші учасники, в основному, слухають і беруть до уваги інформацію, що повідомляється. Вони можуть лише задавати питання. Як правило, на подібних засіданнях керівник ознайомлює підлеглих з наказами і т.п. |
| Автократична | Є різновидом диктаторської. На ній керівник ставить запитанняі вислуховує всіх учасників наради. Хоч кожен і може висловити свою думку, все ж більшу частину часу залишається пасивним. |
| Сегрегативна | Спочатку керівник робить доповідь, потім відбувається обговорення. Але в обговоренні беруть участі лише декілька працівників, яких визначає керівник (проведення таких нарад характеризує керівника, як не зовсім компетентного). |
| Дискусійна | Є найдемократичнішою по своїй структурі. Нарада стає полем вільного обміну думками і вироблення загального рішення. При цьому більшість правників має право вільно висловити свою точку зору, відверто виступити проти думки керівника. |
| Вільна (круглий стіл) | Не має чітко сформульованого порядку денного, проводиться без головуючого. Вільна нарада не приймає ніяких рішень, а зводиться до обміну думками і відбувається у формі бесіди між більшістю учасників (характерна для наукових працівників). |
| Диспетчерська | Має за мету з'ясувати хід виконання робіт, встановити, хто винен у недоліках, і намітити заходи щодо їх усунення. Почергові короткі (1-1,5хв.) повідомлення учасників повинні бути побудовані за принципом врахування відхилень від планових завдань і термінів їх виконання. Доцільно, щоб склад диспетчерських нарад був постійним (можна користуватись селектором, практикувати письмові чи телефонні повідомлення). |
| Письмова нарада | Пропозиція працівника з певного питання друкується на одній половині аркуша і розсилається учасниками наради для відповіді. На чистій частині аркуша відзначаються зауваження, пропозиції, думки з цього приводу (при необхідності можна повторювати нараду у модифікованому варіанті). |
| Нарада по селектору | З успіхом замінює більшість традиційних нарад. Оптимальна кількість учасників 3-10 чол. |
· чи можете Ви послати свого представника, що міг би в результаті набратися досвіду?
3. Обмежуйте по можливості тривалість своєї участі у нараді тим часом, що потрібен для Вашого виступу.
4. Звужуйте наскільки можливо коло учасників. Запрошувати треба лише тих, без кого не можна обійтися, тобто працівників, які:
· пов’язані безпосередньо з питаннями, що розглядаються на засідання;
· мають відповідні спеціальні знання;
· будуть виконувати рішення;
· мають досвід рішення аналогічних проблем;
· є відповідальними за належне виконання рішень наради;
· а також досвідчених радників і людей, що уміють вирішувати проблеми (чи уміють вести конференцію).
5. Правильно вибирайте дату і час проведення наради.
6. Вибирайте придатне для цілей конференції приміщення, у якому Вам по можливості не будуть заважати, і подбайте про необхідні засоби наочної інформації.
7. Визначайте попередньо цілі наради і відповідно пункти порядку денного:
· виступи;
· проекти рішень;
· питання, що потребують негативного вирішення;
· інформацію і т.п.
8. Порядок денний складайте з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тим. Для кожного пункту треба намічати час відповідно до його значимості (пріоритети!).
9. Запрошення розсилайте принаймні за тиждень до наради. Проінформуйте якомога конкретніше учасників про теми і цілі засідання.