Другий напрямок наукової організації управлінської праці - розподіл і кооперація праці (див. тему 3). 5 страница
- успішно вирішувати так звані оптимізаційні задачі, коли з багатьох варіантів потрібно вибрати найбільш близький до оптимального;
- здійснювати довгострокове і оперативне планування діяльності підрозділу або своєї роботи;
- підтримувати зв'язок із суміжними підприємствами і підрозділами; проводити робочі наради;
- видавати, реєструвати і контролювати виконання доручень;
- враховувати і контролювати виконання зобов'язань підлеглих;
- складати звіти про виконану роботу, графіки і розклади заходів, відпусток, зустрічей, нарад та ін.;
- здійснювати оцінку роботи робітників;
- вести робочий календар, тримати в порядку особисті справи підлеглих;
- складати, редагувати і передавати документи.
Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпечує обмін даними між різними АРМ.
Таким чином, використання персонального комп'ютера значно підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його працю, допомагає прийняти оптимальні рішення у проблемних ситуаціях.
Тема 7. ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ
1.Сутність і види управлінськихдокументів.
2. Системи документації в управлінні. Процеси документування.
3. Адміністративний етикет.
В процесі вивчення першого питання “Сутність і види управлінських документів” студенту слід засвоїти, що фіксування інформації є обов¢язковим елементом управлінської діяльності у торговельних підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.
Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.
Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис.7.1):
I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:
1) документи на паперовій основі;
2) документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.
Документи на паперовій основі бувають:
а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою множувальної техніки або друкарським засобом).
У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95% усіх документів.
б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін).
Рис. 7.1 - Схема класифікації управлінських документів
II. За походженням документи поділяють на:
1) офіційні (службові) - направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;
2) особисті (іменні) - створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).
III. За видами діяльності розрізняють:
1) організаційно-розпорядчі документи;
2) документи з фінансово-розрахункових питань;
3) документи з постачально-збутових питань;
4) документи з особового складу.
IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об¢єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.
V. З погляду кількості відображених у них питань документи поділяють на:
1) прості (звичайно містять одне питання);
2) складні (з кількома питаннями).
VI. За місцем складання документи поділяють на:
1) зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):
а) вихідні – відправлені з підприємства;
б) вхідні – адресовані підприємству.
2) внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).
VII. За місцем складання документи поділяють на:
1) внутрішні вхідні;
2) зовнішні вихідні.
VIII. За строками виконання розрізняють:
1) термінові документи;
2) нетермінові документи.
IX. За формою документи бувають:
1) індивідуальні;
2) типові;
3) трафаретні.
X. За засобами інформації документи поділяють на:
1) рукописно-друковані;
2) графічні;
3) фотокінодокументи;
4) звукові.
XI. За строками розрізняють документи:
1) постійного зберігання;
2) довгострокового зберігання;
3) тимчасового зберігання.
XII. За стадією утворення розрізняють:
1) оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);
2) чернетки;
3) копії документів (відбивають інформацію, яка містить оригінал, повністю або частково).
Існують три різновиди копій:
а) відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);
б) витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену у встановленому порядку);
в) дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.
XIII. За ступенем гласності розрізняють:
1) секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);
2) документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди);
Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.
3) звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).
При вивченні другого питання “Системи документації в управлінні. Процеси документування” студент повинен усвідомити наступне.
Документація – це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов¢язаних документів.
У торговельних підприємствах використовують такі види документації:
- нормативно-технічна – комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЄСКД), Уніфікована система документації (УСД);
- проектна – документи, які використовують при проектуванні підприємства – будівельні норми і правила, норми технологічного проектування та ін.;
- конструкторська (технічна) у вигляді графічних (креслення, схеми) і текстових (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації торговельно-технологічного обладнання) документів;
- виробнича (технологічна) – технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.
Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.
Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.
Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують спеціальні бланки.
Бланк – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.
Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.
При складанні і оформленні документів використовують реквізити.
Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.
До реквізитів документа належать: Державний герб України; емблема організації або підприємства; зображення нагород; код підприємства, установи; код документа; назва міністерства або відомства; назва установи, організації або підприємства; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс і дату документа, що надходить; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; позначення про контроль; текст; позначення про наявність додатку; підпис; гриф погодження; візи; печатка; позначення про завірення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; позначення про виконання документа і направлення його у справу; позначення про перенесення даних на машинний носій; позначення про надходження.
Дата - один з обов'язкових реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою наказу, листа, довідки, доповідної або пояснювальної записки, заяви, вказівки, розпорядження є дата підписання їх; постанови і рішення - дата прийняття їх колегіальним органом; статуту, звіту, інструкції, плану - дата затвердження; акта, протоколу - дата зафіксованої у ньому події, яка, як правило, збігається з датою складання цих документів.
Посилання на індекс і дату вхідного документа використовується на бланках для листів і складається з постійної частини «на №__ від__», що включає номер і дату, зазначені в документі, на яких дають відповідь.
Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.
Як правило, документ адресують підприємству або в його структурний підрозділ без зазначення посад і прізвищ, наприклад:
Міністерство зв'язку України
Планово-економічне управління
або
Завод «Маяк»
У внутрішньовідомчому листуванні за умови наявності постійних кореспондентів зазначають структурні підрозділи, посаду і прізвище посадової особи, наприклад:
Завод «Маяк»
Технічний відділ
Начальнику бюро нормативів
Сидорову О. С.
Назви установи і підрозділу зазначають у називному відмінку, посаду і прізвище - у давальному.
Якщо документ адресують керівнику організації або його заступнику, то назва організації входить до складу назви посади адресату, наприклад:
Директору заводу «Маяк»
Петренко В. Д.
Гриф затвердження. Затвердження документа свідчить про поширення дії його на певне коло установ, посадових осіб і громадян.
Документ затверджується оформленням реквізиту «гриф затвердження», який містить такі елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», назву посади особи, що затверджує документ (включаючи назву організації, якщо вона не входить до складу реквізитів бланку), особистий підпис і розшифрування його, дату:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор заводу
Підпис В. Д. Петренко
26.03.2003
Резолюція відображує результат розгляду документа керівником, містить вказівки щодо його виконання.
Здебільшого документ має одну резолюцію. Подальші резолюції потрібні, якщо деталізують порядок виконання документа або уточнюють його виконавця.
Виконавцями у резолюції зазначають не структурні підрозділи, а посадових осіб, які, як правило, безпосередньо підпорядковані її автору. Відповідальною за виконання є особа, зазначена першою. Перелік інших осіб (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити їх до виконання документа.
Заголовок до тексту документу має бути лаконічним і точним, з необхідною повнотою розкривати зміст документа. Заголовок починається із зазначення управлінської дії, потім називають об'єкт, на який його направляють. Використовується конструкція з прийменником «про» і віддієслівним іменником. Наприклад, «Про організацію семінару програмістів в інституті математики», «Про зміну порядку оплати праці службовців, що беруть участь у збиранні врожаю».
Текст включає основну змістовну частину документа і є його найважливішим елементом. Він повинен бути логічним, чітким, інформаційно містким, переконливим і аргументованим, а аргументація і висновки - об'єктивними.
Скоротити час на підготовку документів, швидко та однозначно сприймати текст, зробити його придатним для машинної обробки дає змогу уніфікація текстів - встановлення єдиної форми мовного вираження, яка найточніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що регулярно повторюються.
Текст може складатися з однієї, двох і більше частин. Здебільшого його доцільно ділити на дві частини. У першій викладають мету, завдання, причини створення документа, висвітлюють факти, описують ситуації, зазначають назви і дати інструкцій, нормативів, правил, прізвища осіб та іншу інформацію, що аргументує авторську оцінку явища і потребу прийняття рішення або виконання дії. Друга частина може містити висновки, пропозиції, прохання, рекомендації, рішення, розпорядження, накази та ін. Текст документа може складатися із однієї частини (наказ без преамбули, лист-прохання без пояснень та ін.).
У документі доцільно:
- розглядати мінімум питань (як правило, одне);
- в разі потреби звертатися до одного адресата з двох і більше питань;
- оформляти відповідну кількість простих (одноаспектних) документів;
- додержувати логічної послідовності у викладенні тексту, підкреслюючи причинно-наслідкові зв'язки між його частинами;
- конкретизувати необхідні положення, не перевантажуючи текст подробицями;
- уникати власних оцінок явищ і власного мотивування прийнятих рішень;
- розподіляти текст на частини і нумерувати їх;
- використовувати форму викладу від третьої особи однини («об'єднання не заперечує») або від першої особи множини {«просимо», «направляємо», «не заперечуємо»).
Заяви, доповідні і пояснювальні записки, у ряді випадків доповіді і висновки, пишуть від першої особи однини («прошу направити», «вважаю за доцільне», «вважаю за необхідне звернути увагу»).
У розпорядчих документах, які видають на основі єдиноначальності (наказах, вказівках, розпорядженнях), також використовують форму викладу тексту від першої особи однини («наказую», «пропоную», «прошу»).
У розпорядчих документах, що приймають колегіальні органи управління (постановах, рішеннях), текст викладають від третьої особи однини («рада вирішила»).
Тексти документів, які складають від імені керівника, як правило, готують підлеглі. Проте конфіденційні та особливо важливі документи, доповіді та деякі інші документи керівник здебільшого складає сам.
Залежно від способу викладення матеріалу у таких документах виділяють три види текстів:
1) розповідь (містить опис фактів, явищ, подій у хронологічній послідовності, у якій вони відбувалися).
2) опис (поряд із загальною характеристикою факту, явища, об'єкту перелічують їх ознаки, властивості, особливості, характерні риси).
3) міркування (використовується для викладення тексту документа в разі потреби доказу, обґрунтування тих чи інших положень або тез).
Розрізнюють три види додатків до документів:
- до розпорядчих, які затверджені або введені ними в дію;
- ті, що роз'яснюють або доповнюють основний документ;
- ті, які направляють з супровідним листом, і є самостійними.
Підпис. Формою вираження законності і юридичної сили документу є його посвідчення, тобто заповнення реквізиту «підпис».
Управлінський документ підписує і затверджує керівник організації або посадова особа, що його заміщує, відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статут або положення про організацію, структурний підрозділ, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків та ін.).
В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує одна посадова особа - керівник установи (його заступник), або керівник структурного підрозділу.
Два або більше підписів ставлять тоді, коли за зміст документу відповідають кілька посадових осіб. Документи, які є підставою для приймання і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також ті, що змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписує керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер), а спільні документи кількох організацій - керівники усіх організацій.
Документи, які складає комісія, підписують усі члени комісії; рішення (постанови, протоколи) колегіальних органів - голова і секретар.
Розпорядження, які видає керівник колегіального органу на основі єдиноначальності, мають один підпис.
Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, керівникам структурних підрозділів. Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку і складання.
Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру може підписувати виконавець, якщо порушені в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.
У реквізитах «підпис», «гриф затвердження» і «гриф погодження» слід зазначати фактичну посаду, ініціали і прізвище особи, що підписала, затвердила або погодила документ.
У разі підписання документу членами комісій зазначають не їхні посади, а обов'язки у комісії.
Підписи членів комісії розміщують в алфавітному порядку.
Підписи кількох посадових осіб на документі розміщують один під одним у послідовності, що відповідає посадам, які вони займають.
Якщо документ підписують кілька осіб, які займають однакові посади, їхні підписи друкують на одному рівні із зазначенням дати кожного підпису.
Гриф погодження. Метою погодження документів є підвищення їхньої якості компетентною оцінкою своєчасності, несуперечливості, обґрунтованості змісту, оформлення та ін. відповідними посадовими особами і врахування в разі потреби їхніх рекомендацій.
Проект управлінського документа має бути погоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.
Розрізнюють дві форми погодження документів:
- внутрішнє (з підрозділами і посадовими особами установи);
- зовнішнє (з іншими організаціями).
Гриф погодження складається із слова «ПОГОДЖЕНО», назви посадової особи (включаючи назву організації), з якою документ погоджують, особистого підпису, розшифрування його і дати.
Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування.
Віза складається з особистого підпису особи, що візує документ, розшифрування його і дати. У разі потреби зазначають також посаду особи, що візує документ. Зауваження і доповнення до проекту документа викладають на окремому аркуші.
Рішення оформлюють на бланках із заповненням таких реквізитів: назва виду документа (рішення), місце видання, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, код, віза.
У розпорядчій частині вказують назву колегіального органу, яка приймає рішення (рада, колегія, комітет), потім після слова «ВИРІШИВ» викладають його зміст.
Довідки бувають службового і особистого характеру. Довідку службового характеру складають за запитом або вказівкою вищестоящої організації або посадової особи. Довідку, яку направляють посадовій особі у межах установи, підписує особа, що підготувала її, вищій організації - керівник установи.
Вказівка - правовий акт, виданий органом державного управління, адміністрацією підприємства або об'єднання здебільшого з питань методичного характеру, а також пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цього органу і вищестоящих органів управління.
При оформленні вказівки слід використовувати ті самі рекомендації, що і при оформленні наказу, замінивши слово «НАКАЗУЮ» на «ПРОПОНУЮ».
Вказівка замінює такі документи, як циркуляри і циркулярні листи, директивні і методичні листи, у деяких випадках - розпорядження.
Копією документа є відображення усіх його реквізитів.
Копію документа завірюють, проставляючи нижче від реквізиту «підпис», що засвідчує напис «Згідно», назву посади співробітника, що засвідчив копію, його особистий підпис, його розшифрування, дату засвідчення і в разі потреби печатку. Копії документів засвідчує керівник або уповноважена на це особа.
Робота з внутрішніми документами і тими, що відправляють
Документи передають керівнику повністю підготовленими для їх підписання або затвердження. Виконавець зобов'язаний перевірити зміст, оформлення документу, наявність необхідних віз і додатків.
При передаванні документів керівнику до них слід додавати матеріали, необхідні при розв'язанні поставлених у документах питань. Наприклад, до проектів листів-відповідей додають листи - запити, а в разі потреби - усе попереднє листування. До проекту наказу додають рішення вищестоящої організації, на основі якого його видано; до проекту наказу по особовому складу - документи осіб, яких приймають на роботу, або документи, які є підставою для заохочення (стягнення) та ін.
На підпис керівнику передають один (перший) примірник внутрішнього документа (наказ, інструкція, вказівка), перший і другий примірники документів, які відправляють. Підписуючи документ, керівник повинен мати той примірник його, на якому є візи, грифи погодження.
Усі документи у встановлений час передають на підпис (затвердження) керівнику через канцелярію (секретаря), де перевіряють правильність їх оформлення. Також у встановлений час керівник повертає підписані і розглянуті ним документи.
Внутрішні документи і ті, що відправляють, керівник розглядає, як правило, з метою підписання (накази, вказівки) і затвердження їх (акти, договори, інструкції, звіти та ін.), а також прийняття рішень (доповідні і пояснювальні записки, листи, довідки тощо).
Для підпису керівнику передають тільки ті документи, що відправляють, зміст і значення яких виходять за межі компетенції керівників підрозділів, де їх було підготовлено. Слід прагнути до того, щоб значну частину документів, які відправляють, підписували від імені підприємства керівники структурних підрозділів. Деякі документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо порушені в них питання не виходять за межі їхньої компетенції, згідно з посадовими інструкціями та іншими документами.
У ряді випадків право підписання документів, які відправляють, може бути делеговано не усім, а лише деяким керівникам підрозділів. При цьому визначають документи, операції, ситуації і процедури, реалізація яких є компетенцією цього підрозділу, а його керівник відповідає за обмін відповідною інформацією.
В процесі вивчення третього питання “Адміністративний етикет” студенту необхідно запам’ятати наступне.
Психологами встановлено, що більшість конфліктних ситуацій у виробничому колективі виникає через незнання адміністративного етикету. Якщо робітнику спокійно і доказово пояснити, що він не заслужив підвищеної річної премії, то не піде по інстанціях доповідна з протестом, не буде роздратування, образи, тобто не виникне «інформаційний шум».
Найчастіше про адміністративний етикет забувають і при складанні ділових листів. Хіба не викликає роздратування таке звертання: «Переконливо прошу Вашого розпорядження про відправлення мені в письмовому вигляді роз'яснення на нижчерозглянуте питання...»?
Іноді очікуваний результат як би нав'язує адресату: «Направляємо Вам відкорегований варіант проекту нового положення... просимо розглянути і затвердити». Порушення адміністративного етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник не враховує варіанту, при якому положення може бути і не затверджено.
Явно недоречний елемент сумніву має місце в наступному реченні з листа: «Інститут просить надіслати методичні вказівки, що, очевидно, будуть корисні в роботі...».
Окремі помилки обумовлені тим, що укладачі документів прагнуть досягти наукового стилю викладення у простих документах, наприклад: «Через отриману робочу травму Фоміним залишкову працездатність використовувати для вивчення правил техніки безпеки...»
Важливий документ – характеристика. Вона представляється в різні установи. Проте, немає державного стандарту виробничої характеристики. А такий стандарт потрібний. І цілком очевидно, що характеристика, видана науковцеві, повинна відрізнятися за складом від характеристики, виданої технічному працівнику, а характеристика, що направляється у ВНЗ, - від характеристики, що адресується до суду.
Слід відзначити, що змістовна і коректна усна ділова мова може служити зразком для офіційної письмової мови. На жаль, усне мовлення рідко записують і ще рідше аналізують як зразок простої, завжди зрозумілої співрозмовнику ділової інформації, що, як правило, приводить до взаєморозуміння і позбавлення надмірної науковості і канцеляризмів.
У мові офіційного переписування існують закономірності, знання яких полегшує процес складання ділового листа. Це, наприклад, стандартизація виразів і цілих фраз, моделі пропозицій і т.д.
Помилок як у змісті, так і в технічному оформленні документації можна уникнути, якщо у своїй роботі керуватися державними стандартами на управлінську документацію, посібниками по службовій кореспонденції і довідниками по літературному редагуванню. При цьому головне у діловому листуванні - писати просто і зрозуміло.
Тема 8. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
1. Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів.
2. Оформлення документації з особового складу.
При вивченні першого питання “Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів” студенту слід з´ясувати, що керівники підприємств і підрозділів у своїй роботі використовують технічні, планові, кадрові, фінансові, звітно-статистичні та інші документи.
Основу документаційного забезпечення діяльності керівника становлять організаційно-розпорядчі документи (ОРД), які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони становлять одну з підсистем управлінської документації. До них належать: постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення, акти, протоколи, довідки, доповідні, службові і пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, доповіді, огляди, листи, телеграми, договори, плани, звіти, списки та ін.
Акт - офіційний документ, складений групою службових осіб для підтвердження виявлених ними фактів.
У деяких випадках акт складає одна або кілька посадових осіб. При цьому він не тільки фіксує виявлені факти, а й містить висновки, рекомендації, пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій фінансово-господарської діяльності та ін.). У цих актах вказують документи, що визначають повноваження осіб, які склали акт.
В акт включають тільки ті факти, які було встановлено особами, що його підписали.
Акт оформлюють на бланку, який містить такі реквізити: назви структурного підрозділу і виду документа (акт,) коди, підстави, місце складання, дату, індекс, заголовок, до тексту, текст, підписи. Деякі акти мають гриф затвердження. Місце і дата складання акта повинні відповідати місцю і даті актованої події.
Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін. Вона створюється як за ініціативою її автора, так і на підставі письмової або усної вказівки керівника і може мати ініціативний, інформаційний або звітний характер.
Ініціативну доповідну записку складають з метою примусити адресата прийняти певне рішення. Найчастіше у тексті записки містяться загальні або конкретні пропозиції щодо рішення розглядуваних питань.
Інформаційна доповідна записка інформує керівника про хід або розвиток певного процесу, загальний характер якого керівникові відомий.
Інформаційні доповідні записки відрізняються регулярністю їх подання.
Звітна доповідна записка має інформувати керівника про завершення роботи або хід виконання вказівок, рекомендацій, планів.
З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресують керівнику установи або підрозділу, де працює особа, що склала її, і зовнішні, які адресують керівнику вищого органу.
Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій викладають факти, що зумовили потребу написання записки, у другій містяться висновки і пропозиції, які, на думку автора, мають виконуватися у зв'язку з викладеними фактами.
Заяву оформлюють на стандартному аркуші.
В інструкції викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відносин установ і посадових осіб.
Датою інструкції є дата її затвердження. Затверджує інструкцію керівник установи, найчастіше виданням розпорядчого документа, підписує керівник структурного підрозділу, де її розроблено. Текст інструкції повинен мати директивний характер, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання із словами «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» та ін. Зміст викладають від третьої особи або використовують безособову форму.