Перепоручите это

Если вы понимаете, что на выполнение какого-либо действия понадобится более двух минут, задайтесь вопросом «А вам ли это делать?». Если эта задача не входит в ваши обязанности или если есть специалисты, способные справиться с ней лучше, перепоручите её.

Перепоручение вовсе не обязательно должно быть нисходящим. Возможно вы решите, что «Этой бумаге следует отправиться в отдел работы с клиентами», или «Начальник должен взглянуть на этот документ», или «Надо спросить мнение партнеров по этому вопросу».

Перепоручение можно осуществить следующими способами:

• Отправить e-mail
• Написать нужному человеку записку
• Оставить голосовое сообщение
• Записать это в план на день и просмотреть его при личной встрече с нужным человеком
• Поговорить с ним лично по телефону

Все эти способы годятся, но я рекомендую вам пользоваться ими в порядке «сверху вниз». E-mail — это самый быстрый способ, кроме того, у адресата всегда будет электронный текст сообщения и приступить к выполнению он сможет тогда, когда посчитает нужным.

На втором месте простые бумажные записки. Они сразу попадают в систему планирования и будут служить адресату напоминанием. Бумажная переписка, как и электронная, хороша тем, что адресат сам решит когда ему браться за порученное вами дело.

Голосовая почта имеет один существенный недостаток — вас могут не расслышать.

Далее идет запись об этом поручение в план на день, который вы всегда носите с собой — встретившись с нужным человеком, вы передадите ему поручение лично. Этот способ хорош, если дело, которое вы собираетесь получить, требует подробных и обстоятельных объяснений, однако встречи с нужным человеком придется ещё дождаться, а это минус.

Ну и уж в последнюю очередь стоит отрывать от дел нужного вам человека, чтобы поговорить с ним по телефону. Это, конечно, очень оперативно, но это отвлечет вас обоих от работы и опять же, как и с голосовой почтой, у адресата не будет письменной копии вашего поручения.

Отслеживание выполнения

Если вы поручили кому-либо какую-либо задачу и если вам небезразлична её дальнейшая судьба, то придется отслеживать её выполнение. Ознакомившись с седьмой главой, где ведется речь об организации, вы поймете, что немаловажной категорией является категория «Ожидания».

В вашей личной системе дела, выполнение которых вы ожидаете и отслеживаете, могут представлять собой список в ежедневнике, папку с листами бумаги, на каждом из которых записано только одно дело, или электронный документ «Ожидания». Пока же у вас такой системы нет, так что просто напишите на листке что-нибудь вроде «Ожидание выполнения: ответ от Боба» - и положите его в «стопку незаконченностей».

Что если бал состоится в другом дворце?

В описанном выше примере, про чек, который вы должны были получить, чтобы заплатить налоги, следующее действие за кем-то другим, а не за вами. В таких случаях вам тоже следует отслеживать процесс. Рядом с напоминанием «Заплатить налоги» напишите что-нибудь вроде «Получить счет от страховой компании» и положите лист с этим напоминанием в лоток «Ожидающие».

Важно записывать дату все ваших поручений. Никогда этому правилу не изменяйте. Те редкие ситуации, когда вам случится обратиться к этой информации («Но я просил об этом ещё 22 марта») стоят того, чтобы сделать это своей привычкой.