Использование листков-памяток и формуляров
Выигрывайте время, используя для повторяющихся задач и работ листки-памятки. Имеется в ввиду разграфленный лист, на котором в определенном порядке перечисляется и задается то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Листки-памятки превратились в универсальный инструмент облегчения труда для повторяющихся и стандартных процессов.
Они обладают следующими преимуществами:
| Листки-памятки как средство самоменеджмента |
| 1. Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном. 2. Ускоренное выполнение дела высвобождает дополнительную энергию. 3. Нет необходимости снова и снова обдумывать рутинные процессы («изобретать велосипед»). 4. Пропадает опасение того, что какое-либо дело может быть забыто; листки-памятки дают максимум уверенности при минимуме контроля. 5. Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершенствованию стиля работы. 6. Многие дела благодаря составлению списка становятся обозримыми. 7. Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к работе. 8. Листки-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться. 9. С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой. 10. Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память. |
Применение:
— листки-памятки служат для управления информационными мыслительными процессами, а также процессами формирования мнений и принятия решений;
— листки-памятки особенно рекомендуются для осуществления анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т. п.
Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы!
Определите наиболее часто повторяющиеся в Вашей профессиональной и личной сферах виды работ и создайте свой собственные листки-памятки, например для:
— подготовки командировок;
— подготовки конференций (см. «План обсуждений» в 6.3);
— профессиональной диктовки;
— проблемного анализа;
— контроля за реализацией проектов;
— на случай автомобильной аварии и т. д.
Запишите здесь отдельные ключевые понятия, которые Вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток:
Основную структуру листка-памятки Вы можете разработать следующим образом:
| 5 ступеней составления листка-памятки |
| 1. Выбрать те виды деятельности или занятий: — которые повторяются; — одинаково или аналогично исполняются. 2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы: — что должно быть сделано? — на что следует обратить особое внимание? — что подлежит выяснению? — кого надо проинформировать? И т. д. 3. Составить логическую очередность: — какие имеются взаимозависимости? — какие временные ограничения должны быть соблюдены? — что из чего вытекает в соответствии с логикой данной деятельности? — где потребуются промежуточные результаты? 4. Произвести группировку: — какая деятельность повторяется? — где имеются логические промежуточные связи? — где употребляются одинаковые вспомогательные средства? 5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок: — анализ ошибок; — критические фазы; — возможности делегирования; — апробирование; — окончательная корректировка; — готовый листок-памятка. |
Попробуйте составить список повторяющихся видов работ и разработать листки-памятки по пятиступенчатой схеме! Попытайтесь затем определить экономию труда и времени.
Дополнительное время Вы сможете сэкономить, если заведете картотеку формуляров листков-памяток для различных проектов и рабочих процессов.
Используйте формуляры, приведенные в настоящей книге (например, на этой странице) и разрабатывайте свои собственные! Перепроверяйте применяемые вами формуляры с точки зрения их построения, смысла и завершенности!
| Системная подготовка к беседам |
| Моя целеустановка. Необходимая документация. Начало беседы. Что может быть «узким» местом у клиента? Мой вариант решения. Возможные возражения. Мои контраргументы, сильные стороны. Заметки, анализ, оценка. Немедленно поручить. |