Предварительное информирование

Осуществляется для предоставления исполнителю всей необходимой для проведения беседы информации, т.е. информационного обеспечения беседы. Обычно партнеру описывается ситуация, которая послужила основой для принятия решения о проведении беседы или иного вида общения, исходя из чего формулируется тема и объявляется последовательность рассмотрения вопросов. Здесь целесообразно разъяснить важные понятия, предоставить фактические, нормативные и другие данные, которые будут использоваться в ходе общения. Зачастую имеет смысл остановиться на благоприятных и неблагоприятных обстоятельствах, сопутствующих обсуждению предмета общения, с тем, чтобы усилить первые и нейтрализовать последние.

Предварительное информирование должно быть профессионально грамотным, точным, исключающим двусмысленности, неточности, недосказанность. Целесообразно использование наглядности, фактических данных, документальных и других источников Одним из важных требований к этому этапу беседы является краткость и непродолжительность во времени.

Вместе с тем, в зависимости от особенностей предварительного информирования, можно выделить следующие варианты дальнейшего хода общения:

1. Неожиданное предъявление собеседнику обобщенных суждений, в которых могут использоваться необычные для партнера выводы, увязки деталей и фактов, что практически означает отсутствие предварительного информирования. Такая тактика используется в тех случаях, когда целью общения является изучение личности партнера - неожиданные суждения могут повлечь наиболее характерные, незамаскированные реакции, а также при необходимости оказания воспитательного воздействия, убеждения, внушения.

Отсутствие предварительного информирования допускается при проведении кратковременных бесед, решающих текущие вопросы, о которых в достаточной степени осведомлены все участники. В этом случае руководитель без какого либо вступления непосредственно переходит к делу кратко сообщает о причинах встречи и быстро переходит от общих вопросов к частным, что является следующим этапом беседы. При этом исключение этапа предварительного информирования не означает отсутствие этапа установления контакта

2. Проблемный опрос, в ходе которого руководитель задает подчиненному серию вопросов по теме беседы Информационное обеспечение управленческого общения, например, беседы в этом случае достигается за счет активизации знаний и опыта партнера. Кроме того, таким приемом стимулируется интерес, воображение и другие мыслительные процессы собеседника.

3. Краткое изложение ситуации, проблемы, событий, связанных с беседой, которые безусловно привлекут внимание партнера По выражению Ф.А. Кузина [36], это является своеобразной “зацепкой”, которая используется для перехода к основному этапу беседы.

На этапе предварительного информирования происходит привлечение внимания и формирование интереса у партнера к теме беседы.

Возврат к началу страницы.