Функції координації і регулювання

У процесі функціонування організація може потрапити в ситуацію деякої невідповідності між всіма елементами створеної системи або механізму досягнення цілей, що об'єктивно вимагає уточнення дій виконавчих елементів, спрямованих на досягнення узгодженості, оптимальності й ефективності. Таке „налаштування системи” отримало назву функції координації і регулювання [1].

Організаційна функція дуже тісно пов'язана з цими двома функціями. Можна сказати, що для нормальної організації та її ефективної роботи якраз і є необхідною реалізація керівником організаційної функції у поєднанні з функціями координації та регулювання.

Існують два види координації: вертикальна і горизонтальна.

Вертикальна координація діє в напрямі зверху униз за командним ланцюгом і за ланцюгом розподілу повноважень від керівника більш високого рангу ієрархічних щаблів до керівників більш низького рівня (якщо розглядається один окремий напрямок діяльності – оперативно-рятувальний, профілактичний або кадровий) [3].

Задача вертикальної координації полягає в тому, щоб забезпечити розуміння політики організації і сприйняття її цілей, а також забезпечити ефективний зв'язок і збалансованість усіх напрямів діяльності організації.

Досить часто виникає необхідність забезпечення високої міри скоординованості внутрішніх зусиль організації. У цьому випадку виникає необхідність посилення горизонтальної координації. Горизонтальна координація забезпечує ритмічність роботи кожного елемента системи і співпрацю між ними на одному рівні ієрархії управління. (Робота кожного відділу головного управління в області, взаємодія між ними, між службами одного рівня, хоча і за різними напрямками діяльності) [3].

На відміну від планування, спрямованого більше на виконання стратегічних завдань, координація належить до тактики управління.

Функція регулювання забезпечує виконання поточних заходів, пов'язаних з усуненням відхилень від заданого режиму функціонування організаційної системи. Здійснюється вона у процесі оперативного управління організацією шляхом диспетчеризації на основі контролю й аналізу цієї діяльності. Наприклад, підрозділ оперативно-рятувальної служби було викликано для виконання робіт, пов’язаних з ліквідацією наслідків надзвичайної ситуації протягом тривалого часу (повінь у Закарпатській, Івано-Франківській областях, лісові
пожежі, або працівники профілактичного напрямку були відкликані з підрозділу для виконання певних робіт у інших районах чи, навіть, регіонах (охорона врожаю, перехресні перевірки об’єктів інших підрозділів, інші відрядження), коли залишилися невиконаними заходи, заплановані для виконання протягом кварталу, і треба перенести їх виконання на більш пізній термін, попередньо ув’язавши з іншими заходами.

Мотивація як функція управління

Основні поняття мотивації

Протягом всієї історії розвитку людського суспільства велися пошуки стимулів, що спонукають мотиви, за допомогою яких можна було б змусити людей плідніше працювати, швидко й ефективно виконувати доручення.

Взагалі уся діяльність людини (керівника чи виконавця, начальника чи підлеглого) обумовлена реально існуючими потребами. Люди завжди намагаються у своєму житті або чогось досягти, або, навпаки, чогось уникнути, тобто мотивують якимось чином свою поведінку та діяльність [9].

Іноді трапляється так, що керівником знайдене рішення складної проблеми, розроблені шляхи його реалізації, є необхідні ресурси, перед усіма співробітниками поставлені конкретні завдання. Успіх справи, на перший погляд, забезпечений і залишається тільки сподіватись на результати. Але їх немає, а у працівників відсутнє бажання й ентузіазм виконувати поставлені завдання. Чого ж не вистачає для вирішення проблеми? Справа в тому, що виконавці також повинні бути зацікавленими у виконуваній роботі або, іншими словами, для успішного виконання управлінського рішення потрібно мотивувати працю робітників.

Мотивація – це процес спонукання себе й інших до діяльності, спрямованої на досягнення особистих, колективних або суспільних цілей. Вміщує в себе два поняття: мотив і стимул.

Під мотивом розуміється психічне явище, що спонукає і спрямовує діяльність людини.

Мотив (фр. motif) – це усвідомлення і внутрішнє пояснення особистістю її поводження у відношенні до цінностей і норм. Мотив – це внутрішнє бажання людини задовольнити свої потреби.

Виникнення мотивів пов’язано з необхідністю задоволення потреб. І хоча дати чітке визначення потреби неможливо, її прояв виражається в подовжені людини і спонуканні її до визначених конкретних дій.

На рис 3.2. показано спрощену модель мотивації через потреби.

Рис. 3.2 – Схема моделі мотивації через потреби

Недостатність чогось, що викликає потребу, викликає спонукання, що виражається надалі в поведінці людини, спрямованій на задоволення потреби. При цьому якщо цілі досягнуто, то людина одержує задоволення. При неповному задоволенні або його відсутності сила спонукання може також змінюватися: або посилюватися, або послаблюватись. У житті цей процес протікає набагато складніше і залежить від якостей конкретної людини.

Психологи вважають, що потреби умовно можна розділити на дві категорії – первинні та вторинні [5, 6].

Первинні – це фізіологічні потреби, такі як сон, дихання, пересування, їжа тощо.

Вторинні набуваються людиною протягом усього життя і виявляються у психологічних особливостях окремої особистості. Це потреба в успіху, визнанні, самовираженні, повазі тощо.

Довгі роки вважалося, що в основі підвищення ефективності праці людини лежить рівень заробітної платні. Проте це не завжди так. Встановлено, що створення мотивації, тобто внутрішнього спонукання до діяльності, є результатом впливу складної сукупності потреб, що постійно змінюються.

Мотивація– це сукупність внутрішніх і зовнішніх рушійних сил, що спонукають людину до діяльності, задають межі і форми діяльності, надають цій діяльності спрямованості, орієнтованої на досягнення
визначених цілей. Вплив мотивації на поводження людини залежить від множини чинників, багато в чому є індивідуальним і може змінюватися під впливом зворотного зв’язку з боку діяльності іншої людини (керівника чи підлеглого).

До останнього часу у практиці управління одним з основних понять мотивації діяльності людей було поняття «стимулювання» (від лат. Stimulus – загострена палиця, якою поганяли тварин), тобто спонукання до дії працівника у вигляді заохочення або покарання.

Стимул – це можливість отримання засобів для задоволення своїх потреб за виконанням певних дій.

Проте стимулювання відрізняється від мотивації насамперед тим, що воно являє собою лише один із засобів для здійснення мотивування.

Фахівці з управління відзначають, що чим вище рівень культури, освіти, чим вище кваліфікація і досвід працівників, чим вище рівень міжособистісних відносин, тим рідше використовується стимулювання.

При розгляді теорії мотивації прийдеться оперувати терміном «винагорода». Під ним розуміється усе те, що людина вважає цінним для себе. У зв’язку з тим, що навіть у людей одного кола цінності можуть сильно різнитися, оцінки значущості винагороди також можуть різнитися.

Винагороди підрозділяють на зовнішні і внутрішні.

Зовнішні винагороди даються адміністрацією – це можуть бути гроші, подарунки, просування по службі.

Внутрішні винагороди пов’язані із задоволенням від виконання роботи, трудовими успіхами, радістю спілкування. На відміну від зовнішніх, ці винагороди дає сама робота.