Регламентування діяльності структурних підрозділів, посадових обов’язків

Структурний підрозділ організації— це спеціально створений орган управління з чітко окресленими завданнями, функціями, правами та відповідальністю за конкретну ділянку роботи.

У практиці діяльності різних організацій найчастіше зустрі­чаються такі види структурних підрозділів:

—департаменти;

—управління;

—служби;

—відділи;

—відділення;

—цехи;

—бюро;

—сектори;

—лабораторії;

—дільниці.

Необхідність створення в структурі організацій певних під­розділів залежить від багатьох чинників, головними серед яких є особливості та масштаби діяльності, фінансові можливості, наяв­ність кваліфікованих кадрів, ефективність управління тощо.

Діяльність трудових колективів, формально об'єднаних у струк­турні підрозділи, регламентується положеннями про структурні підрозділи.

Положення про структурний підрозділ— це організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність конкретної структурної одиниці в складі організації. Форма та структура цього документа не стандартизовані, тому в практиці управління організаціями можуть зустрічатись положення, що структурою суттєво відрізняються одне від одного.

З урахуванням практичного досвіду рекомендується така структура Положення про структурний підрозділ:

1. Загальна частина.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Структура.

5. Службові взаємозв'язки з іншими підрозділами.

6. Права.

7. Відповідальність.

Положення розробляється на підставі розподілу завдань і фун­кцій між структурними одиницями організації та затверджується першим керівником.

Закріплені за структурним підрозділом завдання та функції мають виконуватись якісно й своєчасно, тому їх насам­перед потрібно персоніфікувати, тобто розподілити між конкрет­ними виконавцями. Такий розподіл здійснюється відповідно до трудомісткості виконання кожної окремої функції та доцільності взаємозамінювання працівників підрозділу.

Закріплення за посадовою особою службових обов'язків до­кументально оформляється у вигляді посадової інструкції.

Посадова інструкція— це організаційно-правовий документ, що регламентує діяльність посадової особи. Оскільки стандарт­ної форми посадової інструкції не існує, кожна організація роз­робляє власну або використовує чийсь досвід.

Структура посадової інструкції для професіоналів:

I. Загальні положення.

II.Завдання й обов'язки.

III.Права.

IV.Відповідальність.

V. Повинен знати.

VI.Кваліфікаційні вимоги.

Взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

Посадову інструкцію розробляє керівник структурного під­розділу, а затверджує її перший керівник організації або один з його заступників.

Якщо в структурному підрозділі є декілька однакових за наз­вою посад, то їхні завдання й обов'язки, права й відповідальність, взаємовідносини слід чітко розмежувати, а це означає, що поса­дова інструкція завжди має бути не типовою, а персоніфікова­ною.

Регламентування посадових обов'язків

У процесі регулювання трудової діяльності персоналу широко використовуються засоби регламентування посадових обов'язків працівників апарату управління організації.

Регламентування посадових обов'язків— це процес чіткого визначення та документального закріплення переліку обов'язко­вих для виконання працівником функцій і завдань, а також прав та відповідальності. Воно базується на поділі й кооперуванні праці в організації та сприяє:

- ефективному добору, розстановці та використанню персоналу;

- зміцненню виконавської дисципліни;

- створенню організаційно-правової бази діяльності працівників;

- підвищенню відповідальності працівників за результати діяльності;

- забезпеченню об'єктивності під час атестації працівників, заохочення або застосування дисциплінарних стягнень;

- запобіганню трудових спорів;

- підвищенню ефективності діяльності організації.

Діяльність організації в цілому, її першого керівника регламентується чинним законодавством України, статутом організації або положенням про організацію, зареєстрованим чи затвердженим увстановленому порядку. Деякі аспекти діяльності першого керів­ника можуть регулюватись контрактом, який він укладає з робо­тодавцем. Діяльність виконавчого директора може додатково ре­гламентуватись його посадовою інструкцією, яку затверджує пред­ставник роботодавця.

Діяльність заступників першого керівника організації регла­ментується наказом про розподіл функцій та обов'язків між керів­ником і його заступниками. Додатковими засобами регламенту­вання діяльності заступників можуть слугувати контракти й по­садові інструкції.