Правила деловой переписки и стандарт делового общения.

8.3.1. Ззапрещено:

Ø Использовать корпоративную почту в личных целях.

Ø Без разрешения системного администратора осуществлять “массовые рассылки”, направленные на большое количество адресатов. За разрешением на рассылку обращаться в службу сопровождения и технической поддержки.

Ø Использовать кнопку «Ответить всем» при получении сообщения, в котором указан массовый адрес рассылки в поле «Кому».

Ø Менять тему письма при ответах и пересылках, отправлять сообщения без текста.

Ø Отправлять письма без подписи (подпись фактически отправляющего письмо, с указанием должности и телефона).

Ø Открывать файлы, прикрепленные к подозрительным письмам от неизвестных Вам адресатов (возможно - это вирус).

Ø Использовать декоративные элементы при создании писем, присваивать важность письму.

Ø Запрашивать уведомления о прочтении.

Стандарты общения по телефону.

· Сотрудник, отвечающий на телефонные звонки, обязан представиться по утвержденной форме:

Ø № магазина

Ø Должность

Ø Ф.И.О.

Запрещено:

Ø Использовать телефон длительный период времени в личных целях.

Ø При общении по телефону использовать ненормативную лексику.

Ø Вести междугородние переговоры (не в рамках Компании).

Ответственность

· Каждый пользователь электронной почты несет персональную ответственность за содержание сообщений, отправленных с его электронного адреса.

· Контроль использования корпоративной электронной почты возлагается на сотрудников IT – отдела.

· Ответственность за нарушение указанных правил несет пользователь, допустивший нарушение, а также его непосредственный руководитель.

· Меры взыскания определяются Руководителем IT – отдела. В перечень мер входят: снижение размера премии, объявление дисциплинарного взыскания - замечания, выговора – с соответствующими последствиями.

8.4. Заявки «ServiceDesk».

· Все заявки на ремонт и замену оборудования размещаются на «ServiceDesk».

· Заявки размещаются для следующих служб:

· IT – отдел

· СЭ – служба эксплуатации.

· Безопасность – видеооборудование

· Маркетинг – акционные вкладыши, рекламное оборудование, баннеры.

Ø Заявка должна в себе содержать подробную информацию о том, какие ремонтные работы необходимо произвести.

Ø Если ваша проблема решается внешними ремонтными службами, например:

· Ремонт фискального принтера (КИФ)

· Замена ЭКЛЗ (КИФ)

· Ремонт МФУ (принтер, сканер)

· Ремонт весового оборудования

В заявке необходимо написать оповестили Вы уже стороннюю организацию или нет.

Ø Заявки, не требующие отлагательств, такие как:

· Нет переоценки

· Нет заказов

· Не прогрузилась акция

· Не установлено время на продажу алкоголя.

В этом случае необходимо напрямую связываться по телефону или по электронной почте с менеджером IT – отдела, курирующего ваш магазин.

Ø Прежде, чем сделать заявку на закупку нового оборудования, необходимо убедиться в том, что предыдущее оборудование прошло процедуру списания, т.е. подписано главным бухгалтером компании Власовой О.В.

Ø Для того чтобы оставить заявку в «ServiceDesk» необходимо:

На рабочем столе или в меню «Пуск» найти соответствующий значок

ü Запустить работу программы

ü Откроется рабочее окно с закладками

ü Выбираем закладку заявки. В открывшемся окне находим закладку новая заявка.

ü Заполняем заявку по следующей схеме:

ü Выбрать службу

ü Выбрать категорию (ремонт, закупка)

ü Описать проблему.

ü О состоянии своей заявки мы можете узнать из журнала, где хранятся

заявки, с указанием статуса (закрыта, не закрыта или закрыта частично).