Управление личным временем человека

ПС — полностью согласен

С — согласен

НС — не согласен

		ПС	С	АНС	АНС
1.	Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы за­кончить свою работу
2.	Я регулярно беру работу на дом
3.	Я готовлю ежедневный перечень дел
4.	На работе у меня практически не остается времени для себя
5.	Мой шеф часто просит меня выполнить непредвиденную работу немедленно
6.	Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время
7.	Я трачу много времени на совещания и встречи
8.	Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта
9.	Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой на­много позже его официального завершения
10.	Много времени у меня уходит на поездки
11.	Я постоянно вынужден участвовать в решении всех спор­ных вопросов в моем отделе
12.	Каждый день я ставлю перед собой определенную конкрет­ную цель
13.	Я сам разбираю свою почту
14.	Мне зачастую бывает трудно самому закончить большое и сложное дело, довести его до конца самостоятельно
15.	Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию
16.	Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать его доско­нально и быть уверенным в том, что работа над ним идет в правильном направлении
17.	Много моего рабочего времени бесполезно тратится на вся­кого рода совещаниях и собраниях
18.	Я постоянно пишу перечень заданий, которые нужно вы­полнить
19.	Мне нравится, когда мне дают дополнительные задания
20.	У меня есть должностная инструкция моего шефа
21.	Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навес­ти на нем порядок
22.	Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности
23.	Я трачу много времени на бумажную работу
24.	У меня не хватает времени на семью, отдых, друзей
25.	У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то сложном и большом деле
26.	Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то
27.	Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе
28.	Меня постоянно отрывают от дела
29.	Много времени я трачу на поиски нужной мне информа­ции
30.	Неприятные дела я всегда откладываю на потом
31.	Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами
32.	Нередко я просто забываю проверить список заданий и сде­лать то, что мне поручено
33.	У меня бывает много посторонних посетителей во время работы
34.	Я зарываюсь в мелочах, и из-за этого у меня постоянные заторы в работе
35.	У меня постоянное ощущение, что деловые совещания могли бы быть более эффективными
36.	Я люблю работать допоздна
37.	Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не дово­жу до конца
38.	При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться
39.	У меня есть специальный план обучения и для себя, и для своих подчиненных
40.	Я постоянно встречаюсь со своими подчиненными, чтобы быть в курсе их работы
41.	После некоторых совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого
42.	Я часто не обращаю внимания на очень важные детали
43.	На выходные я беру работу домой
44.	Иные дела занимают больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать не­сколько дел одновременно
45.	Я часто не использую отпуск до конца
46.	Мне нравится менять привычки и приобретать новые
47.	Я жду от своих подчиненных сверхурочной работы
48.	Моя система работы с документами может быть улучшена
49.	Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вов­ремя
50.	Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов

АНС — абсолютно не согласен

Цель работы — вопросы 1, 20, 37, 39, 41, 49.

Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентриро­вать свою энергию и усилия на решении определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также получить ответ, почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.

Виды работы — вопросы 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46.

Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, куда и на что его потратите, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.

Медлительность — вопросы 7, 8, 14, 30, 37.

Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откла­дывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, атакже ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то, что большинство из нас лю­бит начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правиль­ным и разумным. Начинагь следует не с простого, а с самого важного и срочного.

Планирование работы — вопросы 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50.

Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов: фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытае­тесь ли проконтролировать, как используете свое рабочее время.

Пожиратели времени — вопросы 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41.

«Пожиратели» времени — это те люди, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность вашего труда.

Люди — вопросы 5, 6, 11, 16, 26, 31, 34, 40, 47.

Эти вопросы выявляют ваши способности и умение работать с другими людьми, совмест­но решать те или иные проблемы. Совместная работа — это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда «и на себя оборотиться...».

Бумажная работа — вопросы 23, 29, 48.

В любой работе не обойтись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояс­нить, как именно вы работаете с ними — быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад бумаг.

Персонал — вопросы 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45.

Вопросы помогут вам ответить, как именно ваши подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другое, не имеющее прямого отношения к работе.

Источник: Заимствовано из книги Форсайт Л. Делу— время. Как правильно распоряжаться своим временем.— Минск: Амалфея, 1998, сс. 34-37.

По результатам этой анкеты можно сделать вывод о том, что на рабочем месте существует множество факторов, оп­ределяющих как производительность работника, так и ко­эффициент его полезного действия. Обратим внимание на различие этих двух понятий. Первое — производительность — характеризует объем работы, который человек может вы­полнить в единицу времени. Второе — КПД — определяет, какую часть рабочего времени человек работает произво­дительно. Любой менеджер легко вспомнит работников, которые в течение короткого отрезка времени могут де­монстрировать очень высокую производительность, но их средний КПД может быть весьма низким. В любой органи­зации есть сотрудники, работающие сравнительно медлен­но, но зато устойчиво, поэтому их средний КПД оказыва­ется выше, чем у «быстрых» работников.

8.1. Стресс нехватки времени

Эффект нехватки времени приводит не только к перегруз­ке человека и необходимости работать сверхурочно. Он вы­зывает и особый вид стресса — так называемый стресс не­хватки времени.

Суть стресса нехватки времени состоит в том, что испыты­вающий его человек способен выполнить существенно мень­ший объем работы в имеющееся время, чем в отсутствие стресса. Почти каждый из нас может вспомнить жизнен­ные ситуации, когда вследствие перегрузки практически переставал работать: возникало ощущение, что все равно всю работу сделать не удастся — и мы не делали даже того, что можно было успеть.

8.2. Принцип Парето и распределение времени

Известный итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето (1848-1923) в 1897 г. сформулировал принцип, названный впоследствии его именем. Иногда этот принцип называют «правилом 80/20», «принципом наименьших усилий», «принципом дисбаланса» и пр. Суть принципа Парето применительно к деятельности людей состоит в том, что 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата. Иными словами, лишь 1/5 нашей работы обыч­но протекает эффективно, а 4/5 деятельности характеризу­ются в 16 раз меньшей эффективностью.

Парето продемонстрировал действие этого принципа на множестве примеров. Сто лет спустя англичанин Ричард Кох предпринял попытку выяснить причины универсальности действия принципа Парето; результаты своего анализа он описал в книге «Принцип 80/20: секреты достижения больших результатов при затрате меньших усилий». Вот что Кох советует помнить относительно деятельности индивидуумов и групп.