Теоретическая подготовка к переговорам
Как известно, без подготовки всякое дело лишено успеха. В ходе подготовки переговоров необходимо стремиться к реализации главной цели – усиление желания партнеров к непосредственным контактам. Плохо подготовленные и проведенные переговоры, неверно принятые решения и соглашения могут лишь усугубить разногласия сторон, усилить конфликт.
Цена ошибки на стадии подготовки переговоров может оказаться очень ощутимой. Предварительная подготовка к переговорам во многом создает конкурентные преимущества еще до переговоров. Влиять можно лишь тогда, когда знаешь о партнере всё или почти всё.
Во время подготовки к деловой встрече со всей тщательностью необходимо определить ее программу, очередность вопросов, выносимых на обсуждение, определить, какие из них должны решаться на стадии предварительного обсуждения, какие за столом переговоров.[10]
Получение достоверной информации играет важную роль на начальном этапе подготовки к переговорам. Необходимо собрать всю имеющуюся информацию о партнере по переговорам: серьезный, солидный, надежный, старый, проверенный, перспективный. Тщательно продумать цели и задачи, которые предполагается решать за столом переговоров
Существенные различия в понимании целей и ожидании результатов (различия в оценках, что выгодно, рентабельно, прибыльно, доходно) вероятнее всего приведёт к охлаждению интереса сторон уже на начальном этапе ведения переговоров. В этом случае трудно рассчитывать на позитивное решение проблемы и успешное завершение переговоров, поскольку у другой стороны будут формироваться иные оценочные категории: ненадежная операция, непродуманно, невыгодно, нерентабельно, слишком высокая цена.
Во время подготовки к деловой встрече со всей тщательностью необходимо определить ее программу, очередность вопросов, выносимых на обсуждение, определить, какие из них должны решаться на стадии предварительного обсуждения, какие за столом переговоров.
Нередко возникает ситуация, когда переговоры начались, а стороны еще не готовы к совместному обсуждению, поиску взаимоприемлемых решений. Отсутствие результата на переговорах не всегда следует воспринимать как неудачу. В случае, когда переговоры заканчиваются без определённых соглашений, тем не менее, они могут выполнять и другие функции, например, координации совместных действий сторон в будущем.
Такие переговоры носят характер предварительного ознакомления с позицией сторон, и на них реализуется информационная функция переговоров. Помимо того, переговоры без достигнутого результата, тем не менее, расширяют понимание обсуждавшихся проблем, позволяют лучше понять позиции сторон, установить личные отношения, т.е. реализовать и еще одну функцию переговоров – коммуникативную.[11]
Как правило, участники предстоящих переговоров не раскрывают свои заготовки, этапы подготовительной работы, которые чаще всего остаются неизвестными для другой стороны. Совместно участники переговоров обсуждают, помимо определения предмета и круга вопросов, место и время их проведения и уровень руководителей и количество представителей договаривающихся сторон.
Вопрос о равном соответствии служебного положения руководителей делегаций имеет принципиальное значение, если переговоры проходят с иностранными партнерами.
Вопрос о месте переговоров не должен казаться простым и малозначащим. Он имеет большое значение, поскольку с ним возникает проблема конфиденциальности переговоров.
Предмет и круг вопросов, выносимых на переговоры, составляет основу переговорной концепции (или позиции) стороны. Он включает и анализ возможных вариантов решений.
Все материалы подготовительной работы должны быть собраны в досье переговоров, в которое включаются и все документы, согласованные на предварительной стадии подготовки, а также необходимые справочно-информационные источники.
Предварительная подготовка к переговорам во многом создает конкурентные преимущества еще до переговоров. Влиять можно лишь тогда, когда знаешь о партнере всё или почти всё.
Таким образом, подготовка переговоров включает в себя следующие основные моменты:
- анализ характера проблемы, что выражается в определении предмета переговорного процесса, наиболее полной информации о партнере, наличии альтернатив, а также интересов обеих сторон.
- планирование ведения переговоров, т.е. обозначение переговорной концепции, определение основных целей, задач, а также стратегии переговоров. При планировании важно провести экономические расчеты, обозначить основные позиции, возможные вариации, подготовить необходимую техническую и справочную документацию;
Подготовка деловых переговоров предполагает также предварительное планирование организационных моментов. Важная роль отводится первым контактам с партнером.[12]
Деловые беседы или переговоры в целом предназначены для взаимного обмена мнениями, которые проводятся в форме различных предложений по решению обсуждаемой проблемы, что позволит добиться соглашения, отвечающего интересам обеих сторон, а также достичь результатов, устраивающих всех участников переговоров.
Подготовка к ведению деловых переговоров предполагает:
- определение повода проведения переговоров,
- определение обстоятельств, при которых ведутся переговоры (возможно несовпадение интересов или др.);
- определение цели, (к примеру, заключение соглашения);
- определение характера вопроса, политического, экономического, социального или культурного.
Чаще всего, удается достигнуть договоренности только после всестороннего и детального рассмотрения проблемы. В процессе любых переговоров, как правило, выявляются разнообразные интересы, которые партнеры пропускают сквозь призму личных потребностей. Не менее важная роль отводится и тому, с какими преимуществами, либо негативными факторами, связано для партнеров заключение той или иной договоренности, в особенности при оценке совершенно новых вариантов решения, выдвинутых в процессе ведения переговоров.
Таким образом, при ведении любых переговоров необходима тщательная подготовка. В зависимости от интенсивности их проведения, в частности с использованием анализов, расчетом экономического эффекта, заключений и др., возрастают шансы на успех. И совершенно противоположный результат наблюдается в случае ведения переговоров, когда в должной мере не учитываются различные объективные и субъективные аспекты.