Анализ использования и потери времени

Чтобы изменить рабочий стиль, необходимо иметь представление о том, на что уходит ваше время, что конкретно и как вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным.

Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки:

• неизвестно, на что вообще расходуется время;
• неизвестно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;
• неизвестны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;
• неизвестно, какие личности или какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем тратите, вы вскроете действительно важные резервы своего личного рабочего времени.

Выделите два объекта анализа: виды деятельности с учетом их приоритетов и дневные помехи («поглотители» времени). Старайтесь при этом быть честным и самокритичным.

Планирование времени, классификация задач

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. В практике управленческой деятельности считается, что десятиминутная подготовка рабочего дня позволяет экономить до двух часов рабочего времени, вернее и лучше справляться с важными делами.

Принципиально важно в данном случае составить план рабочего дня в письменном виде.

При планировании дня учитывайте следующее правило (правило 60:40):

• планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени;
• около 40% рабочего времени должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.

Специалисты по управлению открыли такую закономерность: на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Классическая формулировка этого явления принадлежит С. Паркинсону и носит его имя. Итак, закон Паркинсона: объем работы возрастает в той мере в какой это необходимо, чтобы занять время, выделенное на ее выполнение.

Пожалуй, одна из основных проблем планирования — группировка, классификация разнообразных задач, проблем и дел, ежедневно встающих перед руководителем. По каким критериям сортировать задачи? Как поступать с той или иной проблемой. Частично ответы на эти вопросы дают описываемые ниже принципы Парето; АБВ-анализ; принцип Эйзенхауэра.

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Применительно к управленческой деятельности он формулируется так: в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога. Если говорить о дневном цикле, то, поскольку для большинства людей утреннее время — самое продуктивное, не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела. Сначала — за немногие «жизненно важные» проблемы, а уж потом — за многочисленные «второстепенные». Принцип Парето находит свое косвенное выражение в АБВ-анализе.

Суть АБВ-анализа заключается в разделении всех дел на категории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный результат) не совпадает с их относительным количеством:

• важнейшие задачи (категории А) составляют примерно 15% общего количества задач и дел, однако значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;
• на важные задачи (категории Б) приходится в среднем 20% общего числа задач и 20% значимости;
• на менее важные и несущественные задачи — соответственно 65% и 15%.

И из принципа Парето, и из АБВ-анализа следует, что установление приоритетов — важный творческий элемент работы руководителя. Ниже приводятся вопросы, которые могут облегчить выявление задач категории А.

1. Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?

2. Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи решить сразу несколько других?

3. Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего коллектива, группы и т.д.?

4. Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее моральное удовлетворение и материальное вознаграждение?

5. Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Удобным вспомогательным средством принятия решений по разным задачам является так называемый принцип Эйзенхауэра. В соответствии с этим принципом задачу надо рассматривать в координатах «важность» — «срочность», отнести ее к какой-либо категории и принять по ней соответствующее решение.