Правила заполнения табеля в электронном виде.

· Новая форма табеля в виде рассылки по электронной почте поступает в магазин от Регионального Директора ежемесячно.

· Табель заполняется ежедневно и до 12:00 отправляется на электронную почту:

[email protected] и Регионального Директора.

· Табель имеет закладки:

ü График

ü Данные

ü ШР ММ (Штатное расписание ММ формата)

ü ШР СМ (Штатное расписание СМ формата)

ü ШР БМ (Штатное расписание БМ формата)

ü Ведомость.

ü Ведомость БК

Ø Закладка график.

При получении табеля на новый месяц необходимо внести номер своего магазина и построить график. Построение графика осуществляется только 1 раз.

Обязательные поля для заполнения:

Ф.И.О. сотрудника Информация переносится из предыдущего

табеля

Табельный номер путем копирования.

Дата рождения. При поступлении нового сотрудника, информация

Подразделение копируем из письма от О.П.

ü Количество часов в табеле проставляется текущим числом, в цветных ячейках.

ü Все цветные ячейки должны быть заполнены, даже в тех случаях, когда сотрудник не вышел на работу (больничный лист, прогул, отпуск, свой счет, обучение).

ü Если сотрудник увольняется, все смены до конца месяца должны быть заполнены значком «увольнение».

ü Заполнение ячейки происходит при помощи дополнительной функции «заливка»

· Данная функция содержит в себе следующие закладки:

ü Замена.

ü Часы.

ü Заливка.

ü Больничный, прогул, отпуск, увольнение, учеба.

ü Нет заливки.

ü Очистить.

ü Все часы в табеле проставляются при помощи функции «заливка», ввод часов с клавиатуры – не активен.

· Корректировка в табеле допустима в следующих случаях:

ü Сотрудник отработал меньше часов, чем было проставлено в табеле по состоянию здоровья.

ü Сотрудник отработал больше часов, чем положено по графику.

ü Сотрудник не вышел на работу.

ü Для сотрудников клининга корректировка возможна только на уменьшение часов.

ü Все корректировки в табеле, должны сопровождаться служебной запиской.

ü Служебная записка по основному персоналу отправляется вместе с табелем на электронные адреса:

[email protected] и Региональному Директору.

· Служебная записка по сотрудникам клининга отправляется без табеля на следующие электронные адреса:

а[email protected]

[email protected]

· Информация в колонках:

ü Факт час – суммируется количество отработанных часов по своей должности.

ü Замена – отражается количество часов отработанных в другой должности.

ü Доплата питание – только для сотрудников ММ формата

ü Инвентаризация, Санитарная ночь – необходимо проставить сумму ДС, согласно стандартам Компании.

ü Больничный лист, Отпуск – заполняет бухгалтерия.

ü Премиальная часть «За выполнение» - заполняется автоматически.

ü Количество отработанных месяцев - заполняется для категории сотрудников

на окладную часть, которых, влияет рейтинг.

ü «Удержания» - заполняется автоматически.

ü Штрафы – заполняется вручную на основании служебных записок смежных служб.

ü К выдаче – заполняется автоматически.

ü Замена – заполняется автоматически, после заполнения переработок в своем магазине.

· Табель переработок (черно-белый) – зеркальное отражение основного табеля,

активны только белые ячейки (т.е. выходные дни сотрудника).

ü Необходимо проставить часы, затем воспользоваться заливкой, согласно должности на переработке.

ü Исключение составляет Управляющий магазином - по данной должности все ячейки активны.

ü Фактически часов – заполняется автоматически, по данным о переработках.

ü Превышение нормы переработок – заполняется автоматически.

ü Норматив по переработкам, 40% от нормы часов. Превышения не оплачиваются.

Функция - быстрый переход к табелю переработок.

· Нижняя часть табеля:

ü Испытатели – Вносятся все сотрудники на испытательном сроке.

ü Для линейного персонала испытательный срок – 1 месяц

ü Для административного состава испытательный срок – 2 месяца.

ü В случае перевода из магазина в магазин – до конца месяца.

ü Для сотрудника испытателя необходимо составить график, согласно занимаемой должности. Основанием для построения графика, служит основной табель.

ü При заполнение колонки «График» (выбираем из списка) – колонки «Норма час» и «Оклад», заполняются автоматически.

· Переработки в других Нетто

ü Из списка выбираем сотрудника.

ü Номер магазина, в который идет сотрудник на переработку.

ü Оклад заполняется автоматически.

ü Нажимаем закладку «построить график»

ü Часы проставляются при помощи функции «заливка»

ü Количество часов необходимо согласовывать с Управляющим магазином, куда сотрудник выходит на переработку.

· Переработки с других Нетто

ü Заполняем Ф.И.О. сотрудника, согласно должности на переработке.

ü № магазина из которого пришел сотрудник.

ü Оклад устанавливается автоматически.

ü Часы можно заполнить с клавиатуры.

· Аутсорсинг (уборщицы, грузчики)

ü Заполняем Ф.И.О. сотрудника.

· Штатное расписание магазина.

ü Расчет комплектации автоматически согласно штатному расписанию и фактическому выходу сотрудников на работу по дням.

ü Расчет производится по линейному персоналу, администрации магазина, контролерам, пекарям, мясники и продавцы.

ü Расчет производится с учетом больничного листа, отпуска, учебы.

ü В конце каждой недели, можно увидеть результат по комплектации вашего магазина.

v Комплектация магазина рассчитывается по формуле:

Фактическое количество сотрудников, делится на количество согласно штатному расписанию и умножается на 100.

· Закладка «Данные»

ü Заполняются данные о выполнении плана по товарообороту магазина, потери, рейтинг.

ü Показатели влияют на удержания и премиальную часть.

· Закладка «Штатное расписание»

ü Штатное расписание разбито по номерам магазинов.

· Закладка «Ведомость»

ü Заполняется автоматически по мере заполнения табеля.

ü Применяется для контроля начисления заработной платы.

ü При нажатии стрелки произойдет сжатие таблицы.

ü При нажатии стрелки таблица примет первоначальное состояние.

ü Для того чтобы обозначить название колонок, необходимо в конце ведомости

найти два круга (желтый и красный)

ü При нажатии на желтый круг, будет сформирована ведомость 2 и ведомость для бухгалтерии.

При помощи стрелки можно сгруппировать таблицу.

ü При нажатии на красный круг, ведомость 2 и бухгалтерская ведомость исчезнут.

· Важная информация при работе с табелем:

ü Если сотрудники поменялись сменами:

ü Сотрудник, у которого по графику рабочий ставим «отпуск»

ü Заявление об отпуске за свой счет сотрудник должен написать заранее.

ü Сотрудник, который выходит на замену числится в табеле переработок, заливка не используется.

ü Данный сотрудник не числится в комплектации магазина в этот день.

ü Если сотрудник находится на больничном листе, копия больничного листа должна быть предоставлена в магазин.

ü Длительный больничный лист (более 2-х недель), позволяет нам вывести сотрудника «за штат».

ü Если сотрудник находится на обучении, магазин ставит обучение, часы за обучение проставляются в табеле Учебного Центра.

ü Прогул, должен сопровождаться актом о не выходе на работу. Три акта, позволяют уволить сотрудника.

ü Все данные вне основного табеля сопровождаются служебной запиской.

ü Управляющий магазином в один день может табелироваться по двум должностям.

ü Линейный персонал имеет право взять компенсацию за отпуск.