Тема 7. Материально-техническая подготовка проекта.

Основная задача данной фазы проекта - обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта.

МТПП принято делить на 2 части:

n закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе

n поставки на место производства работ

Структура задач материально-технического обеспечения (МТО) проектов сводится к следующим шагам:

n подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

n планирование и организация процесса закупок;

n изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками;

n предварительный отбор участников торгов;

n подготовка документов для торгов;

n проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;

n размещение заказа, включая переговоры о поставках; контроль за поставками с принятием необходимых мер в случае появления отклонений;

n разрешение конфликтов;

n взаиморасчеты;

n наем на работу необходимых специалистов, включая консультантов; планирование поставок;

n организация бухгалтерского учета;

n доставка, приемка и хранение товара;

n учет и контроль доставки

Организационные формы закупок

n прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;

n посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;

n биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: непосредственно от своего имени и за свой счет; от имени клиента и за его счет;

n от своего имени за счет клиента;

n от имени клиента за свой счет

Примечание: Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.

Логистика в сфере МТО проекта

В последние годы в практике материально-технического обеспечения проектов стали использоваться новые методы и технологии, базирующие на концепции логистики.

Целью логистики является удовлетворение потребностей потребителей на основе оптимального управления материальными потоками, для чего в логистике организуются информационные потоки.

Общие задачи логистики в управлении проектами:

-создание интегрированной системы управления материальными потоками на основе информационных потоков;

-разработка методов управления движением ресурсов и контроля материальных потоков;

-определение стратегии и технологии физического распределения ресурсов по работам проекта;

-стандартизация полуфабрикатов и упаковки;

-прогнозирование объемов поставок, перевозок и складирования;

-выявление дисбаланса между потребностями и возможностями закупки и поставок;

-оптимизация технической и технологической структур транспортно-складских комплексов.

Концепция логистики в управлении проектами

По сути, логистический подход к обеспечению оптимальности материальных потоков полностью соответствует системному подходу в управлении проектами в области ресурсного обеспечения.

Проект, как система функционирует в пределах жизненного цикла, имеет:

-«вход», в качестве которого выступают все ресурсы проекта, включая и рассматриваемые в настоящей главе материально-технические и трудовые, а также финансовые и временные ресурсы, команду проекта, информацию, знания, технологии и разнообразные ограничения по входным параметрам;

-комплекс взаимосвязанных процессов обработки этих ресурсов с учетом ограничений и критериальных показателей с целью обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями;

-«выход», являющийся собственно результатом проекта.

Контроль уровня запасов

Одним из наиболее известных методов контроля уровня запасов является АВС-метод.

-Метод АВС-контроля товарно-материальных запасов базируется на разделении запасов сырья и материалов на 3 категории — по степени важности отдельных видов ресурсов в зависимости от их удельной стоимости:

- Категория А включает в себя ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного подробного учета и контроля. Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа;

- Категория В составлена из тех видов товарно-материальных запасов, которые в меньшей степени важны для проекта и которые оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации. Для; этой категории ресурсов, как и для категории А, приемлемы методики определения оптимального размера заказа;

- Категория С включает в себя широкий ассортимент оставшихся малоценных видов ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве.

Из ABC-метода вытекает, в частности, правило 20/80. Установлено, что в большинстве случаев 75% стоимости запасов oxватывает около 10% наименований номенклатуры ресурсов (подмножество А), 20% стоимости — соответственно 25% наименований (подмножество В), 5% стоимости — 65% наименований (подмножество С).

Во многих случаях оказывается, что 20% наиболее потребляемых ресурсов составляют около 80% стоимости запасов.

Этапы управления товарными запасами_1

1,Анализ запасов товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде (темпы динамики, удельный вес в объеме оборотных активов; структура запасов в разрезе их видов и основных групп, сезонные колебания их размеров; эффективность использования различных видов и групп запасов; объем и структура текущих затрат по обслуживанию запасов в разрезе отдельных видов этих затрат);

2,Определение целей формирования запасов

3,Оптимизация размера основных групп текущих запасов (Модель экономически обоснованного размера заказа, Economic ordering quantity - EOQ model)

Сумма совокупных операционных затрат по размещению заказов определяется по следующей формуле:

где ОЗрз - сумма совокупных операционных затрат по размещению заказов;

ОПП - объем производственного потребления товаров (сырья или материалов) в рассматриваемом периоде;

РПП - средний размер одной партии поставки товаров;

Срз - средняя стоимость размещения одного заказа.

Математически Модель EOQ выражается следующей принципиальной формулой:

где РПП0-оптимальный средний размер партии поставки товаров (EOQ);

ОПП - объем производственного потребления товаров (сырья или материалов) в рассматриваемом периоде;

CРЗ -средняя стоимость размещения одного заказа;

Сх - стоимость хранения единицы товара в рассматриваемом периоде.

4. Оптимизация общей суммы запасов товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов.

Расчет оптимальной суммы запасов каждого вида (в целом и по основным группам учитываемой их номенклатуры) осуществляется по формуле:

где Зп - оптимальная сумма запасов на конец рассматриваемого периода;

Нтх - норматив запасов текущего хранения в днях оборота;

О0 - однодневный объем производства (для запасов сырья и материалов) или реализации (для запасов готовой продукции) в предстоящем периоде;

Зсх - планируемая сумма запасов сезонного хранения;

Зцн - планируемая сумма запасов целевого назначения других видов.

5. Обеспечение высокой оборачиваемости и эффективных форм движения запасов (т.е. своевременной доставки различных материальных активов в необходимом количестве в нужные пункты с минимумом затрат на осуществление этого процесса)

1 стадия. Анализ факторов влияния на материальные потоки предприятия (объемы операционной деятельности предприятия, широта ассортимента производимой продукции, характер используемой технологии производства продукции, частота поставки сырья и материалов на предприятие, интенсивность спроса на производимую продукцию и др.);

2 стадия. Формирование грузовых единиц, подлежащие транспортированию, погрузо-разгрузочным работам и хранению как единого материального объекта;

3 стадия. Оптимизация логистической цепи материальных потоков (минимизация количества пунктов перегрузки, оптимизация расстояния между смежными пунктами перегрузки, обеспечение возможностей механизации и автоматизации отдельных процессов, обеспечение гибкости построения звеньев логистической цепи);

4 стадия. Сбалансированность объемов отдельных видов материальных потоков;

5 стадия. Синхронизация отдельных видов материальных потоков во времени (just-in-time, планирование потребностей ресурсов).

6 стадия. Распределение запасов в разрезе отдельных звеньев логистической цепи.

7 стадия. Оценка эффективности логистической цепи.

6. Обоснование учетной политики оценки запасов (идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов, средневзвешенной себестоимости, нормативных затрат, цены продажи)

7. Построение эффективных систем контроля за движением запасов на предприятии (разработка нормативов: средний период исполнения заказа, в днях; страховой запас на возможное нарушение срока поставки товара;

страховой запас на возможное превышение среднего уровня спроса покупателей на товар).

Оптимизация бизнес-процесса закупки

Пример моделирования бизнес-процессов нефтяной компании

с помощью ARIS* (архитектуры интегрированных информационных систем)