Организация эффективной работы в офисе.

Планирование - заранее принятое решение о том, что делать, как делать, когда делать и кто должен что-либо. планирование, использование и контроль являются взаимосвязанными элементами планирования

ТИПЫ ПЛАНОВ коммерческой фирмы:

а/ цели;

б/ политика;

в/ стратегия;

г/ процедуры;

д/ правила;

е/ программы;

ж/ бюджеты.

а/ Цели - начальные точки процесса планирования.

б/ Политика - связь между задуманным и действием.

в/ Стратегия - определение основных долгосрочных целей фирмы и принятие курса действий, а также распределение ресурсов, необходимых для выполнения этих целей.

г/ Процедуры - предписание руководства к действию / инструкция /.

д/ Правила - заранее определенные /правила / планы, характеризующие специфические действия в условиях данной фирмы. Не требуют разрешения со стороны руководства.

е/ Программы - детальные операционные планы организации. Совокупность целей, политики, правил, процедур, задач и ресурсов, подлежащих распределению, и, правило, они дополняются бюджетом /финансовой сметой/ и графиком выполнения.

ж/ Бюджет - документ, содержащий финансовые и/или количественные показатели, подготовленный и одобренный заранее для осуществления политики /плана/ в течение определенного периода времени для достижения поставленной цели.

Как составляется хороший план.

1. Цели четко определены, исключается неправильное их толкование

2. План прост для понимания

3. План соответствует возможностям данной организации и допускает разумную степень риска

4. План должен быть реально осуществимым

5. План охватывает все виды деятельности организации и отделов

6. План гибкий, учитывает незначительные изменения внешней Среды

7. План имеет график выполнения для его контроля во времени

8. План включает бюджет

9. План должен анализироваться, проходить опытную проверку

10. План облегчает контроль.

Организация управления

План и механизмы контроля требуют наличия определенной структуры,с помощью которой они могут быть сведены вместе и действовать. Процесс организации со стороны менеджера имеет следующие аспекты:

- анализ целей;

-анализ деятельности;

-анализ решений;

-анализ взаимосвязей;

- анализ выполнения;

анализ рабочего времени.

Вопросы для самопроверки.

1. Что понимается под правильнойорганизацией работы секретаря?.

2.Как планируется временя работы секретаря?

3. Как составляется хороший план?

Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря

План лекции.

· Порядок расположения документов.

· Непосредственное облегчение работы руководителя

· Организация работы секретаря, руководитель которого часто отсутствует.

· оформление рабочего места секретаря в офисе.

Порядок расположения документов:

1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат.

2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.

3. Исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки.

Исходящие документы необходимо разделить на:

а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;

б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;

в) документы, предназначенные для подшивки в дела.

Текущую работу следует разделить на следующие виды:

1. Срочную. Подлежит исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.