Класифікація функцій управління

Психологічний зміст управлінської діяльності роз­кривають структурування функцій управління та механізми їх взаємозв'язку. Однак до сьогоднішнього дня ще недос­татньо обґрунтоване поняття „функції управління”:

- те­орія управління ототожнює його з поняттями „роль”, „коло обов'язків”;

- теорія організації тлумачить його як таке відношення частини до цілого, у разі якого існування та зміна частини забезпечують існування та розвиток цілого.

Об'єднує ці позиції погляд на поняття „функція” як на перетворення ресурсів та знань для задо­волення суспільних потреб. В основі зазначених аспектів лежить операційно-стадійний підхід, згідно з яким по­няття „функція” (лат. — виконання) трактують як сукупність специфічних дій та операцій, а управлін­ську діяльність — як систему послідовно виконуваних операцій. В окремих дослідженнях характерні своєрідні функції управління подані як системи завдань, що відоб­ражають способи діяльності для досягнення намічених цілей, а функції організації — як створення функціо­нальної структури, яка виконує конкретні операції.

Функції управління — сукупність особливих дій та операцій, які виражають психологічну специфіку управлінської діяльності, ці­леспрямованого впливу на зв'язки та відносини людей у процесі життєдіяльності організації.

Підходи до класифікації функцій різноманітні. Одні автори, беручи за основу зміст виконуваних робіт, загальними функціями управ­ління вважають прийняття рішень та організаційну діяльність, другі — планування, організацію, кон­троль, мотивацію та лідерство, треті — прогнозуван­ня, формулювання мети, аналіз та узагальнення зібра­ної інформації, прийняття рішень, їх здійснення і кон­троль за виконанням.

Згідно з класифікацією американських учених Д. Креча, Р. Кратчфілда та

Е. Білаші, в діяльності керівника провідними є такі функції:

1. Керівник - виконавець. Ця функція характери­зує його особисту участь у роботі групи.

2. Керівник - плануючий орган групи. Він реалі­зовує себе як творець довгострокового планування та „єдиний зберігач цілісного плану”, решта осіб групи оз­найомлена лише з окремими його етапами.

3.Керівник - генератор політики групи. У його роботі ця функція найвідповідальніша. Джерелами її є вказівки вищих органів, рішення, прийняті співробітниками, а також самостійно.

4. Керівник - експерт. Ця функція потребує глибоких знань про виробництво, а також кваліфікованого застосування їх у кожній конкретній ситуації.

5. Керівник - зовнішній представник групи. Будучи офіційним представником групи, керівник повинен доносити інформацію з групи в зовнішні соціальні інститути, а також - у зворотному напрямку.

6. Керівник - особистість, яка регулює внутрішні відносини. Керівник найбільше впли­ває на взаємини в групі. Якщо він не відокремлений від більшості учасників групи, то характеризується як „один із нас”.

7. Керівник - арбітр та посередник. Маючи офіційні повноваження, він може нагороджувати й карати, що зобов'язує до справедливості, неупередженості.

8. Керівник - зразок поведінки. Він має бути прикладом для підлеглих.

9. Керівник - символ групи. Функція є наслідком прагнен­ня групи до єдності.

10. Керівник - особистість, яка позбавляє підлеглих індивідуальної відповідальності.

11. Керівник - ідеолог групи. Розробляє і впроваджує погляди, цінності, норми.

12. Керівник - протекційно-захисна особа. Повинен уміти виражати інтереси групи, окре­мих осіб поза її межами, оберігати їх від недружелюбних зовнішніх впливів.

13. Керівник - винуватець усіх бід. У разі невдачі ке­рівник може стати „мішенню” для розчарованої групи.

На думку радянських учених В.Рубахіна й А.Філіпова, найраціональнішим є поділ функцій управління на основні та спеціальні. Основними вони вважають такі:

—визначення цілей та головних напрямів діяльності, перспектив розвитку колективу та виробництва загалом;

—створення згуртованого, дисциплінованого колек­тиву та налагодження виробництва;

—формування раціональної організаторської струк­тури, розподіл функціональних обов'язків, сил і коштів у колективі тощо.

До спеціальних функції належать планово-економіч­на, кадрова й технолого-управлінська.

Зовсім інші критерії класифікації застосували Є.Кузьмін, І.Волков та Ю.Ємельянов, що дало їм підстави ви­окремити такі управлінські функції:

− адміністративну (накази, розпорядження щодо діяльності, координація індивідуальних дій та нагляд за виконанням);

− страте­гічну (визначення цілей та вибір методів їх досягнення, планування та прогнозування);

− експертно-консульта­тивну;

− комунікативно-регулятивну;

− функцію пред­ставництва в зовнішньому середовищі;

− дисциплінарну;

− виховну;

− психотерапевтичну.

Класифікуючи функції управління за їх спільними значенням, українські вчені О.Бандурка, С.Бочарова та О.Землянська виокремили цільові та організа­ційні. Цільові функції є визначальним елементом уп­равлінської діяльності, адже сутність управління поля­гає у виконанні планів і завдань, досягненні цілей орга­нізації. Систему організаційних функцій, на їх думку, утворюють:

—загально-організаційна (передбачає розподіл до­ручень між співробітниками, налагодження дисципліни, відповідальності за доручену справу, створення но­вих підрозділів для виконання певних завдань);

—матеріально-технічного забезпечення (визначає потреби системи та її підсистем у матеріальних ресурсах, виявляє можливості суспільства для задоволення потреби системи, розподіляє матеріально-технічні засо­би, контролює їх раціональне використання);

—фінансово-економічного розвитку (визначає реальну вартість виконуваного завдання);

—обліку та контролю (забезпечує збір, передачу, збереження й оброблення даних обліку);

—політико-правова (дає змогу керівнику орієнтуватися в політико-правовому просторі суспільства, забезпечує ефективне управління підлеглими в межах організації);

—соціальна (спрямована на ефективне вирішення суперечностей, сприяє соціальному захисту працівників);

—мотиваційна (спрямована на забезпечення виконання підлеглими їх зобов'язань).

М.Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоурі запропонували чотири основні функції: планування, організації, мотивації і контролю. Останній варіант виглядає найбільш переконливо, оскільки дослідження показують, що саме ці функції приймають участь у будь-якому управлінському процесі.

Ефективність управлінської діяльності залежить від розуміння керівником управлінських функцій, завдань, способів стимулювання та об'єднання зусиль працівни­ків для досягнення цілей організації. Кожна управлін­ська дія, будучи пов'язаною з відображенням дійсності у свідомості суб'єктів управління, вибудовується з ураху­ванням індивідуальних можливостей і здібностей люди­ни в ході розподілу роботи, досягнення поставлених цілей, вироблення та прийняття управлінських рішень, має психологічні особливості. Багатоманітність функцій у процесі здійснення управлінської діяльності вимагає високої ком­петентності, відповідальності та психологічної готовнос­ті керівника.

ПСИХОЛОГІЧНІ ОСОБЛИВОСТІ ФУНКЦІЇ ПЛАНУВАННЯ

До головних функцій управління належать - планування та прийняття управлінських рішень. Це є процедури, спрямовані на виявлення розбіжностей між поточним станом справ в організації та його ідеальним баченням, коли встановлюється і з'ясовується міра не­узгодженості між належним і наявним станом речей.

Сутність і особливості планування. Планування - одна з пріоритетних функцій уп­равління, яка охоплює процес підготовки до змін, фор­мування майбутніх варіантів дій. Результатом плану­вання є план — система взаємопов'язаних, об'єднаних спільною метою завдань, що передбачають терміни, порядок, послідовність, умови, ресурси (людські, еко­номічні, соціальні) та результат виконання. Він міс­тить компоненти, які потребують з'ясування: що необхідно робити, хто, як і коли буде виконувати роботу, якого ефекту (результату) від неї чекати. Складаючи план, керівник повинен уміти прогнозувати й оцінювати майбутнє, готуватись до нього. Потрібно враховувати по­тенційні можливості організації (здібності та професійну підготовленість учасників управління, морально-психо­логічний клімат в організації тощо), зміни зовнішнього середовища (вплив на стан організації поведінки клієнтів, конкурентів, зміни законодавства тощо).

Особливо важливим у плануванні діяльності організації є вміння керівника визначати її загальну кон­цепцію, стратегію.

Стратегія — довгостроковий курс розвитку організації, який ґрунтується на ус­відомленні сутності її виробничо-господарської та соціальної діяльності, способів досягнення її цілей.

З огляду на сферу застосування та спрямованість ви­діляють корпоративну й операційну стратегії. Кор­поративна стратегія передбачає вибір установою сфери діяльності, виду бізнесу, ринків збуту товарів чи пос­луг, визначає загальні межі та напрями розвитку орга­нізації. Операційну стратегію розробляють різні функ­ціональні відділи організації. Вона спрямована на такі сфери, як виробництво, маркетинг, фінанси й мене­джмент людських ресурсів, і є чинником реалізації кор­поративної стратегії.

Стратегія — це лише загальна схема дій, яка структурує і деталізує планування.

Етапи розроблення й реалізації стратегії організації. У ході вироблення стратегії організації необхідно подбати про логічний взаємозв'язок обох її фаз — формулюван­ня та реалізації. У процесі розробки окрес­люються такі етапи:

- визначення місії, цілей і ціннос­тей організації;

- аналіз навколишнього середовища;

- з'ясування завдань;

- стратегічний вибір можливих аль­тернатив;

- аналіз альтернативних стратегій, варіантів, шляхів досягнення цілей;

- реалізація стратегії.

1. Місія, цілі та цінності організації. Місія організації — лаконічно сформульована причина її існування, особлива роль для ринку, споживача. Місія акцентується на потребах споживача, послугах, кращих технологіях, а не на прибутках організації. Важливо при цьому враховувати національно-психоло­гічні інтереси споживачів, такі етико-психологічні та соціально-психологічні аспекти, як відпові­дальність за якість товару, послуг, намагання задоволь­нити потреби суспільства, висока культура, традиції, виробничий клімат в організації. Ці вимоги поширю­ються і на цілі (загальні довгострокові орієнтири) та цін­ності організації. Традиційно виділяють такі ціннос­ті, як справедливість, рівність, пріоритетність інтересів споживачів, якісне обслуговування, соціально-відпові­дальна підприємницька діяльність. У психологічному аспекті визначення місії, мети й цінностей організації є вольовим актом, унаслідок якого обирають один варі­ант із кількох можливих.

2. Аналіз навколишнього середовища. Аналіз навко­лишнього середовища передбачає з'ясування стану організації у конкретний час, охоплює збір та інтерпретацію інформації про ділове (внутрішнє та зовнішнє) середовище (людські, економічні, фінансові та інші ресурси, результати діяльності порівняно з кон­курентами) та очікування зацікавлених груп. При цьо­му потрібно сконцентруватися на найважливіших ділових здібностях, здатних забезпечити досягнення цілей, тоб­то на чинниках, які вигідно відрізняють організацію від конкурентів. Такі особливості, що створюють конку­рентні переваги, називають основними діловими здіб­ностями організації.

3. Завдання організації. Як конкретні короткостроко­ві дії, орієнтири вони конкретизують цілі органі­зації. Психологи твердять про недоцільність формулю­вання перед співробітником чи їх групою більше п'яти оперативних завдань, оскільки людина одночасно може ефективно контролювати діяльність не більше п'яти об'єктів. Увага людини, яка перебуває під постійним напливом нових вражень, розсіюється і фіксує лише не­велику їх частину, а отже, знижується ефективність діяльності. І тільки ця частина зовнішніх вражень і внут­рішніх відчуттів виділяється увагою, стає змістом роздумів.

Знання властивостей уваги дає змогу керівникові оптимально формулювати цілі, завдання, перевіряти їх на сумісність, дбаючи, щоб виконання одного завдання не заважало іншому. При цьому для кожного завдання ма­ють бути свої критерії оцінювання. Тільки за таких умов керівник може здійснювати індивідуальну й групову мо­тивацію працівників на досягнення поставленої мети.

Завдання психологія тлумачить як сформульовану за певних умов мету, досягнення якої відбувається у процесі їх перетворення. Постановка завдань та їх виконання — це складний розумовий процес. Виконання управлінських завдань передбачає встановлення складних багаторівневих зв’язків між різними еле­ментами завдань.

Специфіка управлінських завдань проявляється в то­му, що вони можуть характеризуватися нечіткими, суперечливими обставинами, недостатнім обґрунтуванням можливих засобів досяг­нення мети. Процес їх виконання часто відбувається за умов відчутного дефіциту часу.

Психологія управління виділяє три основні типи управлінських завдань:

1. Концептуальні (пов'язані з довгостроковим плануванням, прогнозуванням).

2. Технологічні (пов'язані з технологічними аспектами функціонування виробництва).

3. Завдання, пов'язані з дією людського фактора (кад­рові питання, соціально-психологічний клімат тощо).

Класифікація управлінських завдань:

- за критерієм змісту всі управлінські завдання розподіляють на значущі та малозначущі;

- за критерієм виконуваності — на завдання, які виконуються, і ті, які не виконуються;

- за критерієм обізнаності — на завдання, які належать до сфери ком­петенції керівників, і завдання, які не належать до неї;

- за ступенем функціональних витрат — на лег­кі та важкі.

Виконання уп­равлінських завдань передбачає усунення труднощів, створення умов для якісно нової ситуації. При цьому важливий вибір адекватного шляху, для чого керівник має не тільки правильно оці­нити управлінську ситуацію, а й адекватно співвід­нести перспективні та поточні завдання. Під час цієї роботи йому необхідно відповісти на такі запитання:

1. Чи доцільно в ситуації, що склалася, ставити і виконувати конкретне управлінське завдання?

2. Чи є умови для реалізації поставленого завдання?

3. Чи обов'язкове виконання цього управлінського завдання?

Чим більше суб'єктивні оцінки керівника збігати­муться з об'єктивною значущістю завдань, тим вища віро­гідність вибору найефективнішого шляху їх виконання.

4. Стратегічний вибір можливих альтернатив. Передбачає опис правил, процедур, методів досягнення ці­лей і завдань. Вибір керівником способу, тактики виконання управлінського завдання залежить від його
індивідуального досвіду управлінської роботи, об'єктивних вимог управлінської ситуації, особистісних рис. Психологічний механізм вибору залежить від їх важливості для керівника. Виконуючи завдання, які умовно нале­жать не до його компетентності, він може виявляти ініціативу, ризик, а реалізовуючи свої – навпаки.

Найчастіше у ході виконання конкретних управлін­ських завдань керівники застосовують:

1.Тактику ризику з підвищеною відповідальністю.

2.Тактику тривалого виконання завдання з метою зняття із себе відповідальності.

3.Тактику самостійного вирішення проблеми з обачним ризиком.

4.Тактику застосування мінімуму самостійних дій і відповідальності за можливе невиконання завдання.

Якщо під час виконання управлінських завдань ви­никає конфлікт усередині організації, керівники вдаються до однієї з таких тактик, інколи підсилюючи їх еле­ментами інших:

- суперництво (протиборство). Вдаючись до цієї тактики, керівник намагається завоювати командну роль, диктувати власну позицію відповідно до своєї індивідуальної мотивації. Ця тактика сприяє досягненню
успіху, але не завдяки узгодженню дій із підлеглими, а внаслідок приниження та ігнорування їх інтересів;

- співробітництво (кооперація). Намагаючись до­сягти успіху в діяльності (позитивна мотивація), керівник старається максимально врахувати не лише власні, а й інтереси партнерів;

- компроміс. Обравши цю тактику, керівник шукає оптимальний варіант (між протиборством і співро­бітництвом) виконання завдання, який задовольняв би всіх. Тактика компромісу не завжди достатньо результативна, оскільки більше націлена на встановлен­ня людських контактів, аніж на виконання управлінського завдання. Її застосування зумовлюють такі пси­хологічні причини: позитивна мотивація на досягнення певного порозуміння, намагання встановити контакт із діловим партнером, традиція рахуватися з думкою інших людей, намагання уникнути конфлікту, ризикованих дій, боязнь відповідальності;

- уникнення. До цієї тактики керівники вдаються, усвідомлюючи власну управлінську некомпетентність, намагаючись свідомо чи інтуїтивно вилучити із зони ак­туальної значущості конкретну управлінську мету. Вибір
диктують такі психологічні причини: боязнь прийняття управлінського рішення; невміння обирати оптимальні методики, способи виконання завдання; боязнь відпові­дальності й покарання; намагання уникнути неуспіху в діяльності; нездатність дійти ділової згоди з партнером;

- пристосування. Вибір цієї тактики є наслідком низької активності, недостатньої зацікавленості керівника у виконанні поставлених завдань. Тому його дії спрямовані на уникнення конфліктних ситуацій із іншими керівниками. Тактику пристосування зумовлю­ють такі психологічні причини: нездатність осмислити значущість завдання в часі та просторі; боязнь брати на себе відповідальність; намагання уникнути ситуації; бо­язнь покарання за негативні наслідки; відсутність пози­тивної мотивації досягнення успіху.

Вибір способів, методів, тактик виконання завдань залежить і від рис характеру керівників. Керівник із яскраво вираженими лідерськими рисами нав­ряд чи обере тактику пристосування чи уникнення, ско­ріше він віддасть перевагу тактиці протиборства або співробітництва і намагатиметься уникати компромісу. Керівники, орієнтовані на себе, здебільшого обирають „агресивну” тактику — протиборство, а керівники, орі­єнтовані на інших, — тактику співробітництва або ком­промісу. Знаючи характер взаємодії керівника, його орієнтири (на мету чи на стосунки з людьми), мож­на прогнозувати вибір ним тактики виконання кон­кретного управлінського завдання. А тактика, яку оби­рає керівник, характеризує його особистісні якості.

5. Аналіз альтернативних стратегій, варіантів, шляхів досягнення цілей.На цьому етапі, проаналізу­вавши альтернативні стратегії, вибирають найкращі. З погляду психології це складний вольо­вий акт, адже більшість альтернативних рішень є взаємовиключними, що вимагає від керівника максимуму вольових зусиль в оцінюванні адекватності можливих,
їх доцільності й прийнятності. Можливі реакції зацікавлених груп спонукатимуть його до застосування психологічних механізмів задля досягнення необхідного результату в процесі спілкування, взаємодії.

6. Реалізація стратегії. Цей етап передбачає спосте­реження за виконанням завдань, прийняття (у разі необхідності) коригувальних впливів, перегляд стратегії. Отже, процес планування тісно пов'язаний із контролем і прийняттям управлінських рішень: досягнуті результати порівнюють із запланованими з метою вияв­лення відхилень. Відсутність неприпустимих відхилень є підставою для продовження реалізації плану, у випадку не­припустимих відхилень вдаються до коригувальних дій, спрямованих або на виконання планів, або на планування. У разі значних відхилень доводиться розробляти навіть нові плани. Кількість коригувальних дій оберне­но пропорційна якості планів: чим якісніші плани, тим рідше потрібно вдаватися до корекції.

Отже, на процес планування впливають як зовнішні, так і внутрішні чинники. Злагодженість дій керівника і підлеглих, їх спрямованість на визначення шляхів та засобів реаліза­ції планів сприяє досягненню поставлених цілей.

Контрольні запитання та завдання

1. Дайте характеристику класифікації функцій управління.

2. Планування як функція управління. З чого повинен складатися план?

3. Сутність стратегії, її різновиди.

4. Сформулюйте та розкрийте етапи розроблення і реалізації стратегії організації.

5. Дайте характеристику тактики дій керівника в ході прийняття конкретних управлінських рішень.

6. Розкрийте найтиповіші стилі мислення керівників.

7. Які основні типи управлінських завдань виділяють у психології управління?

8. Охарактеризуйте класифікацію управлінських завдань.

9. До яких тактик може вдаватися керівник, якщо під час виконання управлінських завдань виникає конфлікт?

Список рекомендованої літератури

Абульханова-Славская, К.А. Стратегия жизни [Текст] /К.А. Абульханова-Славская. – М.: Наука, 1991.- 299 с.

Бандурка, А.М. Психология управления [Текст] / А.М.Бандурка, С.П.Бочарова, Е.В.Землянская.−Х.: ООО "Фортуна-пресс", 1998. - 464 с.

Бодди, Д. Основы менеджмента [Текст] / Д.Бодди , Р.Пэйтон . – С.Пб.: Питер, 1999.- 816 с.

Боумэн, К. Основы стратегического менеджмента [Текст] / К.Боумэн. – М.: Банки и биржа, 1997.- 175 с.

Дафт, Р. Л. Менеджмент [Текст] / Р.Л.Дафт.– С.Пб: Питер, 2000.- 832 с.

Друкер, П. Управление, нацеленное на результат [Текст] / П.Друкер. – М.: Технол. шк. бизнеса, 1994.- 200 с.

Китов, А. И. Экономическая психология [Текст] / А.И.Китов. − М., 1979.-521 с.

Ладанов, И. Д. Практический менеджмент [Текст] / И.Д.Ладанов. – М., 1992.- 599 с.

Обозов, Н. Н. Психология работы с людьми [Текст] / Н.Н.Обозов, Г.В.Щекин.− К.: МАУП, 2004.- 228 с.

Орбан-Лембрик, Л.Е. Психологія управління [Текст] / Л.Е.Орбан-Лембрик.− К.: Академвидав, 2003.- 568 с.

Мескон, М. Основы менеджмента [Текст] / М.Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури.− М.:Прогресс, 2000.- 702 с.

Психология менеджмента [Текст] / под ред.Г.С. Никифорова. – С.Пб.: Питер, 2004.- 639 с.

Урбанович, А.А. Психология управления [Текст] / А.А.Урбанович. − Мн.: Харвест, 2006.- 640 с.

Тема 3.

ПСИХОЛОГІЧНІ ОСОБЛИВОСТІ РЕАЛІЗАЦІЇ ФУНКЦІЙ УПРАВЛІННЯ

Після вивчення даної теми студенти повинні вміти:

—сформулювати сутність та значення функції прийняття управлінського рішення;

—визначити основні форми прийняття управлінського рішення;

—проаналізувати переваги та недоліки групового прийняття управлінського рішення;

—розкрити етапи розроблення та прийняття управлінського рішення;

—пояснити вимоги до рішень, принципи групових ефективних рішень;

—охарактеризувати типи рішень.

Ключові поняття: управлінське рішення, групове (колегіальне) рішення, індивідуальне рішення, організація, мотивація, контроль,