Культура роботи менеджера з документами. Культура читання та писання

Передавання інформації в організації відбувається двома шляхами: а) безпосередньо — в усній формі (у вигляді спілку­вання); б) опосередковано — у письмовій формі (у вигляді доку­ментів). Майже всі документи проходять через менеджерів, які повинні їх прочитати або написати, що забирає у них значну час­тину робочого часу. Підвищення майстерності в роботі з доку­ментами — це шлях до економії робочого часу і підвищення ав­торитету менеджера. Тому робота з документами є важливою складовою праці менеджерів.

Документи— це матеріальні об'єкти, що містять інформа­цію у зафіксованому вигляді. Згідно з Державним стандартом України документ — це інформація, зафіксована на матеріально­му носії, основна функція якого — зберігати й передавати її в просторі й часі [75]. Документами в управлінніназивають від­повідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції. Управлінський до­кумент— це документ, що містить відомості організаційного, розпорядчого або ознайомлювального характеру, який створю­ється з метою управління і відповідним чином оформлюється на папері чи іншому носії. Управлінські документи за найменуван­ням, формою і складом реквізитів мають відповідати державним стандартам та іншим нормативним вимогам. Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються для реалізації управлінських рішень і мають нормативно-правову силу, нази­вають управлінською документацією[74, с. 2].

У роботі з документами необхідно керуватися нормативними актами України, зокрема стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номен­клатури справ, створення архіву організації з метою збереження цінних документів. Значну роль у справі упорядкування роботи з документами, оптимізації документаційних процесів у масшта­бі країни відіграє Єдина державна система діловодства (ЄДСД). Це науково упорядкований комплекс правил, нормативів та ре­комендацій з ведення діловодства, починаючи від надходження або створення документа і закінчуючи передачею його до архіву. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у процесі їх здійснення або за їх підсумками. Управлінська документація включає різноманітні документи, необхідні для виконання функцій управління в організації.

У процесі управління документи виконують такі функції: 1) за­собу організації роботи; 2) засобу видачі розпоряджень; 3) нако­пичення інформації та обміну нею; 4) звітності та контролю; 5) посвідчення здійснення дій. Згідно з цими функціями, з боку системи управління до документів висуваються вимоги щодо форми подання інформації з погляду сприймання її людиною; змісту та форми викладу інформації; режимів розповсюдження та обробки (у тому числі за допомогою обчислювальної техніки); пошуку та зберігання.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують [10, с. 150—153; 35, с. 137—143; 166, с. 659— 660]:

— залежно від використаного для фіксації матеріалу: доку­менти на паперовій основі; документи на фото- й кіноплівці, маг­нітній стрічці; графічні (креслення, схеми, графіки, рисунки та ін.);

—за походженням: офіційні (службові), які створюються від
імені організації; особисті (іменні), які створюються від імені
особи поза її службовою діяльністю; колегіальних органів;

—за спеціалізацією: загальні, з адміністративних питань; спеціалізовані, з комерційних питань; спеціалізовані з фінансо­вих питань; документи з особового складу;

—за найменуванням: накази, розпорядження, анкети, акти, договори, листи, звіти, доручення, характеристики, протоколи, стенограми та ін.;

—за призначенням,: організаційні, розпорядчі, інформацій­ні, документи колегіальних органів;

—за складністю: прості, складні;

—за напрямом: вхідні, вихідні, внутрішні;

—за строком, виконання: з визначеним строком; з невизначеним строком;

—за джерелом, виникнення: первинні, вторинні;

—за формою: індивідуальні, стандартні;

—за формою гласності: для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні;

—за технікою відтворення: рукописні, друковані, графічні, звукові, фото- та кінодокументи;

—за стадіями створення: чернетки, оригінали, копії;

— за строком зберігання: постійного, тимчасового (до 10 ро­ків), тривалого (понад 10 років).

Правильна організація документообігу — основа успіху в управлінській діяльності. Документообіг в організації— це рух документів в організації з моменту їх одержання чи створен­ня до завершення використання або відправлення [258, с. 369]. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період (наприклад, за рік). Діє чітка система послідовних операцій з документами: при­ймання та реєстрація, розгляд документа керівником, передача виконавцям, контроль виконання, звіт про виконання, форму­вання справи, передача її в архів. Загальні правила документу­вання управлінської діяльності викладені у "Примірній інструк­ції з діловодства", яка регламентує порядок роботи з документа­ми з моменту їх створення чи надходження до відправлення або передачі в архів. Відповідальність за організацію та ведення ді­ловодства в організації покладається на спеціальних працівни­ків (канцелярію, діловода або секретаря), які реєструють доку­менти, подають їх менеджерові для розгляду, потім передають їх виконавцям, контролюють проходження документів, отримують їх після виконання, опрацьовують відповідним чином, готують до відправлення або передають до архіву. В організації циркулю­ють документи, які мають різне значення, зокрема організацій­ні, інформаційні, особисті офіційні документи, розпорядчі, а та­кож документи колегіальних органів, кадрові, документи щодо виробничої діяльності та ін. Менеджер або бере участь у розробці таких документів, або організовує роботу, використовуючи їх.

Організаційні документи— це документи, які закріплюють функції, обов'язки та права організації протягом тривалого часу. Всі організації у своїй діяльності разом з актами органів держав­ної влади керуються такими документами. Серед них виділяють:

—положення — правовий акт, який встановлює основні пра­
вила, що регулюють життя та діяльність організації, а також її
підрозділів [258, с. 1426]. Вони поділяються на типові та індиві­дуальні, які розробляються самою організацією. З метою підви­щення ефективності роботи в організаціях затверджують поло­ження про структурні підрозділи, в яких визначають цілі та за­дачі підрозділу, функції та права, відповідальність, сутність ор­ганізації праці, відносини з іншими підрозділами;

—статут -- один з установчих документів, що засвідчує правовий статус юридичної особи. Він розробляється і затвер­джується засновниками господарських товариств, виробничих кооперативів та інших юридичних осіб [258, с. 2188]. Статути поділяються на: типові, які розробляються для певних видів організацій і затверджуються вищими органами державної влади ти управління або з'їздами; індивідуальні, які створюються для покої організації шляхом конкретизації типових статутів і за­тверджуються вищою установою, якій підпорядкована організа­ція;

—— посадові інструкції — документ, який регламентує діяль­ність особи на певній посаді, її компетенції, права й обов'язки, відповідальність, відносини з іншими. Посадова інструкція — це практично єдиний регламентуючий (організаційно-розпоряд­чий) документ, що визначає завдання, на вирішення яких мають бути скеровані зусилля працівників. Наявність посадової ін­струкції — необхідна передумова раціональні організації праці. Вона є основою при підборі працівника на певну посаду, керуван­ні його діями, оцінюванні результатів його роботи. Посадові ін­струкції мають бути перетворені на інструмент, який би відпові­дав бізнес-процесам. Використання "процесних" посадових ін­струкцій зробить бізнес прозорішим, більш керованим, дасть змогу розвантажити менеджерів від рутинних справ, краще контролювати результати роботи, управляти інформаційними потоками, забезпечувати прийняття рішень базовою інформацій­ною підтримкою;

—— правила — принципи, яких слід дотримуватися в організа­ції (наприклад, етичний кодекс організації, правила безпеки, правила роботи в інтранеті та ін). Документи, які визначають основні правила, допомагають членам організації інтерпретува­ти і розуміти діяльність організації та події, які в ній відбува­ються; дозволяють новим працівникам зрозуміти, як потрібно працювати і поводитися в певній організації, забезпечують про­цес адаптації; сприяють формуванню іміджу організації як для працівників, так і для зовнішнього середовища.

Розпорядчі документи— документи, за допомогою яких здійснюється управлінська діяльність. Вони зазвичай склада­ються менеджерами або іншими особами за їх дорученням. Роз­порядчі документи стосуються організаційних питань, плану­вання, фінансування, кадрових питань і поділяються на:

—— накази або розпорядження із загальних питань основ­ної діяльності. Вони видаються з метою виконання розпоря­джень вищих органів (при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про струк­турні підрозділи, при підведенні підсумків діяльності організа­ції, затвердженні планів тощо), а також за ініціативою керівників для оперативного впливу на процеси, що виникають усереди­ні організації;

—накази щодо особового складу, для оформлення призна­чень, переміщень, звільнень працівників, відряджень, відпус­ток, різних заохочень, нагород та стягнень;

—документи колегіальних органів, зокрема протоколи, в
яких стисло фіксується місце, час і мета проведення зборів, кон­ференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей або виступів, ухвали з обговорених питань; сте­нограми, в яких дослівно передаються виступи, запитання, про­позиції, критичні зауваження учасників та висвітлюється пере­біг обговорення. Менеджери самі не готують цих документів, але докладають чимало зусиль для їх втілення у життя.

Документи щодо виробничо-господарської діяльності ор­ганізаціїсупроводжують рух товарно-матеріальних цінностей. Вони приймаються у різному вигляді, проте найважливішими з них є ті, які мають форму договорів. Менеджери беруть безпосе­редню участь у розробці таких документів та проведенні відпо­відної роботи, оскільки утвердження цих документів виливає на виробничу діяльність організації. Договір- це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинен­ня цивільних прав та обов'язків між окремими громадянами й організаціями або між організаціями. Розрізняють кілька типів договорів, основні з яких:

—договір поставки — це договір, згідно з яким організація-постачальник зобов'язується передати до певного терміну організації-покупцеві у власність або оперативне управління певну продукцію, а організація-покупець зобов'язується прийняти продукцію до сплати за встановленою ціною;

—договір про майнову відповідальність — це договір, згідно
з яким одна сторона (матеріально відповідальна особа) бере на
себе повну матеріальну відповідальність за отримані матеріальні
цінності й зобов'язується дотримуватись установлених правил їх
отримання, зберігання, відпускання й обліку, а інша сторона
(організація, якій належать матеріальні цінності) зобов'язується
створити нормальні умови праці й виробництва, що забезпечать
зберігання переданих матеріальних цінностей;

—договір на проведення зовнішньоекономічних (експортних
або імпортних) операцій, які укладаються з представниками ін­ших країн;

—господарський договір у посередницькій діяльності — це договір, що регламентує надання різного роду посередницьких послуг, залучення до виконання на договірній відплатній основі окремих фахівців і тимчасових колективів, а також ведення спільної діяльності.

Інформаційні документи — це ті, за допомогою яких пере­дається, в тому числі й менеджерами, інформація в організації. Серед них виділяють такі:

— доповідна записка — документ, що адресується керівнико­ві певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, яка
склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з про­
позиціями та конкретними висновками. Вони поділяються на
звітні, інформаційні, ініціативні;

— звіт — документ, який готує певна посадова особа або під­
розділ відповідно до поставленого завдання;

— довідка — документ, що описує, встановлює факти, події.
Вона може бути службового чи особистого характеру;

— пояснювальна записка - документ, який з'ясовує зміни певних положень основного документа або пояснює причини певного факту, вчинку, події чи невиконання наказу;

— службовий лист (наприклад, лист-запит, лист-відповідь)
— це один із способів обміну інформацією й оперативного управ­ління різними процесами діяльності організації. Як правило, в
такому листі висвітлюється лише одне оперативне питання. Го­ловна мета таких листів — спонукати до конкретної дії, поясни­
ти, переконати;

— супровідний лист та його різновиди — документи, які ін­формують адресата про направлення до нього доданих до листа документів (зі словами "направляємо", "повертаємо", "додає­мо");

— діловий лист, телеграма, телефонограма, радіограма
тощо — це узагальнена назва різних за змістом документів, що
містять ділову інформацію та слугують засобом спілкування між
організаціями, їх працівниками й іншими особами. Листи ділові
можуть бути у формі запитів, повідомлень, претензій, реклама­
цій, підтверджень, прохань, нагадувань, уточнень, запрошень,
відповідей, роз'яснень, відгуків, вимог, рекомендацій, пропози­цій тощо [258, с. 1353].

Особисті офіційні документи — цедокументи, за допомо­гою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги; передають повноваження іншій особі для отримання до­кументів, грошей, товарів тощо; закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами. Менеджери працюють з такими особистими офіційними документами:

—доручення — документ, за яким організація чи окрема осо­
ба надає право іншій особі від її імені здійснювати певні дії. Такі
документи бувають офіційні та особисті. Офіційні доручення по­діляються на: а) разові — на виконання разової дії (наприклад,
отримання товарно-матеріальних цінностей); б) спеціальні — на
здійснення однотипних вчинків (наприклад, представництво в
органах суду, здійснення транспортних, господарських, банків­ських операцій); в) загальні — надають право на здійснення опе­
рацій, пов'язаних з управлінням майном;

—заява — документ, в якому містяться пропозиції, прохан­ня, побажання, скарги. Вона подається відповідному керівнико­ві у довільній письмовій формі;

—посвідчення — документ, що свідчить про особу, її діяль­ність, повноваження, відрядження;

—розписки — документ із підписом, що засвідчує отримання
чого-небудь і є одним із видів письмових доказів;

—характеристика — систематизований виклад найбільш
важливих якостей та здатностей особи або колективу.

Крім того, є ще фінансово-розрахункові документи, які за­безпечують точне та своєчасне виконанняфінансових зобов'язань, банківських та інших операцій, пов'язаних із ру­хом коштів.

Праця менеджера з документами— це його діяльність зі створення документів та організації роботи з ними. Також мене­джер сприяє створенню умов, які забезпечують документообіг в організації. Менеджер приймає рішення, що саме робити з доку­ментом і хто має це робити. Як правило, своє рішення менеджер викладає у документі у вигляді резолюції. Резолюція — це пись­мова вказівка керівника виконавцю про характер та термін ви­конання документа [258, с. 1658].Вона має бути чіткою і стис­лою, водночас складатися з таких обов'язкових елементів: прі­звище виконавця чи виконавців, зміст доручення, термін вико­нання, підпис, дата.

Організаційні, розпорядчі, договірні документи, як правило, готуються за участю менеджера і групи компетентних осіб, котрі готують проект документа. Способом попереднього розгляду й оцінки проекту документа є погодження. Воно має забезпечува­ти правильне і всебічне висвітлення проблеми, якість підготов­леного документа, його доцільність, обґрунтованість, своєчас­ність, відповідність чинному законодавству і правовим актам, які визначають компетенцію організації. Погодження проектів документів здійснюється як структурними підрозділами і посадовими особами організації (внутрішнє погодження), так і непід­відомчими організаціями (зовнішнє погодження), які згідно з їх­ньою компетенцією безпосередньо займаються питаннями, що порушуються у проекті документа [35, с. 154]. Погоджений про­ект підписується ініціатором його створення, як правило, керів­ником організації. Підпис на документі засвідчує його справж­ність (автентичність) [258, с. 1393].

У процесі виробничої, громадської і творчої діяльності мене­джера створюється комплекс документів, що становить його власний архів, тобто зібрання документів, які не належать до ар­хівного фонду організації. До власного архіву менеджера, як правило, входять [10, с. 214 — 215]:

— копії окремих внутрішніх документів (наказів, актів, про­токолів, довідок, службових і доповідних записок), а також копії деяких документів, підготовлених за вказівкою менеджера;

— копії окремих вихідних листів та інших документів, під­ писаних керівником та взятих ним на контроль;

—підготовчі документи до доповідей, довідок, службових за­
писок;

—особисті документи (довідки, грамоти, характеристики,
посвідчення, дипломи) і документи власного походження (звер­нення, заяви, листи, анкети) та ін.;

—різні публікації, витяги і вирізки з періодичної преси і книжок;

—матеріали творчої діяльності менеджера (статті, рукописи, рисунки, креслення та ін.);

—відгуки, рецензії, висновки тощо;

—робочі блокноти, зошити із записами, зробленими під час
відряджень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, на­
радах;

—запрошення, проспекти та ін.;

—особисте листування.

Ефективне використання власного архіву менеджера перед­бачає раціональну систематизацію документів, створення довід­кового апарату до них, забезпечення їх зберігання. З цією метою документи власного архіву можна розділити за окремими тема­ми. П. Форсіт, наприклад, рекомендує користуватися картоте­кою документів із потрібними рубриками (поточні питання, пер­спективні питання, контрольні питання тощо). Проте досліджен­ня показують, що більшість документів, які зберігаються в архі­вах менеджерів, практично ніколи ними не використовуються вдруге [271].

Кожному менеджеру (чим вищий рівень, тим більше) дово­диться писати багато різної інформації та читати її. Будь-який написаний документ включає три елементи: структуру і схему документа, зміст, стиль і тон. Як і усний виступ, діловий доку­мент має складатися з трьох основних частин: вступу, основної частини та висновків. Вступ присвячується постановці проблеми (документ важко сприймається, якщо незрозумілою є мета, яку ставить перед собою автор). Основна частина має розкрити зміст проблеми (тут подається аргументація). В останній частині пода­ються висновки. Документ має бути добре структурованим і оформленим. Проведені дослідження показали, що люди марно витрачають багато часу, читаючи "неефективно" написані листи. Основні проблеми — це погано структурований і довгий текст, граматичні помилки, важкість ідентифікації критично важливої інформації, відсутність вказівки, як саме потрібно реагувати на лист. Більшість респондентів заявили, що вони щодня витрача­ють майже годину на "розшифровку" погано написаних, сумбур­них і незрозумілих поштових повідомлень. На їх думку, 80 % працівників мають потребу в поліпшенні навичок написання ді­лових паперів. А Національна комісія з грамотності США зроби­ла висновок, що погане писання завдало збитки американським корпораціям на дуже значну суму [http://www.management.com.ua]. До того ж слід пам'ятати, що в усній формі невдало вжите слово може бути не дуже помітним, а в письмовій формі воно ак­центує на собі увагу й може викликати образу, внаслідок чого виникає конфлікт. Вміння писати є важливим професійним обов'язком менеджера, оскільки він готує управлінські докумен­ти. Тому йому слід оволодівати культурою писання документів.

Культура писання — це логічний виклад думок, дотриман­ня норм літературної мови, структурування згідно з установле­ними вимогами та відповідне оформлення документа. П. Форсіт рекомендує таку методику швидкого і якісного складання доку­ментів [271, с. 98—99]:

—зробити перелік усіх думок, які потрібно включити в доку­мент;

—розставити відмічені думки у потрібній послідовності;

—систематизувати думки у вигляді детального плану-кон-спекту, розставити в ньому заголовки, підзаголовки, свої заува­ження;

—зробити чорновий варіант повного тексту документа відпо­відно до складеного плану-конспекту;

—відредагувати документ, надати йому закінченого вигляду (може, доведеться цю операцію зробити двічі, а може кілька ра­зів).

Дж. Адаїр дає такі рекомендації щодо відпрацювання кожної стадії підготовки документа [1, с. 566—579]:

1) постановка мети — саме мета визначає зміст документа.
Вона повинна бути добре зрозумілою тій людині, яка читатиме
документ. Саме її слід попередньо обдумати, перш ніж сідати пи­сати документ. Німецький поет Йоганн Гете писав: "Якщо люди­
на хоче писати ясним стилем, то спочатку хай доб'ється ясності в
голові";

2) визначення порядку побудови документа — потрібно чітко
визначитися зі вступом, основною частиною та висновками май­бутнього документа;

3) вибір слів, шліфовка тексту — потрібно переконатися, що
текст написано простою мовою, викинути неточні слова, кліше,
важкі для сприйняття звороти, все те, без чого можна обійтися
(відомо, що Б. Шоу якось написав листа і зробив там примітку:
"Вибачте мені, що лист вийшов такий довгий. У мене не було
часу, щоб зробити його коротким");

4) грамотне викладення матеріалу — помилки викличуть у
читача здивування і навіть роздратування, можуть призвести до
спотворення змісту документа;

5) тон документа — необхідно звернути увагу, чи правильно
він вибраний, чи точно передає ставлення до мети та змісту і чи
адекватно сприйме його та людина, яка буде читати;

6) загальний стиль документа — на завершення слід прочи­тати документ уголос, викинути повтори, суперечності, недока­зовість, жаргонізми;

7) формат документа — документ повинен мати привабли­вий вигляд, щоб його хотілося взяти в руки;

8) супровідні матеріали — потрібно переглянути їх ще раз і
вирішити, чи потрібні вони взагалі, чи не суперечать тексту, і
який мають вигляд. У тексті треба дати на них посилання.

Щоб зекономити час на написання документів, зокрема при наборі тексту на комп'ютері, потрібно навчитися швидко друку­вати. При друкуванні наосліп швидкість набору може становити 300 і навіть 500 знаків на хвилину. Навчитися це робити можна так: спочатку опанувати на клавіатурі "сліпий" десятипальцевий метод (тобто друкувати, не дивлячись на клавіатуру), а потім вдосконалювати техніку письма (підвищувати швидкість та якість). Сутність "сліпого" методу полягає в тому, що кожен палець знає свою букву на клавіатурі і знаходить її (як на піаніно кожен палець знає свою клавішу). Спеціалісти стверджують, що потренувавшись трохи, навчитися "сліпому" десятипальцевому методу можна, однак швидкість друкування набувається вже у процесі використання цього методу (як у музикантів).

Сьогодні обмін документами у письмовій формі між організа­ціями уповільнює обмін інформацією, часто забирає багато часу на переробку через допущені помилки, веде до додаткових ви­трат, пов'язаних з оплатою тим працівникам, які займаються підготовкою документів. Унаслідок цього затягується період ви­конання замовлення, накопичуються паперові носії і т. ін. Нині велику роль відіграє обмін інформацією за допомогою електрон­ної пошти. Згідно з проведеними дослідженнями дві третини ме­неджерів, які брали участь в опитуванні, щодня витрачають від однієї до трьох годин на написання та читання листів через елек­тронну пошту [http://www.management.com.ua]. Використання електронного обміну ділового документацією робить паперову до­кументацію практично непотрібною. За допомогою системи електронного обміну звичайні ділові документи тину рахунків, транспортних накладних, замовлень на поставку перетворюють­ся у стандартний формат і н електронному вигляді передаються партнерам. Вигода, яку отримують від використання електро­нного обміну даними, залежить від ступеня інтегрування комп'ютерів у різних підрозділах організації, від обсягу госпо­дарських операцій, що здійснюються через електронні канали. У довгостроковому плані такі вигоди зростають [233, том II, с. 48— 52]. Будь-який електронний документ повинен мати заголовок, текст і підпис. Особливу увагу слід приділяти змісту листів, не допускати в них беззмістовних слів та фраз, жаргонізмів, дво­значності. Доцільно використовувати короткі фрази, з яких не можна викинути жодного слова. За статистикою, світ бізнесу ге­нерує близько 65 млрд ділових електронних листів щороку, але половина з них уточнює зміст попередньо написаних листів[http://www.management.com.ua/interview/int113.html]

Адресація електронних листів визначається правилами, вста­новленими в електронній мережі. При обміні інформацією через Інтернет слід дотримуватися правил мережевого етикету [де­тальніше див. 287, с. 142 —144]. Водночас слід пам'ятати, що електронну пошту недоцільно використовувати для встановлен­ня першого контакту. Це краще робити при зустрічі або за допо­могою власноруч написаного листа.

Не менш важливо для менеджерів навчитися продуктивно читати документи. По-перше, це потрібно для виконання про­фесійної діяльності, і по-друге, для саморозвитку. Проте мене­джерові для читання завжди бракує часу, особливо це стосується спеціальної, наукової та художньої літератури, якої з'являється все більше і більше. Згідно з проведеними дослідженнями, 74,9 % респондентів визнали, що вони читали б більше, але не можуть собі цього дозволити через брак часу. Серед них: 45,8 % читають на рік 1—3 бізнес-книги; 21,4 % — 4—6, 14,4 % — 7—10 книжок; 67,5 % респондентів не читають книжок чи ста­тей зовсім, але переглядають резюме або окремі розділи [http://www.management. com.ua/news]. Для того, щоб бути в курсі всьо­го нового, що відбувається в галузі, в економічному та політич­ному житті країни, менеджер може підписатися на реферати, в яких подається короткий огляд матеріалів, статей, газет та книг. До того ж слід оволодівати культурою читання.

Культура читання— це вміння швидко і продуктивно чи­тати та працювати з текстом. Це активна розумова робота, яка вимагає багато часу і набуття певних особистих навичок. Недар­ма Йоганн Гете писав: "Люди і не думають, яких зусиль і часу потребує вміння читати. Я сам на це витратив 80 років життя і все ж не можу сказати, що досягнув мети". Для того, щоб оволо­дівати навичками швидкого і продуктивного читання, потрібно:

—читати вибірково (визначитися, що саме треба читати і як
переглядати матеріал);

—оволодіти методикою швидкочитання.

Спеціалісти рекомендують використовувати таку методику перегляду літератури і документів:

—швидко переглянути текст, щоб охопити його суть (і вирі­
шити для себе питання: читати чи не читати?);

—переглянути зміст матеріалу: його назву, підзаголовки,
ілюстрації, визначити мету, яку ставить перед собою автор;

—розглянути структурний план, вступ та висновки;

—вибрати ті частини, які зацікавили, та прочитати їх;

—якщо матеріал містить інформацію, яка знадобиться в по­дальшій роботі, тоді доцільно коротко занотувати окремі поло­ження (потрібно обов'язково вказати всі вихідні дані: автора, на­зву матеріалу, рік та місце видання, сторінку), щоб можна було за необхідності завжди знайти цей матеріал.

Спеціалісти рекомендують кожний документ брати до рук лише один раз і відразу ж повністю його опрацьовувати. У тако­му випадку економиться майже 200 годин на рік. Цей спосіб Дж. Адаїр називає ідеєю, оціненою в мільйон доларів [1, с. 582].

Деякі папери можна відкласти для детальнішого розгляду в іп ший, більш слушний, час. У кожного менеджера є своє місце, де "відлежуються" такі папери, коли він приймає рішення: цей до­кумент потрібен зараз, пізніше або ніколи.

Звичайна людина читає зі швидкістю 200—250 слів на хви­лину; випускник університету — 300—500, але деякі люди — понад 1000 слів. Відомо, що Наполеон читав зі швидкістю 2000 слів на хвилину, О. де Бальзак читав роман на 200 сторінок за 30 хвилин, зі швидкістю 4000 слів на хвилину читав М. Горький. Відомо, що російський просвітитель М. Рубакін за життя прочи­тав понад 200 тисяч книжок (2750 на рік). Звичайно, ті люди, які швидко читають, мають велику ерудицію. Але й людина зі звичайними здібностями може збільшити швидкість свого чи­тання в десятки разів. Невипадково в американських університе­тах майбутніх менеджерів учать швидкочитанню [1, с. 582— 583].

Як не парадоксально, але попільний теми читання, яким чи­тає більшість людей, унаслідок недостатньої психологічної мобі­лізації людини, помітно погіршує, якісні характеристики читан­ня. При традиційному читанні коефіцієнт розуміння становить 60 % , а при швидкому 80 % . Су'^ГІ> У тому, що читаючи звичай­ним, традиційним способом, людина приділяє однакову увагу всім словам тексту і через це не так чітко і повно розуміє його зміст. Той, хто читає швидко, слідкує за розвитком смислу тек­сту і тримає увагу, мобілізує пам'ять, що дає змогу мислити більш швидко. Внаслідок цього людина, яка швидко читає, глибше розуміє і засвоює текст [152, с. 8—12].

Причини повільного читання такі: неефективність роботи зо­рових аналізаторів при читанні; мале поле зору, регресивний рух очей (повернення назад, до прочитаного); недостатня мобілізація уваги; інертний механізм мисленнєвої діяльності, відсутність смислового передбачення; погане розуміння лінгвістичної при­роди тексту, закономірностей його логіко-композиційного структурування; низький рівень володіння стратегією читання та на­уковою організацією інтелектуальної праці. Основна причина, що стримує інтенсивність читання, — це промовляння читачем тексту про себе. За хвилину людина звичайно промовляє 150— 200 слів (іноді 300), при цьому око читача довго затримується на одному слові, що уповільнює процес читання. При такій манері читання людина швидше чує текст, ніж бачить. До того ж той, хто проговорює текст про себе, свою увагу прив'язує до читання слова, а не до думки, тобто при цьому недостатньо розвивається активне мислення [152, с. 8—12].

Збільшити швидкість читання допомагає метод динамічного читання. Основа цього методу — подолання так званого фоніч­ного бар'єра. Це блочне сприйняття тексту за відсутності зорової регресії. Завдяки цьому методу можна читати швидше в 4—6 ра­зів. Методика швидкого читання така [152; 81, с. 155—156]:

1) використовувати тільки зоровий канал сприйняття інфор­мації (не проговорювати про себе слова);

2) дивитися на слово як на цілісний знак (начебто бачити об­личчя людини, не перебираючи її окремі риси);

3) сприймати відразу не окреме слово, а кілька слів (може й фразу);

4) рухатися поглядом не зліва направо, а зверху донизу посе­редині сторінки (начебто проводячи умовну лінію і рухаючись по ній);

5) не допускати повернення назад для повторного читання, забезпечувати високу концентрацію уваги.

Люди, які володіють швидкочитанням, вважають, що воно дає змогу сприймати всю необхідну інформацію, знімає наванта­ження на нервову систему, підвищує можливості пам'яті, поліп­шує самопочуття. При оволодінні навичками швидкого читання запам'ятовується в середньому до 80 % прочитаного тексту, при звичайному — до 20 % .

Недоліком швидкого читання є відсутність критичного підхо­ду до прочитаного матеріалу, а це не сприяє генерації нових ідей. Для розвитку здібностей до творчого сприйняття інформації і ге­нерації нових ідей рекомендують дискретне, або повільне, чи­тання. Методика його складається з трьох частин [81, с. 158— 159]:

1) розпізнавання — осмислене визначення місцяматеріалу в
системі раніше накопичених знань. При читанні використову­ються різні позначки для поміток або запис матеріалу з викорис­танням різних шрифтів, кольорів, ліній та ін.;

2) мінімізація — скорочення матеріалу, запис його своїми
словами (не допускаючи викривлення змісту);

3) генерування ідей (найвідповідальніший етап) — процес ви­сування нових ідей, нових підходів на основі прочитаного тек­сту.

Таким чином, розвиваються творчі здібності. Французький філософ Рене Декарт любив, прочитавши перші сторінки книж­ки, закривати її і самостійно додумувати розвиток подій, а потім порівнювати їх з висновками автора.

На характер читання безпосередньо впливає пам'ять людини. Пам'ять — це процес закріплення, зберігання й наступноговід творення людиною її попереднього досвіду. Враження, які отри­мує людина, відображаючи дійсність через свої органи чуття чи в процесі мислення, фіксуються в мозку і зберігаються в ньому у вигляді образів, уявлень про предмети та явища, що сприймали­ся раніше. Це великий дар природи, без якого важко уявити собі життя людини.

За тривалістю утримання матеріалу пам'ять поділяють на ко­роткочасну, довготривалу та оперативну. Основні процеси пам'яті — запам'ятовування, зберігання, відтворення і забуван­ня [82,с. 218—226]. Є люди, які мають феноменальну пам'ять. Так, розповідають, що А. Македонський пам'ятав імена всіх сво­їх воїнів; академік Іоффе знав напам'ять всю таблицю алгорит­мів; Моцарту досить було один раз почути музичний твір, щоб його записати на папері й виконати; а Б. Гейтс пам'ятає сотні ко­дів створеного ним програмного продукту.

Менеджеру, який працює одночасно з великою групою людей та організовує виконання різних великих і малих завдань, по­трібно пам'ятати чималу кількість телефонів, імен, подій. Пам'ять слід постійно тренувати. Ще з часів Піфагора до нас ді­йшла така порада: щоденно "прокручувати" в голові події дня, згадуючи все до найменших подробиць і давати оцінку своїм діям: це — добре, а це — погано. Якщо вистачить сумління роби­ти це кожного дня, то пам'яті зможе позаздрити будь-який су­часний комп'ютер. Академік М. Амосов наголошував: чим біль­ше людина розвиває пам'ять (особливо в молодому віці), тим більше у неї розвивається здатність запам'ятовувати великий об­сяг інформації.

Наскільки важливо вміти будь-якому менеджеру навчитися працювати з документами, свідчить такий історичний приклад. У серпні 1940 р. Уїнстон Черчілль написав вимоги до своїх пра­цівників щодо того, як працювати з документами: "Щоб добре робити свою роботу, потрібно читати велику кількість паперів. Майже всі вони досить довгі. Це призводить до марнування часу, тоді як доводиться зберігати сили для пошуку головного. Тому я прошу своїх колег та їхній персонал слідкувати, щоб доповіді були короткими. В доповіді основні положення мають бути ви­кладені у вигляді невеликих абзаців. Якщо для доповіді потрі­бен детальний аналіз деяких даних або статистичної інформації, то вони мають наводитися в додатках. Часто найкращою є не по­вна доповідь, а пам'ятка, що складається тільки із заголовків, а

їхній зміст можна за необхідності розкрити усно. Давайте відмо­вимося від фраз: "також важливо взяти до уваги такі міркуван­ня...", "слід звернути увагу на можливість врахування..." Біль­шість таких виразів — це беззмістовні фрази, які можна опусти­ти або замінити одним словом. Не потрібно відмовлятися від ви­користання гумору, образних висловів, навіть якщо вони роз­мовні. Можливо, небагатослівні доповіді здадуться дещо шор­сткими порівняно з гладкими бюрократичними, але вони значно зекономлять час, а стислий виклад допоможе ясності мислення" [1, с. 576—577].

Отже, культура праці з документами, культура писання і чи­тання, розвиток пам'яті становлять важливу складову, що по­ліпшує працю менеджерів.