Организация как форма жизни коллектива

Организация представляет собой форму жизни коллектива. Внимательное изучение подтверждает, что организация – это нечто большее, чем просто группа людей. Это группа индивидов, объединенных организационными принципами, интересами, процедурами, личностными ценностями, а также формами полномочий и ответственности.

Это устойчивое во времени и пространстве взаимодействие элементов. Главное в организации состоит не в наборе, количестве и качестве составляющих ее элементов, а в их взаимосвязях, взаимодействиях. Не все связи внутри организации значимы в равной мере, не все равнозначны при реализации целей и функций, но именно все способны влиять на многообразие проявлений организации.

Эффективная деятельность организации предполагает знание закономерностей функционирования коллектива и ее использования.

Коллектив – это объединение работников, осуществляющих совместную трудовую деятельность. Они взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает влияние на других лиц и одновременно находится под их влиянием. Это объединение обладает организационным единством и связано с общими целями.

Управление должно основываться на единой воле, что обеспечивается наличием руководителя. Этим трудовой коллектив отличается от иных общественных и самодеятельных организаций, которые также могут создаваться на предприятиях и а учреждениях.

Коллективы можно разделить на два вида – формальные и неформальные. Формальные коллективы создает руководство, когда осуществляет разделение (специализацию) труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления) для осуществления хозяйственной деятельности. Их основными функциями являются выполнение конкретных задач и достижение определенных целей в рамках общего технологического процесса.

Эффективность деятельности формальных коллективов зависит от размера и состава формальных групп, групповых норм, сплоченности людей, статуса и функциональных ролей членов групп, степени внутригрупповой и межгрупповой конфликтности.

Эффективной считается та группа, размер которой соответствует ее задачам и в составе которой находятся люди с непохожими чертами характера, при этом групповые нормы способствуют достижению целей организации и созданию атмосферы коллективизма.

Неформальные коллективы – это спонтанно образовавшиеся группы работников организации, которые выступают и регулярное взаимодействие для достижения определенных целей. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существования неформальных организаций. Причем в крупной организации существует, как правило, не одна, а несколько неформальных организаций. Лидеры неформальных организаций добиваются власти и применяют средства воздействия к членам группы так же, как и лидеры формальных организаций. Различие заключается в том, что руководители формальных организаций используют административный ресурс в виде делегированных им полномочий и действуют в рамках отведенной им конкретной функциональной области. Опорой неформальных лидеров является признание их членами группы. В качестве ресурса власти они используют взаимоотношения между людьми (не обязательно входящими в их группу). Неформальный лидер выполняет две основные функции: руководство деятельностью в достижении поставленной цели и поддержку ее существования через построение социального взаимодействия. В неформальных организациях складываются свои правила и нормы поведения.

Причины объединения людей в неформальные организации могут быть разные. Часто это поиск единомышленников, защиты от возможных трудовых и личностных конфликтов, потребность в общении и взаимные симпатии и др.

Неформальные организации создают ряд проблем: снижение эффективности деятельности трудового коллектива, распространение ложных слухов и сопротивление прогрессивным переменам. В то же время, если групповые норы превосходят официально установленные, неформальные организации могут принести пользу.

Для того чтобы справляться с потенциальными проблемами и использовать возможности положительного влияния неформальных организаций, руководитель должен признавать эту организацию и работать с ней, прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы, разрешать неформальным группам участвовать в принятии решений и пресекать слухи путем оперативного предоставления официальной информации.

Руководство

Понятие «руководство» - является одним из центральных понятий в теории организации и теории управ­ления. Определение понятия многогранно, оно отображает концептуальные особенности рассмотрения места, значения и функций руководства в деятельности организации различными школами научного управления[10]

Существует несколько основных граней определения рассматриваемого понятия, в частности:

- руководство может быть представлено как персонифицированная деятель­ность должностного лица в организации, связанная с непосредственным управле­нием персоналом;

- руководство является типом организационного поведе­ния, обусловленного определенным должностным статусом и предусматрива­ющим властные полномочия;

- руководство есть проявление лидерст­ва в системе формальных отношений;

- руководство можно назвать процессом, при котором руководителю дается право власти над подчиненными.

Современное определение понятия более лаконично: руководство - это осуществление ответственного и квалифицированного управления в коллективе, организации, на предприятии[11].

Важнейшим признаком руководства как процесса выступает личность руководителя, главной целью которого является направление усилий кол­лектива на достижение общих целей.

Должностные права и обязанности руководителя находятся в тесной зависимости от тех задач, которые ему предстоит решать в процессе своей работы. Поэтому их рассмотрение целесообразно начать с анализа важнейших функций руководителя.

В процессе управления руководитель осуществляет ряд функций, т. е. обязательных видов деятельности (обязанностей), среди кото­рых необходимо выделить следующие: административная, страте­гическая, экспертно-консультативная, инновационная, представи­тельская, коммуникационная и социальная. Разберемся в содержа­нии названных выше функций.

Административная функция является одной из наиболее значи­мых в деятельности руководителя. В переводе с латинского «адми­нистратор» буквально означает «управитель», человек, выполняю­щий управленческую работу.

Традиционно специалисты склонны разделять управленческий процесс на четыре этапа: планирование, организация, мотивация (исполнение) и контроль. Считается, что именно через них проходит в своей работе каждый управленец. Поэтому в админист­ративную функцию входит пять подфункций:

- планирование, в процессе которого руководитель определяет этапы выполнения задания, намечает, как достичь единых рабочих целей, предполагает возможные варианты решения потенциальных проблем;

- организационная, связанная с созданием необходимых усло­вий деятельности, — распределение среди исполнителей полномо­чий, задач, ресурсов, инструктирование и др.;

- стимулирующая, предполагающая действия, направленные на убеждение и воодушевление исполнителей, их поощрение за ус­пешно выполненную работу, наказание за провинности;

- контрольная, заключающаяся в оценке промежуточных и ко­нечных результатов деятельности организации, проведение ее не­обходимой корректировки.

Все большее значение приобретает инновационная функция, тес­но связанная с экспертно-консультативной. В процессе ее реализации руководи­тель направляет разработку и внедрение новых видов продукции и услуг, создает условия для соответствующей перестройки организа­ции и системы управления ею, постоянно знакомится с новинками и дает необходимые консультации подчиненным. Указанные две функции лежат в основе стратегического развития организации. Реализация руководителем аналогичной функции выступает как необходимое условие построения перспектив оптимального развития организации и сохранения ее устойчивости и конкурентоспособности.

Осуществляя представительскую функцию, руководитель в той или иной мере представляет свой коллектив на разных уровнях внутриорганизационной иерархии как по горизонтали (например, отношения со смежниками), так и по вертикали (отношения с вы­шестоящим руководством, администрацией). Эта сторона предста­вительства выражается в умении руководителя отстаивать интересы своего коллектива (коллектива подразделения). Кроме этого, пред­ставительская функция может реализовываться в активности руко­водителя за пределами его организации, т. е. во взаимоотношениях с другими организациями. Во всей это деятельности руководитель является своеобразным «лицом коллектива».

В век информации все большую роль играет коммуникативная функция, включающая большой диапазон действий, затрагивающих человеческий фактор: прием на работу, проведение совещаний, прием посетителей, ответы на письма и телефонные звонки, рас­пространение деловой информации, проведение переговоров и др.

Все возрастающее значение человеческого фактора в жизни ор­ганизации выводит на одно из первых по значению мест социаль­ную функцию. Выполняя ее, руководитель создает в организации благоприятный морально-психологический климат, атмосферу комфорта, поддерживает существующие традиции и стандарты по­ведения и формирует новые, помогает подчиненным в трудную минуту.

В рамках рассмотренных функций для руководителя определены:

- соответствующие права по решению возникающих вопросов самостоятельно или по согласованию с вышестоящим руково­дством;

- круг подчиненных и степень их участия в подготовке доку­ментов различного уровня;

- полномочия во внешних контрактах.

В различных ситуациях и на разных уровнях управления те или иные права и обязанности руководителя имеют неодинаковое зна­чение. Так, в период создания или перестройки организации, преж­де всего, нужны руководители-предприниматели, создающие кон­цепцию развития, принимающие ответственные решения и смело берущие на себя риск последствий, и руководители-лидеры, увле­кающие людей новыми перспективами, раскрывающие их способ­ности и направляющие на решение поставленных задач.

В период стабильного развития на первое место выдвигаются руководители-плановики, создающие исходя из текущих реалий пла­ны и программы развития, а также руководители-администраторы, осуществляющие в соответствии с плановыми заданиями организа­торскую, координирующую, контролирующую деятельность с по­мощью приказов, поощрений и наказаний.

В работе руководителя много привлекательного. Она предостав­ляет широкие возможности для развития личности, для принятия самостоятельных решений интересных и сложных проблем, а так­же престижна, приносит уважение окружающих и сама по себе ув­лекательна. При этом основная его задача состоит не в том, чтобы делать ту или иную работу самому, а чтобы, изучив ситуацию и на­метив план действий, организовать ее выполнение силами подчи­ненных, проконтролировать и оценить их действия.

В современной теории организации руководители классифицируются:

- по функциональной принадлежнос­ти - на линейных (возглавляют подразделения, занятые выпуском продукции или оказанием ус­луг) и функциональных ру­ководителей (отвечают за деятельность подразде­лений, состоящих из узких специалис­тов - профессионалов, обеспечивающих работу организации и ее основных под­разделений). Линейная структура предполагает, что органы нижележащих уровней управления находятся в непосредственном подчинении у руководителя вышестоящего уровня. Непосредственный начальник наделен всеми полномочиями, сосредоточивает в своих руках все функции управления, несет ответственность за результаты всей деятельности, должен обладать многими качествами;

- по уровню властных полномочий - на руководителей высшего, среднего и низ­шего звена, что определяет различие в осуществляемой ими управленческой де­ятельности (стратегической, текущей и оперативной; программные и координа­ционной и др.). В современных ор­ганизациях права, властные полномочия, средства контроля и подчиненность обычно определяются в соответствии с нормативными документами. Например. Программно-целевая структура управления создается на время реализации определенных управленческих программ (проектов) внутри организации. Руководителю программы подчинены все элементы структуры, имеющие отношение к проекту. Эдхократическая организация применима в нестандартных ситуациях при выполнении сложных работ. Компетентность - главная ценность, цели напряженны, выбираются самими исполнителями, ими же и контролируются, каждый отвечает за свои действия... Риск и вознаграждение делится между участниками. Высокая свобода действий, но и качество высокое.

Существует два подхода к пониманию специфики деятельности руководителей высшего, среднего и низшего звена. В пер­вом подходе - универсалистском - опре­деляются общие черты деятельности, ха­рактерные для руководителя любого уровня, например универсальные управ­ленческие функции и специальные каче­ства (А. Файоль).(Подробнее см. Приложение 2)

Другой версией универсалистского подхода является ролевая модель руко­водителя, например известная модель Р., предложенная Г. Минцбергом, в которой деятельность руководителя представлена как дискретная (прерывистая). Г. Минцберг связывает ее с выполнением разно­родных социальных ролей. Он выделяет три блока, включающих 10 ролей руко­водителя в организации:

- межличностные роли (собственно руководитель, лидер, посредник);

- информационные роли (по­лучатель информации, распространитель информации, представитель организации во внешней среде);

- роли, выполняемые им в связи с принятием решений (ини­циатор изменений, устранитель пробле­мы, возникшей вне сферы его контроля, распределитель ресурсов, лицо, ведущее переговоры в процессе распределения ресурсов).

Содержательный и эмоциональный фон ролей, выполняемых руководителем в организации, во многом определяется стилем руководства, который свойственен руководителю.

Стиль руководства – это привычная манера поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить их к достижению целей организации. Степень, до которой управляющий делегирует свои полномочия, типы власти, используемые им, и его или ее забота, прежде всего, о человеческих отношениях или, прежде всего, о выполнении задачи – все отражает стиль руководства, характеризующий данного лидера[12].

Существует ряд теорий об основах формирования управленче­ских стилей. Стили управления складываются под влиянием кон­кретных условий и обстоятельств. В связи с этим можно выделить «одномерные», т. е. обусловленные одним фактором, и «много­мерные», т. е. учитывающие два и более обстоятельств при по­строении взаимоотношений «руководитель — подчиненный», сти­ли управления.

К одномерным стилям управления относятся: авторитар­ный (или директивный), демократический и либеральный.

Краткая характеристика «одномерных» стилей управления, предложенная исследователем Э. Старобинским, дана в табл. 2.

Таблица 2.