Ключевые элементы современной организации

Чтобы представить себе устройство создаваемой органи­зации, потребуется изучить взаимодействие нескольких ключевых факторов. Именно благодаря взаимодействию этих факторов, организация развивается как единое целое, выполняя заданную функцию. Для ознакомления с основными факторами — элементами современ­ной организации — воспользуемся визуальной моделью, представлен­ной на рисунке, и коротко опишем каждый из них.

Рисунок 35 – Элементы современной организации

Модель представ­ляет внутренние элементы, присущие непосредственно самой органи­зации (миссия, цели, стержневые цели и ценности, люди и квалифи­кации, системы, стратегия, культура, структура, процессы бизнеса) и ее внешнее окружение.

Миссия организации — это образ компании, предназначение ком­пании, ее кредо, выраженное словесно основное социально значимое функциональное назначение организации в долгосрочном периоде. В миссии должна быть заключена философия управления, а форму­лировка миссии должна представлять собой установку для всего пер­сонала компании. Она должна быть короткой, точной и понятной для всех работающих. В формулировке миссии необходимо отразить:

• запросы потребителей, сотрудников, собственников и общества; главную цель; продукт, который производит предприятие; технологии, которые использует предприятие;
• следует указать, на каких рынках работает, какие ценности проповеду­ет, а также принципы деятельности. Миссия — это то, ради чего суще­ствует организация. Формулировка миссии может быть получена при ответе высшего руководства организации на вопросы: «Кто мы? Что производим? Куда движемся?»

Миссия должна включать в себя общественно значимые приорите­ты, соответствовать высшим идеалам общества. Известный японский предприниматель К. Татеиси отмечал: «Тот, кто наилучшим образом служит обществу, выгадывает больше всех». Г. Форд так сформулиро­вал свою миссию: «Я хочу производить для людей самые надежные и дешевые автомобили». Миссия влияет на имидж, привлекает покупа­телей, влияет на деловую среду, придает организации определенность и индивидуальность. Она предъявляет требования к сотрудникам.

Кроме общества в целом, на миссию оказывают влияние: рынок, потребители, руководители организации, сотрудники, собственники акций, партнеры, местное сообщество. Следовательно, именно интересы данных субъектов должны быть обязательно учтены при определении миссии организации. Миссия пересматривается в со­ответствии с изменениями, происходящими в компании. Миссия долж­на быть понятна и доведена до каждого работающего в компании, так как в современном конкурирующем мире бизнеса для выживания компании нужна коллективная воля. Каждый работник, являясь эле­ментом системы, должен хорошо понимать, куда движется система, знать, на каком отрезке траектории своего развития она находится в настоящий момент, и представлять тенденции развития.

Примеры формулировок миссии различных компаний:

• «Предоставление такого качества продукции и услуг, при котором наши покупатели будут обеспечены превосходным товаром, наши работники и деловые партнеры уверены в нашем успехе, а держа­тели наших акций получат наилучшую отдачу на свои капитало­вложения» — автомобильная компания Дженерал Моторс. Ее до­черняя компания Шевроле — «Производство удобных и экономич­ных автомобилей и грузовиков».
• «Работать во имя лучшей жизни, лучшего мира для всех» или «Своим трудом улучшим нашу жизнь и создадим лучшее общество!» — корпоративный девиз японской компании Омрон Татеиси электроник.
• «Чистота, качество, сервис, быстрота» — лозунг-миссия компании Макдональдс.
• «Ежечасно, пунктуально по всем направлениям» — лозунг немецкой железнодорожной компании Дойче Бан.

Миссия организации — это основная общая цель организации, ясно выраженная причина ее существования.

Выработанные на основе миссии цели являются критериями оценки всех управленческих решений. Миссия детализирует статус организации и направления для определения целей и стратегий на различных организационных уров­нях. Формулировка миссии должна включать: задачу организации по товарам и услугам, основным рынкам и основным технологиям; ха­рактеристику внешней среды, которая определяет принципы работы организации; характеристику культуры организации, определяющую ее рабочий климат, тип людей, которых привлекает такой климат.

Выбор миссии коммерческой организации не следует путать с необ­ходимостью, работать прибыльно. Прибыль — это внутренняя пробле­ма предприятия. Организация — открытая система, она может выжить только за счет удовлетворения потребностей вне ее самой. Руковод­ство должно отыскать общую цель организации в окружающей среде и найти ответы на два вопроса: Кто наши клиенты? Какие потребнос­ти клиентов можно удовлетворить?

Миссия некоммерческих организаций часто более сложна, посколь­ку они имеют много различных «клиентов». Например, больница дол­жна удовлетворять нужды своих пациентов, врачей, медицинских сестер, технических работников, местного сообщества, спонсоров, муниципального образования, если оно является учредителем и при­нимает участие в финансировании. Некоммерческая организация должна для себя сформулировать ориентированную на «клиента» мис­сию.

Характеристика основных компонентов, определяющих содер­жание миссии организации, приведена в таблице 6.

Таблица 6 - Компоненты миссии организации

Компоненты	Содержание
Продукты или услуги	Каковы продукты или услуги, производимые пред­приятием? Часто предприятия достигают рыноч­ных преимуществ за счет интеграции получения преимуществ продукта с дополнительными воз­можностями конкурентоспособности, такими, как обладание большей долей рынка, развитой дистрибьюторской сетью или положительным имиджем
Категории целе­вых потребителей	Кто является целевыми потребителями предприя­тия? Деятельность предприятия может быть ориентирована на правительственные агентства, индустриальных потребителей, узкую прослойку населения с высокими доходами или население в целом
Технология	Ориентируется ли предприятие на использование новейших или традиционных технологий?
Конкурентные преимущества	В чем состоят отличительные особенности и стратегические преимущества предприятия по сравнению с конкурентами? Такие преимущества могут заключаться в уникальном продукте, техно­логии, репутации среди потребителей или терри­ториальном расположении
Философия	Каковы важнейшие ценности, устремления и эти­ческие принципы предприятия? Философия пред­приятия может проявляться, например, в том, ставит ли она на первый план интересы своих служащих или клиентов, и др.

Правильно сформулированная миссия наряду с общим смыс­лом обязательно несет в себе что-то, что делает ее уникальной в своем роде, характеризующей именно ту организацию, в которой она была выработана.

Как считает Ф. Котлер, миссия должна вырабатываться с учетом следующих пяти факторов:

1. История фирмы, в процессе которой вырабатывалась философия фирмы, формировались ее профиль и стиль деятельности, место на рынке и т.д.

2. Существующий стиль поведения и способ действия собственников и управленческого персонала.

3. Состояние среды обитания организации.

4. Ресурсы, которые она может привести в действие для достижения своих целей.

5. Отличительные особенности, которыми обладает организация.

Формулирование миссии способствует ре­шению следующих проблем управления.

Во-первых, миссия заставляет менеджеров систематически за­ниматься всесторонним анализом сильных и слабых сторон орга­низации и ее конкурентов, возможностей и угроз, что повышает обоснованность принимаемых стратегических решений.

Во-вторых, в случае больших по размеру или географически разбросанных компаний миссия способствует интеграции обособ­ленных организационных единиц в одно целое, мотивации пер­сонала и более эффективному взаимодействию руководителей и подчиненных на различных уровнях.

В-третьих, хорошая миссия способствует проецированию ра­ционального и позитивного имиджа компании на деловых парт­неров, акционеров, инвесторов, от которых в различных формах и степени зависит судьба предприятия.

В-четвертых, миссия делает ясными для сотрудников общую цель, предназначение существование организации.

В-пятых, миссия способствует установлению определенного климата в организации, так как через нее до людей доводятся философия организации, ценности и принципы, которые лежат в основе построения и осуществления деятельности организации.

Цели организации

Цели организации — это конкретные намерения о реализации миссии. Миссия не должна остаться только лозунгом, декларацией, а должна реализовываться через конкретные цели. Цель есть тот же­лаемый конкретный результат, на достижение которого направлены усилия организации.

Выбор цели организации — наиболее ответственный момент в процессе выработки и принятия управленческих решений. В соответ­ствии с выбранной целью формируются стратегия и тактика организа­ции, разрабатываются планы и прогнозы, оцениваются результаты. Цель — это тот самый стержень, вокруг которого и формируется организация как единая система. Среди множества целей надо уметь выбрать, увидеть стержневые цели и ценности, то, что действительно важно и без чего организация не сможет реализовать свою миссию. Выработка стержневых целей и ценностей имеет глубокий смысл: они должны учитывать меру социальной и этической ответственно­сти организации перед обществом. Например, при развитии нефте­добывающего комплекса на Самотлоре (Тюменская область, Ниж­невартовск) стержневой целью должна была бы стать охрана окружающей среды, но этого не произошло, и общество получило еще одну территорию с кризисной экологической ситуацией. Цель надсистемы (общества, региона) была игнорирована интересами системы (корпо­рации, отрасли).

При разработке целей необходимо помнить о противоречивости це­лей отдельных элементов системы, системы и надсистемы, системы и ее внешнего окружения.

Примеры противоречивости целей.

• покупатели — производство качественной экологически чистой продукции по приемлемым ценам;
• поставщики — сохранение связей с компанией, цены, обеспечи­вающие доход;
• общество — безопасное производство, увеличение рабочих мест, охрана окружающей среды, благотворительность;
• работники — хорошие условия труда, справедливая заработная пла­та, возможности роста;
• менеджеры — увеличение доли рынка, производственных мощно­стей, производительности труда;
• кредиторы — сохранение устойчивого финансового положения компании и выплата долгов в срок;
• дистрибьюторы — сохранение связей с компанией в течение дли­тельного времени; выгодные условия поставок товаров по ценам, обеспечивающим доход;
• акционеры — максимальная отдача от своих вложений.

Цели соответствуют разным иерархическим уровням. Генераль­ная цель организации — основа для постановки целей ее подразде­лений. Иерархию и соподчиненность целей, сформированных орга­низацией, называют деревом целей, рисунок 43.

Рисунок 43 – Дерево целей

Чтобы система целей была измеримой, необходимо иметь набор критериев, которые позволяют определять степень достижения целей. Действительно, если мы хотим задействовать механизм обратной связи, надо устанавливать отклонения от заданной цели, т.е. от заданного кри­терия. Система критериев также может быть представлена вместе с де­ревом целей, имеющем несколько уровней (рангов) целеполагания:

• 0-й уровень — стратегический уровень управления, А — система критериев стратегического уровня;
• 1-й уровень — тактический уровень управления, В — система критериев тактического уровня;
• 2-й уровень — оперативный уровень управления, С — система критериев оперативного уровня;
• 3-й уровень - уровень исполнения решений, здесь также должна быть своя система критериев.

По временному диапазону цели бывают долгосрочные, средне­срочные и краткосрочные.

Долгосрочные цели определяют стратегическое намерение предприятия занять определенное место в бизнесе. Определение общих долгосрочных целей требуется для каждого ключевого ре­зультата, который менеджеры считают важным для достижения успеха и создания соответствующих конкурентных преимуществ организации. Выделяют семь ключевых пространств, в рамках ко­торых предприятие определяет долгосрочные цели:

1. Положение на рынке. Рыночными целями могут быть завое­вания лидерства в определенном сегменте рынка, увеличение доли рынка предприятия до определенного размера.

2. Инновации. Целевые установки в этой области связаны с оп­ределением новых способов ведения бизнеса: освоением новых рынков, применением новых технологий или способов организа­ции производства.

3. Маркетинг. Основными результатами деятельности в этой области могут быть выход на первое место по продаже определен­ного товара, создание определенного имиджа у товара, улучшение обслуживания клиентов.

4. Производство. Приоритетными целями в этом случае явля­ются достижение наивысшей производительности труда, повыше­ние качества продукта, снижение издержек производства по срав­нению с основными конкурентами.

5. Финансы. Общая цель — сохранение и поддержание на не­обходимом уровне всех видов финансовых ресурсов, их рацио­нальное использование.

6. Управление персоналом. Цели в отношении персонала могут быть связаны с сохранением рабочих мест, обеспечением прием­лемого уровня оплаты труда, улучшением условий и мотивации труда.

7. Менеджмент. Ключевая цель в этой области — определение критических сфер управленческого воздействия.

Среднесрочные цели занимают промежуточное положение, их горизонт планирования часто составляет не более пяти лет.

Краткосрочная цель в большин­стве случаев представляет один из планов организации, который следует завершить в пределах года, но следует иметь в виду, что ее осуществление связано с выполнением операций, их продолжи­тельностью.

Основные требования при постановке целей: достижимость, гиб­кость, приемлемость, конкретность, измеримость и совместимость, непротиворечивость.

Достижимость — цели устанавливают так, чтобы они не пре­вышали возможности предприятия. Исследования показывают, что цели являются важными мотивами поведения людей в организациях. Люди хотят достичь тех целей, которые установлены для организации, причем, если цели недостижимы, мотивация работников быстро ослабевает.

Гибкость – цели следует устанавливать таким образом, чтобы они оставляли возможность для их корректировки в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти в окружении.

Приемлемость – цели должны быть приемлемы для основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать. При формулировании целей очень важно учитывать то, какие желания и потребности имеют работники.

Конкретность и измеримость являются непременными свойствами целей организации. Например, в части удовлетворения потребностей своих сотрудников они могут быть сформулированы так: повысить удовлетворенность сотрудников на 10% в год; увеличить продвижение по службе на 15% в год; снизить текучесть кадров на 10% в год; в области маркетинга — ежегодно предлагать на рынок новый товар; расширить число потребителей на 10%; финансы — увеличить рентабельность с 10 до 12% к концу года; Выражая цели в четких изме­римых формах, руководство создает базу для принятия решений и оценки хода работ.

Совместимость – она предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели - долгосрочным.

Непротиворечивость — важное свойство целей. Действия и реше­ния, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей. Противоречивость целей ведет к возникно­вению конфликта между подразделениями организации, которые от­вечают за достижение целей.

Установление целей

Процесс выработки целей предполагает прохождение четырех этапов:

1. Выявление и анализ тех тенденций, которые наблюдаются в окружении – руководство должно стремиться предвидеть то, в каком состоянии окажется среда и устанавливать цели в соответствии с этим предвидением.

2. Установление целей для организации в целом – важно определить, что из широкого круга возможных характеристик деятельности организации следует взять за основу. Далее выбирается определенный инструментарий расчета величины целей.

3. Построение иерархии целей – предполагает определение таких целей для всех уровней организации, достижение которых отдельными подразделениями будет приводить к достижению общеорганизационных целей.

4. Установление индивидуальных целей – иерархия целей должна быть доведена до каждого отдельного работника.

Определение миссии и целей служит основой для выбора стра­тегии и общей политики предприятия. Стратегия задает направ­ление реализации миссии и целей, а политика определяет четкие ориентиры для менеджеров всех подразделений.