Модель ситуаційного аналізу

Етапи підготовки	Етапи виконання	Етапи завершення
1. Визначення меж аналізу: - мети, предмета дослідження; - організаційних меж; - меж ресурсів; - географічних меж; - меж часу. 2. Формулювання доцільності та визначення ключо­вого питання і мети аналізу 3. Визначення головних виконавців (лідерів)	4. Визначення головних питань, на які потрібно отримати відповіді 5. Визначення джерел відповідей на питання, формування переліку джерел релевантної інформації. 6. Визначення методів збору даних для аналізу (опитування; анкетування; спостереження , вимірювання, соціального опитування, експертні оцінки) та методів їх обробки (групування, економічного аналізу, кваліметричної оцінки, ранжирування, кореляційного аналізу тощо). 7. Збір даних і спостережень, підготовка даних для обробки. 8. Узагальнення та обробка даних.	9. Порівняння і пояснення даних. 10. Формулювання висновків по основних проблемах 11. Обговорення висновків з учасниками аналізу. 12. Визначення потреб організації в майбутньому. 13. Корекція мети (завдань) організації

Дана модель зайняла чільне місце в практиці менеджменту. Водночас її використання вимагає високої кваліфікації аналітика в певній сфері та загальних знань з економічного, управлінського аналізу, що нерідко вимагає співпраці декількох фахівців різної спеціалізації.

Часто ситуаційний аналіз асоціюють з поняттям SWOT-аналіз, в ході якого визначають перспективні напрямки, стратегії діяльності організації. Водночас методика виконання зазначеного виду аналізу є дещо іншою.

Розуміння менеджерами усіх фаз є дуже важливим, хоча вони просто можуть не мати змоги застосовувати повну модель в усіх ситуаціях. Вони також можуть не хотіти застосовувати всю модель. І, що саме важливе, їм часом і не потрібно використовувати всю модель. Повна модель, з її усіма складовими та потенціалом, може стати невідповідною у ситуаціях, коли існують обмеження у часі, коли такий аналіз щодо даної проблеми уже проводився нещодавно, коли проблема стосується суто соціальних, етичних аспектів діяльності фірми.

Розглянемо кожен етап ситуаційного аналізу більш детально.

Етапи підготовки:

Фаза 1. Визначення меж аналізу

Аналіз починається з визначення меж. Як вказувалось раніше, неможливо все виміряти і все знати. Тому менеджер вирішує, які питання будуть аналізуватись. Аспекти, за якими ситуація може бути обмеженою, є:

1) мета, предмет вивчення;

2) організаційні фактори;

3) географічні фактори;

4) ресурси;

5) час.

Предмет вивчення. Керівник має визначитись, що вивчається. Якщо предметом вивчення є одне окреме господарство, то надалі необхідно визначити чи буде його діяльність надалі аналізуватись окремо щодо ефективності використання ресурсів праці, основних фондів тощо.

Організаційні фактори. Організаційне питання повинне дати відповідь на те, хто і на якому етапі буде залучений до проведення аналізу, тобто скільки осіб та якого фаху необхідно залучити для цього.

Географічні фактори. Аспект географічного розташування тісно пов'язаний з організаційним – чим більша територія досліджується, тим більше осіб необхідно задіяти в ході аналізу. Наприклад, аналіз можна сфокусувати на підприємстві, районі, області чи кількох областях, країнах.

Межі часу визначають час,який необхідний для аналізу. Останнє залежить від того чи вимагає дана ситуація негайного реагування, чи вона спрямована на довгострокову перспективу. Якщо це термінова ситуація або криза, то у керівників, можливо, не буде достатньо часу для всебічного та ретельного планування або для розгляду багатьох із фаз моделі.

Розважливе рішення може допомогти провести більш раціональний і менш імпульсивний аналіз термінової ситуації. Однак, з іншого боку, керівники як ніхто, розуміють важливість проведення термінового ситуаційного аналізу, при цьому важливо знати відповіді на ряд питань:

• чи прийме аналіз до уваги те, що відбувалося протягом останніх 5 років, чи тільки те, що відбулося за останні 6 місяців або й менше?

• чи буде він важливим для діяльності організації в наступному році або протягом наступних 10 років?

Це рішення має важливий вплив на те, наскільки довгим чи коротким, широким чи вузьким буде цей аналіз, що, в свою чергу, значною мірою вказує на його керованість і значимість.

Аналіз повинен проходити в рамках меж, тоді ситуація визначається і звужується. Аналіз стає більш керованим. Основне - дотримуватися визначених меж і домогтися того, щоб усі, хто прийматиме участь у процесі аналізу, зрозуміли і прийняли ці самі межі.

Фаза2. Формулювання доцільності та визначення ключо­вого питання і мети аналізу

Висвітлення актуальності не повинно бути багатослівним. Досить кількома реченнями висловити головне - сутність проблеми або встановленого завдання.

Фаза 3. Визначення головних виконавців (хто проводить ситуативний аналіз)

Третя фаза не має на меті визначення усіх осіб, які з часом будуть залучені до проведення аналізу. Мета цієї фази - вирішити, хто буде розробляти план аналізу. Знову ж таки, якщо ситуація нагальна, дуже мало людей будуть брати у ньому участь. Отже, в залежності від того, наскільки аналіз буде широким або стислим, за який проміжок часу будуть аналізуватись дані і в яких межах, ситуаційний аналіз можуть проводити:

керівник організації;

функціональні менеджери;

група експертів;

спеціалісти з відповідних питань;

дорадчий комітет;

ініціативна група.

Етапи виконання:

Якщо визначено та зрозуміло роль, мету, або предмет вивчення, лідери (керівники та ключові особи) можуть розпочинати проводити аналіз. З четвертої по сьому фазу буде проводитись справжній аналіз, а саме: буде ділитись і сортуватись ситуація на різні частини.

Фаза 4. Визначення головних питань, на які потрібно отримати відповіді

Для того, щоб визначити головні питання, на які необхідно отримати відповіді, аналітику спочатку треба визначити напрямки ситуаційного аналізу.

Структура програмної ситуації багатогранна. Звичайно в центрі ситуаційного аналізу стоять клієнти, однак для того, щоб розпочати аналіз для визначення конкретних потреб, інтересів, турбот та ресурсів з боку клієнтів, а також визначити будь-які перепони, що стоять на шляху проведення змін, необхідно зробити широкий аналіз суспільних та громадських факторів по різних напрямках.

Спробуємо передбачити питання, на які потрібно отримати відповіді по напрямках ситуаційного аналізу

1. Виробництво або надання послуг

технічне забезпечення;

матеріальне забезпечення;

наявність науково-обґрунтованих технологій;

переробка продукції;

реалізація продукції через попит, ціни;

економічна ситуація;

якість.