Коммуникационный процесс и его этапы. Помехи в развитии коммуникаций

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя и более людьми (приложение № 13).

Основная цель – обеспечение понимания информации.

Структура коммуникации включает четыре базовых элемента:

1. Источник (или отправитель) – создатель сообщения, лицо, генерирующее идеи. Может быть организация, индивид, группа индивидов.

2. Сообщение – информация, передаваемая источником получателю. Передаваемая идея кодируется – преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение.

3. Канал – средство передачи информации (передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты). Канал должен соответствовать идее, быть совместимым с типом символов, используемых для кодирования.

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация. Он декодирует сообщение.

Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя

Обратная связь – реакция получателя на сообщение источника (отправитель и получатель меняются ролями).

Если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которые ждал от него отправитель, обмен информацией эффективен.

Этапы коммуникационного процесса (зарождение идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование):

1. Зарождение идеи. Девиз этапа: «Не начинайте говорить, не начав думать».

Пример: Руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы.

Идея не может заключаться в смутных, общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Пример. В магазине необходимо увеличить объем продаж на 10%, чтобы получить дополнительную прибыль на совершенствование технологического процесса.

а) Исполнители должны понять, какие именно нужны изменения – увеличение объема продаж на 10%, получение дополнительной прибыли.

б) Они должны понять, почему нужны эти изменения – совершенствование технологического процесса.

в) Они должны понять, каким образом следует осуществлять эти изменения:

· расширение ассортимента товаров;

· повышение производительности труда;

· консультация покупателей;

· оказание дополнительных услуг;

· высокая культура обслуживания

2. Кодирование и выбор канала.

Часто желательно использовать 2 и большее число средств коммуникаций в сочетании: устное + письменное сообщение делают обмен информацией более эффективным в большей части случаев – предупреждение и приказ. Однако каждый информационный обмен не должен быть письменным – поток бумаг будет неуправляемым.

Второй этап будет понятным, если представить его себе как операцию упаковки: многие хорошие продукты не находят сбыта, пока не обретут такой упаковки, которую потребитель сочтет понятной и привлекательной одновременно. Подобным образом, многие люди с прекрасными идеями не в состоянии упаковать их с помощью символов и вложить в каналы, значимые и притягательные для получателя. Когда такое происходит, идея, будь она даже распрекрасной, зачастую не находит «сбыта». (Вы обращаетесь к подчиненным, чтобы они проработали сверхурочно и в выходные дни – почему, каким образом - поощрение).

3. Передача (физическая передача сообщения)

4. Декорирование.

Шум – всё то, что искажает смысл идеи. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, в организационном статусе между руководителем и подчиненным.

Преграды (помехи) в коммуникациях:

1. Искажение сообщений (директор – заместителю и другое).

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах, о чем говорилось выше. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать также вследствие фильтрации. Концепция фильтрации относится к тенденции искажения сообщений по мере их движения вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела.

2. Информационные перегрузки (большой объем информации, менеджер не может и не умеет отбирать нужную и важную информацию).

Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

3. Неудовлетворительная структура организации (усложненная и информация запутывается).

Структура определена как логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

4. Неудовлетворительный кадровый состав (конфликты между группами и подразделениями).

Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группамиили отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.

Вопросы для закрепления:

1. Что такое коммуникационный процесс? Какова его основная цель?

2. Кратко объясните сущность четырех основных элементов процесса обмена информацией.

3. Объясните каждый этап коммуникационного процесса.

4. Какие преграды возникают на путях обмена информацией в организации?

Тест.

Укажите один верный вариант ответа:

1. Коммуникационный процесс – это…

а) обмен информацией между двумя и более людьми

б) важная форма взаимодействия людей

в) обсуждение с целью заключения соглашения между кем-либо по какому-либо вопросу

г) процесс передачи идей, мыслей и чувств, доведением их до понимания другим людям

2. Какие базовые элементы включает в себя структура коммуникации? (выберите не верный вариант ответа):

а) источник

б) сообщение

в) кодирование

г) получатель

3. Этапы коммуникационного процесса (выберите один неверный вариант ответа):

а) источник

б) кодирование и выбор канала

в) передача

г) декодирование

47. Информация и её виды. Значение информации в управлении организацией

Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

· по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);

· по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);

· по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);

· по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);

· по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);

· по степени обновляемости (постоянная, переменная);

· по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);

· по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);

· по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);

· по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);

· по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Можно выделить и еще один вид информации, который существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление.

Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки.

Особое внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем.

Информационные системы могут быть простыми. В этом происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, свойственна низшей ступени управления. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Чтобы понять, почему одни менеджеры в процессе общения добиваются успеха, а другие терпят неудачу, необходимо выявить роль информации, которая проходит по каналам общения в организации. Она делится на 3 категории:

1.Функциональная, передаётся всем или определённой (заинтересованной) в ней группе лиц, для того, чтобы они могли выполнять свои функции.Это информация о политике, целях и задачах организации, директивы и т.п. Она поступает в разных направлениях (вертикально или горизонтально) независимо от степени централизации или децентрализации фирмы. Традиционно обмен такой информацией называется формальным общением, т.к. она передаётся по официальным каналам организации.

2.Координационная, циркулирует между функциональными подразделениями организации(например, между отделом сбыта и отделом маркетинга). Поток координационной информации обычно движется в горизонтальном направлении. Необходимое общение здесь происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и др. По сути, это общение (взаимодействие), связанное с организацией совместной деятельности по решению задач фирмы.

3.Оценочная, происходит общение, которое имеет отношение к понятиям, статусу и уважению сотрудников, восприятию партнёрами по общению друг друга.Каналы передачи оценочной информации обычно включают награды, поощрения за заслуги, поощрительные письма с благодарностью за выдающийся вклад в деятельность организации.

Вопросы для закрепления:

1. Какое значение имеет информация в менеджменте?

2. Какие виды информации вы знаете?

3. Для чего менеджеру необходимо уделять большое внимание информации?

Тест.

Укажите один верный вариант ответа:

1. Информация по времени поступления может быть:

а) Внешняя

б) Экономическая

в) Первичная

г) Постоянная

2. Информация по степени деятельности предприятия бывает: