Тема 8. Эффективность организации и эффективность системы менеджмента

1. Сущность организационной эффективности и подходы к ее определению

2. Виды эффективности организации

3. Показатели и критерии эффективности деятельности организации

4. Результативность и критерии эффективности системы менеджмента

Высокая эффективность организации достигается благодаря эффективной системе менеджмента, которая направлена на рациональное использование всех организационных ресурсов и их постоянное совершенствование через соответствующие организационные изменения.

Эффективность организации - способность организации существовать и достигать намеченных целей с оптимальным соотношением результатов и затрат.

В экономической литературе выделяют целевой, системный и избирательный подходы к изучению организационной эффективности.

Целевой подход - предполагает определение эффективности экономической организации, ее способность достичь заранее поставленных целей. Использует логику целей и средств английского экономиста Л. Робинса. Рационализм заключается в выборе такого варианта использования ресурсов, который бы позволил достичь поставленных целей с наименьшими затратами. Этот подход следует использовать в том случае, если цели четко определены и прогресс можно точно зафиксировать и измерить.

Согласно масштаба целей различают общефирменную, внутрифирменную и групповую эффективность. Общефирменная эффективность – отражает динамику общефирменных целей организации (по объемам продаж или доли рынка, прибыли, уровня рентабельности), внутрифирменная - динамику целей ее структурных подразделений, групповая - групповых целей (владельцев капитала, менеджеров, работников).

Согласно целевому подходу организационная эффективность зависит от:

· качества постановки целей, то есть соответствия условиям и требованиям внешней среды, возможностям предприятия и интересам персонала;

· силе и направленности мотиваций, побуждающих работников к достижению целей;

· адекватности выбранных стратегий поставленным целям;

· объема и качества ресурсов, которые использует фирма для достижения целей.

Первые три фактора характеризуют стратегические аспекты организационной эффективности, а последний – тактические.

Системный подход к изучению организационной эффективности - согласно которому критерием эффективности является способность организации к адаптации. Внутреннее распределение ресурсов, определение иерархических зависимостей, правила взаимодействия участников занимают центральное место, а оценка затрат выступает на задний план.

Недостатком системного подхода является и то, что оценивание внутренних характеристик достаточно сложное (степень сплоченности, степень рациональности иерархических отношений), что приводит к росту расходов, связанных с этим.

Избирательный подход, использует критерии, соответствующие стратегическим составляющим организации. Внутренние составляющие организации - сотрудники, менеджеры, акционеры фирмы, внешние - правительство, местные органы власти другие институты. Важно, чтобы организация определила, какие составляющие следует считать стратегическими. В Украине трудовые ресурсы не считают стратегической составляющей (обусловлено высоким уровнем безработицы) и поэтому к критериям эффективности не относят размер заработной платы. Если стратегические составляющие – это владельцы или акционеры, то критерии, которые им соответствуют, это размер прибыли, величина дивидендов, уровень рентабельности. Такие критерии должны быть сбалансированными и направленными не только на удовлетворение интересов стратегических составляющих, а и на достижение общеорганизационных целей.

Трудности использования избирательного подхода заключаются в идентификации стратегических составляющих и в способности установить, как именно организация зависит от них.

Каждый из подходов имеет свои предпочтения и недостатки, но могут быть и хорошие результаты при их сочетании, когда недостатки одного компенсируются преимуществами другого.

В современном менеджменте выделяют несколько видов эффективности организации: внутреннюю, внешнюю, общую, рыночную, стратегическую (целевую), оперативную и эффективность инновационного проекта.

Внутренняя - эффективность с точки зрения использования внутренних резервов организации, внешняя - использование внешних возможностей, по состоянию организационного окружения и способности организации приспосабливаться к его изменениям, поэтому ее еще называют адаптивной эффективностью.

Общая эффективность организации - это совокупность внешней и внутренней эффективности, которая достигается за счет гибкости организации, позволяет перераспределять ее ресурсы в соответствии с изменениями внешней среды.

Так производство товаров (внутренняя эффективность), которые не пользуются спросом на рынке (внешняя неэффективность) делает бессмысленным любые попытки менеджмента повысить эффективность этого производства. И наоборот.

Внутренняя эффективность организации влияет на ее конкурентоспособность, способность удерживать и укреплять свои рыночные позиции. Задача менеджмента – выявление причин, препятствующих повышению внутренней эффективности организации и нахождения способов их устранения.

Рыночная эффективность организации - она показывает, насколько полно организация удовлетворяет потребности потребителей по сравнению с альтернативными способами их удовлетворения.

Неумение приспосабливать организацию, ее работников, технологии к изменениям в структуре спроса вызывает ее низкую общую эффективность. Поэтому менеджеры должны использовать эффективные инструменты для исследования рынка или воздействия на потребителей, диверсификации деятельности, разработка другой концепции бизнеса, выбора новой стратегии. Ориентация организации на потребителя (не только реального, но и потенциального), а не на борьбу с конкурентами будет способствовать тому, что она всегда будет находиться впереди.

Стратегическая (целевая) эффективность организации - способность организации реализовать выбранную стратегию. Для ее определения используют три группы показателей:

1. Отражает состояние спроса в форме потенциально возможных темпов его роста;

2. – Характеризует динамику экономических целей предприятия (темпы роста объема продаж, прибыли, рентабельности вложений и т. п.);

3. – Динамику групповых целей (рост дивидендов, заработной платы, количества рабочих мест).

Оперативная эффективность в организации - отражает экономичность преобразования внутренних ресурсов в процессе производственной деятельности предприятия. Ее можно охарактеризовать, как способность организации работать с минимальным использованием ресурсов. Оперативная эффективность обеспечивает ее стратегическую эффективность.

Эффективность инновационного проекта организации - характеризуется системой показателей, отражающих соотношение затрат и результатов, связанных с реализацией проекта.

Организационная эффективность описывается разной системой координат, поэтому единого критерия для ее определения – нет.

Критерии эффективности деятельности организации - стандартизированные требования к определенным показателям функционирования системы, которые характеризуют ее способность развиваться с заданной динамикой и достигать поставленных целей.

В зависимости от количества параметров выделяют монокритериальный и поликритериальный подход. При монокритериальном подходе оптимизируют (максимизируют или минимизируют) один из параметров эффективности (например, прибыль).

При поликритериальном подходе осуществляют оптимизацию нескольких параметров эффективности. Некоторые из определенных параметров могут быть на приемлемом уровне (не ниже определенной величины), зато другие должны стремиться к максимуму или минимуму (максимально возможная доля рынка при приемлемом уровне рентабельности).

В научной литературе чаще всего рекомендуют использовать такие сочетания критериев и ограничений:

· максимизировать прибыль при заданных ограничениях на объем затрат и уровень риска;

· минимизировать объем расходов при заданных ограничениях на прибыль и уровень риска;

· минимизировать уровень риска при заданных ограничениях на прибыль и объем расходов.

Система показателей оценки эффективности деятельности организации: количественные и качественные показатели. Количественные в свою очередь делятся на общие и частные показатели.

Общие показатели: темпы роста общих результатов деятельности (объемы производства, реализации продукции, суммы валовой прибыли, доли рынка), уровень общей рентабельности, коэффициент финансовой устойчивости, коэффициент платежеспособности, снижение затрат на 1 грн товарной продукции.

Частные показатели делятся на показатели эффективности использования трудовых ресурсов (темпы роста производительности труда, коэффициент соотношения темпов роста производительности труда и заработной платы, доля прироста объема производства в результате роста производительности труда) и материально-технических ресурсов (фондоотдача, коэффициент обращения оборотных средств, коэффициент соотношения прироста товарной продукции к приросту оборотных средств, материалоемкость продукции).

Качественные показатели: повышение уровня качества продукции и услуг, стабильность персонала организации, улучшения условий труда персонала. Для подавляющего большинства этих показателей критерием эффективности будет максимизация их величины и основывается на оценивании внутренней среды организации.

Результативность системы менеджмента – способность системы менеджмента выполнять управленческие функции таким образом, чтобы организация могла достичь намеченных целей, оперативно реагируя на изменения внешней и внутренней среды.

Эффективность системы менеджмента – показатель, который характеризуется соотношением результатов деятельности организации и расходов на осуществление управленческих функций. Чем меньше эти расходы в расчете на единицу продукции, тем эффективнее считается система менеджмента организации.

Самым распространенным показателем определения эффективности управления является отношение общего или конечного результата производства (объем производства, объем реализации, прибыль) к совокупным затратам на управление.

Одним из эффективных показателей является отношение общего результата производства к количеству работников аппарата управления (уменьшение количества управленцев).

Количественные показатели эффективности системы менеджмента организации дополнительно к вышеназванным:

· доля заработной платы работников аппарата управления в себестоимости продукции и темп изменения этого показателя;

· доля работников управления в общем количестве промышленно-производственного персонала и темп изменения этого показателя;

· уровень производительности труда в расчете на одного работника управления и темп изменения этого показателя;

· сокращение продолжительности выполнения управленческих процедур;

· сокращения непроизводительных затрат времени работников аппарата управления.

Качественные показателиэффективности системы менеджмента организации:

· уровень управляемости – это отношение нормы управляемости к фактическому количеству подчиненных;

· коэффициент рациональности структуры равен 1 - отношение фактического количества подразделений к нормативным;

· степень централизации управленческих функций равна отношению количества принятых на высшем уровне решений при выполнении данной функции к общему количеству принятых решений;

· соотношение количества линейного и функционального персонала;

· коэффициент дублирования функций;

· коэффициент полноты охвата функций;

· коэффициент глубины специализации управленческих работ (профильные к общим решениям);

· коэффициент надежности структуры управления (нереализованные к общим решениям).

Часто возникает потребность в оценивании конкретного работника, его следует проводить с учетом зоны ответственности по его должностным обязанностям.

Система оценки эффективности работы менеджеров различных управленческих уровней и функциональных сфер предусматривает:

· определение в контексте общей стратегии организации целей отдельных подразделений и оформление их в виде системы плановых показателей, имеющих числовое измерение и временные ограничения;

· установление экспертным путем значимости каждого показателя в общем их количестве;

· определение высшим руководителем по завершении планового периода степени достижения каждого показателя конкретной структурной единицей, работой которой руководит конкретный менеджер и работу которого оценивают.

Таким образом, эффективность менеджмента может оцениваться как для системы в целом, так и для ее отдельных структурных звеньев, выполняющих конкретные управленческие функции.

Вопросы для самоконтроля:

1. Эффективность и виды подходов к ее изучению.

2. Целевой подход и направление его использования.

3. Системный подход к изучению эффективности организаций.

4. Критерии избирательного подхода к изучению эффективности.

5. Результативность и эффективность системы менеджмента.