1. Сучасні інформаційні системи підприємств (Основні поняття) Сучасний світ бізнесу вже неможливо представити без використання інформаційних технологій (ІТ). Здійснення більшості бізнес-операцій може бути істотно спрощене за рахунок впровадження нових інформаційних технологій, а в ряді випадків ІТ є єдиним рішенням виникаючих проблем. Розглянемо типову інформаційну систему підприємства. Можна виділити наступні характерні риси корпоративних інформаційних систем (ІС), що функціонують у багатьох компаніях: - на одному підприємстві можуть існувати різні ІС;
- сукупність декількох ІС так само називають ІС;
- ІС може бути цілком незалежної чи бути зв'язаної з інший ІС;
- об'єднання ІС здійснюється за допомогою мережі;
- інформаційні ресурси можуть керуватися централізовано, наприклад, відділом ІС, чи локально користувачами;
- компонентами ІС є: комп'ютерне забезпечення, зв'язане різними типами мереж (інтранет, Інтернет, LAN і WAN), програмне забезпечення (бази даних (БД), дані, програми), люди;
Усе перераховане характеризує складність ІС і її керування. Перш ніж вивчати інформаційні технології (ІТ) і керування ними, необхідно визначити основні поняття. ІС будуються з різними цілями, одна з них - перетворення економічних даних у інформацію чи знання. Дані - елементарний опис речей, подій, дій, угод. Дані записують, класифікують, зберігають, але не структурують для одержання специфічної інформації. БД складається зі збережених даних, організованих для обробки. Дані можуть бути числовими, текстовими, графічними, звуковими, відео. Інформація - це дані, що організовані таким чином, що вони мають значення і зміст для одержувача (кінцевого користувача). Користувач інтерпретує зміст даних і робить висновки. Дані обробляються спеціальними прикладними програмами (наприклад, система покупки і продажу акцій через Інтернет, університетська онлайнова система реєстрації, система інвентаризації) на більш високому рівні, чим БД. Знання - це дані й інформація, що організовані й оброблені таким чином, що вони можуть передавати розуміння, досвід, навички, думки стосовно до конкретної задачі. Ці три терміни, особливо дані й інформація, часто плутають. Дані, інформація і знання можуть бути входом і виходом для ІС. Наприклад, дані про працівників, їхній зарплаті, час роботи обробляються для одержання інформації про платіжну відомість. Ця інформація в наступному може бути використана як вхідна для інший ІС, що готує бюджет чи рекомендації менеджеру по розміру зарплат. Конфігурація ІС. ІС можуть мати різні конфігурації, побудовані з тих самих компонентів, подібно тому, як з тих самих матеріалів можуть бути побудовані різні будинки. Існують різні типи ІС. Класифікація ІС по подібних характеристиках допомагає аналізувати їх, будувати нові, поєднувати ІС. 2. Класифікація інформаційних систем підприємств ІС можна класифікувати по-різному: по тому, на якому рівні ІС використовується в організації, по області застосування, по цілям застосування, по архітектурі, по ознаці структурованості задач, по функціональній ознаці і рівням керування, та іншим класифікаціям. Класифікація ІС за організаційною структурою Організація складається з декількох підрозділів, наприклад, у більшості організацій є відділ кадрів, фінансовий відділ, бухгалтерія, можливо, відділ по зв'язках із громадськістю і т.д. Ці компоненти утворюють структуру організації. Хоча деякі підприємства, компанії вводять інноваційну структуру за принципом функціональних команд, більшість організацій має ієрархічну структуру. ІС можна класифікувати в залежності від того на якому ієрархічному рівні вони використовуються в організації: на рівні відділу, оперативної одиниці чи індивідуального працівника. ІС можуть бути як незалежними, так і взаємозалежними. Найбільш типові ІС, що використовуються на підприємствах наступні: ІС відділу, корпоративна (мається на увазі ІС компанії, заснована на LAN) і міжкорпоративна. ІС відділу. Звичайне підприємство використовує трохи прикладних програм у кожному відділі. Наприклад, відділ кадрів може використовувати систему для перегляду кандидатів на вакантні місця, моніторингу за плинністю робочої сили й ін. Деякі з додатків можуть бути цілком незалежними від інших. Об'єднання всіх прикладних систем відділу кадрів можна розглядати як ІС відділу кадрів. У великих організаціях, що мають різні відділення, представництва, можлива наявність аналогічних відділів у різних відділеннях. Розроблювачі ІС можуть проектувати ІС для відділу в кожнім відділенні чи централізовану ІС відділу для організації в цілому. Корпоративна ІС. У той час, як ІС відділу звичайно призначена для однієї функціональної області, об'єднання всіх прикладних систем підприємства утворює корпоративну ІС. Міжкорпоративна ІС. Існують ІС, що зв'язують кілька організацій. Наприклад, всесвітня система резервування авіаквитків поєднує ІС, які належать різним компаніям. Такі інтерінформаційні системи належать усім бізнес партнерам, широко використовуються в електронній комерції і звичайно засновані на extranet. Є національні й інтернаціональні ІС. Класифікація по області застосування ІС відділів звичайно призначені для рішення задач з однієї області. Найбільше поширення одержали наступні види ІС: - бухгалтерські;
- фінансового аналізу;
- маркетингові;
- керування людськими ресурсами;
- виробничі.
У кожній області застосування існують специфічні задачі. Підготовка платіжних відомостей - типовий приклад. ІС, що вирішують подібні задачі називаються операційними ІС, вони найбільше широко поширені в області бухгалтерії і фінансів. Класифікація ІС по цілям застосування Третій спосіб класифікації зв'язаний з типом підтримки, що забезпечує ІС. Наприклад, ІС може підтримувати роботу співробітника офісу, менеджера. Найбільш відомі наступні види ІС: - обробки даних (операціональні), автоматизують роботу клерків;
- MIS (ІС для менеджменту);
- системи автоматизації офісу (OAS);
- системи підтримки прийняття рішень (DSS);
- виконавчі ІС, для автоматизації функцій топ менеджерів;
- системи підтримки груп, для автоматизації спільної роботи в групах;
- інтелектуальні ІС (IIS), найбільш розповсюдженими серед яких є експертні системи.
Класифікація ІС по архітектурі Будівництво ІС залежить від її призначення. Отже, перед розробкою ІС визначаються основні вимоги до неї, будується інфологічна модель (вхідна, вихідна, проміжна інформація). Потім визначається архітектура ІС, її елементи (комп'ютери, мережа, програмне забезпечення), як вони будуть взаємодіяти і керуватися. Можливі три типи архітектури: - ІС, заснована на мейнфреймі;
- ІС, заснована на персональному комп'ютері (PC);
- розподілена ІС.
Класифікація інформаційних систем по ознаці структурованості задачПоняття структурованості задач При створенні чи при класифікації інформаційних систем неминуче виникають проблеми, зв'язані з формальним - математичним і алгоритмічним описом розв'язуваних задач. Від ступеня формалізації багато в чому залежить ефективність роботи всієї системи, а також рівень автоматизації, обумовлений ступенем участі людини при ухваленні рішення на основі одержуваної інформації. Чим точніше математичний опис задач, тим вище можливості комп'ютерної обробки даних і тем менше ступінь участі людини в процесі її рішення. Це і визначає ступінь автоматизації задачі. Розрізняють три типи задач, для яких створюються інформаційні системи: структуровані (формалізовані), структуровані (не формалізовані) і частково структуровані. У структурованій задачі вдається виразити її зміст у формі математичної моделі, що має алгоритм рішення. Подібні задачі звичайно приходиться вирішувати багаторазово, і вони носять рутинний характер. Метою використання інформаційної системи для рішення структурованих задач є повна автоматизація їхнього рішення, тобто зведення ролі людини до нуля. Приклад. В інформаційній системі необхідно реалізувати задачу розрахунку заробітної плати. Це структурована задача, де цілком відомий алгоритм рішення. Рутинний характер цієї задачі визначається тим, що розрахунки всіх нарахувань і відрахувань дуже прості, але обсяг їх великий, тому що вони повинні багаторазово повторюватися щомісяця для всіх категорій працюючих. Рішення неструктурованих задач через неможливість створення математичного опису і розробки алгоритму зв'язано з великими труднощами. Можливості використання інформаційної системи невеликі. Рішення в таких випадках приймається людиною з евристичних розумінь на основі свого досвіду і, можливо, непрямої інформації з різних джерел. Приклад. Спробуйте формалізувати взаємини у вашій студентській групі. Напевно, навряд чи ви зможете це зробити. Це зв'язано з тим, що для даної задачі важливий психологічний і соціальний фактори, які дуже складно описати алгоритмічно. Помітимо, що в практиці роботи будь-якої організації існує порівняно небагато цілком структурованих чи зовсім неструктурованих задач. Про більшість задач можна сказати, що відомо лише частину їхніх елементів і зв'язків між ними. Такі задачі називаються частково структурованими. У цих умовах можна створити інформаційну систему. Одержувана в ній інформація аналізується людиною, що буде відігравати визначальну роль. Такі інформаційні системи є автоматизованими, тому що в їхньому функціонуванні бере участь людина. Класифікація інформаційних систем по функціональній ознаці і рівням керування Функціональна ознака визначає призначення підсистеми, а також її основні цілі, задачі і функції. Структура інформаційної системи може бути представлена як сукупність її функціональних підсистем, а функціональна ознака може бути використана при класифікації інформаційних систем. У господарській практиці виробничих і комерційних об'єктів типовими видами діяльності, що визначають функціональну ознаку класифікації інформаційних систем, є: виробнича, маркетингова, фінансова, кадрова. Виробнича діяльність зв'язана з безпосереднім випуском продукції і спрямована на створення і впровадження у виробництво науково-технічних нововведень. Маркетингова діяльність містить у собі: - аналіз ринку виробників і споживачів продукції, що випускається, аналіз продажів;
- організацію рекламної кампанії по просуванню продукції;
- раціональну організацію матеріально-технічного постачання.
Фінансова діяльність зв'язана з організацією контролю й аналізу фінансових ресурсів фірми на основі бухгалтерської, статистичної, оперативної інформації. Кадрова діяльність спрямована на підбір і розміщення необхідних фірмі фахівців, а також ведення службової документації по різних аспектах. Зазначені напрямки діяльності визначили типовий набір інформаційних систем: - виробничі системи;
- системи маркетингу;
- фінансові й облікові системи;
- системи кадрів (людських ресурсів);
- інші типи, що виконують допоміжні функції в залежності від специфіки діяльності фірми.
У великих фірмах основна інформаційна система функціонального призначення може складатися з декількох підсистем для виконання підфункцій. Наприклад, виробнича інформаційна система має наступні підсистеми: керування запасами, керування виробничим процесом, і т.д. Для кращого розуміння функціонального призначення інформаційних систем у таблиці нижче приведені по кожному розглянутому вище виду, розв'язувані в них типові задачі. | Система маркетингу | Виробничі системи | Фінансові й облікові системи | Система кадрів (людських ресурсів) | Інші системи, наприклад ІС керівництва | | Дослідження ринку і прогнозування продажів Керування продажами Рекомендації з виробництва нової продукції Аналіз і встановлення нової ціни Облік замовлень | Планування обсягів робіт і розробка календарних планів Оперативний контроль і керування виробництвом Аналіз роботи устаткування Участь у формуванні замовлень постачальникам Керування запасами | Керування портфелем замовлень Керування кредитною політикою Розробка фінансового плану Фінансовий аналіз і прогнозування Контроль бюджету Бухгалтерський облік і розрахунок зарплати | Аналіз і прогнозування потреби в трудових ресурсах Ведення архівів записів про персонал Аналіз і планування підготовки кадрів | Контроль за діяльністю фірми Виявлення оперативних проблем Аналіз управлінських і стратегічних ситуацій Забезпечення процесу вироблення стратегічних рішень | |
