Доповідна (службова) записка

Доповідна записка — це документ, адресований керівнику організації або вищому органу управління. Вона містить викладення якогось питання з висновками та пропозиціями щодо його вирішення.

Доповідна записка складається тоді, коли є необхідність довести до відома керівника про наявні факти, події, про виконану роботу.

Доповідна записка повинна мати заголовок до тексту, який розкриває її зміст. Вона складається із двох частин. У першій частині тексту викладаються факти, події, що стали приводом до написання доповідної записки, а друга частина повинна містити висновки та пропозиції про конкретні дії, які на думку автора, необхідно здійснити за викладеними фактами.

Внутрішні доповідні записки повинні бути підписані працівником, а зовнішні, що направляються у вищі органи — керівником організації.

Датою доповідної записки вважається дата її підпису.

Зразок доповідної записки

Директору фірми "Альфа" Григор´єву Ю.М.

Доповідна записка

03.06.01 р.

Про додаткове фінансування замовлення № 506____ .

Доводжу до Вашого відома, що ціни на поліграфічні послуги у III кварталі 2001 р. зросли на 10 %, а калькуляція витрат на замовлення № 506 передбачає витрати за старими цінами.

У зв´язку з цим прошу виділити додатково грн. для завершення робіт за вказаним замовленням.

Начальник відділу реклами підпис Сич Ч.П.

Зразок службової записки, написаної агентом з продажу у рекламне агентство

Дата Кому: Від кого:

Заголовок: Планування рекламної компанії

Початок нашої рекламної кампанії припадає на другу половину січня 2002 року. Це зобов´язує нас дотримуватись визначеного графіка.

З 10 по 15 серпня нам необхідно прийняти остаточний план рекламної кампанії і визначити джерело фінансування. Пропоную призначити загальну нараду 11 серпня о 10 годині і провести її у моєму офісі. На протязі першого тижня вересня ми повинні надати наші плани для розгляду представникам кожного із шести регіонів.

Жирнов A.M. узгодить дати з усіма регіонами і до 1 серпня повідомить Вам про результати.

Якщо у Вас виникнуть якісь питання з приводу наших планів, телефонуйте нам.

Підпис Сич Ч.П.

Пояснювальна записка

Пояснювальна записка — це документ, який адресований керівнику організації для пояснення дійсної ситуації, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а у деяких випадках — за ініціативою працівника.

Пояснювальна записка у межах організації складається на чистому аркуші паперу з вказівкою таких реквізитів:

адресат (кому направляється);
найменування виду документа (Пояснювальна записка);
заголовок до тексту (про що);
текст;
дата;
підпис.

Якщо пояснювальна записка направляється керівнику іншої організації, то вона складається на бланку і реєструється.

На практиці пояснювальною запискою також називають другу частину документу (звіту, плану, проекту) або один із додатків до нього.

Якщо така пояснювальна записка має самостійне значення і відокремлена від основного документа, її складають на бланку організації. Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки діляться на дві групи:

службові;
особисті записки працівників з приводу їх поведінки, роботи тощо.

Пояснювальна записка оформляється аналогічно доповідним запискам. Викладення тексту може бути прямим або зворотнім (висновок передує доводам).

Службові листи, факси

Службовий лист — це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління процесами службової діяльності.

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що й до інших службових документів.

Службова записка — це невід´ємний засіб зв´язку організації з зовнішнім середовищем. Службові листи і факси мають найбільшу вагу в інформаційних зв´язках організації.

Лист — це узагальнююча назва різних за змістом документів, які пересилаються поштою (факсом).

Зміст листа загалом індивідуальний. Листи мають бути, як правило, присвячені одному питанню. Складові частини (реквізити) всіх листів такі:

назва й адреса установи відправника листа;
номер і дата;
назва й адреса одержувача;
заголовок;
номер і дата листа, що є підставою для складання відповіді;
текст;
перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
підпис керівника.

У нижньому лівому куті листа пишеться прізвище виконавця і номер його телефону, а також робиться відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Якщо лист готується не на бланку, тоді для кутового штампа залишають місце -15 міжрядкових інтервалів.

В листах слід звертатися від імені організації або його структурного підрозділу, наприклад: "Управління просить..." (див. зразок листа).

У листах повинні бути вірно вказані складові частини реквізиту "адресат (одержувача листа)":

фірма;
структурний підрозділ;
посада;
прізвище та ініціали;
поштова адреса одержувача.

Якщо лист однакового змісту направляється декільком адресатів, спочатку вказується адрес основного одержувача, потім перелічуються інші.

Якщо лист направляється більше ніж чотирьом адресатам, складається список.

Текст листа складається із вступної і основної частини.

У вступній частині вказуються причини, які викликали складання листа з підтвердженням фактів, дати і документів.

У другій частині листа формулюється його основна мета (пропозиція, прохання, відмова, гарантія, попередження, запрошення та ін.).

Початок листа (факса) може мати такі варіанти звернення:

1. Шановний Миколо Степановичу!

2. Пане Порядков!

3. Миколо Степановичу!

4. Шановний пане Порядков!

5. Шановний панове! (вживати, коли невідомі прізвище одержувачів листа).

Потім можна було б сказати слова подяки:

1. Ми були раді одержати від Вас листа.

2. Дуже дякуємо за лист (факс) від 03.09.01 р.

3. Підтверджуємо з подякою одержання Вашого листа.

У тексті листа в залежності від його теми використовуються такі звороти:

1. Відправка вантажу, документа

Відправляємо Вам...
Направляємо Вам...
Висилаємо Вам...

2. Нагадування

Нагадуємо Вам, що...
3 пропущенням строкунаша пропозиція втрачає свою силу.

3. Підтвердження

Корпорація "Альфа" підтверджує отримання...
Підтверджуємо, що перша партія вантажу отримана...

4. Повідомлення

Повідомляємо Вам, що...
Доповідаємо Вам, що...
Доводимо Вас до відома, що...

5. Прохання

Будь-ласка, повідомте...

Факс — це копія переданого документа. Телефаксом можуть бути передані будь-які види документів, а також таблиці, креслення, схеми, малюнки, фотокартки.

Факси є різновидом листування між діловими партнерами, організаціями. Оформлення факсу здійснюється аналогічно службових листів, але з додатковими даними, які проставляє сам апарат (телефакс):

код відправника;
дата та час передавання;
протяжність передавання;
номер телефакса з якого передана інформація;
кількість сторінок.

Відправник повинен одержати підтвердження про те, що інформація дійшла до одержувача, зафіксував дату, час, протяжність передачі, кількість одержаних сторінок і результат. Головною є графа "Results", у якій проставляється "ОК" (о´кеу), якщо повідомлення дійшло без помилок, або NG (негатив), якщо були збої під час одержання факсу.

При необхідності факси копіюють тому що факсовий папір зберігає текст невеликий строк, а якщо використовується звичайний папір то копіювання не обов´язкове.

Конфіденційно екз. № 1

Директору ЗАТ "Омега" Скибицькому О.М. 01106, Київ Саксаганського, 15

Ват "Альфа"

02156, Київ

вул. Кіото, 19

р/р 00525IS у Деснянському

Промінвестбанку

тел.518-68-05

факс(044)258-18-41

Просимо оплатити наш рахунок...
Ми будемо вдячні, коли Ви

6. Гарантія

Оплату гарантуємо.
Якість товару наша фірма гарантує.

7. Пропозиції

Ми раді пропонувати Вам...
Пропонуємо Вам...
Ми можемо рекомендувати....
Ми впевнені, що Ви зацікавитесь...

8. Відмова

На жаль, Ваша пропозиція не може бути прийнята через...
На жаль, задовольнити Ваше прохання у найближчий час ми не можемо у зв´язку з...
На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію у зв´язку з...

9. Попередження