Інформація й інформаційні технології у праці менеджера
У книзі "Мої роки з "Дженерал моторз" колишній її президент А. Слоан (який фактично й створив всесвітньо відому корпорацію з маленької, нікому не відомої компанії, і очолював її протягом 40 років) пише, що своїм надзвичайним успіхом він зобов'язаний, головним чином, стилю керівництва, сфокусованому на інформації. Він постійно й активно збирав інформацію і використовував її в цілях управління [153, с. 1]. Інформація для менеджерів є нині одним із найважливіших інструментів, за допомогою яких досягається успіх у бізнесі. Мабуть тому П. Дру-кер називає інформацію ключовим ресурсом для прийняття управлінських рішень [71, с. 169]. М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурі наголошують, що майже все, що роблять менеджери, щоб забезпечити досягнення цілей організації, потребує ефективного обміну інформацією [154, с. 165]. Відомо, що в одній із виробничих компаній у Південній Каліфорнії, яка забезпечила доступ працівників до інформації про споживачів та клієнтів, витрати та доходи, систему матеріального стимулювання (що раніше вважалося конфіденційною інформацією), продуктивність праці зросла приблизно на 40 % [106, с. 81].
Інформація — це сукупність відомостей про навколишній світ, процеси, які в ньому відбуваються, про події, ситуації, явища. Ці відомості люди отримують та обмінюються ними безпосередньо чи за допомогою певних пристроїв [277, с. 344]. У сфері управління інформація - - це сукупність повідомлень (у будь-якій формі), знань про стан системи (або об'єкти управління) та її функціонування, що використовуються для оцінювання ситуації та розроблення управлінських рішень. Показниками якості інформації є точність, повнота, актуальність, цінність і корисність. Інформацію П. Друкер називав новим "основним ресурсом". Вона не прив'язана до жодного виду діяльності, не має чітко вираженої форми кінцевого використання. Головне, що інформація є предметом, засобом і продуктом управлінської праці [107, гл. 5.2]. Інформація — це основа процесу управління, праці менеджерів. Від рівня збирання, обробки і передавання інформації залежить ефективність управління.
У практиці управління використовують інформацію економічну, організаційну, соціальну, психологічну, технологічну [232, с. 169—170]. Нині цей канал управління розглядається як інформаційна компонента інтелекту нації [257, с. 359]. Загальновідома така аксіома: той, хто володіє інформацією (у широкому розумінні слова), володіє світом. Жодна організація не може здійснювати свою діяльність без інформації чи в умовах недостатньої інформації.
Інформація створює картину реального стану організації і стає основою для вироблення її стратегії. Для цього потрібно володіти чотирма видами інформації [71, с. 159—167]:
1) базовою фінансовою інформацією;
2) інформацією про продуктивність праці;
3) інформацією про виключну компетенцію організації (чим
ця організація відрізняється від інших);
4) інформацією про розподілення ресурсів.
Водночас інформація в управлінні корисна лише тоді, коли вона реалізується у спільну діяльність людей. Вона об'єднує працівників однин з одним і з організацією загалом. Вона потрібна всім — від керівника найвищої ланки управління до рядового працівника. Але для менеджерів інформація є предметом їхньої праці[71, с. 171]. За деякими спостереженнями, менеджери (особливо вищого та середнього рівнів управління) на збирання й обробку інформації витрачають до 40 % робочого часу. Використовуючи її, вони розробляють і приймають рішення, необхідні для зміни об'єкта управління.
Управлінська інформація має такі особливості [107, гл. 5.2]:
а) великі обсяги інформації мають оброблятися в жорстко об
межені строки;
б) вихідна інформація підлягає багаторазовій обробці з різ
них виробничих поглядів і з урахуванням вимог споживачів;
в) вихідні дані та результати розрахунків повинні зберігати
ся досить довго.
Інформація, з якою працюють менеджери, поділяється на зовнішню та внутрішню. Зовнішня інформація — це вид інформації, який використовується для оцінювання впливу зовнішніх факторів у формі звітів: вона видається зовнішнім споживачам. Внутрішня інформація — це всі види облікових даних, що вимірюються, обробляються і передаються для внутрішнього використання [148, с. 226]. Менеджерам постійно потрібна інформація як внутрішня, так і зовнішня. Але інформація тільки тоді сприяє успішній праці менеджерів, якщо вона доступна, своєчасна, достатня та значуща. За дослідженнями, кожен другий менеджер вважає, що прийняття важливих рішень затягується через надто великий обсяг інформації [61].
Недостатність інформації, як і її надлишковість, знижує результативність праці менеджерів. При дефіциті інформації менеджер змушений діяти в умовах невпевненості та інформаційної невизначеності. Значна кількість зайвих і неістотних подробиць підволікає увагу менеджера від глибинної сутності справи стосовно характеру і причин того, що відбувається. Це не дає змоги детально підготувати, прийняти обґрунтоване управлінське рішення та успішно його реалізувати. П. Друкер наголошує: "Менеджмент повинен засвоїти два уроки: по-перше, необхідно ігнорувати дані, які не стосуються конкретної проблеми, і по-друге, дані треба організовувати, аналізувати, інтерпретувати, а тільки потім використовувати для прийняття рішення про те, як діяти". На його думку, інтерпретація інформації є ключем до успіху організації [71]. Для того, щоб правильно працювати з інформацією, менеджеру необхідно навчитися [122, с. 164—166]:
—оцінювати достовірність джерела інформації;
—ставити правильні запитання (щоб звузити потік даних);
—аналізувати отримані дані й відокремлювати зайве;
—уникати упередженого ставлення до інформації.
Для прийняття менеджером оптимальних рішень важливим є максимально можливе виключення "людського чинника" із системи збирання, обробки і передавання інформації з метою забезпечення її об'єктивності [257, с. 269]. Проте іноді у людини домінує бажання отримувати позитивну, а не негативну інформацію. Тому часто працівники говорять своїм менеджерам саме те, що ті хочуть почути, і утримуються від повідомлення неприємних фактів, а також від висловлення власної думки, оскільки вона може суперечити думці начальника. Внаслідок цього в бюрократичних організаціях менеджери отримують від підлеглих лише 10 % інформації [153, с. 181]. У кожній організації є формальні й неформальні канали передачі інформації. Формальними каналами інформація циркулює вертикально (вона, як правило, дозована, але достовірна) "зверху вниз" і "знизу вверх" та горизонтально (обмін інформацією між підрозділами). Неформальним каналом (спілкування між людьми) інформація може передаватися у вигляді чуток та пліток, тобто бути недостовірною. А може, навпаки, як сказано в книзі "Танець змін", сприяти поширенню знань та досвіду ефективніше, ніж за допомогою формальних каналів [226, с. 51].
Менеджеру, який хоче ефективно взаємодіяти з іншими людьми, варто знати, що при обміні інформацією відбуваються її втрати: задумано — 100 % інформації, передано у словесній формі — 80, почуто і зрозуміло — 60, залишилося у пам'яті — 24 % задуманої інформації. Тобто у процесі обговорення відбуваються втрата інформації (причому нерідко втрачається основна інформація, а передається другорядна), викривлення інформації (зміст почутого передається у власній інтерпретації) та доповнення інформації (додавання власної інформації до почутої) [162]. Чим більше ієрархічних рівнів в організації, тим більше інформації втрачається (іноді до 80 %) на шляху від тієї людини, яка передала інформацію, до тієї, якій нона була адресована.
Відомий французький філософ Абраам Моль у книзі "Соціодинаміка культури" так описує схожу ситуацію: "Капітан віддає команду своєму ад'ютанту: "Як Ви знаєте, завтра відбудеться сонячне затемнення, а це буває не кожного дня. Зберіть о 5-й год особовий склад у похідному одязі. Люди зможуть спостерігати за цим явищем, а я дам пояснення. Якщо піде дощ, то спостерігати буде нічого, тоді людей залиште в казармі". Ад'ютант передає цю команду черговому сержанту: "За наказом капітана завтра о 5-й год відбудеться сонячне затемнення у похідному одязі. Капітан на плацу дасть необхідні пояснення, а це буває не кожного дня. Якщо піде дощ, то затемнення відбудеться в казармі". Черговий сержант передає інформацію капралу: "За наказом капітана завтра о 5 год відбудеться затемнення на плацу в похідному одязі. Капітан дасть необхідні пояснення в казармі, якщо піде дощ, а це буває не кожного дня". Капрал дає команду солдатам: "Завтра о 5-й ранку капітан зробить сонячне затемнення в похідному одязі. Якщо піде дощ, то це відбудеться в казармі, а таке буває не кожного дня". І, нарешті, один солдат передає іншому: "Завтра, о 5-й ранку, сонце на плацу зробить затемнення капітана в казармі. Якщо буде дощ, то це явище відбудеться в похідному одязі, а таке буває не кожного дня" [81, с. 71 — 72]. Як видно, із цієї ситуації для адекватного сприйняття переданої інформації необхідно розмовляти "однією мовою" (тобто єдиною системою кодування і декодування інформації), вибудовувати повідомлення у зрозумілій формі та забезпечувати зворотний зв'язок.
Можна виділити такі основні причини викривлення управлінської інформації [107, гл. 5.2]:
— дві однакових події різними людьми оцінюються по-різному (при цьому повідомлення, отримане першим, сприймається і закріплюється в пам'яті міцніше);
—на інформацію впливають емоції (через страх, радість, гнів інформація по-різному сприймається й передається);
—у людини є бажання за рахунок інформації справити враження на свого начальника.
Отже, інформація має цінність лише тоді, коли вона актуальна, повна, зрозуміла, достовірна, значима та захищена. Водночас нині інформація поширюється практично зі швидкістю світла, а утримати її настільки складно, що переваги, пов'язаної з доступом до інформації, вже більше немає.
Інформацію, яку використовують менеджери, можна класифікувати за такими ознаками [66, с. 242—243; 277, с. 345—346]:
—джерелами виникнення: зовнішня, внутрішня;
—порядком виникнення: первинна та похідна;
—роллю у процесі управління: директивна (розпорядча),
звітна, довідкова, нормативна, обліково-бухгалтерська, статистична;
—напрямом руху: вхідна та вихідна;
—стабільністю: умовно-змінна, умовно-постійна;
—способом відображення: текстова, графічна (креслення, графіки, таблиці, схеми), аудіовізуальна (поєднання зображення та звуку);
—способом обробки: піддається або не піддається механізованій обробці;
—способом, передавання: письмова, усна, за допомогою телефону, пошти, Інтернету, книжок тощо;
— періодичністю: щоденна, декадна, місячна, річна або викликана якимись подіями.
Тільки систематизовані дані дають можливість отримати повну картину. Несистематизована інформація — це просто розрізнені дані. Немає двох менеджерів, які б однаково систематизували інформацію. Кожний це робить так, щоб йому було зручно з нею працювати. Сукупність методів і засобів відбору, класифікації, зберігання, пошуку, оновлення та обробки інформації в системі управління становить інформаційне забезпечення праці менеджера [258, с. 605, 613]. Є два канали інформаційного забезпечення менеджерів:
1) формалізований (ним циркулює регламентована за фор
мою, змістом і часом надання інформація з достатнім ступенем
достовірності);
2) стихійний (ним надходить до менеджерів величезна кіль
кість найрізноманітніших відомостей, які далеко не завжди
3) об'єктивно відображають справжній стан речей: телефонні дзвінки, усні звернення або відповіді, службові записки, численні наради).
Функції інформаційного забезпечення можна поділити на первинні і вторинні [258, с. 605]. Вторинною функцією є забезпечення управлінського персоналу науково-технічною інформацією про нові досягнення науки та техніки, технології виробництва, передовий вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі управління. До первинних функцій належать:
а) організація масивів інформації. За таких умов важливою складовою є визначення потреб в інформації та організація її масивів. За даними досліджені., у багатьох організаціях складають документів у 2—3 рази більше, ніж цс потрібно для розробки й обґрунтування рішень. Тому менеджер мас вирішувати, яку за змістом інформацію він хоче отримувати, які структурні підрозділи і з якою періодичністю повинні її надавати, у якому вигляді і з якою метою. У процесі організації масивів інформації використовуються уніфіковані системи документації і класифікатори;
б) організація процесів та засобів збирання, зберігання, обробки і транспортування інформації. За таких умов передбачаються технічне супроводження інформаційних процесів, розподілення між підрозділами та окремими виконавцями завдань із підготовки та передавання інформації з місця її виникнення до користувачів [258, с. 605]. Інформаційно-пошукові системи, які створюються в організаціях, дають змогу зберігати великі обсяги неструктурованих даних (наприклад, текстів) і дають можливість пошуку документів, які містять потрібну інформацію за довільно сформульованим запитом. Ці системи ще називають документальними або текстовими базами даних [150, с. 205]. У сучасних організаціях створюються власні бази даних, які допомагають менеджерам у будь-який час використовувати накопичену інформацію. Ефективність інформаційних процесів значною мірою впливає на продуктивність використання всіх ресурсів і сприяє поліпшенню взаємодії між людьми, створенню синергетичного ефекту. Інформаційні процеси неначе пронизують і об'єднують всі елементи організації (або розвалюють їх...). Тому однією з найважливіших задач, які мають вирішувати менеджери, зокрема вищого і середнього рівнів управління, є побудова інформаційної системи організації. Добре спроектована система інформації дає можливість ефективно управляти процесами, людьми, організацією загалом;
в) організація інформаційних потоків. Інформаційний потік— сукупність даних, що передаються від одного об'єкта (джерела інформації) до іншого (отримувача інформації). Це регулярний рух інформації в одному напрямі від джерела до адресата [258, с. 613]. Управління інформаційними потоками необхідно розглядати у стратегічному контексті, не обмежуючись використанням комп'ютерних систем, логічно пов'язуючи з корпоративною культурою організації. Інформаційні потоки поділяються на вертикальні й горизонтальні. Вертикальним потоком є однобічний потік ідей "згори вниз". Він забезпечує інтенсивне зростання сукупного інтелектуального потенціалу, переведення знань усіх працівників на рівень нової ідеї (нового розуміння задач організації і шляхів їх розв'язання). Горизонтальним є такий потік (перенесення), який утворюється внаслідок взаємного інтелектуального обміну всередині колективу і поза ним, як обмін новинами. Зазвичай має місце рівноцінний за рівнем обмін знаннями, але це залежить від адекватності інформаційного контакту [257, с. 44—45]. Організація інформаційних потоків передбачає: визначення джерел та користувачів інформації відповідно до спеціальних функцій та задач управління; визначення складу інформації, періодичності її циркулювання та форм подання; розробку документообігу; використання комплексу технічних засобів для організації потоків інформації; встановлення послідовності складання, оформлення, реєстрації, узгодження та затвердження документів [258, с. 613].
Водночас в умовах авторитарної системи управління рух інформаційних потоків має такі недоліки [106, с. 76]:
—низхідний рух інформації при проходженні кожного рівня
управлінської структури помітно змінюється і доходить до потрібного користувача у зміненому вигляді;
—великий обсяг інформації, йдучи знизу вверх, певним чином фільтрується і до потрібного користувача доходить лише незначна частина висхідної інформації;
—порушується порядок поширення інформації, бо кожен менеджер має можливість змінити її значення, заблокувати її рух або затримати, керуючись власним оцінюванням її значущості;
—на кожному рівні управління інформація заново інтерпретується таким чином, щоб відповідати власним очікуванням, власному сприйняттю, власній практиці, власним бажанням;
—порушення руху інформації викликає особисту неприязнь, протистояння підрозділів, відчуття провини, супротив змінам, недовіру, конфлікти, зниження мотивації та інші наслідки, що мають досить негативний ефект. При порушеннях інформаційних потоків набуває поширення інша інформація — чутки, інсинуації, суб'єктивні оцінки тощо.
Практика свідчить, що в багатьох випадках виявляються такі негативні явища, які спотворюють інформаційний потік [229, с. 285—286], зокрема:
—паралельне проходження однакової інформації або її повторюваність;
—відсутність однакового підходу при формуванні інформації
(кожний підрозділ, наприклад, використовує свої показники і їх по-своєму тлумачить);
—невпорядкованість і нерегулярність подання інформації;
—запізнення в передаванні інформації;
—недостатня надійність і повнота інформації;
—зайві обсяги інформації;
—неможливість зробити порівняльний аналіз внаслідок одержання і опрацювання даних у різні періоди.
Коли йдеться про інформаційні ресурси, то мають на увазі сукупність знань й інформації про навколишній світ, накопичену на будь-яких інформаційних носіях (документах, базах даних та ін.), які можуть бути використані для реалізації певних цілей. Якість інформації при цьому оцінюється за такими показниками: достовірність, корисність, достатність, своєчасність, доступність, однозначність. Використання корпоративних мереж, побудованих за принципом Інтернету (інтранету), забезпечує не тільки швидким прямим доступом до інформації, але й дає можливість оперативно знайомитися зі споживацькими потребами, вимогами ринку.
Сукупність методів, виробничих процесів та програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюг, який забезпечує збирання, зберігання, обробку, виведення та поширення інформації, називають інформаційною технологією (ІТ).Розвиток інформаційних технологій за останні роки став поштовхом до використання найсвіжішої інформації, проведення віртуальних нарад, конференцій, застосування гнучких графіків роботи, організації праці в домашніх умовах. Метою застосування інформаційних технологій є отримання з первинних даних інформації нової якості для її аналізу і прийняття на основі цього управлінського рішення [150, с. 205]. Якщо раніше менеджери розраховували лише на допомогу секретаря, то сьогодні їхніми важливими помічниками є адміністративні працівники, які займаються інформаційними технологіями і суттєво змінюють процес збирання, підготовки та своєчасного передавання інформації. У компанії "ІВМ", наприклад, 10 адміністративних працівників обслуговують інформаційними технологіями близько 140 управлінців [208]. Проте на відміну від іноземних компаній українські організації ще не приділяють достатньої уваги питанням інформатизації. Принаймні більшість менеджерів ще не вважають цю сферу пріоритетною. За результатами досліджень, українські організації інвестують в інформаційні технології в середньому від 1 до 2 % усього обігу, а в західних компаніях цей показник становить 5—10 %. Статистичні дані свідчать, що 77,7 % українців досі не володіють базовими навичками роботи з комп'ютером [Уткин В. Сколько "ест" ІТ? Вы или Вас. Стратегии, с которьіми побеждают. — Кн. 3. — К., 2005. — С. 50].
Менеджери, які володіють прикладними програмами і самостійно їх використовують, можуть оперативно й достовірно проаналізувати ефективність виробничої діяльності організації (або окремого її підрозділу) чи будь-якого управлінського процесу. Наприклад, за допомогою програми Microsoft Excel менеджер може досліджувати бізнес-ситуації, планувати прибуток, приймати інвестиційні рішення за наявності невизначеності, здійснювати маркетинговий аналіз та розраховувати майбутні показники. Програма Project Expert допоможе розробити план розвитку організації, проаналізувати ефективність її поточної та перспективної діяльності, підготувати фінансовий план, бізнес-план інвестиційного проекту. Програма Microsoft Access дає можливість розробляти прикладні завдання з менеджменту з використанням баз даних, а програма AllFusion Process Modeler BPwin— моделювати бізнес-процеси. Програма Statistica дає змогу робити кореляційний та факторний аналіз, обчислювати матриці коефіцієнтів кореляції, здійснювати нелінійне оцінювання та проводити інші операції. Пакет прикладних програм SPSS призначений для професійної обробки статистичних даних методами математичної статистики, графічної, математичної й аналітичної обробки інформації. Цілий ряд пакетів (Internet Explorer, Opera, Mozilla, The Bat!, Eudora, Outlook Express, ICQ) дають можливість менеджеру працювати в Інтернеті, використовувати телеконференції, електронну пошту, користуватися платіжними системами та законодавчими оn-line базами. Такі програми, як Microsoft Visio 2002, Microsoft Word, Open Office, Star Office, Lotus Smart Suite, 602 PCSuite стануть менеджеру у нагоді для створення діаграм, бізнес-схем, графіків, професійного оформлення документів, у роботі з електронними таблицями. Чимало програм, а також інтерактивних словників забезпечують менеджерам підтримку в інтерактивному вивченні ділової іноземної мови.
Водночас ставлення управлінських працівників до інформаційних технологій є неоднозначним. Наприклад, під час дослідження впливу інформаційних технологій на роботу 350 працівників зроблено такий висновок: технології не поліпшили їхнє життя, а додали їм ще більше клопотів. Понад 55 % респондентів оцінили свої сподівання на користь інформаційних технологій як "невиправдано завищені", приблизно стільки ж респондентів відповіли, що на освоєння нових інформаційних технологій доводиться витрачати майже стільки ж часу, скільки вони зекономили. Половина респондентів визнали, що інформаційні технології -- це перевантажена інформація [153, с. 168—171]. Таке розуміння помилкове, оскільки власне інформаційні технології не є самостійно діючим фактором успіху. Вони лише допомагають менеджерам реалізувати свої можливості, економлять їхній робочий час на пошук інформації, вдосконалення необхідних знань.
Отже, з одного боку, інформаційні технології полегшують працю менеджерів, а з іншого вимагають зміни їхнього мислення. Завдяки поширенню інформаційних технологій ті, хто ними володіє (країни, компанії, окремі люди), отримують важливу перевагу над тими, хто не володіє ними або не встиг своєчасно їх придбати. Це створює розрив як у статусі застосування, так і в доступі до інформації. Основною проблемою стає вже не отримання інформації, а її відбір та відсіювання непотрібної. Невипадково один із видатних менеджерів сучасності в галузі комп'ютерного виробництва Майкл Делл попереджає, що можна втратити справу, якщо заглибитися в технології заради технологій [153, с. 132]. Необхідно змінювати наші уявлення про те, де і як їх слід використовувати.
Процеси масового запровадження комп'ютерних засобів у "ділову сферу" почалися в США наприкінці 50-х років минулого століття. Але при цьому виникли суттєві труднощі в їх використанні, які здебільшого спричинялися невпорядкованістю (величезною рутиною) у сфері конторської праці. В результаті у сфері бізнесу США виник рух під гаслом "Геть безглуздя!" Йшлося про впровадження наукової організації праці у сфері управління і документообігу. Цей рух розчистив шлях комп'ютерним системам [257, с. 269]. Відомий учений Джон Нейсбіт у 1982 р. у книзі "Мегатренди" навіть пророкував, що "комп'ютери затьмарять собою піраміди", тобто вони, сприяючи обміну інформацією та ідеями, приведуть до появи інформаційної епохи. М. Маклюен дійшов висновку, що завдяки інформаційним технологіям відбуватимуться процеси глобалізації, взаємопроникнення культур. Інший учений Іоней Масуда вказував, що комп'ютерні технології значно підвищуватимуть розумову працю людини, а відтак вони суттєво змінять управлінську працю менеджері!!. У діловому світі, зазначає, наприклад, президент дослідницького центру "Ф'юджі" Б. Ямада, комп'ютерна мережа перетворюється у важливий елемент інфраструктури, бо завдяки їй забезпечуються комунікації, суттєво спрощується рух інформації, відбувається виникнення синергетичного ефекту [223, с. 183].
Отже, у сучасних умовах відбувався довгий процес переходу від машинних операцій до комунікацій, від комунікацій до інформатики, від інформатики до організації інформаційних систем. Інформаційні системиє сукупністю процедур збирання й обробки даних, їх аналізу, перетворювання на інформацію та її поширення, а також добору працівників (служб), які виконують ці функції, та вибору відповідних технічних засобів. Основні функції інформаційної системи такі [320, с. 111 —113]:
—операційна -- проведення різних операцій за допомогою
ЕОМ на основі уніфікації і стандартизації знань у бухгалтерському обліку, складовому господарстві, банківській справі, тобто практично у всіх функціональних підсистемах менеджменту;
—моніторингова — здійснення постійного стеження за діяльністю різних систем шляхом фіксації та обробки даних про їхній стан і надання користувачу потрібної інформації;
—забезпечення інформацією всіх стадій життєвого циклу управлінських рішень — це головна функція інформаційної системи, оскільки раціональні рішення можуть вироблятися, прийматися і реалізовуватися тільки за умови наявності високоякісної інформації;
—експертна — оцінювання рішень, які приймаються, на основі накопичення знань у різних сферах діяльності організації;
—комунікаційна — передавання й отримання інформації всередині організації та за її межами в електронному вигляді.
Будь-яка інформаційна система — це інструмент технології управлінської діяльності. З одного боку, вона має максимально враховувати особисті риси й стиль праці менеджерів, з іншого — інформаційні системи не можуть бути абсолютно персоніфікованими хоча б тому, що в реальному житті відбувається зміна менеджерів, а інформаційні системи не можуть ліквідовуватися й заново створюватися у разі кожної зміни керівників. Тому інформаційні системи мають бути універсальними, але спроможними адаптуватися до стилю конкретного працівника без значних змін банку даних. Працюючи з інформаційними системами, менеджерам необхідно чітко усвідомлювати власні інтелектуальні здібності, які дають можливість орієнтуватися у проблемах, а також уміння аналізувати інформацію і приймати рішення. їм потрібно знати, де технології будуть корисними, а де ні, тобто на практиці заважатимуть працювати більш ефективно. "Досягнуть успіхів тільки ті організації, в яких менеджери зрозуміють особливості і межу людських можливостей, те, як їх варто розвивати і як ними управляти у зв'язку з появою нових технологій, — підкреслюється у книзі "Менеджмент XXI століття". — Інші організації, де вірять у те, що будуть працювати за принципом "люди, якось самі пристосуються", проваляться. Внутрішньо-корпоративні війни нового тисячоліття будуть відбуватися не через прагнення зберегти темп розвитку за рахунок технологічних новинок, а через зміни складу розуму" [153, с. 170]. "Інформаційне забезпечення не є самостійно діючим фактором успіху, — зауважує у книзі "Майстерність: менеджмент" професор Гарвардського університету Ксав'є Жильбер. — Гарна авторучка не гарантує, що ви напишете чудовий роман. Якщо виходити з можливостей сучасних інформаційних технологій та шукати, де їх використати, то отримаєте поганий роман і погану організацію корпоративної діяльності. Інформаційне забезпечення лише допомагає реалізувати можливості, які створює комунікація". "Звіти, Web-сайти, проектні розробки й інші документи, створені за допомогою комп'ютерних технологій, повинні поступово перетворюватися на динамічну базу знань", — наголошується у книзі "Танець змін" [226, с. 466—467].
Інформаційні системи в організації, створені за допомогою комп'ютерних технологій, Білл Гейтс називає "електронною нервовою системою" організації. Ця система виявляє недоліки в управлінні бізнес-процесами, визначає потреби клієнтів і динаміку конкуренції. Вона управляє знаннями, розширює аналітичні здібності працівників і, об'єднуючи їх, формує сукупний інтелект всієї організації й колективну готовність до дій. "Побудова "електронної нервової системи", — пише Б. Гейтс у книзі "Бізнес зі швидкістю думки", — вимагає добре опрацьованого плану та визначення порядку експлуатації системи". Впровадження системи складається з трьох етапів: 1) оснащення працівників необхідною електронною технікою; 2) інтеграція існуючих робочих професій у систему управління знаннями; 3) організація взаємодії внутрішньої системи з електронними системами поза організацією. "Електронна нервова система", вважає Б. Гейтс, відрізняється від простої комп'ютерної мережі багатством інформації, швидкістю її передачі і можливостями для аналізу та спільного використання отриманих даних. А це все сприяє зростанню інтелектуального коефіцієнта організації [44].
За цих умов слід говорити про формування інформаційної культури менеджерів. Вона не може і не повинна зводитися лише до професійного оволодіння комп'ютерною технікою та інформаційними технологіями. Інформаційна культура менеджера— це нове бачення інформаційних процесів, новий підхід до стилю, методів, процедур управління. Це такі мінімальні обсяги і рівень знань, умінь і навичок, які необхідні менеджеру для плідної роботи з інформаційними потоками і масивами, для ефективного використання технічних засобів і технологій збирання, зберігання, обробки, передавання та аналізу інформації з тим, щоб мати змогу формувати адекватні проблемній ситуації управлінські рішення та здійснювати ефективне управління функціонуванням і розпитком відповідної організації [123, с. 192—193]. Інформаційна культура мас включати інноваційну спрямованість мислення та готовність до творчої праці. Тому інформаційна культура менеджерів набуває особливого значення і як елемент їхньої загальної, професійної та управлінської культури, і як запорука забезпечення належного рівня ефективності управлінської діяльності. Отже, інформаційна культура перетворюється на неодмінну складову професійної компетентності менеджерів.
Питання для обговорення
1. Що таке наукова організація праці і, зокрема, праці менеджера?
2. Які принципи покладаються в основу наукової організації
праці менеджера?
3. Які причини викликають у менеджера невдоволеність роботою і як з цим боротися?
4. Що таке працездатність і як менеджеру досягати її найвищого рівня?
5. Яким має бути робоче місце менеджера?
6. Які питання вирішує автоматизація управлінської праці?
7. Яку роль відіграє інформація у праці менеджера?
8. Що таке інформаційні технології, і як вони використовуються у праці менеджера?
9. Що становить інформаційну культуру менеджера?
ТЕМА 8