Подходы к выделению общих функций управления

Функции управления

Необходимость выделения функций управления, отделения управленческих функций от неуправленческих связана с преимуществам специализации деятельности. Выделение функций является результатом вертикального и горизонтального разделения труда.

Функция управления – это направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами.

Основные характеристики функций управления:

1. однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции;

2. целевая направленность этих работ;

3. трудоемкость;

4. сложность (низкая для технических операций, высокая – для творческих);

5. самостоятельность;

6. обособленный комплекс выполняемых задач.

Значение выделения функций управления:

- определяют структуру и штат;

- закрепляют вертикальное разделение труда;

- помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта;

- дает понимание сущности управленческой деятельности.

Чаще всего выделяют общие и специальные (конкретные) функции управления. Первые обязательны к исполнению в любой организационной системе, вторые – отражают специфику той или иной организационной системы.

Выделяют пять общих функций управления: планирование, организацию (или организовывание), координация, мотивация, контроль. Движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организовыванием процесса и с мотивированием работающих. Функция координации обеспечивает согласование и взаимодействие всех остальных функций.

Многие авторы не выделяют координацию в самостоятельную функцию, а говорят, что она реализуется путем связующих процессов коммуникации и принятия решений, которые объединяют первичные функции управления (планирование, организация, мотивация, контроль).

Особенности общих функций управления:

1. всегда применяются комплексно

2. не зависят от объекта:

- применимы к любым социально-экономическим процессам или системам

- применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятельности (например, организация контроля производственной деятельности)

- применимы к самому процессу управления или системе управления

3. между функциями управления нет жестких границ

4. в структуре деятельности руководителей различного уровня функции управления имеют различный удельный вес

Подходы к выделению общих функций управления

№	Автор подхода	Функции управления
1.	А.А. Радугин	- целеполагание - организация - регулирование - активизация - контроль
2.	О.С. Виханский	- установление целей - разработка стратегии - планирование работы - проектирование работы - мотивирвоание к работе - координация работы - учет и оценка работы - контроль работы - обратная связь
3.	А.К. Казанцев	Обшие функции: - формирвоание целей - планирование - организация - контроль Социально-психологические функции: - делегирование - мотивация Технологические: - принятие решений - коммуникация
4.	М.Мескон	Общие функции: - планирование - организация - мотивация - контроль Связующие процессы: - принятие решений - коммуникация

Планирование – это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей системы (организации) и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов.

Организация – нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Связана с систематической координацией многих задач и формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных и/или целей системы (организации).

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректирующих мер.

Планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций, а они ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.

Планирование – это процесс разработки плана, определяющего то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.

Задачи планирования:

- обеспечение целенаправленного развития системы (организации) и всех ее структурных подразделений;

- перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития.

- координация деятельности структурных подразделений и работников;

- создание объективной базы для эффективного контроля;

- стимулирование трудовой активности работающих;

- информационное обеспечение работников организации.

Результатом процесса планирования в организации является система взаимосвязанных документов – планов. План содержит указания кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи.

Классификация видов планирования:

1. по периоду планирования:

- долгосрочное (более 5 лет);

- среднесрочное (от 1 года до 5 лет);

- краткосрочное (до 1 года);

2. по уровню планирования:

- организация в целом;

- подразделение;

- проект;

- отдельный исполнитель;

3. по предмету планирования:

- НИОКР;

- производство;

- сбыт;

- снабжение;

- персонал;

- финансы и т.д.;

4. по содержанию планирования:

- продуктово-тематическое;

- ресурсное;

- календарное;

5. по цели планирования:

- стратегическое;

- тактическое.

Продуктово-тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации, определяющего мероприятия по обновлению продукции, совершенствованию технологии и организации производства.

Ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения номенклатурно-тематических заданий, а также оценку экономических результатов и эффективности деятельности организации.

Календарное планирование – заключается в планировании объемов работ, загрузки подразделений и исполнителей, построении календарных графиков проведения работ по отдельным исполнителям, подразделениям, проектам и всей совокупности планируемых работ, графиков загрузки оборудования и исполнителей, распределения работ по отдельным календарным периодам.

Стратегическое планирование – состоит в определении миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формировании системы целей деятельности и стратегии поведения.

Тактическое планирование – заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации.

Процесс планирования независимо от вида планов включает 3 основных этапа:

1. постановка задачи планирования. Включает формирование цели и анализ проблемы планирования;

2. разработка плана. Предусматривает формирование возможных вариантов решения проблемы планирования, прогнозирование возможных последствий их реализации, оценку вариантов и принятие планового решения.

3. реализация планового решения. Заключается в его доведении до исполнителей в виде плановых заданий, нормативов, показателей.

Принципы осуществления функции планирования:

1. принцип единства означает, что плановая деятельность любого звена организации связана с плановой деятельностью всей организации. Т.е., все планы образуют взаимосвязанную систему.

2. принцип участия означает, что процесс планирования должен привлекать к себе тех, кого он непосредственно затрагивает.

3. принцип непрерывности означает, что процесс планирования должен осуществляться постоянно в силу неопределенности и изменчивости внешней среды, а также постоянных изменений представлений фирмы о своих внутренних возможностях.

4. принцип гибкости заключается в обеспечении возможности для планов менять направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств.

5. принцип точности означает, что любой план должен быть составлен с такой степенью точности, которая возможна. Если в стратегических планах определяются общие направления деятельности, то в краткосрочных планах информация прорабатывается и конкретизируется.

Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Основными задачами организации являются:

- формирование структуры организации, исходя из размера предприятия, его целей, технологий, персонала и других переменных;

- установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;

- обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности управляемой системы на всех ее иерархических уровнях. Главная цель – обеспечение перехода из имеющегося состояния в желаемое.

Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Основной показатель высокой организации управления – быстрая реакция на изменения факторов внешней среды.

Можно выделить 2 основные концепции организации управления:

1. единовластие. Здесь владельцы собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить любые формы управления, не считаясь с мнением коллектива.

2. партисипативное (соучастное) управление. Здесь подразумевается решающая роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений. Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором.

Для функции организации характерны 3 основных этапа:

1. построение организационной структуры. Происходит выделение подразделений, определяется их состав, задачи и функции.

2. установление соподчиненности и взаимосвязей. Устанавливаются взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее руководство с нижестоящими уровнями управления и персоналом и обеспечивают возможность распределения и координации задач (делегирование полномочий). Определяются права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

3. обеспечение этих взаимоотношений – распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры. Здесь регулирование, в отличие от функции контроля, носит скорее превентивный характер.

Принципы функции организации:

- неразрывная связь с целями предприятия;

- поручение различных задач индивидуумам (разделение труда);

- координация различных видов деятельности;

- единство цели;

- использование эффективных норм управляемости.

Норма управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер) определяется двумя факторами – время и частота, т.е. сколько времени необходимо проводить менеджеру с каждым сотрудником и как часто.

Делегирование означает передачу задач и полномочий сверху вниз лицу или группе, которые принимают на себя ответственность за их выполнение.

Цели делегирования:

- разгрузить вышестоящих руководителей;

- повысить дееспособность нижестоящих звеньев;

- активизировать «человеческий фактор».

Оптимальный объем делегирования зависит от различных факторов, и прежде всего, от возможностей реализации делегируемых полномочий конкретным работником, от соответствия передаваемых работнику полномочий характеру решаемых им задач.

Существуют 2 основные концепции делегирования полномочий:

1. классическая – передача полномочий сверху вниз. Полномочия считаются делегированными, когда они переданы подчиненному.

2. современная – принятие полномочий. Полномочия считаются делегированными, когда они приняты подчиненным. Здесь подчиненный уже может отклонить требования начальника.

Процесс делегирования включает следующие этапы:

- поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;

- предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;

- формулирование обязательств подчиненных выполнять порученные им задания.

К числу основных принципов рационального делегирования относят:

- единоначалие;

- соответствие;

- координация;

- достаточность;

- мотивированность.

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.

Ответственность – это обязательство выполнить поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. При делегировании ответственность не делегируется, хотя и распространяется на подчиненного.

Полномочие – это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач. Полномочия имеют пределы, определяемые правилами, должностными инструкциями.

Полномочия бывают:

А) линейные – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному. Делегирование таких полномочий создает иерархию уровней управления организации (цепь команд).

Б) штабные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу:

- рекомендательные полномочия – являются наиболее ограниченными и сводятся, в основном, к консультированию линейного руководства;

- обязательного согласования – обеспечивают расширение первых и обязывают линейное руководство согласовывать определенный круг решений со штабным аппаратом;

- параллельные – представляют собой дальнейшее расширение штабных полномочий и включают право отклонять определенные решения линейного руководства;

- функциональные – означают представление штабному аппарату прав как предлагать, так и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции.

На практике часто эффективная реализация делегирования затруднена. Причинами этого могут быть как руководители, так и подчиненные.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Мотивация – понятие более широкое, чем стимулирование. Стимулирование предполагает внешнее (моральное, физическое, материальное) воздействие на людей с целью непосредственного влияния на результаты труда, активизацию деятельности работников.

Мотивацию можно рассматривать как психологический процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение определенной цели или получение вознаграждения. С другой стороны, мотивацию представляет собой определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения отдельных людей и их групп.

Эволюция мотивации:

1. простейшие формы физического принуждения к труда (рабовладельческое, феодальное общество);

2. материальное стимулирование (индустриальный период);

3. современные теории, основанные на понимании психологии человека, его поведения.

Основные теории мотивации:

1. Содержательные теории. Основываются на идентификации внутренних побуждений личности и потребностей, которые заставляют людей действовать так, а не иначе. Теории Маслоу, Альдерфера, МакКлелланда, Герцберга и др.

2. Процессуальные теории мотивации. Базируются в первую очередь на том, как ведут себя люди с учетом воспитания и познания. Теория ожидания Врума, теория справедливости, модель мотивации Портера-Лоулера, теория оперантного обуславливания Скиннера и др.

Принципы мотивации в организации:

- установление четких целей и задач;

- увязка целей и вознаграждения, определение критериев оценки;

- гласность и наличие обратной связи;

- создание благоприятных условий для эффективной работы;

- единство моральных и материальных методов стимулирования;

- учет личных качеств работника;

- использование преимущественно положительных стимулов и т.д.

Установление того, достигла ли организация своих целей, осуществляется с помощью контроля. Контроль предполагает определение и документирование фактических показателей (результатов реализации решений) и сравнение их с плановыми показателями для установления результатов деятельности. Также он предполагает анализ отклонений от запланированных показателей.

Контроль – это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды.

Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса.

Субъектами контроля могут выступать менеджеры, отделы технического контроля, государственные органы.

Главные инструменты выполнения функции контроля:

- наблюдение;

- проверка всех сторон деятельности;

- учет и анализ.

Характерные черты (особенности) контроля:

- обеспечивает обратную связь в системе управления;

- характеризуется определенной целенаправленностью;

- контроль является информационной системой, включающей сбор, обработку, хранение и передачу контрольной информации;

- неотъемлемым элементом контроля являются люди.

Понятие «контроль» можно рассматривать в трех основных аспектах:

- как функцию управления или элемент управления экономикой;

- как целенаправленную деятельность;

- как систему органов, осуществляющих контроль.

Контроль можно классифицировать по следующим признакам:

А) по стадии производственного процесса: входной, операционный, контроль готовой продукции, транспортирования, хранения.

Б) от субъекта контроля: самоконтроль; контроль, выполняемый мастером, менеджером, ОТК; инспекционный контроль; государственный; международный.

В) по степени охвата объекта контролем: сплошной, выборочный.

Г) по режиму контроля: усиленный, нормальный, ослабленный.

Д) по степени механизации: ручной, механизированный, автоматизированный, автоматический.

Е) по способу получения и обработки информации: регистрационный, статистический, расчетно-аналитический.

Ж) по периодичности выполнения контрольных операций: непрерывный, периодический.

З) по времени контроля: предварительный, текущий, заключительный.

В процедуре контроля выделяют следующие основные этапы:

1. выработка стандартов. Стандарты – это конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Они должны иметь временные рамки, и конкретный критерий, по которому оценивается работа.

2. сопоставление со стандартами реальных результатов. Здесь предпринимаются следующие действия: - определяются масштабы допустимых отклонений; - измерение результатов; - оценка полученной информации о достигнутых результатах; - сравнение результатов работы с установленными стандартами.

Чтобы контроль был экономически эффективным необходимо установление масштабов допустимых отклонений.

3. принятие необходимых корректирующих действий. Допускаются следующие действия:

- невмешательство в работу;

- устранение отклонений;

- изменение стандартов.

Чтобы контроль был эффективным, он должен обладать следующими свойствами:

- иметь стратегическую направленность;

- быть ориентированным на результаты;

- быть своевременным;

- быть гибким;

- быть простым;

- быть экономичным;