Суть та значення діловодства

Тема 1. Діловодство як галузь ведення документів: суть та значення

1. Суть та значення діловодства

2. Основні поняття та терміни діловодства

3. Види діловодства

4. Взаємодія з іншими суспільними науками

Суть та значення діловодства

Процеси документування, службового листування є однією з основних складових частин професійної діяльності працівника будь-якої сфери. Саме в підготовці ділових паперів передусім виявляється його професіоналізм та компетентність.

Документування й організацію роботи з документами, тобто весь процес з часу створення документа й до його знищення чи передачі на зберігання до архіву забезпечує діловодство (справочинство) як галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення господарської діяльності.

Термін «діловодство» (справочинство) в усному мовленні з'явився приблизно в ХVІІ ст. й означає сам процес вирішення справи - «діло(справу) вирішувати». Так як у ході вирішення будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуте домовлення, прийняте рішення, уже в ХVІ ст. вживається слово діло як «зібрання документів, що відносяться до будь-якого питання». Вперше в цьому понятті слово «діло (справа)» зафіксовано в документах у 1584 році.

В усі часи діловодство становило важливу ділянку державної діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державно­го діловодства, стиль діловодства і навіть ділова мова.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Об'єктами вивчення цієї навчальної дисципліни є документ, система документації, заснована як на традиційних методах роботи з документами, так і застосуванні комп'ютерної техніки.

Задачі діловодства:

• забезпечення ефективного процесу управління;

• створення документів;

• зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби —- управління справами, канцелярії чи секретаріати. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов'язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

Загальні правила діловодства охоплюють документування управлінської діяльності установ, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до актів законодавства.

Організація діловодства умовно ділиться на дві частини:

• забезпечення своєчасного і грамотного створення документів (документування);

• організація роботи з документами: одержання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.

Діловодство є важливою складовою роботи кожноїустанови, у процесі якого беруть участь усі працівники установи: одні створюють документи, інші забезпечують їх переда­чу, ще інші керуються цими документами у своїй практичній діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у повному переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друку­вання документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі.

Як сам процес створення документів, так і організація роботи з ними завжди були регламентовані спеціальними законодавчо-нормативними і нормативно-методичними актами, які регламентували ведення діловодства.

Сьогодні обов'язковість документування інформації визначена Законом України «Про інформацію», де сказано: «Документування інформації є обов'язковою умовою включен­ня інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в по­рядку, який встановлено органами державної влади, відповідальними за організацію діло­водства та стандартизацію документів».