Документирование совещаний

Ответственным этапом является документирование совещания, т.е. запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступ­лений, не представленные заранее. Ход совещания можно стенографи­ровать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что гово­рилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реп­лик. При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что сте­нографистки могут не знать фамилии всех выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фикси­ровать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что по­зволит установить принадлежность каждого выступления, реплики, воп­роса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограм­мы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его це­лесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов со­вещания. После окончания совещания все это будет переписано полностью в протокол, и функция секретаря - разослать его всем членам Комиссии.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний яв­ляется их протоколирование.

Протокол

Обязательным элементом завершающей стадии проблемного совещания является оформление протокола. Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирую­щий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, сове­щаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов". Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество запи­си выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, являет­ся ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформля­ется по форме общего бланка.

Номер протокола является порядковым номером заседания коллеги­ального органа в течение года (в учебном заведении может быть учеб­ного года).

В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинает­ся заголовок с прописной буквы.

Например. ""Заседания комиссии", "Собра­ния трудового коллектива".

После оформления заголовочной части (это можно сделать до нача­ла заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола состоит из двух частей:

первая - вводная, где указаны фамилия и инициалы председа­тельствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;

вторая - основная, фиксирующуя ход заседания.

Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается че­рез два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же офор­мляется слово"секретарь".

Председатель – Миронова Е.Н.

Секретарь – Удалова С.Ю..

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опус­кается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действу­ющего коллегиального органа присутствующие постоянные члены ука­зываются в алфавитном порядке без должностей. После них записы­ваются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный спи­сок прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: "На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117".

Далее следует повестка дня. При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога «О», «Об» или формулируются в именительном падеже. Например:

Повестка дня: 1. Состояние хирургической службы в Бессоновской ЦРБ; Докладчик: заместитель главного врача ПОКБ по хирургии Айболиткин П.П.   2. Итоги деятельности социокультурного центра в Бессоновском районе. Докладчик: заместитель главного врача по ОМР Пилюлькин А.Р.

Образец формы повестки дня

Повестка дня

Пункты в повестке дня идут в следующем порядке:

1. Извинения за отсутствие.

2. Протокол совещания.

3. Вопросы, вытекающие из протокола.

4. Переписка (где это имеет место).

5. Доклады подкомиссий (где это имеет место).

6. Другие специфические вопросы, требующие обсуждения.

7. Разное.

8. Дата, час и место очередного совещания.

В ряде случаев, например, при протоколировании заседаний колле­гий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоко­лу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылоч­ная запись: "Повестка заседания прилагается".

Основная часть текста протокола строится по разделам, соот­ветствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, пос­ле них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими по­рядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях, указыва­ются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности док­ладчика не указывается, так как оно уже указано в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность лучше указать.

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматривае­мым вопросам и все принятые решения.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единствен­ного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступле­ний, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии док­ладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Например:

Соколов А.В. - какие приняты меры по устранению недостатков?

Уваров И.К.- с сотрудниками были проведены занятия с последующей сдачей зачетов.

Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получи­ли слова, они передают председательствующему на заседании пись­менные выступления, предложения, замечания, которые прикладыва­ются к протоколу.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - за­пись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Ре­шения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть ре­шений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и со­держать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Например:

1 СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Петров А.П. - краткая запись выступления; Иконников И.И. - краткая запись выступления

РЕШИЛИ:

1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра.

1.2 Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютери­зации управленческих процессов к 1 октября 2005 г.

2 СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель Подпись В.П. Каштанов

Секретарь Подпись К.Р. Редькин

В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в прото­коле указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно.

Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится осо­бое мнение.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь при­казами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, про­екты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания.

Например. 11-13.03.2006

В этом документе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятое решение. В зависимости от вида заседания, его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола:

- полный протокол – фиксирует как обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, так и выступления участников, прозвучавшие на совещании, вопросы, реплики, замечания и т.п.

- краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков, и принятые решения; краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по та­кому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или ког­да тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отра­зить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись пос­ле первой части протокола: "Заседание ученого совета стенографи­ровалось. Стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

- стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения всех вопросов и принятия решений.

Протокол представляет собой запись работы совещания и по закону является обязательным для любой организации. Протокол предназначен для обеспечения точной, сжатой и четкой записи вопросов, обсужденных во время совещания.

Протокол совещания рассылается, если это вообще возможно, перед следующим совещанием, но его можно распространить и на следующем совещании, особенно, если нет времени, но в этом случае председатель должен позволить присутствующим познакомиться с ним.

Протокол всегда пишется от третьего лица и в прошедшем времени, а записи следуют повестке дня. В него входят:

- имя группы, тип совещания, дата, время и место проведения совещания,

- имена председателя, секретаря, кассира и каких либо других служащих,

- имена всех других присутствующих, которые могли быть приглашены с тем, чтобы дать совет (например, консультанты).

После того как протокол одобрен, Председатель подписывает его в самом конце. При подписании он ставит дату.

Протокол официальных совещаний нумеруется последовательно, и иногда кладутся в специальные папки для того, чтобы гарантировать невозможность их подделки.

Секретарь должен записать все принятые предложения и все резолюции, а также и имена людей, давших предложения и поддерживающих их и резолюции.