Преграды на пути эффективных коммуникаций в организации

1) НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

2) ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПЕРЕГРУЗКИ

3) ИСКАЖЕНИЕ СООБЩЕНИЙ

4) НЕУМЕНИЕ СЛУШАТЬ

5) ПЛОХАЯ ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ

6) НЕВЕРБАЛЬНЫЕ ПРЕГРАДЫ

7) СЕМАНТИЧЕСКИЕ БАРЬЕРЫ

8) ПРЕГРАДЫ, ОБУСЛОВЛЕННЫЕ ВОСПРИЯТИЕМ

ПРЕГРАДЫ, ОБУСЛОВЛЕННЫЕ ВОСПРИЯТИЕМ. Люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Необходимо учитывать некоторые факторы из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией, чтобы не допустить снижения эффективности коммуникаций. Одна из таких преград возникает по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Расхождение между основами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей.

Трудности организаций в обмене информацией приписаны различию людей по признаку интерпретации получаемых ими сообщений. Как следствие идеи, закодированные отправителем, могут оказываться искаженными и не полностью понятыми.

Еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций состоит в существовании преград, обусловленных социальными установками людей.

СЕМАНТИЧЕСКИЕ БАРЬЕРЫ. Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым символам относятся слова, жесты и интонация. СЕМАНТИКА изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Символ не имеет неповторимого значения. Значение символа выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ.

НЕВЕРБАЛЬНЫЕ ПРЕГРАДЫ. Хотя вербальные символы (слова) являются основным средством для кодирования идей мы используем также невербальные символы для трансляции сообщений (использование любых символов, кроме слов, например язык поз и жестов). Как и семантические барьеры, культурные различия при обмене невербальной информацией могут создавать значительные преграды для понимания.

ПЛОХАЯ ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ. Другим ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.

НЕУМЕНИЕ СЛУШАТЬ. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщение. Необходимо уметь слушать. Мало воспринимать факты, - нужно прислушиваться к чувствам. О чувствах часто говорят язык поз и жестов, тон голоса.

ИСКАЖЕНИЕ СООБЩЕНИЙ. Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение может иметь место, когда какой - либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.

Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения с тем, чтобы с одного какого - либо уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются.

Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это может привести к тому, что подчиненный не проинформирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПЕРЕГРУЗКИ. Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Однако понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность искажения информации, т.к. каждый последующий уровень организационной структуры может корректировать и фильтровать информацию.

К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы к коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. И, наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Очевидно, что плохая проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.