Організація та проведення ділових зустрічей
Досвід організації ділових зустрічей і нарад показує, що для успішних ділових комунікацій між партнерами, особливо представниками різних країн, дуже важливо дотримуватися певних звичаїв і правил. Досконало розроблений згідно з вимогами протокол для ділової зустрічі – це як машинне масло для механізму.
Протокол– це форма ієрархічного порядку, прояв гарних манер у стосунках між партнерами із різних країн і одна із основних форм повсякденного життя. Протокол – це сукупність правил поведінки, норм і традицій на офіційних та неофіційних зустрічах. Складність відносин між різними соціальними групами зобов’язує дотримуватися певних правил, без яких гармонійне існування людей було б неможливим.
Одним із основних принципів комунікативних процесів є підтримання нормальних ділових відносин між людьми і намагання уникнути конфліктних ситуацій. Тому повагу й розуміння можна заслужити у партнера тільки при дотриманні ввічливості й стриманості. Ще в давнину казали: «Протокол – це фіміам дружби». Ввічливість – це не яка-небудь абстракція, це категорія, яка повинна бути закладена в кожному з нас, оскільки у відношеннях з іншими людьми необхідно керуватися порядністю та внутрішньою скромністю. Тільки в поганому товаристві кричать, щоб бути почутим.
Партнери, з якими ви зустрічались, можуть, як це часто буває, зустрітися знову. Добре або погане враження, яке залишилося від попередніх зустрічей, може відбитися на взаємовідносинах у подальшому та вплинути на хід переговорів. Істотним на переговорах є і дотримання такту. Чим цивілізованіше суспільство, тим більш старанно дотримується форма (правила ведення переговорів). Незнання цих правил може виступати як бар’єр неминучого непорозуміння і антагонізму, які породжуються різницею характерів та принципів.
Протокол визначає методи, межі, поведінку та етикет, встановлює правила офіційного та особистого листування , тобто все те, що необхідно знати кожному учаснику комунікативного процесу. Дотримання протоколу, звичайно, – тільки формальність, яка свідчить про повагу, але цього не так вже й мало. Правила протоколу ґрунтуються на певній повазі до національних свят і місцевих звичаїв; в їх завдання входить, насамперед, те, що отримало загальне схвалення суспільства.
Діловий протокол не такий вже черствий. Досвідчені партнери, обмежені його суворими межами, знають, коли і як, у випадку необхідності, вийти з них. Головне при цьому – проявити теплі й гуманні почуття, вміти висловити подяку за приємне ділове спілкування та увагу, поважати звичаї, національні традиції, прийняті в чужій країні.
На Сході, вас може здивувати, що суп подають в кінці обіду. В Японії господарі будуть довго вибачатися за те, що вас нічим не пригостили, хоча стіл буде повністю заставлений їжею. В південних країнах гостей часто приймають у дворі, який є ніби продовженням дому. В турецькій сім’ї вас можуть запросити провести час у бані, яка є своєрідним клубом, де ведеться бесіда, грають в нарди, слухають співаків та розповідників. Англійці будуть дуже здивовані, якщо ви запізнитеся на зустріч навіть на 5 хвилин. А в Іспанії на це не звернуть уваги. В Італії та Іспанії вважається абсолютно недопустимим відвідування церкви в пляжному одязі, а у Великобританії в цьому не вбачають нічого особливого.
Готуючись до тієї чи іншої зустрічі з зарубіжним партнером, не тільки бажано якомога більше дізнатись про звичаї та культуру його країни, але й досконало оволодіти нормами і правилами, прийнятими в міжнародному спілкуванні.
Щоб ефективно провести діловий контакт, до нього необхідно серйозно підготуватися і продумати все до дрібниць.
Про ділову зустріч або переговори прийнято домовлятися завчасно, при цьому проміжок часу між домовленістю і самою зустріччю залежить від конкретних обставин та її програми. В межах одного регіону найбільш доцільно домовлятися за 2-3 дні.
Особливої старанності вимагає організація проведення зустрічі з іноземцями. До такої зустрічі слід, безумовно, готуватися завчасно, передбачивши всі елементи програми їх перебування:
– порядок зустрічі;
– персональний склад тих, хто буде зустрічати;
– участь представників преси;
– дарування квітів;
– зустрічні промови;
– розміщення в готелі;
– ділова частина;
– прийоми та відвідування культурних об’єктів;
– поїздки по країні;
– кінцеві проводи.
Про організацію ділової зустрічі можна домовитися за допомогою листа, телекса або ж, простіше всього, по телефону. Перед тим, як взяти в руки телефонну трубку, потрібно записати всі важливі організаційні моменти зустрічі, бо коли щось забудете, то ще раз телефонувати буде незручно.
Протоколом передбачаються такі основні моменти домовленості:
– предмет ділової зустрічі;
– місце проведення;
– часові межі;
– кількість учасників;
– матеріали для обговорення і підсумкові документи зустрічі.
Розглянемо кожен з цих моментів. Предметом ділової зустрічі є питання, які виносяться на обговорення, тематичні межі переговорів, перелік проблем, які розглядаються, та ін.
Переговори, як правило, проводяться для вирішення питань про спільну діяльність, зміну форм цієї діяльності або для того, щоб припинити співробітництво, коли умови або підходи однієї із сторін не задовольняють іншу з тих чи інших причин. Бувають і протокольні переговори, їх називають візитами ввічливості, оскільки вони проводяться для встановлення особистого знайомства або приділення уваги до партнера з якогось приводу.
Ініціатор зустрічі пропонує не нав’язує свій варіант місця проведення, але останнє слово про місце проведення залишається за запрошеною стороною. Зустріч може проводитися в таких місцях. Більшість ділових людей надають перевагу проводити переговори на своїй території. Стороні, яка приймає, немає необхідності витрачати дорогоцінний час і сили на адаптацію до зовнішнього середовища, подолання втомленості після довгої дороги. Господарям все знайоме – не важко скористатися телефоном, кімнатами для відпочинку, надійними секретарськими послугами, допомогою юристів, експертів або вищестоящих працівників, усамітнюватися для конфіденційних бесід.
Цей варіант дає можливість господарям впливати на оточуюче середовище, включаючи вибір та влаштування приміщення, розсадку за столом переговорів і цілеспрямовану організацію культурних та соціальних програм. Є можливість справити враження на партнера рівнем організації зустрічі, змусити його відчути себе зобов’язаним за надану гостинність і, таким чином, стати більш зговірливим.
Економиться не тільки час, але й гроші на відрядження та транспортні витрати. Нерідкі випадки, коли сторона, яка приймає, спеціально затягує дискусії, тим самим підвищуючи витрати гостей і збільшуючи моральний тиск на опонентів.
Якщо ви збираєтеся прийняти партнера в своєму кабінеті, то, насамперед, уважно його огляньте. Він добре обставлений і заповнений речами: вашими терміновими паперами і документами, розкладеними на столі, календарем з письмовим приладдям, телефоном, факсом, виставкою ваших сувенірів, підбіркою книг. Кабінет керівника явно розрахований на те, щоб справити враження сили та авторитету.
Серйозною причиною для ведення ділових переговорів у фірмі партнера є можливість одержання додаткової інформації: більше можна дізнатися про партнера, його фірму та умови її функціонування.
Відправляючись на фірму партнера ви, тим самим, показуєте серйозність ваших намірів і сильне бажання укласти угоду. Ця символічна дія може зіграти важливу роль у запевненні іншої сторони, що саме з вашою компанією їй краще всього мати справу.
Найкращим є рішення про організацію почергових зустрічей.
Можливість проведення переговорів на нейтральній території має також свою перевагу, як правило, обговорення питань при даному варіанті не дає переваг жодній із сторін. Особливо це ефективно при вирішенні конфліктної ситуації. Бізнесмени віддають перевагу проведенню ділових зустрічей у спеціально відведеному або пристосованому для цього приміщенні. Сприятливим місцем для створення ділової атмосфери може стати конференц-зал.
Нейтральне приміщення має цілу низку переваг:
– забезпечує зосередженість на предметі переговорів при вирішенні проблеми, а ні на чому іншому;
– залишає осторонь щоденні турботи. Це говорить про те, що ви з партнером зайнялися важливою справою;
– вказує ніби на анонімний та перехідний характер зустрічі, підкреслюючи тим самим, що тут не залишається її слідів, і що, можливо, пізніше сюди прийдуть інші партнери для вирішення своїх проблем;
– вся атмосфера приміщення ніби говорить: «Тут іде напружена робота».
Ділове спілкування може здійснюватися не тільки за столом переговорів, але й в неофіційній обстановці, коли в атмосфері невимушеності, з необхідною часткою конфіденційності є можливість поділитися сумнівами і висловити критичні зауваження, не ризикуючи викликати незадоволеність партнера, згладити протиріччя, які виникли. Для досягнення цієї мети існують заміські ділові клуби для бізнесменів. У нашій країні, де немає широкої мережі подібних залів, таку зустріч можна організувати в самому готелі або ресторані, завчасно потурбувавшись про їх підготовку та проведення.
Дистанційно. Сучасна комунікаційна техніка дозволяє здійснити прямий контакт між двома і більше сторонами з одночасною взаємною передачею зображення і звуку.
Бізнесмени, які хочуть досягти взаємовигідної угоди, мають потребу у відповідних місцях проведення очних зустрічей.
Часові межі. Перший крок до успіху ділової зустрічі – це правильний вибір часу дня й дня тижня. При зустрічі віч-на-віч намагайтеся взяти до уваги обставини ділового життя партнера, його біоритми. При великій кількості учасників бажано бути в курсі справ всіх і кожного та зважати на ділові звички партнерів. При цьому слід враховувати такі фактори:
1. Не планувати зустріч перед самим обідом: поспіх і думки про їжу тільки заважають. Близько одинадцятої години організм вже має потребу в підзарядці, тому, якщо зустріч вже передбачена, добре було б в процесі переговорів запропонувати партнерам що-небудь поїсти і випити чашку кави. Це приверне до вас партнерів.
2. Не планувати зустріч відразу ж після обіду, її бажано проводити хоча б через годину, давши можливість партнерам зібратися з думками.
3. В понеділок людям необхідний час, щоб увійти в курс справ на робочому місці після вихідних. Хоч, з іншого боку, у понеділка є свої переваги «свіжої голови», і в цей день можна зустрічатися для обговорення важливих проблем, плануючи закінчити їх до кінця тижня.
4. В п’ятницю люди знаходяться в очікуванні вихідних. Це не час для того, щоб розпочинати що-небудь, і, звичайно, цей день не дає особливих приводів для додаткового напруження думки.
5. Обговорювати тривалість проведення зустрічі. Не виключений такий варіант, що не попереджений партнер через півгодини після початку зустрічі може вибачитися і, пославшись на необхідність виконання своїх, не менш важливих справ, просто втекти. Обумовленого часу проведення зустрічі прийнято дотримуватись обов’язково.
6. У випадку, коли у партнера виявиться щільний графік роботи, організуйте проведення ділової зустрічі з таким розрахунком, щоб був час не тільки для викладення своїх позицій, але й для можливих відповідей на запитання та необхідних пояснень без поглядання на годинник.
7. Домовленості про час проведення зустрічі дотримуйтесь у точності. Запізнення розглядаються як неповага до особи, яка приймає, і може позначитися на ході переговорів. У випадку затримки намагайтеся знайти можливість, навіть за короткий час, попередити партнера і принести свої вибачення.
8. Той, хто приймає, має повне моральне право, почекавши гостя
чверть години, зайнятися своїми питаннями, передоручивши переговори
своїм замісникам, або взагалі в цей день від зустрічі відмовитися.
Кількість учасників. Домовляючись про зустріч, рекомендується обумовлювати і кількість її учасників. Звичайно, це робиться, виходячи із принципу рівності чисельності делегацій сторін.
Згідно з протоколом, право на участь у переговорах, крім керівника, надається також особам, які включені до списку.
В протокольному списку вказується прізвище, ім’я та по-батькові, місце роботи і посада учасника. При необхідності в переговорах з іноземними партнерами в протокольних списках наводяться короткі відомості про сферу діяльності кожного учасника, галузі його інтересів і теми повідомлення. Обмінюються протокольними списками до початку зустрічі. Якщо ж списки завчасно складені були для того, щоб володіти інформацією про учасників зустрічі, сторони обмінюються візитними картками.
Важливість правильного підбору складу і рівня учасників переговорів залежить від значущості, яку надають зустрічі її учасники, характеру погоджень і культурного рівня сторін.
Китайські делегації на переговорах відрізняються, наприклад, багато-чисельністю, в той час як американці віддають перевагу невеликим групам. У деяких партнерів може викликати занепокоєння наявність юриста, оскільки це може бути пов’язане із судовим розглядом.
Найбільш ефективні переговори – віч-на-віч. Якщо ж планується направити все-таки декілька учасників делегації, то повинен бути призначений керівник, який відповідає за діяльність всієї групи в цілому і кожного учасника зокрема.
Матеріали для обговорення. Зустріч або переговори, які плануються, передбачають завчасну підготовку матеріалів. При цьому слід розрізняти кілька категорій документів, які обговорюються в ході зустрічей.
Перша категорія відображає позицію учасника зустрічі з широкого кола питань і містить рекомендації відносно питань, які розглядаються.
Друга – це проекти різних угод, протоколів або договорів, які пропонуються як основа для ведення переговорів.
Третя – проекти резолюцій або угод про наміри. Проекти використовуються як для проведення консультацій з місцевою клієнтурою, так і для розробки допустимої позиції на переговорах.
Корисним допоміжним матеріалом є запитальники і пам’ятки для бесід по тематиці зустрічей, які використовуються як напередодні, так і в ході переговорів.
Невід’ємною частиною підготовчої роботи є складання досьє з різних питань, що намічені до розгляду. На основі досьє, як правило, готуються тексти виступів, матеріали для бесіди з партнерами, різні довідки. Саме досьє може складатися із офіційних довідок та інших документів, вирізок з газет, журналів, в яких наведені дані про партнера та його бізнес.
Досвідчені менеджери заносять також дані про кон’юнктуру своїх партнерів, їх поведінку на ринку протягом останніх місяців або років. Безумовно, це вимагає великих зусиль, знань і часу, але зрештою ця праця буде виправдана досягнутими домовленостями.
Ось які дані треба знати про клієнта: одержана освіта, сім’я, попередня діяльність, особливі інтереси, стиль життя, ваші з ним взаємовідносини раніше та інші додаткові відомості.
Зустріч делегації.При зустрічі делегації необхідно правильно визначити рівень тих, хто зустрічає. Загальне правило таке: зустрічає той, хто запрошує, хто підписував лист із запрошенням, в крайньому випадку один із його замісників.
При посадці в автомобіль необхідно враховувати такі правила. Першим почесним місцем є місце на задньому сидінні справа по ходу руху. Друге почесне місце за водієм. Першим сідає пасажир, який займає найбільш почесне місце, потім пасажир, який займає друге місце.
При зустрічах, як правило, займається тільки заднє сидіння. Якщо в автомобіль сідає ще одна особа, то займається місце №3 між двома почесними місцями, щоб не заважати тому, хто сидить на почесному місці при виході.
Особа, яка займає місце №1, виходить через праві дверцята, решта, щоб не турбувати того, хто сидить на почесному місці, – через ліві. Виходять першими особи, які займають почесні місця.
В представницьких екіпажах з розміщенням місць один проти одного почесним місцем є місце на задньому сидінні справа по ходу руху. По прибутті екіпаж подається таким чином, щоб вихід був з правої сторони, причому, особа, яка займає почесне місце, виходить першою.
До візиту делегації, особливо для іноземної, потрібно добре готуватися.
Слід завчасно потурбуватися про те, щоб прибулих у фірму привітно зустріли біля входу, провели в зручну вітальню, запропонували зняти пальто. В приймальні потрібно надати можливість членам делегації розміститися «як вдома», випити чашечку чаю або кави.
До моменту прибуття гостей вся група, яка бере участь у переговорах з вашої сторони, повинна бути зібрана. Погане враження складають господарі, які в присутності гостей входять і виходять, нехай навіть з вибаченнями.
Привітання.З давніх часів представники різних народів, зустрічаючись, вітають один одного різними способами (побажання добра, благополуччя, здоров’я). Кожному народу, кожній соціальній групі властива своя манера привітання. Так, монголи та індокитайці виразом ввічливості вважають потирання носу, а в Новій Зеландії вітають один одного, притуляючись носами. Серед народів Нігеру виразом поваги є притуляння лобом до підлоги, а от жителі Тібету при привітанні знімають головний убір правою рукою, ліву руку закладають за вухо і при цьому висовують язик. В Японії застосовується три види поклонів: найнижчий – сайкейрей, середній – під кутом 30% і легкий – під кутом 15%. На Сході характерною рисою привітання є нахил корпусу з одночасним викидом рук. В країнах, де зберігся монархічний або напівфеодальний режим, існують привітання у вигляді коліносхиляння: повне (на обох колінах) і неповне (на одному).
В Європі, як правило, вітають один одного трохи піднявши лівою рукою капелюха і зробивши легкий уклін головою. Порушенням етикету є шумні, нестримані привітання.
Під час привітання дотримуються таких правил:
Ø Чоловік перший вітає жінку, молодший за віком або за посадою – старшого, член делегації – керівника.
Ø Чоловік повинен розглядати як знак особливої до нього поваги, якщо жінка першою привітала його.
Ø Вітаючи жінку на вулиці, чоловік знімає капелюха і рукавичку з правої руки, для жінок це не обов’язково.
Ø Якщо ж жінка все-таки зняла рукавичку – це знову-таки знак великої поваги.
Ø Привітання шляхом обміну потисками рук чоловікам рекомендується робити завжди, жінкам – за згодою обох сторін.
Ø Коли чоловіка представляють жінці, руку першою пропонує жінка. Той же пріоритет належить більш похилим і старшим за посадою. Якщо зустрічаються подружні пари, то спочатку жінки вітаються одна з одною, потім чоловіки вітають жінок, а вже потім вітають один одного.
Ø Жінка першою вітає чоловіка в тих випадках, коли вона його обжене або, коли проходить повз групу людей, які сидять чи стоять.
Ø Першою також вітається жінка, яка йде в товаристві чоловіків, з жінкою, яка іде без супроводу або з іншою жінкою.
Ø Жінкам в знак привітання ніколи не цілують руку на вулиці: роблять це тільки в приміщенні. У нас прийнято цілувати руку лише заміжнім жінкам. Цілуючи руку жінці, не варто піднімати її надто високо, намагайтеся нахилитися самі.
Ø Вітаючись один з одним, чоловіки можуть залишатися і в рукавичках. Але якщо один зняв, знімає й другий. На вулиці першим вклоняється чоловік, який йде, тому, який стоїть.
Ø При обміні рукостисканнями завжди слід пам’ятати, що не варто надто сильно тиснути руку тому, кого вітаєш, тим паче жінці. Чоловікам слід пам’ятати, що ініціатором рукостискання є жінка або старший за віком.
Ø Потискуючи руку, чоловіки говорять коротке привітання: «Моя пошана», «Прийміть мої вітання», «Радий зустрітися з вами». Вітаючи чоловіка, за правилами ввічливості, варто запитати: “Як здоров’я вашої дружини?», «Як почувають себе ваші діти?», «Як здоров’я вашої мами?» та ін.
Розміщення учасників зустрічі. План розміщення учасників ділової зустрічі повинен бути завчасно продуманий, спланований і узгоджений секретарями обох сторін.
Гості заходять до кабінету, господар вітає їх (не зустрічає в дверях) зі свого крісла і підходить до місця, де розмістилися його співробітники, вони всі вітають прибулих. Після обміну привітаннями і знайомства господар показує членам іншої делегації місця біля столу переговорів. При цьому може бути кілька варіантів.
Перший. Керівники обох делегацій сідають у центрі стола один проти одного (їм ставляться крісла з високими спинками). По ліву руку від перших осіб сідають перекладачі, по праву – інші члени команди. Секретарі розміщуються в торці столу (рис.7).
Рис. 7 – Розміщення учасників зустрічі (перший варіант)
Другий.Керівники делегацій сідають з довгої сторони столу також один проти одного. Перекладач сідає в торці столу з однієї сторони, а секретар – з іншої (рис.8).
Рис. 8 – Розміщення учасників зустрічі (другий варіант)
Місця, відведені іншим учасникам переговорів, можуть позначатися картками, на яких вказані прізвище, ім’я та по батькові учасника, а також найменування фірми, яку він представляє. В цьому випадку проблема розміщення зникає.
Гостей з чисто психологічних причин краще розмістити обличчям до дверей. При розміщенні напроти вікон, прибулі будуть більше відволікатися від теми розмови: може заважати сонячне світло, негарний пейзаж.
Один бік зали розумно залишати вільною для проходу учасників, для зручності розповсюдження документів.
Третій.Якщо зустріч носить непротокольний характер, перші керівники сідають на дивані, а за ними розміщуються перекладачі. Члени делегації розміщуються навколо невеликого круглого журнального столу. При більш довірливій зустрічі члени делегацій також сідають поряд (рис.9).
Рис. 7 – Розміщення учасників зустрічі (третій варіант)
При наявності в кімнаті для переговорів телефону необхідно потурбуватися, щоб секретар не з’єднував з цим номером. Вся обстановка проведення ділових переговорів повинна сприяти спокійній бесіді, щоб партнери могли спілкуватися без перешкод і не відволікатися. Інколи на вхідні двері вішають табличку «Не заходити, йдуть переговори».
Офіційна мова. Питання про офіційну мову переговорів не виникає, коли партнери можуть розмовляти однією мовою. Якщо ж сторони представляють різномовні країни, питання про офіційну мову переговорів повинне бути вирішене завчасно.
Російська мова найбільше підходить у спілкуванні між партнерами із країн колишнього СРСР і Варшавського договору. В Британській співдружності націй і США говорять англійською мовою. Іспанською мовою спілкуються в більшості країн Південної Америки, за винятком Бразилії. Французька мова визнана офіційною в Бельгії, Гаїті, Люксембурзі та Швейцарії. Нею розмовляють в середземноморських країнах і в деяких африканських державах.
Англійська мова в силу її широкого розповсюдження визнається мовою міжнародного бізнесу. Ступінь володіння англійською мовою обох сторін суттєво впливає на темпи і успіх переговорів.
В кожній країні розмовна англійська мова має свої особливості і навіть у спілкуванні високоосвічених людей можуть виникати деякі непорозуміння.
Часто одна із сторін не має достатньо глибоких знань англійської мови, що може прямо вплинути на хід переговорів. Як наслідок, уповільнюється
темп спілкування, з’являється необхідність перепитувати сказане, в той час як партнер намагається пояснити те саме іншими словами, збільшується вірогідність неправильного розуміння позицій сторін.
Звідси правило – не ведіть переговори іноземною мовою, якою володієте недостатньо, оскільки уся ваша увага буде зосереджена не на суті переговорів, а на мові.
У більшості випадків різномовні учасники переговорів використовують послуги перекладачів. Необхідно підібрати такого перекладача, який міг би забезпечити правильність і точність сприйняття повідомлення. Знавці іноземної мови, які здатні передати всі нюанси і тонкощі, закладені в словах виступаючого, ціняться дуже високо.
Для ефективної організації перекладу можна скористатися порадами члена комітету Гарвардської програми проведення переговорів. Суть їх полягає в наступному.
1. Делегація, яка уповноважена вести переговори, повинна мати свого перекладача. Не покладайтеся на послуги перекладача своїх партнерів, якщо жоден з членів вашої команди не володіє офіційною мовою переговорів.
2. Перед початком переговорів проведіть коротку бесіду з перекладачем, пояснивши йому суть і цілі переговорів та ваші вимоги до перекладу.
3. Остерігайтесь перекладачів, які, в силу своїх особистих інтересів або егоїзму, хочуть заволодіти ходом переговорів або спрямувати їх іншим шляхом.
4. Говорити слід невеликими реченнями, чітко виражати свої думки і не забувати про паузи, необхідні для перекладу сказаного.
5. Слід завчасно обдумати свої вислови, зробити їх максимально зрозумілими, уникати скорочень і виробничого жаргону.
6. Робота перекладача важка та відповідальна, і тому час від часу давайте йому можливість відпочити. Перекладач може бути бездоганною лінзою, або стати засміченим фільтром.
Ставтеся до перекладача з повагою, гідною професіонала. Якщо у вас зав’язуються дружні стосунки з перекладачем своїх партнерів, він може надати багато корисної інформації про своїх наймачів. Свої зауваження до якості перекладу, для уникнення непорозумінь, не робіть у ході переговорів, а зробіть це після їх закінчення.