Особенности приемки товара с РЦ

При прибытии транспортного средства ответственное лицо магазина получает от водителя документы на поставку и проверяет их комплектность и правильность оформления:

ü Маршрутный лист – 1 экземпляр – делаются отметки о прибытии и об убытии транспортного средства из магазина, проверяются и вносятся номера пломб.

ü Товарно-Транспортная накладная – 2 экземпляра – на все товары, включенные в рейс по магазину. Указываются номера Товарных накладных формы ТОРГ12.

ü Товарная накладная формы ТОРГ12 – 2 экземпляра – на каждую заявку магазина, включенную в рейс.

Только при наличии правильно оформленного комплекта сопроводительных документов ответственное лицо магазина проверяет номер и сохранность пломбы на дверях фургона прибывшего автомобиля и при условии ее целостности снимает пломбу.

При обнаружении нарушения целостности пломбы (до ее снятия), либо при несоответствии номера пломбы номеру, указанному в маршрутном листе, к автомобилю вызывается из магазина сотрудник СПП (ЧОП), который подтверждает данный факт нарушения. Ответственным лицом оформляется «Акт нарушения целостности пломбы при приёмке товара со склада» (Приложение 2 «Акт нарушения») с приложением фотографии. Акт подтверждается подписями лица, осуществляющего приемку товара, сотрудника СПП (ЧОП) и водителя-экспедитора. В маршрутном листе делается отметка о нарушении пломбы. При этом вся поставка подлежит обязательной проверке 100% товара по количеству и качеству. Автомобиль отпускается на следующий магазин только после завершения приемки. Приемка во всех остальных магазинах по маршруту движения автомобиля должна проводиться в обязательном присутствии сотрудника СПП магазина, с проверкой 100 % товара по количеству и по качеству до убытия автомобиля. Ответственным лицом магазина фотография «Акта нарушения» направляется бухгалтеру по претензиям на электронный адрес [email protected]

Регистрация перед началом приемки товара

При наличии правильно оформленного комплекта сопроводительных документов ответственное лицо магазина осуществляет регистрацию прибывшего транспортного средства в журнале учета поставок.

В журнале учета поставок делаются обязательные отметки:

Регистрация после окончания приемки товара

По окончании приемки товара ответственное лицо магазина регистрирует убытие транспортного средства, доставившего товар в магазин. В журнале учета поставок делаются отметки.

При принятие решения о начале разгрузки товара, необходимо выполнять следующие требования по приоритетности разгрузки поставок:

- наивысший приоритет – поставки с РЦ - мясо,

- высший приоритет – поставки с РЦ – овощи и фрукты

- высокий приоритет – хлеб и молочные поставки

- без приоритета – остальные поставки

Если на момент прибытия поставки в магазин, под разгрузкой уже находится автомобиль, то разгрузка этого автомобиля должна быть завершена вне зависимости от установленных приоритетов.

Перед выгрузкой товара с распределительного центра ответственное лицо магазина должно оценить качество доставки товара в целом по следующим параметрам:

ü Соблюдение в фургоне автомобиля температурного режима доставки товара (по показаниям термометра внутри фургона);

ü Целостность обмотки паллет стрейч-пленкой (отсутствие разрывов и свободного доступа к товару внутри паллеты)

ü Целостность укладки товара на паллетах (отсутствие «завалов» паллет);

ü Целостность коробок и упаковок с товаром.

По результатам проверки качества доставки товара, ответственное лицо магазина оформляет «Акт о доставке товара» (Приложение 3) и визирует его у водителя транспортного средства. Ответственным лицом магазина оформленный акт отправляется в бухгалтерию стандартным образом с общим пакетом документов. При наличии нарушений при доставке товара фотография Акта о доставке товара отправляется бухгалтеру по претензиям на электронный адрес [email protected].

Водитель автомобиля, доставивший товар с РЦ, в любом случае участвует в разгрузке, подавая товар на край борта фургона. При возникновении конфликтных ситуаций с водителем необходимо обращаться к руководителю распределительного центра.

Разгрузка транспортного средства должна производиться с соблюдением установленного норматива:

§ 30 минут для груза до 500 кг.;

§ 45 минут для груза от 500 кг до 1000 кг.

§ 60 минут для груза более 1000 кг.

При температуре улицы более +20С и менее – 5С в процессе выгрузки товара в магазине ворота (створки) фургона автомобиля могут быть в непрерывно открытом состоянии не более 5 минут.

Для поставок с РЦ прием товара и оформление претензий производится без присутствия водителя, за исключением случаев нарушения пломб по маршруту движения автомобиля и при нарушении качества доставки товара, а также при приемке товаров: бананы, помидоры, огурцы – измеряется температура внутри плода при водителе.

Температура внутри плода бананов должна быть не ниже + 9˚С, температура внутри огурцов и помидоров не ниже +5˚С

В случае несоответствия:

- Оформляется акт о доставке товара (приложение № 3).

- В маршрутном листе делаем пометку о составленном акте

- На адрес [email protected]. Отправить фото составленного акта

- Передать оригинал Акта своему Региональному Директору, для передачи

в бухгалтерию, находящуюся в центральном офисе, в течение текущей

недели. При не поступлении документа в бухгалтерию в указанные сроки,

претензия по качеству аннулируется.

- Списание некачественного товара с остатков магазина производит

претензионный отдел (так же, как и в других случаях, подтверждения

претензий по качеству).

При отсутствии нарушений в доставке водитель сдаёт товар только количество мест - паллет.

После приёмки товара по местам и разгрузки автомобиля, лицо, ответственное за приёмку товара оформляет накладные, расписывается в них, ставит печать магазина. Водитель-экспедитор также должен поставить подпись в накладной о сдаче товара. Один экземпляр забирает водитель-экспедитор, 2 экземпляра накладных остаются в магазине (один из них магазин передает в бухгалтерию).

После разгрузки автомобиля ответственное лицо магазина пломбирует двери фургона новой одноразовой пломбой.

Ответственное лицо магазина вносит номер пломбы и время убытия автомобиля в маршрутный лист автомобиля.

Одновременно с этим, ответственное лицо магазина заполняет журнал учета поставок – в нем так же регистрируются номер пломбы, установленной на двери фургона автомобиля и время его убытия.

Получив оформленные документы по поставке и маршрутный лист, водитель автомобиля убывает на очередной магазин по маршруту.

Дальнейшая приемка товара по количеству проводится для сверки фактически поступившего товара и его количества с ассортиментом и количеством, указанным в ТТН – для сверки используется накладная ТОРГ-12. По результатам взвешивания весового товара в ТОРГ-12 ответственное лицо магазина указывает как вес нетто (в котором осуществляется учет товара), так и вес брутто (потребуется при оформлении Претензии).

При приеме товара по качеству осуществляется оценка качества поступившего товара с установленным стандартом. Полная версия стандартов – прилагается, как раздаточный материал.

Стандарты фруктов/овощей – выдаются на руки

На все выявленные при приемке несоответствия по количеству и качеству ответственное лицо магазина оформляет документ «Претензия» (Приложение 4). Документ «Претензия» создается один на все накладные с одной поставки товара.

Приложение № 4

Информация по выявленным при пересчете товара недогрузам, перегрузам, некондиции должна быть занесена ответственным лицом магазина в документ «Претензия» (установленная форма в программе Астор, на основании приходной накладной).

Предельное время для оформления и отправки «Претензии» устанавливается»:

ü В случае прибытия автотранспорта в магазин в нормальном режиме до 18.00 претензия должна быть отправлена до 21.00 дня поставки товара в магазин.

ü В чрезвычайной ситуация прибытия автотранспорта в магазин после 18.00, претензия должна быть отправлена до 12.00 дня следующего за днем поставки.

В случае не отправки Претензии в установленный срок, доставка товара считается выполненной полностью без расхождений.

Претензии аннулируются если их отправлено несколько штук по одной поставке.

В случае, если выявлен перегруз товара, то Управляющий магазином принимает решение о приеме товара в магазин или о возврате его на РЦ.

Претензия не оформляется, если расхождение между фактическим количеством товара по позиции и указанным в накладной для овощей, поступивших в сетках, составляет менее 500 гр., а для всех остальных товаров менее 200 гр. (это относится как к недостачам, так и к излишкам).

Некондиционный товар возврату на РЦ не подлежит. Претензии рассматриваются бухгалтером по претензиям и на основании его решения либо централизовано в информационной системе создается накладная на возврат товара с магазина на РЦ, либо товар списывается в магазине. Претензия по некондиционному товару в обязательном порядке должна быть подкреплена фотографиями, которые в электронном виде отправляются вместе с Претензией. Претензия по некондиционному товару без фотографий не рассматривается.

После создания документа «Претензия» в электронном виде ответственное лицо распечатывает его. Данный документ заверяется подписью ответственного лица, принимавшего товар, с обязательной расшифровкой фамилии с инициалами и архивируется в магазине.

Не позднее установленного времени ответственное лицо магазина отправляет бухгалтеру по претензиям на электронный адрес [email protected] файл «Претензия» и относящиеся к этой Претензии фотографии.

Нормативный срок рассмотрения претензии два рабочих дня.

Претензия отклоняется:

ü При отсутствии фотографий для претензий по качеству

ü При наличии трех и более претензий на одну поставку

ü При наличии доказательств полноты отгрузки товара со склада (видеофиксация отбора, проверка/контрольное взвешивание заказов перед отгрузкой, сопоставление претензий по качеству из других магазинов, результаты контрольной приемки товара в магазинах).

Для позиций Претензии, имеющих доказательства ошибок склада, бухгалтером по претензиям создается накладная, на основании которой товар в учете перемещается с магазина на склад.

Бухгалтер по претензиям в установленные нормативные сроки информирует по электронной почте магазин о принятом по Претензии решении, с указанием для утвержденной претензии номера накладной в информационной системе. Принятое решение должно быть отражено ответственным лицом в магазине в бумажной форме Рекламации, с указанием номера накладной в информационной системе.

Электронная накладная по Претензии должна быть подтверждена ответственным лицом магазина в информационной системе.

Неутвержденные рекламации при инвентаризации в магазине не учитываются и на результаты инвентаризации не влияют.

Накладная на товар в информационной системе «Астор» автоматически поступает со склада в магазин и находится в режиме ожидания. Обработка накладной в информационной системе при поставке товара с Распределительного центра осуществляется путем ее подтверждения – только после этого действия осуществляется коррекция остатков в учете по магазину. В информационной системе установлен запрет на внесение изменений в накладную с РЦ. Все изменения возможны только на основании накладных, созданных специалистом финансово-аналитической группы.

Регистрация накладной на поставку товара с центрального склада должна осуществляться в течение часа после завершения разгрузки автомобиля.

Электронная накладная в режиме ожидания.

Приходная накладная после подтверждения

11.5.Особенности приемки и хранения спиртосодержащей продукции.

К алкогольной продукции относится:

ü Пищевая продукция с содержанием этилового спирта 0,5% от объема готовой продукции.

11.5. Правила приемки алкогольной продукции:

ü Поставщик обязан предоставить лицензию при первой поставке.

В лицензии проверяется:

Ø Срок действия

Ø Наименование поставщика

Ø Живая печать

ü В магазине также должна быть лицензия на право продажи алкогольной продукции.

ü Пакет документов необходимый при приемке алкогольной продукции:

• Сертификат соответствия
• Удостоверение качества на отечественную продукцию (сверяем дату розлива)
• ТТН – 2 экземпляра – 1 остается у поставщика, 2 остается в магазине.
• Счет – фактура – 2 экземпляра – 1 остается у поставщика, 2 передается в бухгалтерию.
• Справка к ТТН – раздел «А» и «Б» на отечественную продукцию
• Справка к ТД (таможенной декларации) на импортную продукцию, раздел «А» и «Б»

Раздел «А» - это ______________________________

Раздел «Б» - это ________________________________________

В разделе «Б» на отечественную продукцию информация должна совпадать с ТТН:

· Наименование продукции

· Объем

· Дата накладной

· Номер накладной

· Количество

ü Во время приемки алкогольной продукции на эстакаде не должно быть посторонних.

ü Вскрывается каждая коробка.

ü Выборочно из коробки достаем несколько бутылок и проверяем:

· Целостность бутылок

· Наличие ФСМ или Акцизных марок (ФСМ – Федеральная специальная марка)

Образец ФСМ

· Плотность прилегания марки к бутылке.

· Наличие этикеток на русском языке (полная информация о товаре, производите, наименование товара, объем, ингредиенты).

· Отсутствие сколов и трещин на бутылке.

· Отсутствие внутри бутылки посторонних предметов (не заявленных в ингредиентах).

· Качество укупорки.

· Дата розлива (необходимо сверить с сопроводительными документами, для импортного алкоголя необходимо смотреть дату прохождения таможни).

· Проверка информации в разделах «А» и «Б»

ü Приемка по качеству и количеству согласно стандартам Компании.

ü Оформление сопроводительных документов:

· Количественные документы оформляются так же, как и любые другие на поставку товара, за исключением того, что необходимо в транспортном разделе поставить печать и подпись о прибытии товара в наш магазин.

· Качественные документы должны быть оформлены следующим образом:

Ø В разделе «Б» на отечественную продукцию необходимо поставить круглую печать магазина, должность, подпись, расшифровку подписи, дату приемки.

Ø В разделе «Б» на импортную продукцию – ставим штамп с реквизитами магазина, дату, должность, подпись с расшифровкой, круглая печать магазина.

Внимание: Справка к ТД должна оформляться на одном листе (с одной стороны раздел «А», с обратной стороны – раздел «Б»).

Справка к ТТН может быть оформлена на разных листах, т.е. отдельно раздел «А» и «Б».

Образцы справок к ТТН и ТД прилагаются, как раздаточный материал.

Не допускается реализация алкогольной продукции:

ü Без пакета качественных документов.

ü Без информации о проведении сертификации и не маркированной знаком

РСТ.

ü Без маркировки позволяющей установить предприятие изготовитель.

ü В упаковке не соответствующей требованиям нормативной документации: при содержании спирта более 18% от объема готовой продукции недопустимо использовать палистерольную тару, жестяные банки или тетропак.

ü В бутылках без этикеток, грязных, с признаками боя, с поврежденной укупоркой, имеющих помутнения посторонние включения, а так же осадок.

ü При отсутствии ФСМ или Акцизных марок.

ü Лицам, не достигшим 18 лет. Юридически, совершеннолетие наступает на следующий день, после дня рождения.

ü По ценам ниже установленных МРЦ (минимальная розничная цена)

Список документов, утвержденный МинТоргом на продажу алкогольной и табачной продукции:

· Паспорт РФ, загранпаспорт, паспорт моряка, дипломатический паспорт, служебный паспорт, паспорт иностранного гражданина

· Временное удостоверение личности гражданина РФ

· Удостоверение личности военнослужащего или военный билет гражданина РФ

· Вид на жительство в РФ

· Разрешение на временное проживание в РФ

· Удостоверение беженца

· Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ

· Ксерокопия паспорта, заверенная у нотариуса

· Справка о замене или утере паспорта или военного билета.

***Водительские права (обратите внимание на водительские права категории «А» - выдаются с 16-ти лет) – данный документ не утвержден МинТоргом, продажа осуществляется по внутреннему решению Компании.

ü Документ должен иметь фотографию, дату рождения и быть признанным удостоверением личности на территории РФ.

Правила хранения алкогольной продукции:

Технические условия в области производства и оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции в части хранения алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукции, расфасованной в потребительскую тару.

ü Продукция должна храниться в стационарных конструктивно обособленных помещениях, предназначенных исключительно для осуществления приемки, хранения, отпуска и учета продукции (далее - складские помещения), которые соответствуют следующим требованиям.

ü Изолированы от служебных, подсобных и иных помещений капитальными стенами либо временными строительными конструкциями (перегородками) высотой от пола до потолка складского помещения.

ü Оборудованы приточно-вытяжной вентиляцией с механическим способом побуждения.

ü Обеспечены, центральным отоплением, либо оборудованы индивидуальными теплогенераторами.

ü Оборудованы измерительными приборами для контроля за температурно-влажностным режимом хранения продукции (гигрометрами-термометрами, гигрометрами психрометрическими, психрометрами, термометрами, иными измерительными приборами, позволяющими обеспечить контроль температуры и влажности в складском помещении). Исправность таких приборов должна быть подтверждена соответствующими отметками о поверке средств измерений в паспортах на приборы. В случае если складское помещение состоит из смежных помещений, указанные приборы должны находиться в каждом таком помещении.

ü Оборудованы стеллажами и (или) поддонами высотой не менее 15 см от пола, расположенными на расстоянии не менее 1 м от систем отопления, водопроводных и канализационных труб.

ü Оборудованы светильниками, имеющими защитные плафоны для предотвращения повреждения ламп светильников.

ü Оконные проемы (при их наличии) оборудованы защитными устройствами (жалюзи, карнизами, иными защитными приспособлениями) для защиты от облучения поверхностей и пространств, прямыми солнечными лучами.

ü Имеют систему обеспечения пожарной безопасности, в том числе оборудованы пожарной сигнализацией, первичными средствами пожаротушения.

Не допускается:

ü хранение продукции, не являющейся алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукцией, расфасованной в потребительскую тару

ü размещение на одном поддоне разных видов продукции

ü размещение продукции, не обеспечивающее свободный подход к хранящейся продукции.

Хранение продукции в зависимости от ее видов должно осуществляться с соблюдением следующих условий:

ü коньяков российских и бренди - при температуре от 5 °C до 25 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%

ü спиртных напитков - при температуре от 10 °C до 25 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%

ü водок и водок особых - при температуре от - 15 °C до + 30 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%

ü напитков слабоалкогольных - при температуре от 0 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%

ü вин и вин натуральных - при температуре от 5 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не более 85%

ü винных напитков - при температуре от 5 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%

ü шампанских, игристых и газированных вин - при температуре от 5 °C до

ü 20 °C и относительной влажности не более 85%

ü шампанского "Советское" - при температуре от 8 °C до 16°C и относительной влажности воздуха не выше 85%

ü коктейлей винных - при температуре от 0 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%.

Правила хранения документов на алкогольную продукцию:

• Документы на алкогольную продукцию хранятся в отдельных папках (на каждого поставщика папка индивидуальна). Документы на алкогольную продукцию хранятся в течение 12 месяцев, после полной реализации товара из данной партии.
• При каждой поставке в папку подшиваются:

ü Накладная

ü Счет – фактура

ü Сертификат соответствия.

ü Удостоверение о качестве на отечественную продукцию.

ü Справка к ТТН раздел «А» и «Б» (на отечественную продукцию).

ü Справка к ТД раздел «А» и «Б» (на импортную продукцию).

• Все документы должны быть оформлены согласно Государственным стандартам, иначе они утрачивают свою юридическую силу.
• При заведении накладных в программу, товаровед обязан занести номер ТД (таможенной декларации), смотрим счет – фактуру.

11.6.Правила приемки и продажи табачной продукции:

• На территории РФ не допускается розничная продажа табачных изделий лицам, не достигшим 18 лет. Нарушение положения пункта 1 настоящей статьи влечет за собой привлечение к административной ответственности в соответствии с законодательством.
• Принцип приемки табачной продукции – аналогичен стандартной приемке товара.
• На импортные сигареты и табак должна предоставляться ТД.
• В местах продажи табачной продукции должен быть вывешен прайс лист.
• Оформление прайс листа:

ü Наименование на русском языке

ü Цена

ü Надпись: Цены действительны на …. (текущая дата)

ü Печать магазина

ü Подпись администрации

• По требованию покупателя мы имеем право показать пачку – это не является рекламой.

· Запрещено продавать табачные изделия, если МРЦ (максимальная розничная цена) на пачке ниже, розничной цены магазина.

· Запрещено продавать табачные изделия без специальных марок.

• Запрещено осуществлять продажу лицам, не достигшим 18 лет. Юридически, совершеннолетие наступает на следующий день, после дня рождения.
• Запрещена визуальная реклама сигарет. Сигаретные накопители не должны иметь

визуальной рекламы сигарет.

• Запрещено оснащать накопитель ценниками на сигареты.
• Ответственность Администрации в соблюдении правил приемки, продажи и хранения алкогольной и табачной продукции:
• Штрафные санкции за продажу алкогольной продукции несовершеннолетним от внешних контролирующих органов:

ü Специалист – 30000 – 50000 рублей

ü Администрация – 100000 – 200000 рублей

ü Фирма – от 50000

• При повторном выявлении правонарушения

ü Уголовная ответственность (если нарушение было совершено в течение 6 месяцев)

ü Фирма – лишение лицензии

• Штрафные санкции за продажу табачной продукции несовершеннолетним от внешних контролирующих органов:

ü Специалист – до 30000 рублей

ü Юридическое лицо – до 300000 рублей.

• Администрация магазина несет материальную ответственность пред потребителем, внешними и внутренними контролирующими органами:

ü За несоблюдение вышеизложенных правил приемки, хранения, продажи и оформления документов на алкогольную и табачную продукцию.