Регистрация документов. Регистрационные формы

Регистрация документов согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для учета , контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Задание.

1. Начертить формы регистрационных журналов (журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации внутренних документов).

2. Проанализировать созданные в процессе обучения документы и зарегистрировать их в журналах).

3. Начертить форму регистрационной карточки (2 экз.).

4. Заполнить одну из них на входящее, а другую на исходящее письмо.

Список литературы:Смотри список литературы к занятию 6.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 15.

Формирование дел. Номенклатура дел. Оформление дела.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Задание.

1. Оформить обложку дела.

2. Систематизировать, созданные в процессе обучения, документы по группам (организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные).

3. Сформировать дело в соответствии с требованиями нормативных документов.

Список литературы: Смотри список литературы к занятию 6.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 16.

Управление документацией. Рефераты.

Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного делопроизводства.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении — управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику. Термин “управление документацией” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название “Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный перевод немецкого термина “Schriftgutverwaltung” означает “управление письменными документами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это и не совсем верно). Английский термин “Records Management” также переводится как управление документами.

Задание.

Подготовить рефераты по следующим темам:

1. Элементы управления документацией.

2. Применения электронных документов в управленческой деятельности

2. Автоматизация ДОУ и архивного дела сегодня

3. Место документационного обеспечения в государственном управлении

4. От автоматизации отдельных задач документооборота к построению единой инфраструктуры управления бизнес-процессами и административными регламентами

5. Проблемы взаимоотношений служб ИТ и ДОУ: Текущее состояние и перспективы

6. Информационно-документационная модель современной информационной системы

7. Делопроизводство как инструмент антикоррупционной политики государства.

8. Федеральный закон о коммерческой тайне с позиции ДОУ

9. Программные документы как внешняя форма принятия управленческих решений в контексте административной реформы