Цели и функции системы управления персоналом
Целью организации являются конкретные конечные состояния или искомые результаты, которых она хотела бы достигнуть. Выработка цели организации - задача достаточно сложная и трудоемкая, предполагающая использование метода «дерева целей». Как правило, выделяется генеральная цель и цели более низкого уровня. Генеральная цель в зависимости от ситуации, сложившейся в экономике, на рынке и в самой организации, может меняться. В любом случае всю совокупность целей, исходя из требований функционально-целевой модели системы управления организацией, можно подразделить на следующие виды: научно-техническая, производственная, экономическая, коммерческая, социальная.
В конкретной ситуации развития экономики нашей страны - перехода на рыночные отношения - более правомерно в качестве генеральной цели рассматривать экономическую цель.
Экономическая цель - получение прибыли от реализации продукции или услуг заданного объема и требуемого уровня качества. Научно-техническая цель - обеспечение заданного научно-технического уровня продукции и услуг, а также научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок при постоянном повышении производительности труда на основе новых технологий. Производственная цель - обеспечение выпуска планового объема продукции и оказания услуг заданного уровня качества и ритмичности производства. Коммерческая цель - обеспечение реализации продукции и услуг, а также результатов научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок в заданные сроки. Социальная цель - обеспечение организации кадрами, их эффективного использования, профессионального и социального развития.
Для каждой из этих целей можно построить дерево целей, но это не является задачей нашего учебника. Остановимся подробнее на характеристике социальной цели, для реализации которой и существует система управления персоналом.
Социальную цель принято рассматривать с двух сторон: 1) с позиции администрации организации, которая нанимает работника; 2) с позиции работника, поступающего в организацию.
В целях достижения генеральной цели администрация организации определяет цели I, II, III и т.д. уровней (рис. 2.5).
Цели работника, нанимающегося в организацию, подобны целям, приведенным на рис. 2.5, но формулировка их несколько изменена. Так, если администрация организации ставит цели для того, чтобы создать нормальные условия для эффективного использования, профессионального и социального развития персонала, то работник выступает как потребитель этих условий.
На рис. 2.5 приводится пример декомпозиции отдельных целей.
Рис. 2.5. Дерево целей системы управления персоналом организации
Например, администрация ставит цель I уровня «Обеспечение развития персонала». Работник для себя эту цель формулирует следующим образом: «Реализация своего развития», а цели II уровня для него будут выглядеть следующим образом: «Получение своевременного обучения, переподготовки и повышения квалификации»; «Получение помощи для быстрой адаптации в новой должности»; «Получение объективной оценки своих способностей и деловых качеств»; «Получение возможности для служебно-профессионального роста» и т.п. Подобным образом формулируются и цели III уровня.
Подводя итог, следует сделать вывод, что эффективность управления персоналом, а значит, и эффективность деятельности организации в целом, зависит от того, насколько цели администрации и цели работника совпадают. При несовпадении целей может быть достигнут компромисс путем уступок одной из сторон.
Дерево целей позволяет определить состав функций системы управления персоналом организации.
Проведенные научные исследования и практический опыт позволяют сгруппировать все функции управления персоналом в несколько подсистем (см. рис. 2.6). Нетрудно заметить, что состав и название функциональных подсистем соответствуют составу и названию целей I уровня. Такой подход дает возможность достигнуть реализации целей, так как носителями функций отдельных подсистем являются конкретные подразделения службы управления персоналом.
Рис. 2.6. Состав подсистем системы управления персоналом организации и их важнейшие функции
Опыт показывает, что в настоящее время в состав службы управления персоналом многих отечественных организаций входят следующие подразделения: отдел кадров, отдел обучения, отдел труда и заработной платы, отдел социального развития и другие отделы социальной инфраструктуры, отдел охраны труда и техники безопасности, лаборатория социологии, отдел охраны окружающей среды, юридический отдел, отдел организации труда, производства и управления, отдел научно-технической информации, патентно-лицензионный отдел, бюро рационализации и изобретательства.
Раскроем цели и функции основных подразделений службы управления персоналом.
Цель отдела кадров - сохранение квалифицированных работников в условиях нестабильного производства и наем новых работников.
Функции отдела кадров: обеспечивать кадрами организацию (наем, расстановка, увольнение); вести кадровое делопроизводство; анализировать текучесть кадров и дисциплину труда; учитывать движение персонала; подготавливать кадровые приказы и др.
Цель отдела обучения - обучение руководителей, специалистов, рабочих.
Функции отдела обучения:
организовывать обучение руководителей, специалистов, рабочих основам рыночной экономики по отдельным программам;
организовывать проведение обучения и аттестации руководителей, специалистов, рабочих по правилам техники безопасности и охраны труда;
организовывать повышение квалификации, переподготовку руководителей и специалистов через обучение в высших и средних учебных заведениях;
организовывать подготовку преподавателей из числа руководителей и специалистов организации;
осуществлять учебно-методическое руководство производственно-экономическим обучением рабочих через подготовку и переподготовку;
изучать и обобщать опыт работы лучших работников;
организовывать производственную практику студентов и учащихся.
Цель отдела труда и заработной платы - объективная оценка результатов деятельности каждого работника для поддержания эффективной мотивации его труда.
Функции отдела оценки персонала и оплаты труда:
разрабатывать штатные расписания и изменения к нему на основе утвержденной организационной структуры, согласовывать штатные расписания структурных подразделений;
систематически отслеживать численность по структурным подразделениям;
внедрять современные системы оплаты труда, ориентированные на конечный результат; разрабатывать и совершенствовать системы оценки труда персонала; формировать и внедрять системы премирования;
внедрять контрактную форму найма персонала;
формировать коллективный договор и организовывать контроль за ходом его выполнения;
осуществлять контроль за соблюдением КЗоТ РФ в части нормирования и оплаты труда, правил внутреннего распорядка;
организовывать работу по аттестации рабочих мест;
разрабатывать графики работы организации (одно-, двух- и трехсменный режим) и согласовывать графики работы структурных подразделений;
анализировать технико-экономические показатели структурных подразделений по труду;
составлять статистическую отчетность по трудовым показателям.
Цель отдела социального развития - осуществление прав и гарантий социальной защиты для каждого работника.
Функции отдела социальной защиты: разрабатывать формы социальной защиты работающих; планировать и использовать средства социального страхования; организовывать фонды материальной помощи; оформлять пенсионные дела и проводить работу с ветеранами труда, осуществлять медицинское и другие виды страхования работающих; организовывать выплаты ссуд, всех видов пособий и обеспечение санаторно-курортными путевками, социальную защиту молодежи, организовывать общественные мероприятия для работников и ветеранов организации.
Цель отдела охраны труда и техники безопасности - обеспечение безопасности и здоровых условий труда на каждом рабочем месте.
Функции отдела охраны труда и техники безопасности:
организовывать и координировать работу по охране труда в организации;
контролировать соблюдение законодательных и иных нормативно-правовых актов по охране труда работников;
совершенствовать работу по предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний и улучшению условий труда;
консультировать работодателей и работников по вопросам охраны труда;
проводить анализ производственного травматизма и профессиональных заболеваний;
согласовывать разрабатываемую на предприятии проектную документацию в части соблюдения в ней требований по охране труда;
анализировать и обобщать предложения по расходованию средств фонда охраны труда;
составлять отчетность по охране труда.
Цель социологической лаборатории - формирование корпоративной культуры и здорового морально-психологического климата в каждом структурном подразделении.
Функции социологической лаборатории:
изучать социологические и психологические проблемы организации труда, быта и отдыха работников, разрабатывать пути и методы их разрешения;
повышать стабильность трудового коллектива, его активность и инициативность;
повышать эффективность системы социального управления;
пропагандировать социологические и психологические знания;
разрабатывать системы комфортных взаимоотношений в организации, основы корпоративной культуры, мероприятия по повышению удовлетворенности трудом.
Сформулируем функции заместителя директора по управлению персоналом организации.
Заместитель директора по управлению персоналом утверждает:
штатные расписания служб и структурных подразделений;
положения по оплате труда;
графики работы подразделений организации;
заявки на выпускников вузов, техникумов и других учебных заведений;
заявки на обучение, составленные отделом обучения кадров с учетом предложений структурных подразделений организации; учебные программы по обучению кадров, графики проведения обучения;
графики проверки знаний руководителей и специалистов, экзаменационные билеты для проверки знаний руководителей и специалистов;
положение по оценке деятельности сотрудников;
инструкции по технике безопасности, разработанные отделом охраны труда и техники безопасности;
акты о расследовании несчастных случаев;
сметы расходов отделов службы управления персоналом;
должностные инструкции персонала кадровой службы;
графики очередности отпусков работников кадровой службы.
Заместитель директора по управлению персоналом подписывает:
приказы о назначении, перемещении и увольнении руководителей и специалистов, кроме директоров филиалов и заместителей директоров организации;
приказы об увольнении за нарушение трудовой и производственной дисциплины по статьям, предусмотренным КЗоТ РФ;
приказы о назначении пособий женщинам, имеющим детей в возрасте до 3 лет, в пределах утвержденных смет; документацию на выплату ежемесячного пособия неработающим матерям при воспитании детей в возрасте от рождения до 6 лет, а также семьям, имеющим детей в возрасте до 16 лет;
приказы о материальном поощрении юбиляров в пределах утвержденных смет;
приказы о предоставлении отпусков с сохранением (и без сохранения) заработной платы;
поручения и документацию при оформлении пенсий; приказы о выделении единовременного вознаграждения при выходе на пенсию;
приказы об обучении работников организации, подготовленные отделом обучения; приказы об организации практического обучения студентов вузов, учащихся техникумов и ПТУ, подготовленные отделом обучения; договоры с институтами повышения квалификации, учебными комбинатами, высшими и средними учебными заведениями и другими обучающими организациями в пределах утвержденных смет;
приказы о присвоении квалификационных разрядов, подготовленные отделом обучения на основании протоколов квалификационных комиссий;
договоры с научно-исследовательскими институтами и организациями на проведение НИР своей службы;
приказы о сокращении штатов, согласованные с соответствующими службами и подразделениями;
положение об оплате труда руководителей, специалистов и служащих службы управления персоналом; расчетные ведомости социального страхования, справки, относящиеся к заработной плате и социальному страхованию;
исходящую служебную корреспонденцию и телеграммы; статистические отчеты и различные справки, исходящие из службы; заявки на приобретение наглядных пособий, методической, информационной литературы, технических средств по охране труда и пожарной безопасности;
договоры о санитарной обработке подразделений организации; комплексный план улучшения условий охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий;
другие приказы, подготовленные отделами службы управления персоналом, относящиеся к их компетенции.
Заместитель директора по управлению персоналом согласовывает:
с директором назначение директоров филиалов и заместителей директоров организации, организацию обучения и стажировки работников организации за границей, сроки и программы обучения руководителей высшего уровня;
с заместителем директора по экономическим вопросам сметы доходов и расходов, использование средств фонда потребления, заключение договоров и использование денежных средств;
с заместителем директора по коммерческим вопросам обеспечение службы управления персоналом оргтехникой;
с директорами филиалов мероприятия по коллективному договору, штатные расписания, планы перспективного развития численности сотрудников и уровня оплаты труда, структурные изменения.
Новые службы управления персоналом создаются, как правило, на базе традиционных служб - отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности и др. Задачи новых служб заключаются в реализации кадровой политики и координации деятельности по управлению человеческими ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и др.
Безусловно, функциональная структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организации, особенностями выпускаемой продукции.
На ряде организаций формируются функциональные структуры управления персоналом, объединяющие под единым руководством заместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами. На рис. 2.6 приведен состав функциональных подсистем системы управления персоналом организации, объединяющих однородные функции, носителями которых являются различные подразделения по работе с кадрами. В зависимости от размеров организации состав подразделений будет меняться: в крупных организациях функции каждой подсистемы обычно выполняет отдельное подразделение, а в небольших и средних организациях функции всех подсистем, как правило, сосредоточены в одном подразделении - отделе управления персоналом. В табл. 2.4 приведен фрагмент схемы функциональных взаимосвязей отдела управления персоналом с другими подразделениями организации.
Таблица 2.4