Компьютерные технологии в делопроизводстве

Деятельность современных предприятий невозможно представить без применения технических средств. С их появлением изменилась тех­нология создания и обработки документов.

▲ Задание 26. Выполните следующие задания

а) Перечислите технические средства используемые в делопроизводстве.

___________________________

б) Выбор программного продукта - ________________________________

__________________________

в) Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации доку­ментационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достиже­ние следующих целей.

1.В области обработки документов:_________________________

________________

2.В области контроля за исполнительской дисциплиной:

- _

3.В области организации доступа к информации:

_______________

-

г) В настоящее время на рынке программных продуктов выделяются ряд наиболее интересных систем. Опишите подробно выделенные системы

Система «Дело-96» предназначена _____________________________,

__________________ она обеспечивает:

- ________________________;

- ____________________________;

- _______________________;

- ________________________;

- ________________________;

- ________________________;

- ________________________;

- _____________;

- ________________________.

Система«LanDocs» предназначена для ________________________

________________

Программный комплекс позволяет реализовать в автоматизирован­ном режиме следующее документационные операции:

-___________________.

Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN» - ________

_________.

Система выполняет:

- ________________________;

-_________________________ ;

- _________________________;

- ________________________;

- _______________________ .

-

В системе «Документ-2000» организована _______________________

________________________.

Система позволяет выполнять следующие функции:

___________.

Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus Notes. Ее исполь­зование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в частности, следующие:

Учетную обработку всех видов документов_____________________

_

__________

Уникальность номера_______

________________________________

____________________________

Поддержка работы с текстом документ_______________________

_______________________________

____________________________

Связность документов________

_

Распределенный документооборот_____________________________

__

_________________________

Ограничение доступа_______

_______________________________.

▲ Задание 27. Подготовьте реферат по одной из предложенных тем

1.Усовершенствование делопроизводства на предприятии

2.Развитие документационных служб на современном этапе

3.Технические средства, упрощающие ведение делопроизводства на предприятии.

4.Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями.

5.Как овладеть искусством делового письма.

6.Документирование управленческой деятельности организации.

7.Документ как средство закрепления и ретрансляции информации.

8.Информатизация делопроизводства

9.Документирование трудовых отношений

10.Компьютерные технологии в делопроизводстве

11.Анализ документооборота и методы его совершенствования

12.Работа с конфиденциальными документами

Методические рекомендации по оформлению реферата

Рефераты оформляются рукописным или машинописным способом, объемом 10-15 страниц (формат А4, шрифт 14, 1,5 интервал). В реферате излагается постановка проблемы, содержание исследования и его основные результаты.

Текст реферата демонстрирует:

- знакомство автора с основной литературой вопроса;

- умение выделить проблему и определить методы ее решения;

- умение последовательно изложить суть рассматриваемых вопросов:

- владение соответствующим понятийным и терминологическим аппаратом;

- приемлемый уровень языковой грамотности, включая владение функциональным стилем изложения.

Реферат должен иметь следующую структуру:

­ титульный лист;

­ оглавление;

­ введение;

­ основная часть (главы);

­ заключение;

­ список используемой литературы (преимущественно монографии, периодические издания за последние 3 года);

­ при необходимости приложения.

Номера присваиваются всем страницам, начиная с титульного листа, нумерация страниц проставляется со второй страницы.

Титульный лист реферата должен содержать название факультета, кафедры, темы, фамилию, имя, отчество автора, фамилию, имя, отчество научного руководителя, год выполнения.

Оглавление представляет собой составленный в последовательном порядке список всех заголовков разделов работы с указанием страниц, на которых соответствующий раздел начинается.

▲ Задание 28. Подготовьтесь к зачету по следующим вопросам:

1. Что такое документ?

2. Каковы основные признаки и свойства документа?

3. В чем заключаются функции документа?

4. Что понимается под юридической силой документа?

5. В чем смысл стандартизации и унификации документа?

6. Какие нормативно-методические документы регламентируют процессы документирования?.

7. Виды бланков, применяемых организациями.

8. Реквизиты, формирующие бланк письма и бланк конкретного вида документа.

9. Правила оформления даты в документе.

10. Порядок оформления реквизита «Адресат».

11. Какими способами утверждается документы?

12. Что отражается в резолюции? Каков порядок ее оформления?

13. Правила оформления приложения.

14. Как оформляется подпись в письме, акте, протоколе?

15. Для чего необходима отметка о заверении копии? Способы ее оформления.

16. Виды печатей. Правила проставления печати в реквизите «Под­пись»?

17. Для чего необходимо согласование документа? Как оформля­ются гриф и виза согласования?

18. Какие сведения указывают в справочных данных?

19. Из чего состоит регистрационный номер исходящего документа?

20. Перечислите этапы подготовки приказа.

21. Какие требования предъявляются к тексту письма?

22. Какие виды документов относятся к организационно-распоря­дительным документам?

23. В чем особенность составления и оформления приказа по ос­новной деятельности?

24. Для чего необходим протокол? Особенности его оформления.

25. Какие виды составляют группу справочно-информационных документов?

26. Что отражает акт? Правила его оформления.

27. Какие требования предъявляются к служебным и докладным запискам? В чем особенности их оформления?

28. Основные требования к оформлению служебных писем. Какие разновидности писем вы знаете?

29. Что такое документооборот?

30. Основные правила документооборота.

31. Какие требования предъявляются к первичной обработке вхо­дящих документов?

32. Этапы документирования.

33. Перечислите этапы работы с входящими документами.

34. Какие требования предъявляются к обработке исходящих до­кументов?

35. Особенности работы с кадровыми документами.

36. Особенности заполнения трудовой книжки. Требования к хра­нению и использованию.

37. Какие документы формируют личное дело работника?

38. Правила заполнения личных карточек.

39. В чем заключается особенность работы с конфиденциальными документами?

40. Как правильно оформить адрес на конвертах и документах?