Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным. Информационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.
▲ Задание 11. дайте полное описание и требования к оформлению данного вида документов. Вставьте пропущенные слова.
Особенностью этих документов является то, ____________________
____________.
Докладная (служебная) записка - документ, _____________________
________________.
Объяснительная записка _____
_________.
По оформлению объяснительные и пояснительные записки отличаются от докладной записки отсутствием выводов и предложений.
Деловая переписка - ________
__________________.
▲ Задание 12. заполните таблицу соотнеся понятия с его характеристиккой
Основные виды служебных писем:
| Тип письма | Назначение |
| |
| | Описание предлагаемых товаров и услуг, стремление привлечь новых потребителей, увеличить объём реализации. |
| |
| | Информирование получателя о готовности к сотрудничеству, заключению с ним деловой сделки. Письмо должно содержать существенные условия, на которых предлагается заключить договор. |
| | Обязательство оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. |
| |
| | Обращение с целью получения информации, услуг, товаров |
|
Текст делового письма должен быть ____________________________
_____________________________.
▲ Задание 13. Ответьте на вопросы, приведенные ниже. Выбранный вариант ответа подчеркните.
Найдите правильный ответ на вопрос:
1. Устав предприятия - это
а)свод правил, регулирующих деятельность предприятия, его взаимоотношения с другими предприятиями, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности
б)документ, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.
в)правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом
г)документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
2. Приказ (по основной деятельности) - это
а) копия основной части документа
б) распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями по вопросам организационно-методического характера
в) правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия
г) правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан, которым он адресован.
3. Справка - это
а) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины
б) документ, в котором подтверждаются факты или события
в) документ, отправленный руководителю учреждения, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта
г) официальное сообщение, переданное по телефону
4. Документирование–это
а)процесс создания и оформления документа.
б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
в) это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
г) документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме
5. Унификация документов
а)это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности
б)процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.
в)установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.
г)это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
6. Стандартизация документа – это
а)приведение чего-либо к единой системе.
б)созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке.
в)процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.
г)это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
7. Реквизит – это
а)обязательный элемент оформления официального документа.
б)Унифицированная система организационно-распорядительной документации
в)приведение чего-либо к единой системе.
г)материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.
8. К организационным документам предприятия относятся
а) приказы, распоряжения и решения по основной деятельности.
б) устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.
в) документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
г) письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
9. Реквизит №10- это
а) «Дата документа»
б) «Наименование вида документа»
в) «Код формы документа»
г) «Дата документа»
10. Обращение с целью получения информации, услуг, товаров - это
а) Гарантийное письмо
б) Рекламное письмо
в) Информационное письмо
г) Письмо-запрос или письмо- просьба
▲ Задание 14. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты.
Составьте общий бланк фирмы “Заря” с угловым расположением реквизитов.
▲ Задание 15. Отредактируйте предложенный документ: На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.
Г-ну А. С. Слимову Директору колледжа № 1237 от В. А. Клушина
1237
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА
О срыве занятия в группе № 7
В связи с неявкой на занятия по истории 20 учащихся 14.02.98 его пришлось отменить.
15.02.98
Преподаватель л.п. Клушин В.А.
▲ Задание 16. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.
Составьте служебное письмо по следующим данным: автор письма - Центральный институт повышения квалификации архитекторов; адрес института: 111112, Москва, ул. Зеленая, д. 13; тел. 290-18-19; факс - 290-19-18, подписывает письмо ректор института Кудряшов B.C.; адресат: ректор Екатеринбургского института Беспалов А.И.
Письмо является ответным на инициативное письмо с входящим номером 193/16 от 28.01.98.
В тексте письма изложено сообщение о возвращении проекта “Кадры”, потому что проект имеет существенные недостатки, которые требуют устранения.
▲ Задание 17. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.
Составьте докладную записку начальнику Московского городского комитета по образованию от директора ПТУ №14 о том, что класс машинописи оснащен пишущими машинами устаревших моделей, что отрицательно сказывается на качестве подготовки машинисток. Предложите заменить эти машины.
Задание 16 Здание 17
▲ Задание 18. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.
Составьте справку для предъявления в военкомат о факте обучения студента в Университете современного дизайна. Оформите на бланке с угловым расположением реквизитов.
▲ Задание 19. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.
Составьте акт на бланке с угловым расположением реквизитов. АКТ. Дата. Индекс. Москва. О вскрытии посылки. УТВЕРЖДАЮ Ректор Института современного дизайна И.М. Душкин. Дата. Основание: приказ ректора института №26 от 11.03.98. Составлен комиссией в составе: председатель - нач. канцелярии O.K. Кузьмин; члены комиссии - зав. экспедицией О.С. Конторкина, ст. инспектор Д.К. Крыскина. В адрес Института прибыла посылка N2000. При вскрытии обнаружено отсутствие комплектующих изделий к аппарату ТДР-452. Комиссия пришла к выводу: потребовать досылки недостающих изделий. Остальные реквизиты оформите самостоятельно.
Задание 18 задание 19
▲ Задание 20. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.
Составьте приказ об изменении графика работы технического отдела ЗАО “КРУГЛЯК” в субботние дни в связи с производственной необходимостью.
▲ Задание 21. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.
Оформите выписку из приказа №1 от 08.01.12 об изменении графика работы в связи с производственной необходимостью, в которой начальнику технического отдела приказано организовать работу в субботние дни в период с 10.01.12 по 11.03.12. Заверяет выписку секретарь-референт.
▲ Задание 22. На отведенном месте расставьте только необходимые реквизиты, а сам документ полностью расположите на отведенных местах в конце данной рабочей тетради.
Составьте выписку из протокола N214 от 18.01.13г. заседания кафедры делопроизводства. В повестке дня: 2. Утверждение программы по дисциплине “История делопроизводства в России. XV - XVIII столетия”. Докладчик Иванов И.К. Слушали: Иванова И.К., который ознакомил с программой по дисциплине “История делопроизводства в России. XV - XVIII столетия” на 38 учебных часов. Постановили: рекомендовать данную программу к использованию в учебном процессе.
Задание 21 задание 22
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
1. Организационные документы?
2. Распорядительные документы?
3. Информационно-справочные документы?