Обработка и анализ информации

Одной из наиболее важных функций аудитора, как уже подчеркива­лось, является анализ полученной информации и ее оценка. Обосновать оценку организации труда на данном предприятии можно:

— сравнив ее с организацией на аналогичных предприятиях, особенно
преуспевающих;

— используя научно разработанные нормы и рекомендации, опублико­
ванные в литературе по организации труда, социально-трудовым отно­
шениям, со ссылками на среднеотраслевые нормы и показатели;

— применяя перекрестные данные и системный тип проверок и т. д.

Существуют методики, позволяющие дать оценку эффективности уп­равленческих мероприятий в стоимостном выражении. При разработке программ для оценки стоимости управления трудом, трудовыми ресурса­ми важно включить в работу сам персонал службы управления трудовы­ми ресурсами.

Методы количественной оценки труда этой категории работников не очевидны, далеко не все из них в состоянии сами оценить свой труд, тем более, это почти недоступно другим работникам фирмы. Следовательно, важнейшей задачей становится разъяснение того, что на самом деле все функции управления трудовыми ресурсами количественно измеримы, а их стоимость может быть отнесена на счет прибыли предприятия.

Путем последовательных приближений определяется значительное количество действий, которые могут быть включены в формулы измере-

Глава 13. Анализ, отчетность и аудит в сфере труда

ния издержек. В качестве примера приведем процедуру расчета стоимос­ти затрат на найм одного нового сотрудника, использовав формулу:

СНЗ =

ЗН Р+А+В+Б

Н ~

Н

где СЗН — средние затраты фирмы на найм одного работника, Р — затраты на рекламу, А — выплаты агентству по трудоустройству, В — вознаграж­дения тем, кто дал рекомендации, Б — бесплатный найм, Я — общее число наймов.

Такая формула важна для определения статей затрат, поскольку мно­гие из них не очевидны для тех, кто поверхностно оценивает процесс найма. Подставляя в формулу значения затрат предприятия на тот или иной вид деятельности по найму работников за месяц, надо иметь в виду, что реальная величина того или иного показателя может быть по­ложительной или равной нулю. Сопоставляя затраты с количеством произ­веденных наймов, получаем показатель затрат на найм одного работника.

Экономический смысл определения данного показателя становится ясным, когда аналогично рассчитываются затраты на увольнение одного работника, а следовательно, и на текучесть кадров, о чем подробнее будет говориться ниже.

В современной экономической литературе широкое распространение получил термин «организационная культура», который в трактовках раз­личных авторов рассматривается как в широком, так и в более узком смысле. В данном контексте организационная культура рассматривается как система действий по формированию трудового коллектива и управ­лению им, а также созданию организационных, экономических и соци­альных предпосылок для высокоэффективного труда на предприятии, в совокупности определяющих «дух фирмы»: демократизма и корпоратив­ности, стиля и традиций, менталитета и нормативов поведения и т. п.

При общем растущем интересе к области организационной культуры, естественно, что она тоже становится предметом проверки, которая по существу включает обсуждение с высшим руководством вопроса о том, как проявляется организационная культура и как на нее можно влиять. Это требует серьезной проработки вопросов: какие отчеты заполняются, на что уходит рабочее время служащих, как они разговаривают между собой, кому какая ответственность предоставлена? Важно определить основные групповые интересы и выявить существование наиболее вли­ятельных субкультур. Для этого недостаточно бесед с менеджерами, не­обходимо проведение фундаментальных опросов и наблюдений за опре­деленный период времени. Таким образом, аудиторская проверка может выявить резервы повышения эффективности производства, указав на от­ношение тех или иных групп сотрудников к формам и методам работы руководства, организации деятельности фирмы, расстановке кадров.

23*

356 Раздел 3. Сущность и принципы организации планирования и оплаты труда

В дополнение к изучению организационной культуры, включающему субъективные оценки и философские дискуссии, существуют объектив­ные данные, которые являются показателями качества трудовой жизни, обстановки на работе, оценки окружающей работника среды. Следует еще раз подчеркнуть, что обстановка на работе может оказать важное влияние на мотивацию труда, качество его исполнения, удовлетворен­ность работой и моральное состояние работников. Оценить качество ок­ружающей производственной среды в организации можно путем изуче­ния определенных показателей, используемых также для оценки функ­ций служб управления трудом и трудовыми ресурсами и применяемых в организациях всех типов и размеров, например показателей текучести кадров, количества прогулов, пропусков по болезни или травме и т. п. Другим источником информации являются ответы работников на анкеты и опросы по поводу их отношения к работе, о микроклимате в коллективе, взаимоотношениях с руководством, коллегами и подчиненными и т. п.

Анализ показателей в ходе аудиторской проверки может быть выпол­нен с различной глубиной. Так, если подробный анализ показателей на­чинается с показателя текучести кадров (который, например, в США рассматривают в качестве одной из причин, не позволяющих этой стране догнать по уровню производительности своих зарубежных конкурентов), для того чтобы этот показатель дал объективную картину обстановки на работе, нужно прежде всего разделить все увольнения по причинам на неизбежные (в связи с вступлением в брак, беременностью, болезнью, смертью, возвращением к учебе и т. п.) и те, которые администрация могла бы предотвратить путем лучшего отбора работников, их профес­сиональной подготовки и обучения, руководящего контроля, улучшения условий труда, уровня зарплаты и возможностей роста.

Показатель числа уволенных — не единственный, заслуживающий внимания, важны также качественные характеристики работников, поки­дающих предприятия, их стаж работы, опыт, квалификация. Это говорит о том, насколько устойчиво кадровое ядро предприятия, каковы резервы улучшения трудовой мотивации работников и повышения конкуренто­способности данной фирмы в привлечении и сохранении высококвали­фицированных кадров.

Для определения истинных причин добровольных увольнений, кото­рые далеко не всегда сформулированы в заявлении работника, на многих фирмах проводится так называемое «выходное» интервью в течение по­следней недели работы. Обычно это входит в функции службы кадрово­го управления, поскольку работники более откровенны с тем, с кем они уже общались ранее, а кроме того, специалисты службы имеют опыт проведения подобных интервью с максимальной информационной поль­зой для предприятия.

Однако достоверность причин увольнения, называемых работником в

Глава 13- Анализ, отчетность и аудит в сфере труда

ходе выходного интервью, остается под вопросом. Многие работники, следуя правилу расставаться по-хорошему, полагают, что откровенная критика организации труда на покидаемом ими предприятии может пов­редить их интересам в будущем. Для повышения достоверности данных опытные кадровики рекомендуют убедить увольняющегося в том, что информация, полученная от него, будет использована исключительно в конструктивном, а отнюдь не в мстительном ключе. Этому способствует также стандартизация включаемых в интервью вопросов и перепроверка причин увольнения работника путем сопоставления с информацией, по­лученной от вышестоящего персонала и других сотрудников. При прове­дении выходного интервью увольняющийся рассматривается как чело­век, обнаруживший в работе организации недостатки, с которыми он не смог смириться, а потому его ответы на вопросы становятся чрезвычайно важным источником информации о резервах, которых, возможно, не ви­дит руководство. Такое отношение выражается в вопросах типа: «Что Вам больше всего нравится в работе фирмы?», «Что Вам меньше всего нравится в работе фирмы?», «Насколько справедливо оценивается рабо­та на фирме?», «Как Вы оцениваете обстановку на предприятии?».

Представляется, что уточнить многие оценки и взгляды бывшего ра­ботника целесообразно путем «поствыходного» интервью, проводимого лично или по телефону через 2—3 месяца после увольнения работника. К этому времени работник становится более независимым от бывшего начальства и может стать более откровенным, а кроме того, уже имеет возможность сравнить свое положение на прежней работе с новым, сле­довательно, его оценки могут стать более объективными.

Разумеется, подобная деятельность требует много времени и сил, поэ­тому чрезвычайно важно обеспечить ее результативность, т. е. на основе анализа и обработки данных выявлять и осуществлять меры по предот­вращению текучести, которые могут носить как априорный характер (бо­лее тщательный отбор сотрудников с учетом предотвращения еще на этой стадии наиболее часто встречающихся причин добровольных уволь­нений работников), так и апостериорный (целенаправленную работу по удержанию на предприятии кадровых работников).

При анализе и оценке в процессе аудита эффективности использова­ния фонда рабочего времени потери рабочею времени по аналогии с неизбежными и добровольными увольнениями могут быть разделены на неизбежные и те, которые можно было предотвратить. Так, невыход на работу из-за болезни, несчастного случая, серьезных семейных обсто­ятельств и т. п. может быть отнесен к неизбежным потерям рабочего времени. Потерями рабочего времени не считаются очередной отпуск, праздники или заранее оговоренные официально оформленные отпуска. В отечественной практике анализ показателей использования рабоче­го времени как правило, проводится в направлении выяснения причин,

358Раздел 3. Сущность и принципы организации планирования и оплаты труда

частоты, размеров потерь фонда рабочего времени и степени уплотнения рабочего дня.

Оценка показателей эффективности использования рабочего времени будет более полной, если с известной степенью условности также разде­лить эти показатели на количественные (экстенсивные) и качественные (интенсивные). Тогда, например, к экстенсивным можно отнести такие показатели, как потери фонда внутрисменного рабочего времени, потери фонда сменного рабочего времени, потери рабочего времени за счет обес­ценения труда (брак, отклонения от нормальных условий технологии и пр.). Здесь возможен расчет целого ряда широко применяемых в отечест­венной практике показателей и коэффициентов.

Анализ статистики потерь рабочего времени позволяет определить проблемные зоны — те отрасли, профессии или группы работников, в которых сохраняется самый высокий уровень невыходов на работу, по­терь рабочего времени или же в которых он стремительно растет. Такая информация важна как для аудиторов при подведении итогов межотрас­левых и межрегиональных сравнений и сопоставлений эффективности организации производства, так и для работников кадровых служб при прогнозировании надежности того или иного работника, исходя из при­надлежности его к определенной социально-демографической, квалифи­кационной, профессиональной группе.

Одна из задач аудитора — показать руководству организации серьез­ность экономических потерь от пропусков рабочего времени. Это можно сделать, если дать характеристику потерь в денежном выражении. В стоимость одного неоправданно потерянного часа рабочего времени включаются средняя часовая заработная плата, затраты на пенсии, посо­бия работникам, затраты на содержание административного аппарата, накладные расходы.

Даже если работодатель считает уровень потерь рабочего времени и затраты на них приемлемыми для своей организации, для выявления резервов улучшения организации производства аудитору следует изу­чить статистику аналогичных отраслевых показателей и проверить, соот­ветствует ли методика расчета показателей на предприятии отраслевой. Эффективное управление трудовыми ресурсами требует, чтобы руково­дителями велся индивидуальный учет явки, стимулировалась хорошая явка, а против хронических прогульщиков принимались прогрессивные дисциплинарные меры.

Наряду со статистикой потерь рабочего времени работодатели долж­ны вести и учет профессиональных заболеваний и производственных травм, поскольку потери рабочего времени по этим причинам составля­ют самостоятельную значительную группу. Детальная информация о не­счастных случаях или травмах дает основу для анализа проблемных зон с точки зрения условий труда, совершенствования системы охраны труда

Глава 13. Анализ, отчетность и аудит в сфере труда

и стимулирования персонала к поддержанию безопасности и сохранению здоровья.

Этот методический подход применим и при анализе других трудовых показателей, таких как производительность труда, оценка выполнения работ, эффективность обучения и подготовки кадров и т. д.