Подготовительный этап аудиторской проверки

Аудит представляет собой форму научно-практического исследования, поэтому важно, чтобы его результаты были основаны на объективных, сравнимых и достоверных данных. При проверках допускается использо­вание любых видов документации по труду и трудовым отношениям. В дополнение к анализу документации обычно проводятся опросы мене­джеров, управляющих трудовыми ресурсами, работников отделов кадров и службы управления персоналом в целом, выборочного числа лиц руко­водящего персонала и подчиненных.

350 Раздел 3. Сущность и принципы организации планирования и оплаты труда

Глава 13. Анализ, отчетность и аудит в сфере труда

Одной из наиболее важных задач аудита в трудовой сфере является, как отмечено выше, определение эффективности осуществления про­граммы управления и развития трудовых ресурсов (подразумевается, что такая программа существует на каждом предприятии). Поэтому перед началом проверки цели и задачи программы должны быть четко опреде­лены, а если необходимо, уточнены. Это особенно важно, если в провер­ке участвуют внешние ревизоры. Эта проверка должна включать по крайней мере три целевые функции:

— оценку взаимосвязи и непротиворечивости общегосударственных
законов, отраслевых инструкций и внутрифирменных правил и устано­
вок;

— оценку соответствия программы организационным целям предпри­
ятия, ее обоснованности и напряженности;

— оценку хода выполнения программы.

Кроме этого, необходимо тщательно проверить правила и методики, чтобы определить, насколько они отвечают поставленным задачам.

Чисто технологически процесс аудита трудовых ресурсов, как считают специалисты, должен состоять из шести ступеней.

Первая — формализация идеи проведения аудиторской проверки, определение ее целей и гипотетических выгод для предприятия от ее проведения.

На второй ступени подбирается персонал для организации проверки, и в случае необходимости проводится его учеба.

Третья — сбор отчетных данных по работе с кадрами на различных уровнях управления трудовыми ресурсами.

Четвертая — предварительная подготовка отчетов по проверке и об­суждение их с линейными руководителями.

Пятая — предоставление отчета управляющему персоналом и выра­ботка совместно с ним основных рекомендаций по совершенствованию управления кадрами.

Шестая — внедрение корректирующих мер в процесс жизнедеятель­ности предприятия.

Для проведения проверки можно привлекать сотрудников данного предприятия или представителей других организаций. В каждом из этих подходов есть свои достоинства и недостатки. Свои работники больше знают об организации, и им легче определить, какие аспекты требуют оценки, им проще проводить опросы и анкетирования, так как они в меньшей степени рассматриваются проверяемыми как угроза, т. е. нечто враждебное. Вместе с тем им сложнее посмотреть на проблемы «со сто­роны», они сами во многом свыклись с существующим порядком, а сле­довательно, им крайне трудно быть абсолютно объективными в оценках.

Такие качества, как объективность и независимость, больше присущи внешним ревизорам, которым нет необходимости заботиться о «чести

фирмы», которые не зависят от руководителей предприятия и которые, наконец, являясь специалистами в области персонала, в курсе самых новых идей и достижений. Наиболее эффективным можно считать при­влечение к проведению аудита внешних проверяющих, имеющих опыт как в организации труда и управлении трудовыми ресурсами на пред­приятии, так и в вопросах трудового права. Это целесообразно, посколь­ку организация труда тесно связана с трудовым законодательством, а оценка легитимности деятельности фирмы является одной из целей аудита.

Сбор информации

Рассмотрим более детально основные источники информации, исполь­зуемой при проведении аудита в трудовой сфере. Такими источниками являются; законы и инструкции, трудовые показатели, анкетирования и интервью работников.

Количество законов и инструкций, регламентирующих управление трудом, весьма велико. Предполагается, что предприятия (организации) в соответствии с ними разрабатывают собственные программы и методи­ки. Высшее руководство предприятия может в результате аудиторской проверки еще раз уточнить, насколько следуют законам и инструкциям управляющие различных уровней. Равные возможности занятости, тех­ника безопасности и охрана здоровья, пенсионные программы — вот те основные макроэкономические проблемы, реализация которых на микро­уровне может быть проверена в процессе аудита в трудовой сфере. Оцен­ку состояния этой работы на фирме можно дать не только на основе проверки документации и отчетности, но и на базе анализа анкет, опрос­ных листов, в результате бесед с сотрудниками.

Руководители предприятий должны активно работать над соответ­ствием деятельности организации законам и инструкциям, причем важно не только разработать эффективные правила и методики, но и убедиться, что подчиненные их полностью понимают. Очень часто принимается как данность, что работники знают все инструкции, касающиеся их прав и обязанностей, однако опытные аудиторы полагают, что проверка знания работниками своих должностных инструкций, трудового законодатель­ства, так же необходима, как проверка знаний техники безопасности и охраны труда.

Специфическая цель аудиторской проверки заключается в том, что она не только определяет, насколько соблюдаются в организации законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и после-

352Раздел 3. Сущность и принципы организации планирования и оплаты труда

дующее устранение таких ограничений может само по себе стать источ­ником роста производительности труда или по крайней мере облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.

Рассматривая анализ трудовых показателей предприятия как элемент аудиторской проверки, следует осуществить научно обоснованную вы­борку из общего массива показателей наиболее репрезентативных с точ­ки зрения воздействия на эффективность и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен исодержательно обогащен, если изначально структурировать их по крупным блокам типа: рабочая сила, рабочее время, качество труда, производительность труда, заработная плата и т. д. Внутри каждого блока целесообразно акцентиро­вать внимание на двух типах составляющих результативности работы — количественной (экстенсивной) и качественной (интенсивной). Так, если говорить о показателях рабочей силы, то к экстенсивным относятся та­кие, как изменение общей численности промышленно-производственно-го персонала, изменение численности по отдельным функциональным группам, изменение квалификационного состава кадров ит. п., а к интен­сивным — коэффициент сменности, коэффициент выполнения норм, ко­эффициент занятости на непрестижных работах, коэффициент занятости активной работой и т. п.

На западных фирмах работодатели ведут регистрацию данных по про­граммам развития трудовых ресурсов в специальных формах для прове­рок ревизоров из федеральных или муниципальных органов. Кроме того, многие предприниматели научились держать под рукой как можно боль­ше текущей информации о своей деятельности, чтобы избежать сиюми­нутного кризиса в срочном сборе данных. Проверки проводятся там до­вольно часто, причем иногда инициаторами их становятся независимые общественные организации, защищающие интересы трудящихся, и тогда от предпринимателя могут срочно потребовать отчета, например, о том, сколько женщин работает на предприятии, на каких должностях, с какой оплатой, какие тесты применяются при подборе кадров, насколько они обоснованны и какие критерии являются решающими при найме сотруд­ников, имена тех, кто проводил собеседование с женщинами, желающи­ми устроиться на работу, и количество получивших отказ. Такая форма аудита целиком направлена на выявление случаев дискриминации при приеме на работу. Аналогичная доскональность может быть проявлена и при других видах аудиторских проверок.

Источником внутренней информации служат документация и отче­ты, в том числе баланс трудовых ресурсов предприятия, описания видов работ и спецификаций, данные об издержках на найм и увольнение, обучение и переподготовку кадров, анкеты и тесты для претендентов на работу, уровень профессиональной заболеваемости и производственного травматизма и т. д. Статистические показатели становятся более досту-

Глава 13. Анализ, отчетность и аудит в сфере труда 353

пными, если для их сбора, хранения и обработки используется электро­нно-вычислительная техника. Компьютерные программы позволяют тех­нически упростить и сделать более содержательным анализ данных.

Общепризнанно, что влияние отношения к работе и ее оценки на тру­довое поведение работника очень велико. Оценивая удовлетворенность занятых работой, предприниматель обычно интересуется их отношением к рабочему процессу, руководству, взаимоотношениям в коллективе и специфике организации труда. На базе такой информации можно произ­водить организационные изменения, которые повысят у занятых уровень удовлетворенности работой. Один из наиболее объективных и экономич­ных подходов к получению данных для проведения организационных изменений — это проведение опросов об отношении занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия и, как правило, представляют собой самостоятельное запол­нение респондентом вопросников или анкет. Специалисты по управле­нию персоналом полагают, что опросы занятых по поводу их отношения к работе особенно результативны для оценки взаимоотношений в кол­лективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций.

Работа по проведению опросов состоит из нескольких определенных этапов,включающих планирование опроса, разработку вопросника, не­посредственное его использование, анализ данных и формулировку реко­мендаций по совершенствованию организации труда, социально-трудо­вых отношений на предприятии, планирование и разработку мер по реа­лизации рекомендаций.

Как правило, вопросники включают заявления типа: «Я обладаю пол­ной свободой, решая, как выполнить мою работу» или «Многие наши сотрудники находятся под большим давлением» и т. п., справедливость которых респонденты должны оценить по определенной шкале, напри­мер, от «полностью согласен» до «полностью не согласен». К разработке вопросников целесообразно привлечь психологов и социологов: первые помогут сформулировать вопросы так, чтобы ответы на них по возмож­ности раскрывали и подсознательные оценки работников, вторые — включить взаимодополняющие и взаимоконтролирующие тезисы, чтобы косвенным образом верифицировать достоверность информации.

Чтобы извлечь максимум информации из ответов на вопросники, не­обходимо тщательно проанализировать результаты, причем следует иметь в виду, что данные по общему составу занятых, вероятно, раскро­ют те области управления трудовыми ресурсами, которые нуждаются в улучшении, однако, проблемы мелких критических групп занятых могут быть потеряны в общей массе, когда оценки всех занятых обобщаются и усредняются. Оценки тех, кто крайне неудовлетворен, будут нейтрализо­ваны оценками тех, кто чрезвычайно удовлетворен. Чтобы получить бо-

23 —3-1844

354Раздел 3. Сущность и принципы организации планирования и оплаты труда

лее четкую и объемную картину, нужен групповой анализ, причем прин­ципом выделения групп могут быть социально-демографические харак­теристики работников, их стаж, профессии, должности или квалифика­ция. Такая дифференциация усилит адресность вырабатываемых реко­мендаций.

Другой способ узнать мнение служащих — это интервью. Интер­вьюеры должны понимать, что задача интервью заключается в выясне­нии того, как сделать фирму, предприятие более эффективным и привле­кательным местом работы. Необходимо внимательно выслушать собесед­ника и побуждать его говорить свободно. Чрезвычайно важно вести за­пись проблем, требующих вмешательства, и давать конкретную и неза­медлительную информацию занятым по предпринимаемым действиям.

Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к ре­альным преобразованиям в организации труда, все затраты на организа­цию таких интервью окупаются в виде сокращения потерь рабочего вре­мени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей безопасности, роста производительности и в конечном счете более высо­ких прибылей.