Коммуникационная структура управления организацией отрасли физической культуры и спорта

Основу процесса управления составляет взаимодействие меж­ду элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функциониро­вания электронных средств связи и т.п. По содержанию такое вза­имодействие может быть информационным, административным или техническим.

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой дёятельности обмениваются сведениями, необходимы для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом, но помогающими ориентиро­ваться в ситуации.

В процессе административного взаимодействия вышестоя­щие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.

По своему назначению административное взаимодействие бы­вает координационным и интеграционным. С помощью первого, которые осуществляют межфункциональные органы — комите­ты, специальные группы, стратегические хозяйствующие центры и т.п., обеспечивается добровольное согласование интересов от­дельных звеньев управленческой структуры и поддерживается единство их автономных действий, ^помощью вторых происхо­дит объединение элементов управленческой структуры в единое целое и их подчинение руководящему центру организации — со­вету директоров, правлению, штаб-квартире.

Техническое взаимодействиемежду субъектами управленчес­кой структуры реализуется в процессе их участия в практической деятельности, например, в подготовке и проведении совещаний, переговоров, обмене опытом, ведении делопроизводства, сборе, фиксации, хранении, выдаче различного рода документов и пр.

По характеру взаимодействие в организации может быть пря­мым или косвенным. Прямое основывается на контактах сторон. Косвенное подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было ко­манд, выполняет требующиеся от нее действия.

Если при контактах между элементами управленческой струк­туры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредствен­ном взаимодействии.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру, которая может быть глобальной, когда охва­тывает организацию в целом, и локалънои_,если относится только к одной ее части, например подразделению.

Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само это звено выступает в качест­ве не только посредника, но и источника и контролера коммуни­каций, имеющих в основном форму вертикальных связей.

В то же время структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пе­ресекающихся каналов свидетельствует о ее сложности, дающей гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится даже в ус­ловиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. В то же время в сложной структуре заложена потенциальная возможность иска­жения обмениваемой информации.

Рассмотрим теперь более подробно сами коммуникационныеканалы, связывающие, отдельные элементы управленческой структуры, которые выступают в роли источников, получателей, посредников, контролеров управленческой информации.

Прежде всего, эти каналы различаются техническими возмож­ностями, например, пропускной способностью, то есть реальной величиной информации, которая может проходить через них за еди­ницу времени, скоростью ее движения и возможными потерями.

Другой характеристикой каналов является направленность коммуникации. Она может быть односторонней, когда, например, управленческая информация движется только в одном направле­нии — от источника к получателю (доска приказов в организации), или двусторонней, скажем при беседе, в процессе которой имеет место обратная связь и получатель информации может до­лжным образом доводить свою реакцию до сведения отправителя.

Коммуникационные каналы внутри организации могут быть формальными и неформальными. Первые связывают между собой должности или подразделения, а вторые — частных лиц. По фор­мальным каналам осуществляются передача только официальной информации; по неформальным — как официальной, так и личной.

Если коммуникационные каналы связывают элементы управ­ленческой структуры, принадлежащие различным ее уровням, они являются вертикальными, а если к одному— горизонтальными. Каналы, связывающие элементы, относящиеся не только к разным уровням, но и к различным частям структуры могут быть названы диагональными.

По вертикальным каналам сверху вниз передаются команды и инструкции, а в обратном направлении — отчеты о проделанной работе и, если позволяет сложившийся стиль управления — советы и рекомендации руководству. Поскольку работники разных уровней не всегда хорошо понимают и представляют себе работу друг друга, при обмене информацией между ними имеют место ее значительные потери. Исследования показывают, что в крупных организациях при переходе от одного уровня к другому теряется до 30% информации, а в целом по цепочке при движении сверху вниз ее потери достигают 80%, а снизу вверх — 90%.

Горизонтальные каналы непосредственно связывают равные по положению или статусу элементы организации, обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем за счет повыше­ния оперативности этого процесса, возможности действовать ини­циативно и самостоятельно с учетом конкретной ситуации. Пос­кольку сотрудники одного уровня, даже работающие в разных подразделениях лучше знают и понимают проблемы друг друга (не в последнюю очередь благодаря неформальным контактам), поте­ри информации здесь не столь велики — обычно не более 10%.