Регулярность – системность – последовательность

Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.

Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).

5. Реалистичное планирование.

Не впадайте в крайность чрезмерного планирования и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться.

Приспособляемость.

Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются не для того, чтобы облегчать Вам жизнь, а для того, чтобы достигались Ваши цели.

Восполнение потерь времени.

Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

Письменная форма.

Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и Вы будете всегда иметь полный обзор дел.

Перенос несделанного.

Невыполненные задачи, которые Вы не хотите вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов.

Фиксация результатов вместо действий.

Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия.

Пример:

вместо: “позвонить г-ну Майеру”
лучше: “согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ”.

Таким образом Ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то Вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что Вам спонтанно приходит на ум.

Постоянно задавайтесь вопросами:

В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.? Чего я хочу достичь?

Установление временных норм.

Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

Опыт показывает:

На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Если Вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.

Норматив типа “Обсуждение стратегии сбыта в мае с. г.” (продолжительность – 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание – не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.

Срок исполнения.

Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучаете себя к самодисциплине, избегаете нерешительности, промедления и откладывания дел.

Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа “Как можно скорее”. Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2–3 недели?

Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной Вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: “Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!” или “Я еще в среду Вам сказал: “Как можно быстрее!” – А вы приносите мне отчет только сегодня!”

Заключайте конкретные соглашения (“минидоговоры”) относительно срока окончания работ! Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если Ваши представления не совпадают, Вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.

Установление приоритетов (степени важности).

Точно определяйте, какому делу какого рода приоритеты Вы отдаете.

Избавление от “тирании” спешности.

Учитесь отличать важнейшее от спешного и избавляйтесь от “тирании” спешных дел.

Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и “неотложные” дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. “Тирания” спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.

Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать “сегодня” или даже “на этой неделе”. Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. С чувством потери вспоминаем мы о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.

Делегирование (перепоручение) дел.

С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

Поглотители” и резервы времени.

Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем “помех” (“поглотителей” вашего времени).