Учебный вопрос: Делопроизводство в воинских частях, других военных организациях
Делопроизводство в воинских частях ведется в соответсвии с Инструкцией по служебной переписке и делопроизводству в воинских частях и учреждениях Министерства обороны Республики Казахстан (ИСПД-2001) которая определяет порядок ведения служебной переписки и делопроизводства в департаментах, главных управлениях, управлениях, инспекциях и центрах Министерства обороны и Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Казахстан, штабах и управлениях, отделах и службах управлений видов, родов войск и округов Вооруженных Сил Республики Казахстан, в объединениях, соединениях, воинских частях, в военно-строительных частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, арсеналах, на базах, складах, в военных комиссариатах; санаторно-курортных учреждениях,, управлениях и частях военной полиции гарнизонов, управлениях и отделах военных сообщений, на предприятиях, в организациях и военных представительствах Министерства обороны Республики Казахстан (в дальнейшем воинские части (учреждения)
2.Особенности ведения служебной переписки и делопроизводства определяются:
1) при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем –Инструкцией по этому вопросу
2)по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства — Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах Республики Казахстан
3.Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей и учреждений.
Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда законодательством предусмотрено составление письменного документа.
4.Служебная и переписка, воинскими частями (учреждениями) ведется по подчиненности, за исключением переписки между воинскими частями (учреждениями), не подчиненными друг другу, или переписки с (гражданскими учреждениями и организациями по различным вопросам служебной деятельности.
Ведение переписки между подразделениями воинской части (учреждения) и между управлениями, отделами и службами в соединениях и ниже, а также внутри управления запрещается.
5, Служебная переписка в Вооруженных Силах Республики (Казахстан ведется на государственном или русском языке. В случаях, определенных нормативными актами, документы разрабатываются на государственном и русском языках.
6. Служебная переписка с учреждениями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами Республики Казахстан за границей ведется через Департамент международного сотрудничества Аппарата Министра обороны
7. Служебная переписка с должностными лицами министерств обороны (вооруженных сил) государств — участников Содружества Независимых Государств ведется через структурные подразделения Министерства обороны и Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Казахстан согласно возложенных на них функций.
В отдельных случаях командующие видами Вооруженных Сил могут вести переписку с должностными лицами министерств обороны СНГ (вооруженных сил) государств — участников СНГ по вопросам, входящим в их компетенцию,
Командиры и начальники всех степеней обязаны;
Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных указаний и распоряжений;
Изучать характер служебной переписки и принимать решительные меры по ее сокращению, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи;
Строго следить за тем, чтобы подчиненные представляли в местные органы власти, учреждения и организации только те сведения, отчеты, заявки, оправки и в те сроки, которые предусмотрены соответствующими руководящими документами;
Обеспечивать строгий порядок в учете, хранении и пользовании бланков строгого учета, печатей и штампов воинских частей (учреждений);
Организовать и систематически проводить с личным составом воинских частей и учреждений занятия по изучению требований настоящей Инструкции, осуществлять контроль над выполнением этих требований, обеспечивая необходимы условия для ведения переписки и делопроизводства;
Принимать меры по рационализации, автоматизации делопроизводства и внедрению оргтехники;
Обеспечить правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских частей (учреждений) при изготовлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ведения переписки с гражданскими учреждениями и организациями;
Своевременно освобождать архивы воинских частей (учреждений) от материалов с истершими сроками хранения и ненужных для практической работы;
При инспектировании и проверках воинских частей (учреждений) принимать практические меры по сокращению переписки и наведению должного порядка в делопроизводстве.
Весь личный состав воинских частей (учреждений), работающий со служебными документами, обязан, строго выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией быть бдительным и не допускать каких-либо нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, способных привести к таким последствиям.
Изготовление бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, и обеспечение ими воинских частей (учреждений) возлагаются на Департамент тыла Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Казахстан и соответствующие органы в видах Вооруженных Сил и военных округах. Заявки на обеспечение бланками, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.
Непосредственная ответственность за обеспечение правильной организации делопроизводства и контроля над его ведением возлагается на начальников штабов воинских частей, начальников учреждений.
Общее руководство по организации и ведению служебной переписки и делопроизводства в воинских частях и учреждениях Министерства обороны осуществляется Департаментом документационного обеспечения Аппарата Министра обороны.