Разработка проекта повышения эффективности деятельности персонала
7.4.1. Определение путей повышения эффективности деятельности управленческого персонала
На творческом этапе выбираются методы поиска идей и активизации этого процесса, выдвигаются идеи способов выполнения функций управления, формулируются на основе предложенных идей варианты осуществления функций, дается оценка и выполняется предварительный отбор наиболее целесообразных и реальных вариантов выполнения функций управления.
При поиске путей совершенствования управления обеспечением производства комплектующими изделиями используются следующие известные методы: «мозговой атаки», контрольных вопросов, морфологического анализа.
Формируется экспертная группа в следующем составе: заместитель директора по коммерческим вопросам, начальник ОВКиК, руководитель одной из материальных групп отдела, экономист отдела, начальник складского хозяйства, начальник отдела АСУ, научный сотрудник научно-исследовательской организации или вуза. На творческих совещаниях экспертной группы обсуждаются следующие вопросы:
Можно ли исключить вообще или передать другому подразделению аппарата управления какую-нибудь функцию из общего состава выполняемых отделом функций?
Какие функции, относящиеся к ОВКиК, отдел не выполняет?
Можно ли типизировать процесс выполнения каких-либо функций?
Можно ли сократить затраты на выполнение каких-либо функций?
Каким образом можно избавиться от излишних затрат?
Осуществление каких функций можно осуществить с помощью ЭВМ?
На сколько снизятся при этом затраты на выполнение функций?
Каким иным способом можно выполнить какую-либо функцию?
Как изменится уровень качества выполнения функций?
Какие технические средства управления целесообразно приобрести ОВКиК?
Какие внутренние и внешние связи ОВКиК являются излишними, каких связей недостает?
Какие документы, формы или данные, поступающие или исходящие из отдела, являются излишними?
Какие данные, необходимые для эффективной работы отдела, не поступают в отдел или поступают с опозданием?
Как наиболее целесообразно следует распределить функции между работниками ОВКиК?
Следует ли децентрализировать некоторые функции ОВКиК или наоборот - централизировать?
Как следует изменить организационную структуру ОВКиК?
Чему необходимо обучить работников ОВКиК?
Какие регламентирующие деятельность ОВКиК нормативные документы необходимо разработать?
Что нужно сделать для эффективной работы складского хозяйства?
Как следует изменить систему планирования и экономического стимулирования процесса управления снабжением предприятия комплектующими изделиями?
Какие другие мероприятия необходимо осуществить для повышения эффективности работы отдела?
Как изменятся основные показатели деятельности организации в результате совершенствования работы ОВКиК?
На каждый из вопросов, как правило, получают несколько вариантов ответов. Все варианты фиксируются в карточках идей, пример их заполнения приведен в табл. 7.8.
Таблица 7.8
Пример заполнения карточки идей
| № варианта | Сущность варианта | Преимущества варианта | Недостатки варианта |
| Автоматизировать процесс определения потребности в комплектующих изделиях | Повышается оперативность выработки информации, точность результата, снижается трудоемкость расчета, увеличивается коэффициент загрузки ЭВМ | Высока трудоемкость подготовительных работ, связанных с автоматизацией этой функции | |
| Заключение. Преимущества автоматизации процесса реализации данной функции покрывают затраты, связанные с подготовительными работами перевода расчетов на ЭВМ |
Для предварительного отбора вариантов данные всех карточек сводятся в морфологическую матрицу. В ней отражаются те варианты, которые по результатам экспертизы считаются наиболее приемлемыми (фрагмент матрицы показан в табл. 7.9).
Таблица 7.9
Фрагмент морфологической матрицы способов выполнения функций ОВКиК
| Наименование процедур (операций) | Варианты предложения | ||
| первый | второй | третий | |
| Организация взаимодействия с транспортными предприятиями и поставщиками | Сотрудники ОВКиК сами работают с транспортными организациями и поставщиками по изделиям, закрепленным за ними | По всем изделиям с транспортными организациями работает курьер, а с поставщиками – соответствующие материальные группы | По всем изделиям с транспортными организациями и поставщиками работает курьер |
| Получение комплектующих изделий со склада | Цех подает требование на склад на месячную программу в начале каждого месяца | Цех подает требование на склад приполучении очередной партии комплектующих изделий | Цех может получить комплектующие изделия без требования в момент получения, но оформляет его в течение суток |
| Печатание документации работниками ОВКиК | Документы печатает каждый работник отдела для себя | В отделе имеется специальный работник для подготовки документов на компьютере | Увеличивается штат действующего машинописного бюро предприятия в результате передачи машинописных работ из ОВКиК |
7.4.2. Разработка проекта повышения эффективности деятельности управленческого персонала
Разработка проекта происходит на исследовательском этапе. Здесь производится эскизная проработка отобранных вариантов, их сравнительная организационно-экономическая оценка с участием специалистов заинтересованных подразделений и служб организации и учет заключений экспертизы, отбор наиболее подходящих для реализации предложений.
Эскизная проработка отобранных вариантов состоит в подробном описании каждого варианта с применением схем, графиков, моделей, оперограмм, функциональных диаграмм, проектов положений о подразделениях и другой проектной документации.
Сравнительная технико-экономическая оценка вариантов проектных предложений проводится на основе заключений экспертизы с использованием действующих методических материалов по расчету экономической эффективности инвестиционных проектов.
При отборе подходящих для реализации вариантов все предложения делят на следующие группы: реальные для внедрения; возможные для внедрения, но в данных условиях не реализуемые; теоретически возможные, но пока практически не реализуемые; нереальные предложения. Для дальнейшего рассмотрения выбираются варианты из первой группы.
На данном этапе разрабатываются: задание на проектирование, организационный общий и организационный рабочий проекты со всеми необходимыми обоснованиями. Исследовательский этап наиболее трудоемок, поэтому здесь рекомендуется привлекать специалистов научно-исследовательских организаций, учебных заведений для проведения научно-исследовательских работ.
По каждому предложению по совершенствованию работы ОВКиК при помощи табл. 7.10 осуществляется отбор тех вариантов, которые принимаются для реализации на предприятии. При организационной оценке вариантов учитываются реальные организационные условия, являющиеся предпосылкой успешного внедрения того или иного варианта. При экономической оценке учитываются: уровень снижения трудозатрат и повышения качества выполнения функций, а также тенденции изменения основных показателей работы организации.
Таблица 7.10
Фрагмент сравнительной организационно-экономической оценки поданных идей и предложений
| Варианты (предложения) | Преимущества | Недостатки | Оценки | |
| органи- заци- онная | эконо- мичес- кая | |||
| Цех подает требование на склад на месячную программу в начале каждого месяца | Четкость в оформлении документации, сокращение затрат на ее оформление, возможность прогнозирования остатков | Негибкость, появление дополнительных сложностей при изменениях в производственной программе | + | + |
| Цех подает требование на склад при получении очередной партии комплектующих изделий | Отсутствие затрат времени на поиск ранее выписанного требования | Нет условий для прогнозирования остатков, принятия экстренных мер при отсутствии еобходимых изделий | + | – |
| Цех может получать комплектующие изделия без требования в момент получения, но оформляет его в течение суток | Повышение оперативности доставки изделий в цех | Нарушение системы учета, возможны ошибки при получении и дополнительные затраты на возврат изделий на склад | – | – + |
Условные обозначения:
«+» - преобладание преимуществ над недостатками;
«-» - преобладание недостатков над преимуществами;
«-+» - равное соотношение преимуществ и недостатков.
В нашем примере наиболее рациональным является первый вариант.
Назовем важнейшие направления повышения эффективности деятельности управленческого персонала ОВКиК организации, реализованные в проекте:
повышение квалификации работников отдела, в первую очередь повышение уровня экономических знаний;
автоматизация и механизация процессов выполнения функций, передача ряда рутинных работ на ЭВМ, оснащение рабочих мест необходимой оргтехникой и персональными компьютерами;
улучшение информационного обмена по документам внутри отдела, а также между ОВКиК и другими отделами и подразделениями;
совершенствование системы мотивации и стимулирования работников отдела;
улучшение методов и регламента работы специалистов отдела;
проведение работы по централизации ряда функций, устранению дублирования, излишних, есвойственных и вредных функций;
повышение качества выполнения функций;
снижение затрат на осуществление функций ОВКиК.
Проект повышения эффективности деятельности управленческого персонала включает: положение об ОВКиК; должностные инструкции работников отдела; схему функциональных взаимосвязей отдела с другими подразделениями организации; комплект регламентирующей деятельность отдела документации (оперограммы выполнения отдельных управленческих процедур, логико-информационные схемы, схемы документооборота); комплект основных стандартов организации; схему организационной структуры отдела; штатное расписание отдела; таблицу расчета трудоемкости осуществления функций до и после внедрения мероприятий; перечень задач, рекомендуемых для решения на компьютерах; расчет ожидаемого экономического и социального эффекта от внедрения мероприятий.
7.4.3. Внедрение проекта повышения эффективности деятельности управленческого персонала
На рекомендательном этапе подготавливают проект к внедрению, рассчитывают затраты на разработку и реализацию рекомендаций, ожидаемую экономическую и социальную эффективность. Расчет производится в соответствии с методикой, изложенной в последнем разделе настоящего учебника.
При определении экономической эффективности предлагаемых рекомендаций можно использовать следующую форму (табл. 7.11).
Таблица 7.11