Тема 4 Организация предконтрактной работы во внешнеторговых операциях

1. Организация экспортно-импортной деятельности на предприятии

2. Поиск контрагентов во внешнеэкономической деятельности

3. Организация и техника проведения международных

переговоров

4. Документальное оформление подготовки внешнеторговых контрактов

Организационная структура предприятия в целом зависит от его отраслевой принадлежности, масштабов производства, территориального размещения производственных и обслуживающих производство объектов.

Система управления внешнеэкономическими связями предприятия, в свою очередь, зависит от организационной структуры предприятия а также от задач, которые предприятие ставит перед собой при выходе на зарубежные рынки.

Однако, независимо от той или иной модели построения информационных и документальных потоков внутри предприятия и торговых традиций, сложившихся в регионе (отрасли), при формировании внешнеэкономических служб всегда будет сохраняться определенный набор функций и обязанностей специалистов, обусловленный унифицированной с точки зрения существующего законодательства и торговых обычаев технологией проведения внешнеторговых операций.

Группа экспорта:

1) старший специалист по экспорту:

• распределяет обязанности между работниками экспортной группы,

контролирует их работу;

• отчитывается перед начальником ОВЭС по работе над экспортом в

целом и по отдельным контрактам;

• определяет перечень потенциальных покупателей;

• организует переговоры с потенциальными покупателями;

• участвует в подготовке экспортных цен на основе консультаций с

ПЭО и бухгалтерией;

• контролирует переписку по контрактам;

• проводит переговоры по экспортным контрактам, участвует в их заключении;

• нанимает посредников;

• следит за исполнением контрактов;

• занимается урегулированием спорных вопросов по исполнению

экспортных контрактов;

• руководит обеспечением послепродажного обслуживания;

• представляет предприятие на профильных выставках.

2) специалист по экспорту:

• обобщает данные по товарам, предназначенным на экспорт;

• занимается подготовкой и проведением рекламных мероприятий;

• ведет статистику продаж;

• осуществляет переписку по контрактам;

• обеспечивает упаковку и транспортировку экспортируемых товаров;

• участвует в подготовке товаров к выставкам;

• согласует действия ОВЭС с другими отделами предприятия.

Группа импорта:

1) старший специалист по импорту:

• распределяет обязанности в ходе работы над импортными контрактами, контролирует подчиненных, отчитывается перед начальником ОВЭС по итогам деятельности группы;

• руководит сбором информации о продавцах, анализом технических характеристик и цен предлагаемых на внешних рынках товаров;

• руководит перепиской и подготовкой экспортных контрактов;

• ведет переговоры, заключает контракты;

• нанимает посредников;

• контролирует правильность и своевременность расчетов по импортным контрактам;

• улаживает споры по импортным контрактам.

2) специалист по импорту:

• собирает в подразделениях предприятий заявки на импорт оборудования, материалов, ТНП;

• собирает информацию о потенциальных продавцах;

• подготавливает и рассылает запросы;

• отслеживает своевременность поставок и платежей;

• ведет переписку с клиентами по вопросам исполнения контрактов;

• обеспечивает получение послепродажного обслуживания, закупку запчастей, расходных материалов и сменных узлов.

Специалист по транспорту:

1) участвует в калькуляции цен на экспортную продукцию с учетом транспортировки;

2) обобщает нормативные акты и другую информацию о правилах транспортировки;

3) разрабатывает пути и средства транспортировки экспортных и импортных грузов;

4) устанавливает контакты с транспортными организациями и ведет работу с ними;

5) обеспечивает упаковку, погрузку и транспортировку экспортных грузов;

6) обеспечивает транспортировку, выгрузку, приемку импортных грузов.

Декларант:

1) участвует в калькуляции цен на экспортную продукцию с учетом таможенных процедур;

2) собирает и обобщает информацию о таможенных правилах и документации;

3) устанавливает контакты с таможней и ведет всю работу с ней;

4) декларирует товары при пересечении таможенной границы;

5) оформляет таможенные процедуры при отправке экспортных грузов, получении импортных грузов, отправке и возврату выставочных товаров;

6) занимается урегулированием таможенного статуса товаров во внешнеторговых сделках предприятия.

Референт-переводчик:

1) занимается подготовкой и адаптацией рекламных мероприятий по экспорту;

2) делает переводы текстов писем, контрактов, оферт и запросов, технической и юридической документации;

3) является исполнителем по коммерческой переписке, подготовке документов, сбору статистических данных.

Специалисты по транспорту, декларанты, референты-переводчики, в зависимости от специфики продаваемых и покупаемых товаров, могут быть либо объединены в отдельные группы, либо включены в группы экспорта и импорта.

Отделы внешнеэкономических связей целесообразно организовывать на предприятии с большими объемами экспортно-импортных операций (на малых предприятиях эти функции, как правило, выполняют руководители), но перечень функций, предписанных работникам внешнеэкономических служб, определяет универсальный набор действий для любого субъекта внешнеторговых операций.

2. Поиск контрагентов во внешнеэкономической деятельности

Любая коммерческая деятельность сопряжена с определенными рисками. Любое предприятие функционирует в динамичных условиях внешней среды, некоторые параметры которой не всегда поддаются точному прогнозированию. Кроме того, само предприятие, как совокупность технологических и социо-культурных элементов и взаимосвязей между ними является

динамичной системой с множеством вариантов развития в зависимости от изменения того или иного параметра.

Из теории управления хорошо известно, что внутренняя среда является более устойчивой и менее рисковой по сравнению с внешней средой, поэтому при планировании деятельности предприятия большее внимание уделяется так называемым внешним рискам – политическим, экологическим, коммерческим. Рассматривая внешнеэкономическую деятельность предприятия, рискам внешней среды следует уделять особое внимание, поскольку они в силу существования административных границ, различий в культуре и законодательстве являются более сложными с точки зрения их прогнозирования, предупреждения и ликвидации.

Одним из рисков внешней среды является риск неплатежа (или непоставки товара). Возникновение такой ситуации в международной коммерческой практике может быть обусловлено рядом причин, например, как было сказано выше, политическими, конъюнктурными, макроэкономическими.

Однако, как показывает и мировая, и отечественная практика осуществления международных торговых операций, чаще всего причиной неплатежей (непоставок товара), или же несвоевременных платежей (поставок) становится не- добросовестность контрагентов по сделке.

Для того чтобы минимизировать данный вид коммерческого риска, необходимо тщательно изучить партнера. Сведения, которые необходимо знать

об иностранном контрагенте:

• полное и сокращенное наименование, почтовый и телеграфный

адреса, страна регистрации, номер телекса, телефона, факса, электронной почты;

• история образования и особенности развития (год основания,

этапы развития фирмы, основные слияния, поглощения, изменения названия);

• величина капитала, размер и структура активов, объемы продаж, число занятых, месторасположение объектов недвижимости;

• место в списке ведущих компаний своей страны, место среди

крупнейших компаний мира;

• сфера производственно-коммерческой деятельности, номенкла-

тура выпускаемой и реализуемой продукции (основные товары, удельный вес в национальном, мировом производстве, доля в экспорте, импорте страны)

• значение и характер внешнеэкономической деятельности (число заграничных дочерних компаний, официальных дистрибьюторов);

• характер собственности, наименование собственников, правовой статус;

• принадлежность иностранной фирмы по капиталу и контролю

(национальная, иностранная, смешанная);

• состав руководящих органов, структура аппарата управления;

• производственная и материально-техническая база (число и ме-

сторасположение производственных предприятий, их мощность, число сбытовых предприятий);

• производственно-технические и другие связи;

• важнейшие контрагенты и конкуренты;

• характер связей с обслуживающим банком, репутация банка;

Целесообразно вести картотеку контрагентов, составляя и постоянно пополняя досье каждого состоявшегося и потенциального партнера. Следует заметить, что даже при наличии длительных коммерческих связей подобная осторожность не будет лишней, особенно если речь идет о сотрудничестве с предприятиями из стран, в которых идут процессы смены собственности (приватизации/национализации), изменения рыночной структуры (монополизации/демонополизации), отмечены факты коррупции и криминальных действий в экономической сфере.

3. Организация и техника проведения международных

переговоров

Любые виды деловой активности во внешнеэкономической деятельности предполагают интенсивное деловое общение с партнерами, потенциальными потребителями и поставщиками, многочисленными организациями, обеспечивающими транспорт, поставку сырья, полуфабрикатов и различных видов продукции и т.п.

Успешность любых коммерческих мероприятий в большой мере зависит от искусства специалиста, правильного учета ситуации, особенностей деловых партнеров, правильности выбора стратегии и тактики делового общения, степени предварительной подготовленности к решению конкретных вопросов. Любое деловое общение предполагает решение ряда тактических и стратегических задач. Однако даже решение этой конкретной задачи может предполагать решение возможной стратегической задачи - установление в последующем длительных, обоюдовыгодных деловых контактов.

Не менее важна в ходе деловых контактов, делового общения борьба за укрепление высокой репутации организации. Успехи любой деятельности зависят от складывающейся в деловой сфере общения репутации и организации и ее представителей. Сложившаяся репутация надолго определяет деловые отношения, облегчает принятие выгодных решений. Репутация

складывается как результат многочисленных контактов специалиста или организации с деловыми партнерами, нередко, допущенная ошибка, непродуманные действия могут привести к формированию неблагоприятных впечатлений, плохой репутации, причем сложившееся впечатление очень трудно изменить. Поэтому в деловом общении каждый ложный шаг может иметь далеко идущие неблагоприятные последствия.

Возрастание нравственного фактора в бизнесе и управлении - закономерность цивилизованной экономики, о чем убедительно свидетельствует опыт развитых стран мирового сообщества.

В последние годы активно разрабатываются проблемы служебной и административной этики, этики руководителя. Ведь в процессе осуществления производственно-коммерческой деятельности, субъекты имеют дело не только с ресурсами, машинами и продуктами, не только с различными документами, производственными, снабженческими и с бытовыми процессами, они постоянно имеют дело с людьми - руководят подчиненными, советуются со специалистами, общаются с трудовым коллективом, ведут переговоры с партнерами, в том числе и с зарубежными. От того, насколько хорошо руководители это делают, зависит репутация предприятия, и, соответственно, и успех дела.

Этика - прежде всего отрасль знания, особая наука, позволяющая рассматривать и оценивать человеческие отношения, а также поведение людей с точки зрения их соответствия некоторым разумным, общепринятым нормам. Такие постулаты лежат в основе того, что можно определять как этический кодекс предпринимателя. Независимо от национальной принадлежности бизнеса, мировой практикой экономического сотрудничества выработаны определенные общие нормы и правила общения в ходе установления международных хозяйственных связей.

Все разнообразие форм общения в процессе осуществления внешнеторговых операций сводится к следующим основным формам:

1. Односторонние связи.

2. Деловая переписка.

3. Телефонные разговоры.

4. Деловые встречи.

4. Документальное оформление подготовки внешнеторговых

контрактов

После ознакомления с информацией о фирмах интересующей отрасли и определения возможного контрагента, следует переходить к установлению контактов с ним. Одним из способов является рассылка коммерческих предложений и запросов.

Оферта содержит все основные условия предстоящей сделки: наименование товара, количество, качество, цена, условия поставки, условия платежа, характер упаковки, порядок приемки-сдачи, условия расчетов.

Правила заключения сделок с помощью оферт регулируются конвенцией ООН о договорах международной купли-продажи, принятой в 1980 г. В международной торговой практике различают твердые и свободные оферты.

Твердая оферта – это предложение на продажу определенного товара, посланное продавцом конкретному покупателю, с указанием срока действия оферты. Срок действия оферты – это время, в течение которого оферент считает себя связанным условиями, перечисленными в оферте.

Если покупатель согласен со всеми условиями оферты, он посылает оференту подтверждение акцепта оферты.

Если покупатель не согласен с одним или несколькими условиями оферты, он посылает продавцу отказ от предложения или контроферту с указанием своих условий и срока для ответа. Ответ покупателя, который не содержит предложения изменить существенные условия оферты (цену, количество, качество, место и сроки поставки, ответственность сторон и порядок разрешения споров) является акцептом, если против этих изменений не возражает продавец.

Если продавец согласен со всеми условиями контроферты, он ее акцептует, о чем в письменном виде уведомляет покупателя. Момент акцепта контроферты считается датой заключения контракта. Если экспортер согласен с условиями контроферты, он может считать себя свободным от своих обязательств по оферте. Если в течение срока действия оферты ответ от покупателя не был получен, это значит, что покупатель не заинтересован в покупке, и это освобождает продавца от сделанного им предложения.

Свободная оферта не содержит указания на срок ее действия и, следовательно, не обязывает продавца придерживаться в течение какого-то периода условий, содержащихся в оферте. Согласие покупателя подтверждается твердой контрофертой, где излагаются его условия.

Если продавец в силу изменения конъюнктурных условий и пересмотрел свои планы относительно экспорта товара, свободная оферта не связывает его обязательствами в ней изложенными. Если продавец акцептует контроферту и письменно известит об этом покупателя, сделка считается заключенной, и стороны обязаны выполнить все условия, изложенные в контроферте.

Запрос направляется импортером в адрес заинтересовавшего его иностранного продавца. Одной из главных целей запроса является получение иностранных экспортеров коммерческих предложений. В запросе обычно указывается точное наименование нужного товара, его качество, количество, условия доставки и платежа. Запрашивается также всевозможная информация о товаре (рекламные проспекты, буклеты, резюме экспертных оценок, отзывы потребителей). Запросы отсылаются нескольким фирмам в разные страны для получения разных коммерческих предложений.

Заказ содержит просьбу импортера отгрузить ему на определенных условиях товар. В данном случае импортер, как правило, предварительно знаком с условиями поставок продавца в результате переписки, переговоров или уже совершенных закупок. Если экспортер согласен с условиями заказа, он посылает импортеру подтверждение заказа (коммерческий документ, представляющий собой сообщение о принятии условий заказа без оговорок).

Подтверждение заказа может иметь следующий вид: «Подтверждаем получение вашего заказа на поставку пилорам и принимаем его к исполнению. Ваш заказ будет выполнен нами со всей тщательностью и в определенные Вами сроки».

Литература 1-16