Служба управления персоналом в организации: принципы построения, структура, функции

Кадровая служба предприятия – это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учётом трудового законодательства, реализации социальных программ.

Кадровая служба в современных условиях должна быть организатором и координатором всей работы с кадрами на предприятии. Она призвана выполнять функцию контроля за реализацией кадровой политики в структурных подразделениях, осуществлять надзор за оплатой труда, медицинским обслуживанием работников, социально-психологическим климатом в коллективе, социальной защитой работников.

Характер выполняемых функций и решаемых задач предопределяет и требования к кадровой службе , в частности необходимость проведения научно-исследовательских разработок применительно к трудовым отношениям, установление контактов со службой занятости и профориентации, вузами и техникумами, с частными структурами, специализирующимися на подборе кадров, в связи с необходимостью изучения ситуации на рынке труда, подбора кадров, их обучения и повышения квалификации и т.д.

Основные функции служб по персоналу :

- учёт персонала;

- прогнозирование и планирование потребности в кадрах;

- организация набора, отбора, подготовки, переподготовки, перемещения, увольнения работников;

- представление руководству рекомендаций по замещению вакантных должностей теми или иными лицами;

- формирование кадрового резерва и работа с ним по специальным программам;

- участие в аттестации персонала и мероприятиях по её итогам;

- мониторинг – постоянное специальное наблюдение за состоянием кадров, их динамикой.

Эффективность работы кадровой службына предприятии зависит от:

- её структуризации и конкретизации функций каждой структурной единицы;

- взаимосвязанной работы структурных подразделений внутри самой службы;

- органической связи работы кадровой службы с работой технической и экономической службами предприятия;

- кадрового обеспечения службы.

Работа кадровых служб имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах; разработка штатных расписаний; осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений; текущий учёт и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, воспитание персонала в духе организационных ценностей.

В рамках стратегического направления осуществляется формирование кадровой политики организации – системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, её основных форм и методов.

Таким образом, суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом.

Формирование организационной структуры кадровой службы включает следующие этапы :

1)структуризация целей руководства сотрудниками фирмы;

2) определение состава функций руководства, позволяющего реализовать цели;

3) формирование состава сотрудников кадровой службы;

4) определение прав и ответственности сотрудников службы;

5)расчёт трудоёмкости функций и численности сотрудников службы;

6) построение конфигурации организационной структуры.

По рекомендациям специалистов организационная структура управления персоналом крупных отечественных организаций может включать в свой состав:

1. Подразделения по условиям труда, отвечающие за соблюдение требований в области эргономики, технической эстетики, техники безопасности, охраны окружающей среды, психологии труда.

2. Подразделения по трудовым отношениям, осуществляющие анализ и регулирование групповых и межличностных отношений, конфликтов и стрессов, соблюдение этических норм, социально-психологическую диагностику, взаимодействие с профсоюзами.

3. Подразделения по оформлению и учёту движения кадров, зачислению, перемещению, увольнению, информационному обеспечению, тарификации, поддержанию занятости.

4. Подразделения по планированию и прогнозированию персонала, разрабатывающие стратегию управления им, по планированию и прогнозированию потребности в кадрах, по связям со службами занятости, учебными заведениями, по анализу кадрового потенциала, его текущей и перспективной оценке, по маркетингу, оценке и подбору кандидатур на высшие должности.

5. Подразделения по развитию персонала, организующие техническое и экономическое обучение, повышение квалификации и переподготовку, работу с резервом, профессиональную и социально-психологическую адаптацию.

6. Подразделения по анализу и развитию средств стимулирования труда, осуществляющие нормирование и тарификацию работ, разработку систем оплаты, по выработке критерия материального и морального вознаграждения, управления мотивацией, участия в распределении прибыли.

7. Подразделения, оказывающие правовые услуги персоналу, решающие вопросы трудовых отношений, согласовывающие распорядительные документы по кадрам.

8. Подразделения по социальному обслуживанию, занимающиеся организацией питания, быта и отдыха работников, детскими учреждениями, развитием физической культуры и спорта.

Во главе подобной структуры должен находиться первый заместитель руководителя организации.

Количественный состав службы управления персоналом определяетсяв соответствии с уставом фирмы; общей численностью персонала фирмы; конкретными условиями и характерными особенностями фирмы, связанными со сферой её деятельности; масштабами производства; наличием филиалов; сложностью и трудоёмкостью решаемых задач; квалификацией сотрудников. Например, в американских фирмах общая численность сотрудников кадровой службы обычно составляет 1 – 1,2% от общей численности персонала.