Контроль за выполнением заказа

Важнейшей функцией в заготовительной логистике служит контроль входных потоков — поставок. Процесс контроля за­ключается в отслеживании движения материальных потоков, начи­ная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершая проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции. В ходе осуществления конт­роля за выполнением заказа проверяется соблюдение поставщи­ком своих договорных обязательств по ассортиментной струк­туре, мощности материального потока и качеству продукции. Проверка транспортно-экспедиционных посредников заключа­ется в соблюдении сроков доставки, отсутствии повреждений, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика. Непредвиденные сбои в поставках могут привести к времен­ной остановке производства или сокращению объемов производства. При надлежащей организации контроля предприятие сможет оперативно получать информацию об объеме и сроках ожидаемых поставок товаров и оперативно принимать соответ­ствующие меры при возможных отклонениях от условий заказа. Логистическая система контроля за выполнением заказа пре­дусматривает прямой постоянный контакт между отправителем и получателем товара. Такое взаимодействие обоюдовыгодно, так как позволяет выявить недостатки в работе поставщика, а для Потребителя иметь надежного поставщика, позволяющего рабо­тать предприятию без сбоев. Кроме того, при таком взаимодей­ствии формируются массивы информации о параметрах и струк­туре материальных потоков, о развитии деловых взаимоотношений с поставщиками. Необходимость координированного контроля заходом выполнения поставок в условиях расширения хозяйственных связей, динамичности рынка и дальнейшей интеграции с производством привела к широкому применению компьютер­ных и информационных технологий.

Устанавливаемая на предприятии система предназначена не только для контроля за соблюдением условий заказа, но также для выявления на начальной стадии брака, что позволяет избе­жать попадания в производственный процесс некачественного сырья и материалов. Непосредственная взаимозависимость ка­чества сырья и готовой продукции заставляет предпринимате­лей уделять повышенное внимание качеству исходного сырья.

Сложность осуществления контроля за выполнением заказа обусловлена номенклатурой, ассортиментом поставляемого то­вара. Чем шире ассортимент, тем больше времени будет уходить на проверку поставляемой партии товара. Партия товара — это I регламентируемый договором объем и ассортимент одноразовой поставки продукции. Формирование партии товара происходит на основе потребности заказчика в конкретном материальном потоке. Параметры, по которым предприятие-получатель будет осуществлять контроль за выполнением заказа, зависят от самого предприятия. Как правило, перечень требований к партии това­ра формируется на основе производственной необходимости. Однако партия поставки зависит и от возможности поставщика, вида используемого транспорта, условий хранения продукции 1 и многих других факторов.

При размещении заказа и его реализации потребитель должен обязательно согласовать с поставщиком интервалы материаль­ных потоков. Если интервал отгрузки служит ориентиром для поставщика, то и интервал поставки будет ориентиром для по­требителя. Интервал отгрузки — это время между двумя следу­ющими друг за другом поставками. Интенсивность интервала от­грузки зависит от транзитной нормы, наличия складских мощ­ностей у грузополучателя и других факторов.

Категория интервала отгрузки в заготовительной логистике используется при планировании норм запаса, осуществлении контроля за поставками, регулировании производственно-хозяйственной деятельности. При заключении договорных обязательств также рассчитывают частоту поставок (число поставок в отчетном периоде), а через данный показатель — средний интервал поставки.

Для оценки результатов выполнения договорных обязательств по поставкам продукции применяется комплексный показателей определяемый как произведение трех частных показателей вы­полнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. При этом частные показатели необходимо согласовать между собой. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать лишь те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответ­ствующую требованиям по качеству, определять только по про­дукции, зачтенной в счет поставок по ассортименту.

Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам материальных ресурсов рассчитывается по формуле

где Ккомпл -коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в уста­новленные сроки; К_ac — коэффициент выполнения обязательств по ассортименту;

К_к — коэффициент выполнения обязательств по качеству продукции.

В случае возникновения отклонения от планового хода про­цесса поставки логистическая служба, осуществляющая конт­роль за выполнением заказа, принимает оперативные меры по розыску грузов, ускорению продвижения материальных потоков, оформлению претензий. Возникшие недопоставки, срывы по­ставок, нарушения сроков доставки могут быть компенсирова­ны различными видами страхования и возмещения убытков со стороны поставщика, перевозчика. При обнаружении несоот­ветствия входного материального потока условиям договора по­ставки составляется двусторонний акт о выявленных нарушениях (по ассортименту, количеству, качеству и т.д.)