Документация и ее роль в системе управления. Организация делопроизводства на сельскохозяйственных предприятиях

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами и сегодня во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждении и на предприя­тии делопроизводство.

Эффективность управления во многом зависит от оперативнос­ти, достоверности, полноты данных, сведений, мнений и т. п., со­вокупность которых называется информацией.

Чтобы эффективно использовать в процессе управления ин­формацию, ее необходимо собрать и зафиксировать. Основным носителем зафиксированной информации являются разнообраз­ные документы. Документ можно получить любым способом: посредством письма, рисунка, фотографии, графика и т. д. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохран­ность, возможность передачи другому лицу, многократное ис­пользование.

Информация, зафиксированная в документе, служит основа­нием для принятия решений, является доказательством его ис­полнения, материалом для справочно-поисковой работы.

Делопроизводство представляет собой систему операций, на­правленных на решение следующих задач:

v создание документов;

v определение их формы, содержания;

v предоставление работникам управления документированной информации.

Делопроизводство- это деятельность, обеспечивающая доку­ментирование (создание документа) и организацию работы с офи­циальными документами.

Делопроизводство состоит из трех составных частей:

v подготовка управленческих документов;

v работа с документами;

v систематизация документов и организация их архивного хра­нения.

Организация работы с документами, т. е. рациональная систе­ма их регистрации, поиска, контроля и др., описана в Основных положениях Государственной системы документационного обес­печения управления (ГСДОУ). В соответствии с Основными по­ложениями ГСДОУ Государственной архивной службой (агент­ством) Российской Федерации утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанав­ливающая единый порядок организации делопроизводства.

Порядок составления и утверждения одного из наиболее важ­ных документов - номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение - изложен в Основных правилах работы ве­домственных архивов.

Организация документов в делопроизводстве представляет со­бой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, сис­тематизацию документов, фиксирование и оформление дел и их передачу в архив организации или центральный архив федераль­ного органа исполнительной власти в соответствии с требования­ми, установленными государственными стандартами на докумен­ты, нормативно-методическими документами Федеральной архи­вной службы России.

Документооборот- это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления.

Основой надлежащей организации документооборота на пред­приятии является правильно составленная номенклатура дел (сис­тематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в ус­тановленном порядке) и формирование дел (группировка испол­ненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и сис­тематизация документов внутри дела).

Номенклатура дел предназначена для группировки исполнен­ных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организа­ции. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Дело- совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдель­ную обложку.

Различают три основных потока документации: документы, по­ступающие из других организаций (входящие); документы, от­правляемые в другие организации (исходящие); документы, созда­ваемые в организации (внутренние).

Дела формируются в структурных подразделениях организации (децентрализованно).

Служба документационного обеспечения представляет собой самостоятельное структурное подразделение предприятия с не­сколькими работниками, которые занимаются организацией до­кументооборота, вопросами, обеспечивающими сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и ведение дел в делопроизводстве и их передачу в архив.

Основные требования к организации документооборота: опе­ративность в целях сокращения времени пребывания документа в сфере производства, прямо точность в движении документов, т. е. исключение возвратных перемещений документов и однократная их обработка.

Руководитель службы документационного обеспечения должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касаю­щиеся организации делопроизводства;

· единую государственную систему делопроизводства;

· стандарты унифицированной системы организационно-распо­рядительной документации;

· структуру предприятия;

· организацию делопроизводства на предприятии;

· схемы документооборота;

· порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоян­ного и временного хранения, установленной отчетности;

· сроки и порядок сдачи дел в архив;

· системы организации контроля за исполнением документов;

· оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда и т. д.

При больших документопотоках в службе ДОУ помимо специ­алиста, отвечающего за документообразование, разрабатывающего и внедряющего процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вы­числительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа), необходимо иметь одну или не­сколько технических должностей - делопроизводителей, ответ­ственных за входящую и исходящую корреспонденцию, за регист­рацию документов.

Делопроизводитель принимает и регистрирует корреспонден­цию, направляет ее в структурные подразделения, передает доку­менты на исполнение, осуществляет контроль за исполнением, отправляет исполненную корреспонденцию по адресатам.

При применении в организации электронного документообо­рота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разраба­тываются маршруты движения документов. Использование мар­шрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на началь­ном этапе подготовки проекта или при поступлении документа.

Доставка документов в организацию, как правило, осуществля­ется средствами почты, фельдъегерской и электронной связи.

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмот­рение руководством. После этого входящие документы передают конкретным лицам.

С помощью почты в организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почто­вых карточек, бандеролей и печатных изданий. Конверты с доку­ментами вскрывают (за исключением конвертов с пометкой «лич­но»).

Обработка документов для отправки почтой осуществляется службой ДОУ организации в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы для отправки должны быть пол­ностью оформлены, зарегистрированы с указанием почтового ад­реса. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Служба ДОУ принимает к обработке только правильно офор­мленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответ­ствующим сопроводительным письмом, где указываются причи­ны возврата.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется ис­ходя из установленного в организации распределения обязаннос­тей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначе­нию документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с указа­нием даты и времени приема, регистрируются по тем же прави­лам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руковод­ству. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, зарегистрированными, с указанием даты.

Телефонограммы передаются устно по телефону и записывают­ся получателем.

При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются с помощью автоматизированной регистрации.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества об­рабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия (организации) для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Информационное обеспечение процесса управления производ­ством в предприятиях АПК осуществляется на базе документации, которая является универсальным средством фиксации, си­стематизации, переработки, передачи, накопления и использова­ния информации. Поэтому четкость и эффективность деятельности аппарата управления во многом зависит от уровня организации делопроизводства на предприятиях АПК.

Делопроизводство в управлении - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и орга­низации работы с документами. Начинается оно с документиро­вания. Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным прави­лам. Результатом документирования является документ. В соответ­ствии с Законом РФ «Об обязательном экземпляре документов», документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, пред­назначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. В практической дея­тельности документами называют соответствующим образом со­ставленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, кото­рыми оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и граждан.

Любой официальный документ одновременно может выпол­нять несколько функций, в том числе: информационную, соци­альную, коммуникативную, правовую, управленческую и др. Важ­нейшая из них управленческая.

В управленческой деятельности используются разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т.д. В них могут содержаться разно­образные сведения любого вида (текстовые, цифровые, графи­ческие и др.). Документ обладает высокой юридической значимо­стью, его легко хранить и передавать по каналам связи.

Каждый документ должен издаваться только правомочным ор­ганом или должностным лицом соответствующей компетенции, не противоречить действующему законодательству и указаниям вышестоящих органов управления. В делопроизводстве установле­ны единые требования и правила оформления документов управ­ления. Они обеспечивают: юридическую силу документов; опера­тивное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; широкое использова­ние ПЭВМ при составлении документов и в работе с ними.

Современные требования к оформлению управленческой (ад­министративной) документации определяются государственным стандартом ГОСТ Р.6.30 -97 «Унифицированные системы доку­ментации. Система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов». Этим стандартом должны руководствоваться все оформляющие и работающие с до­кументами лица. Управленческие документы, как правило, офор­мляются на бланках.

Используемую на предприятиях АПК документацию можно раз­делить на несколько групп: организационно-распорядительную (ад­министративную или деловую), планово-экономическую, отчет­но-статистическую, учетно-бухгалтерскую, финансовую, техно­логическую, оперативную, кадровую, научную. В практике управления наиболее широко используется организационно-распоря­дительная документация, которая подразделяется на 3 группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы.

Одна из основных управленческих задач в предприятии - это организация системы и процессов управления. Она реализуется в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых до­кументов. Эти документы содержат правила, нормы и положе­ния, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности и ответ­ственность и т. д. К организационно-правовым документам отно­сятся: положения, уставы, инструкции, регламенты, правила, памятки и др.

Основное назначение распорядительных документов - регули­рование деятельности, позволяющее органу управления обеспе­чить реализацию поставленных перед ним задач. К распорядитель­ным документам относятся: постановления, распоряжения, при­казы, указания, решения.

Наиболее распространенным документом на предприятии яв­ляется приказ. Приказ - это нормативный акт, издаваемый руко­водителем предприятия на основе единоначалия и в пределах пре­доставленных ему полномочий.

В приказах находят отражение вопросы организации предприя­тия и производственной деятельности, приема и увольнения ра­ботников и др. В связи с этим различают приказы по личному составу и общим вопросам. В приказах по личному составу оформ­ляют прием, перемещения, увольнение работников, предостав­ление отпусков, присвоение разрядов, командирование работни­ков, вынесение взысканий и поощрения работников и т.п. В при­казах по общим вопросам определяют порядок организации тру­да, финансирования и материально-технического обеспечения производства, утверждают структуру и штаты, правила внутрен­него распорядка, социальные вопросы и др. Как правило, прика­зы готовят и обязательно визируют главные специалисты и другие должностные лица. Заголовок - обязательный реквизит приказа - выражает основное содержание документа. Приказ подписывается руководителем предприятия или его заместителем.

Информация о фактическом положении дел в системе управ­ления содержится в различных информационно-справочных доку­ментах. К ним относятся: протоколы, докладная записка, объяс­нительная записка, переписка, акт, справка, сводка, заключе­ние, отзыв, перечень, список, отчет. Особое место (до 80 % вхо­дящей и исходящей документации) здесь занимает переписка. Деловая переписка - обобщенное название различных по со­держанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между предприятиями и работниками. Переписку отличает широкое видовое разнообра­зие: письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма. В содержании деловой переписки могут быть запросы, уведомле­ния, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяс­нения, просьбы, гарантии и т.д.

В своей текущей работе руководители и специалисты предпри­ятия АПК ежедневно пользуются большим количеством различ­ных документов. От четкости и оперативности обработки и движе­ния документов зависит скорость получения информации, необ­ходимой для выработки решений. В связи с этим особое значение приобретает рациональная организация документооборота и де­лопроизводства на предприятии. Доку­ментооборот - это движение документов с момента их получе­ния или создания до завершения исполнения, отправки или сда­чи в дело.

Вся документация предприятия делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Количество документов всех потоков за год составляет объем документообо­рота предприятия.

Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями ГОСТов. Она включает: прием и первичную обработку документов; реги­страцию; контроль исполнения; информационно-справочную ра­боту; исполнение документов и отправку.

На предприятии прежде всего проверяют правильность достав­ки корреспонденции, целостность конвертов (пакетов), затем их регистрируют. Регистрации подлежат все документы, требующие какого-то решения или ответа. Не регистрируют бухгалтерскую и статистическую отчетность, печатные издания, информационные сообщения.

Контроль исполнения включает в себя постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения до исполните­ля, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов исполнения и формирование кар­тотеки исполненных документов. Форма контроля может быть журнальной, карточной и автоматизированной.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и инди­видуальными. Индивидуальные определяет руководитель в своей резолюции. Документы, которые находятся в работе, лучше хра­нить в специальной папке, исполненные документы - в деле. Делом называют совокупность документов, относящихся к опре­деленному вопросу работы предприятия, помещенных в одну обложку.

Посредством регистрации создается банк данных о документах и ведется информационно-справочная работа на предприятии. Она может вестись с помощью картотек или в автоматизированном режиме. Автоматизированные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, вклю­ченных в регистрационную карточку, в том числе: где находится документ, стадия подготовки, результат исполнения, место хране­ния, в каком документе найти требуемую информацию и т.д.

Завершающими этапами делопроизводства являются: система­тизация документов, формирование дел, организация хранения и сдача в архив. Все эти этапы должны осуществляться в соответ­ствии с действующим законодательством в области делопроиз­водства.

Совершенствование делопроизводства - важнейший резерв по­вышения эффективности управления. Направлениями совершен­ствования делопроизводства на предприятиях АПК являются:

· рационализация состава и форм документации;

· автоматизация процессов создания и обработки документов;

· четкое распределение функций по делопроизводству между ра­ботниками аппарата управления;

· рационализация документопотоков, разработка оптимальных маршрутов движения документов;

· разработка более совершенных систем регистрации и отправки документов;

· организация информационно-справочных служб на предприя­тиях АПК и др.