Основные разделы инструкции по делопроизводству

Для небольших организаций создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит: - регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации; - закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства; - сделать систему работы с документами стабильной; - обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов; - установить ответственность за работу с документами.

В крупных организациях общее делопроизводство и кадровое делопроизводство регламентируются отдельными инструкциями[3,с.52].

В небольших организациях вполне допустимо объединение двух инструкций в одну, которая может носить название «Инструкция по делопроизводству», а ее содержание будет отражать систему работы как с административными документами, так и с документами по личному составу.

Инструкция по делопроизводству обычно состоит из вводной части (общие положения), основной части (тематические разделы) и приложений.

Общие положения. В разделе «Общие положения» устанавливается сфера действия инструкции, ответственность за несоблюдение ее положений; указывается должность работника, ответственного за делопроизводство в организации; приводится перечень законодательных и нормативных правовых актов, нормативно- методических документов межотраслевого действия, которые были использованы при разработке инструкции по делопроизводству, а также внутренние организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция[3,с.65].

Основная часть. Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. Количество и названия разделов основной части инструкции зависит от организации-разработчика. Основная часть инструкции может включать три основных раздела: «Правила составления и оформления документов», «Организация работы с документами», «Документация по личному составу».

Раздел «Правила составления и оформления документов», как правило, включает несколько подразделов:

- «Виды и разновидности документов, используемых в организации для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности»; - «Виды бланков организации и порядок их использования»; - «Общие правила подготовки и оформления документов» (на основе ГОСТ Р 6.30-2003)[1];

- «Правила подготовки распорядительных документов» (включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания);

- «Правила подготовки писем, докладных записок, иных информационных документов»;

- «Порядок изготовления и размножения документов»;

- «Правила оформления и заверения копий и приложений»;

- «Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов»;

- «Порядок работы исполнителей с документами»;

- «Оформление документов, передаваемых по факсимильной связи».

Раздел «Организация работы с документами» традиционно начинают с подраздела «Организация документооборота», в котором отражают следующие вопросы:

- порядок приема, обработки, распределения входящих документов, организация их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое (от одного исполнителя к другому);

- основные инстанции движения документов;

- порядок подготовки и отправки исходящих документов (включая все виды связи, которые используются в организации (почтовая; телеграфная, факсимильная, курьерская и др.));

- порядок учета объема документооборота.

В подразделе «Регистрация документов» описываются процедура регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также приказов по личному составу и трудовых договоров, сроки, формы и методы регистрации, технология и порядок индексации документов. Как правило, в небольших организациях используется журнальная форма регистрации

[4,с 38].

В инструкцию по делопроизводству обязательно следует включить описание формы журналов (книг), используемых для регистрации каждой категории документов, порядок их ведения.

В подразделе «Организация контроля за сроками исполнения документов» перечисляются виды документов, подлежащих обязательному контролю, приводятся порядок постановки документов на контроль, технология контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использования форм и отметок на документах.

В подразделе «Оперативное хранение документов» содержатся общие правила хранения документов, определяется порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел, устанавливаются ответственность за сохранность документов. В данном подразделе инструкции должны содержаться также принципы систематизации таких документов, как личные карточки, трудовые книжки и др.

В подразделе «Подготовка документов к сдаче в архив» закрепляется порядок проведения экспертизы ценности документов (отбора документов для хранения и уничтожения). Отбор дел для хранения и уничтожения должен осуществляться в пределах организации по единым правилам. Следовательно, в инструкции необходимо установить ответственность отдельных должностных лиц за сдачу документов в архив.

Приложения. В раздел «Приложения» необходимо включать максимально возможное количество справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В каждом разделе (подразделе) по тексту, как правило, делаются ссылки на приложения. Например, излагая в инструкции правила оформления протокола, в приложении приводят пример оформления этого документа.

В приложение можно включать схемы документопотоков, образцы бланков документов, оттисков печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, документов, подлежащих утверждению или заверяемых печатью, формы используемых в организации журналов, номенклатуры дел, описей, акта на выделение документов к уничтожению и др. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.

Инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это часто происходит, когда организация начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр инструкции и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах.

Заключение

Составление инструкции по делопроизводству - достаточно сложная и трудоемкая работа, поэтому, приступая к ней, можно обратиться за консультацией в государственное архивное учреждение, которое оказывает подобные услуги на договорной основе.

Хотя в небольших организациях существует необходимость закрепления требований к ведению делопроизводства, зачастую многие идут путем регламентации отдельных правил работы с документами.

После обнаружения серьезных ошибок в работе с документами (например, связанных с утратой документов, нарушением их юридической силы и др.) в организации издается приказ (иной распорядительный документ) или разрабатываются правила, памятки, регламенты, в которых устанавливается порядок работы с документами в организации. Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, т.к. со временем эти документы забываются, теряются, и целостную систему работы с документами создать таким образом невозможно.

В то же время инструкция по делопроизводству рассматривается как целостный локальный нормативный акт, позволяющий создать комплексную систему работы с документами, наиболее целесообразную для данной организации.

Практическая часть

1. Положениеоструктурномподразделении

2. Должностнаяинструкция

3. Приказ

4. Протокол

5. Акт

6. Договор

7. Письмо

8. Штатное расписание

ООО «Евро-Керамика» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

В.Ю. Панченко

ООО «Евро-Керамика» 12.02.2015

181500, Печоры

ул. Заводская, д.1

Тел. (095) 115-00-00

Факс: (095) 115-00-01

E-mail:[email protected]

ОКПО 00000000

ОКУД 02521111

ПОЛОЖЕНИЕ

12.02.2015 г. № 1200

г. Печоры

О цехе

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Цех является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

1.2. Цех создается и ликвидируется приказом генерального директора.

1.3. Цех подчиняется главному технологу по производству.

1.4. Непосредственное руководство цехом осуществляет начальник цеха, назначаемый на должность приказом генерального директора.

1.5. В своей деятельности цех руководствуется:

1.5.1. Уставом предприятия.

1.5.2. Настоящим положением.

СТРУКТУРА

2.1. Структуру и штатную численность цеха утверждает генеральный директор по

представлению начальника отдела кадров, согласованному с главным технологом по

производству и начальником цеха.

2.2. Цех имеет в своем составе структурные подразделения (участки,

которые структурируются по признаку однородности технологических операций):

- участки основного производства;

- участки вспомогательного производства.

2.3. Положения о подразделениях утверждаются директором, а

распределение обязанностей между сотрудниками подразделений

производится начальником цеха.

ЗАДАЧИ

3.1. Выполнение технологических и хозяйственных заданий руководства по производству продукции.

3.2. Применение современных технологий.

3.3. Экономия средств предприятия за счет соблюдения технологии производства

и сокращения брака.

3.4 Соблюдение техники безопасности.

ФУНКЦИИ

4.1. Обеспечение бесперебойного выпуска качественной продукции.

4.2. Оперативно-производственное планирование.

4.3. Выполнение всех работ в строгом соответствии с чертежами,

техническими условиями, инструкциями.

4.4. Обеспечение необходимого технического уровня производства.

4.5. Повышение эффективности производства и производительности труда.

4.6. Создание безопасных условий труда и повышение технической культуры

производства.

4.7. Рациональное использование производственных ресурсов.

4.8. Сокращение издержек (материальных, финансовых, трудовых).

4.9. Расчет производственных мощностей.

4.10. Составление отчета о загруженности производственных мощностей.

4.11. Участие в разработке и проведении мероприятий по реконструкции и

модернизации производства.

4.12. Обеспечение эффективности производства.

4.13. Контроль за соблюдением технологической дисциплины, правил и норм по

охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной

безопасности, санитарных норм.

4.14. Составление отчетов о деятельности цеха.

4.15. Проведение инвентаризаций.

4.16. Экономическое обоснование необходимости обновления оборудования цеха.

4.17. Составление заявок соответствующим структурным подразделениям предприятия

на расходные материалы, хозяйственный инвентарь и оборудование.

4.18. Координация деятельности между структурными подразделениями цеха.

4.19. Согласование планов размещения оборудования.

4.20. Организация взаимодействия с научно-исследовательскими институтами,

организациями.

ПРАВА

Цех имеет право:

5.1. Участвовать в общем планировании деятельности предприятия.

5.2. Вносить свои предложения в решение производственных задач.